醫(yī)院檔案管理工作計劃大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇醫(yī)院檔案管理工作計劃范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

【關鍵詞】計劃生育；醫(yī)院；檔案管理。

1 目標管理，層層落實

我院制定了更科學合理的計劃生育目標管理責任書，實行三級現(xiàn)任制，主管院領導、計生負責人、科室計生員，層層簽訂目標管理責任書，一級負責一級。做到"三律"：一律持證懷孕，一律持證生育，計劃外懷孕一律采取補救措施，一孩婦女要求上環(huán)，二孩婦女一律結扎，實行孕前管理 ，把住婦檢關。

細化工作，完善制度利用信息化管理改進和完善人口與計劃生育工作機制，規(guī)范管理。對"計劃生育信息管理系統(tǒng)"軟件進一步升級，健全完善計生檔案的管理，力求分類準確，變動及時。

2 認真搞好"三查"（查環(huán)、查孕、查病）服務

每年為女職工體檢一次，為女教職工查環(huán)、查孕，并登記造冊，每年進行2次男職工配偶計生情況函調，對逾期未交函調表的教職工，暫停發(fā)放月度獎和計生達標獎，以保證函調工作如期完成。

a) 根據(jù)上級要求，已為全院戶籍女職工辦理"計劃生育服務證"。

b) 健全并嚴格執(zhí)行計劃外懷孕報告制度。

c) 按照計劃生育事前、事中、事后的要求，認真做好計劃外懷孕、生育的管理工作。

d) 建立完善生殖檔案。在育齡女工管理方面，全面實行避孕、節(jié)育措施知情選擇，建立生殖檔案，使職工掌握更適合自己的避孕方法，以及適合人年齡特點的生殖保健常識。

3.1 充分認識醫(yī)院計劃生育檔案管理工作的重要性:計劃生育檔案能夠為醫(yī)院領導正確決策提供依據(jù)許多有關人口計劃生育統(tǒng)計數(shù)字都來源于計劃生育檔案資料。因此,在日常工作中,統(tǒng)計、分析、掌握這些數(shù)據(jù), 并為醫(yī)院領導決策提供依據(jù), 可以使醫(yī)院計劃生育工作有計劃、有重點、按步驟統(tǒng)籌實施, 完成上級下達的目標管理責任制, 同時,也可為上級部門計劃生育決策提供依據(jù)。

3.2 計劃生育檔案管理能夠為醫(yī)院育齡女職工提供優(yōu)質服務:利用計劃生育檔案資料, 可以摸清醫(yī)院育齡婦女職工的基本情況, 為申請領取《生育服務證》的職工開具婚育證明、免費發(fā)放避孕藥具、為育齡女職工免費體檢等服務提供依據(jù)。同時利用計劃生育檔案資料可改進醫(yī)院計劃生育工作方法, 解決職工的實際困難, 進一步拓寬優(yōu)質服務面, 加大優(yōu)質服務力度, 不斷提高職工的滿意度［1］。

3.3 計劃生育檔案管理能夠為醫(yī)院流動人口提供優(yōu)質服務:利用計劃生育檔案資料可及時摸清醫(yī)院臨時流動人口的流動情況、婚姻情況以及生育情況等, 及時建立流動人口計劃生育信息檔案,滿足這部分人的計劃生育與生殖健康的需求。在建立醫(yī)院流動人口基本信息檔案的基礎上, 及時引導他們落實避孕節(jié)育措施, 對他們進行分類管理,分類服務,避免出現(xiàn)多生、超生,避免出現(xiàn)因工作疏漏發(fā)錯證或重復發(fā)證等現(xiàn)象。

3.4 計劃生育檔案管理能夠保證計劃生育執(zhí)法的嚴肅性:近年來, 我國相繼出臺并實施《中華人民共和國人口與計劃生育法》、《流動人口計劃生育工作管理辦法》、《計劃生育技術服務管理條例》、《社會撫養(yǎng)費征收管理辦法》等法律法規(guī), 使越來越重的監(jiān)督執(zhí)法任務落在計劃生育行政部門。而隨著《行政訴訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實施,人們的維權意識有了逐步提高, 這樣對計劃生育執(zhí)法人員提出了更高的要求, 充分利用計劃生育檔案信息, 為計劃生育執(zhí)法的嚴肅性打下基礎［2］。

4.1 人員庫管理：軟件要求：采用MS－DOS 3.31以上操作系統(tǒng)，UCDOS作漢字平臺，用Foxpro 2.5B FOR DOS數(shù)據(jù)庫語言作軟件設計。本部分共有7個分模塊、18個子程序，可以完成各類人員的錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計、打印輸出及經(jīng)費管理。可按序號、姓或姓名及科室編號分別完成增、刪、改工作；還可按科室或全院分別產(chǎn)生對應人員花名冊；提供任意查詢和任意統(tǒng)計人員庫功能；還針對獨生子女費等經(jīng)費情況對人員庫的經(jīng)費實行快捷管理，且能自動停發(fā)年滿14歲孩子的獨生子女費用。總之該部分以多種方式和手段為人員庫的正確管理作了有力保障，是整個JHGL系統(tǒng)最基本及最重要的部分。

4．2 報表生成管理：本部分有4個分模塊，主要產(chǎn)生全院的年度獨生子女父母獎勵費，干部子女保育教育費及少兒"兩全"投保費用表，可按計生辦留存經(jīng)費表(表的項目多，復雜)、財務科發(fā)放用表(比較簡單)兩種方式打印；本部分的重點是產(chǎn)生每半年向醫(yī)院上報的計劃生育工作統(tǒng)計報告表，它主要來源于統(tǒng)計時的人員庫，通過分類、統(tǒng)計和計算產(chǎn)生的，再錄入手工統(tǒng)計的優(yōu)生優(yōu)育技術工作數(shù)據(jù)，就可完成上報醫(yī)院的計劃生育報表，打印后即可上報。

4.3 科室指標庫管理：本部分有6個分模塊，最主要的是由人員庫更新科室指標模塊，它能在人員庫發(fā)生變化時，自動生成最新的科室指標庫，完成人員的分科、分類及各種指標的復雜運算，再通過查詢科室指標，又可以反饋出人員庫輸入是否正確，如指標不正確則可修改相應科室人員庫，之后再重新生成科室指標即可。本部分還可以完成科室指標庫的錄入、修改、任意查詢和任意匯總(含全院任意項目匯總)，并可任意打印某科室的計劃生育管理指標。

計劃生育在醫(yī)院的執(zhí)行中是一項長期的工作，在今后的工作中，要進一步認真貫徹上級下達的計劃生育精神，穩(wěn)定醫(yī)院的低生育水平，堅持與時俱進，努力開拓創(chuàng)新，開創(chuàng)醫(yī)院人口與計劃生育工作的新局面。

參考文獻

篇（2）

與過去相比，新時期的基層醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了較大的變化，對檔案管理重要性的認知也在不斷強化，但是在新的發(fā)展趨勢下，基層醫(yī)院的檔案管理工作仍然存在著一些問題，主要集中表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，檔案管理工作重要性認識仍然需要進一步地加強，重視醫(yī)院經(jīng)營、輕視檔案管理的錯誤理念仍然普遍存在，檔案管理工作的重要性認識不夠，檔案的利用率問題仍然比較突出。其次，基層醫(yī)院的檔案管理工作制度仍然不夠健全，具體表現(xiàn)在檔案管理的制度不夠完善、考核監(jiān)督工作缺失等，即便是已經(jīng)制定的制度在落實的過程中仍然會大打折扣，影?了檔案管理工作開展的科學性。另外，檔案管理人員身兼多職、素質能力整體不高的問題仍然比較突出，基層醫(yī)院工作人員相對比較少，檔案管理人員身兼多職的現(xiàn)象比較普遍，大多數(shù)檔案管理人員是從行政管理崗位、護理崗位或者是醫(yī)療技術崗位等轉崗的，流動性強、專業(yè)性差，影響了檔案管理工作的系統(tǒng)性和專業(yè)性。另外，基層醫(yī)院檔案材料的開發(fā)利用率低也是一個重要的問題，檔案信息的開發(fā)和管理方式單一、利用效率不高，加上檔案管理硬件條件比較差，信息化的管理手段應用比較初級，導致基層醫(yī)院檔案信息的收集利用效率較低。

二、基層醫(yī)院檔案管理工作優(yōu)化和改進的對策和措施

（一）進一步強化檔案管理意識。針對基層醫(yī)院檔案管理工作中存在的各種各樣的問題，需要結合基層醫(yī)院工作的實際，對檔案管理工作意識進行進一步的加強和提升。首先，要在基層醫(yī)院內建立檔案管理領導小組，對檔案進行網(wǎng)絡管理，強化對檔案管理工作重要性的進一步認知，將檔案管理工作納入到醫(yī)院管理的重要工作體系當中，科學規(guī)劃、認真開展。其次，要在醫(yī)院內部大力宣傳檔案管理工作的重要意義，加強相關的業(yè)務學習和培訓，提高全院對檔案管理重要性的認識。

（二）健全檔案管理工作制度。結合基層醫(yī)院管理的實際，對檔案管理工作制度進行健全和完善是保障檔案管理工作條理性、科學性的重要基礎。要根據(jù)相關的法律法規(guī)要求，對檔案管理的歸檔、保管、移交、銷毀等具體的業(yè)務工作制度進行完善。其次，要讓基層醫(yī)院檔案管理中的每一個工作環(huán)節(jié)，如病案記錄、檢查報告等都要規(guī)范，建立臺賬管理制度，明確各個規(guī)范和要求，對檔案進行統(tǒng)一的制度要求和管理，確保檔案管理工作的整體性和系統(tǒng)性。

（三）加強檔案管理的硬件保障。針對基層醫(yī)院檔案管理中存在硬件設施簡陋等問題，需要增加資金投入，改善檔案管理的硬件條件和設施。首先，要根據(jù)基層醫(yī)院的實際，完善檔案的庫房，并且配備空調、除濕機等相關的設施設備，確保檔案管理保存的完善。其次，根據(jù)醫(yī)院檔案管理信息化建設發(fā)展的重要趨勢，需要加大投入，購進照相機、攝像機、掃描機、打印機以及相關的計算機硬件和軟件系統(tǒng)等，構建醫(yī)院檔案管理信息管理系統(tǒng)體系。通過完善的硬件設施保障推動基層醫(yī)院檔案管理工作的不斷完善。

（四）做好檔案管理人員隊伍建設工作。首先，要對檔案管理人員隊伍的構成進行完善，要建立專人負責和兼職輪崗相結合的人員管理機制，由于基層醫(yī)院人員構成的實際，堅持兼職輪崗的工作機制是比較符合基層醫(yī)院實際的，但是仍然需要安排專人進行負責，避免出現(xiàn)檔案管理責任疏漏，影響檔案管理工作的順利進行。其次，要加強對檔案管理人員的綜合素質能力培訓，強化檔案管理人員的專業(yè)技術水平，將檔案人員的素質培訓納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃當中，并且結合新時期檔案管理工作發(fā)展的實際，在檔案管理業(yè)務知識、管理工作技術方法等方面強化培訓工作。

篇（3）

醫(yī)院的財務檔案是醫(yī)院進行衛(wèi)生醫(yī)療、科研教學、行政管理及其他各項經(jīng)濟活動中所形成的不同形式、不同載體的原始記錄，具有保存價值，是醫(yī)院經(jīng)濟活動的真實反映，也是醫(yī)院工作計劃與決策的有效依據(jù)。財務檔案管理以參考資料的形式協(xié)調并指導著各項工作正常運行與開展，作為醫(yī)院科學管理基礎性的工作，對醫(yī)院的未來發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。在信息時代高速發(fā)展的今天，檔案管理工作也有著顛覆性的變化，其價值及作用越發(fā)突顯。準確把握新時期的醫(yī)院工作特點，完成醫(yī)院財務檔案管理工作，是現(xiàn)行財務檔案管理面臨的新任務、新課題。

一、提高認識

做好財務檔案管理工作的首要任務就是要轉變觀念，樹立并強化管理意識，營造檔案工作健康發(fā)展的大環(huán)境。使每一位員工都明白，財務檔案是醫(yī)院經(jīng)營活動客觀真實的原始記錄，用以反映醫(yī)院經(jīng)營績效、債權債務、甚至是經(jīng)濟糾紛的重要依據(jù)，為醫(yī)院開展經(jīng)營活動、杜絕違規(guī)違紀行為提供有力證據(jù)，也是醫(yī)院制定工作計劃、進行經(jīng)濟預測、決策的重要參考，對于醫(yī)院工作的健康、持續(xù)、有效發(fā)展具有重要作用，所以，財務檔案管理與醫(yī)院每一位員工的切身利益都息息相關。把財務檔案管理工作納入醫(yī)院發(fā)展與管理的重要內容來抓，與業(yè)務建設同步發(fā)展規(guī)劃，大力宣傳其重要意義，加強相關法律法規(guī)學習，才能促使全院職工干部充分認識到財務檔案的重要性。

二、健全機制

財務檔案管理是一項嚴肅性、條理性很強的技術工作，必須健全管理機制，規(guī)范檔案管理行為，降低財務檔案管理的隨意性，確保財務檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展。醫(yī)院應結合本單位財務檔案實際工作，建立健全并科學細化財務檔案管理的內部規(guī)章制度，使財務檔案管理工作有法可依、有章可循，達到管理的科學化、規(guī)范化、高效化。還應著眼于醫(yī)院整體發(fā)展，將財務檔案與醫(yī)院不同類別、載體的檔案統(tǒng)一規(guī)范管理，讓財務檔案分散管理模式向集中管理模式的轉變，以達到升財務檔案管理執(zhí)行能力的要求。

三、強基固本

財務檔案管理是不斷優(yōu)化與完善的過程，其計劃執(zhí)行、決策落實、監(jiān)督檢查等工作的策劃與實踐均取決于檔案管理人員綜合能力的高低，人員的能力素質、行為規(guī)范和主體結構直接決定了財務檔案管理工作的效益和質量[3]。因此，提高人員的素質、遵守職業(yè)道德、提升能力內涵是搞好財務檔案管理工作的重中之重。由于長期沿革的傳統(tǒng)用人體制以及對檔案工作的普遍忽視，檔案管理人員大多缺乏檔案專業(yè)管理知識和先進的信息知識技能。因此，強基固本的首要任務是強化現(xiàn)有財務人員綜合素質，把會計檔案管理的基本知識、技能操作培訓作為醫(yī)院會計從業(yè)人員的基本崗位培訓及后續(xù)教育的內容，做到長抓不懈。同時積極引進檔案管理高層次人才，吸納原則性強、嚴謹求實的檔案管理技術人員，實現(xiàn)技能升級，優(yōu)化隊伍結構。

四、加大投入

現(xiàn)今，財務檔案管理已由原始的紙質發(fā)展到電子磁質儲存媒介，網(wǎng)絡組織建設成為開展檔案管理的基礎。推行現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理，加強信息化基礎設施建設投入，建立健全檔案管理網(wǎng)絡，對提高醫(yī)院財務檔案現(xiàn)代化水平至關重要。為確保財務檔案現(xiàn)代化工作順利開展，為設施設備平穩(wěn)安全運行提供優(yōu)質環(huán)境，應堅持應用信息化方法和手段管理財務電子檔案，充分運用現(xiàn)代電子網(wǎng)絡方式，生產(chǎn)、開發(fā)、儲存、傳遞及管理現(xiàn)代檔案，加強電子信息檔案的安全保密、升級備份，才能大幅度提高科學管理能力，提升檔案信息資料的整體效益和綜合利用率。將財務檔案信息化所需資金列入醫(yī)院預算，基礎建設、日常運維經(jīng)費可以通過逐年投入的辦法予以解決。同時利用合作開發(fā)、自主攻關等多種形式，使檔案現(xiàn)代化融入現(xiàn)行機制。

五、注重實效

更新管理觀念，實現(xiàn)資源共享，提高信息利用率。醫(yī)院財務檔案管理工作不能只停留在收集和保管階段。通過財務檔案建設，大力推動一體化進程，立足于本職崗位，著眼于醫(yī)院社會。調整服務方式，確立業(yè)務指導思想，著重研究如何提高以財務檔案為醫(yī)院發(fā)展與建設提供服務所產(chǎn)生效益，摒棄被動老舊的坐等上門服務方式，走向主動開發(fā)檔案信息資源手段，努力開拓檔案利用的新途徑的實效方法。并與醫(yī)院醫(yī)務、黨務、護理、教學、科研、人事、圖書等其他信息的綜合互動，將多質多態(tài)、零散無序的傳統(tǒng)紙質檔案過渡為系統(tǒng)化、規(guī)范化的現(xiàn)代信息檔案，建立醫(yī)院信息資源一體化管理平臺。為醫(yī)院各級部門提供更為客觀、準確、真實、系統(tǒng)的信息，為醫(yī)療臨床、領導決策、科研教學提供服務，全面實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的財務監(jiān)督、決策依據(jù)、管理保障、醫(yī)療支持和社會服務功能，充分發(fā)揮醫(yī)院財務檔案資源的綜合效能。

六、結束語

醫(yī)院財務檔案記錄的是財務管理、業(yè)務發(fā)展、基礎建設、重大事件等相關方面的重要史料。應充分發(fā)揮醫(yī)院財務檔案的潛在作用，把工作重點從實體管理轉到服務管理上來，利用各種財務信息資料，剖析醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展，研究財務運行的特點，找到管理方面所存在的不足，制定財務管理對策，為決策提供服務，為醫(yī)院建設出力。重視醫(yī)院財務檔案管理工作，對于提高醫(yī)院整體綜合管理水平，指導今后的發(fā)展與改革有著無法替代的作用。

參考文獻：

[1]趙蘭珍.醫(yī)院財務檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國煤炭工業(yè)醫(yī)學雜志，2012，15（2）：290-291

篇（4）

醫(yī)院管理工作是一項綜合的工作，包含了很多內容，檔案管理就是其中的一項，屬于基礎工作，我們對于這項工作要給予足夠的重視。目前醫(yī)療改革不斷深入，檔案管理工作可以說是處于一個機遇和挑戰(zhàn)共存的階段。從我自身的檔案管理工作經(jīng)驗來看待這項工作，希望透過我的一點解讀能夠推動檔案事業(yè)的發(fā)展。本文主要從醫(yī)院檔案工作實際出發(fā)，以調查的手段來掌握目前醫(yī)院檔案管理的狀態(tài)，并且就這項工作進行了一些思考，目的就是希望能夠推進檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、醫(yī)院擋案管理工作現(xiàn)狀堪憂

醫(yī)院的正常運營中會產(chǎn)生大量的信息，像是醫(yī)療、科研、藥物管理、行政等等，這些信息采用圖表、文字、影像等等作為載體來進行保存，這些記錄都是檔案資料。這些檔案資料即是一種記錄憑證，又是醫(yī)院的參考資料，可以作為工作計劃的決策依據(jù)。

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問題，無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學工作相適應。

1、檔案管理制度不完善、事倍功半

通過走訪，了解到大部分醫(yī)院對納入檔案管理的內容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標準和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫(yī)院沒有把檔案工作納入目標管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

2、檔案意識不強，檔案利用率較低

大多醫(yī)院領導只注重醫(yī)院醫(yī)療建設和經(jīng)濟效益。對檔案管理方面的認識較淡薄，認為檔案工作可有可無，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。有的醫(yī)院領導班子變換頻繁，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對醫(yī)院長遠發(fā)展有利的檔案管理工作。造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導致檔案利用率不高。

3、檔案管理人員業(yè)務水平不高

在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

4、檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫(yī)療設備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

5、檔案管理設施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負擔。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫房不夠規(guī)范，檔案管理設施不全，檔案設備比較陳舊、管理技術落后等問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。雖然計算機及網(wǎng)絡技術在不斷發(fā)展，并且已經(jīng)廣泛普及，但運用計算機及網(wǎng)絡技術管理醫(yī)院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，致使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

二、改進醫(yī)院檔案管理工作的思考

1、加強領導，增強檔案意識

領導的決策是醫(yī)院發(fā)展的方向，所以領導的重視是檔案工作順利開展的前提條件，也是必要條件。醫(yī)院領導對檔案管理工作重視，能夠將其當成醫(yī)院發(fā)展的基礎和管理的基礎來抓，將檔案管理和醫(yī)院其他管理有機的進行結合，則可以為檔案工作的發(fā)展提供很大的幫助。

2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作的流程和規(guī)范都需要非常的明確。檔案制度的建立有助于檔案管理工作的有序開展，避免了檔案管理工作的隨意性，讓檔案工作正確的發(fā)展。《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等等法律法規(guī)都是檔案管理制度的依據(jù)，通過實際工作的配合，不斷的對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)流程進行完善，讓檔案管理制度能夠起到規(guī)范約束的作用，保證各個環(huán)節(jié)都正確運行，并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

3、加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質

積極的引入優(yōu)秀檔案管理人才，對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行培養(yǎng)，為他們的專業(yè)素質提供提升的渠道，講座、培訓班等等都是非常好的形式，也可以選調優(yōu)秀檔案工作者，讓他們外出交流學習，作為骨干力量進行培養(yǎng)，這樣有助于檔案管理隊伍的水平提升。

4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率

過去檔案管理只是針對檔案的收集和保存，對于檔案的利用則不重視，現(xiàn)階段的檔案管理應該要拓寬思路，不固步自封，采用陳舊的思想觀念來進行檔案管理工作，要重視服務，圍繞服務來進行擴大檔案利用范圍，由被動的服務轉變?yōu)橹鲃拥姆眨ㄟ^擴大檔案信息資源的獲取途徑，增加檔案資源的豐富類型來提升檔案的利用率，為各部門和領導以及整個醫(yī)院都提供豐富的信息資源。

5、適當投入，強化檔案室的硬件建設

檔案工作的提升除了人為因素，硬件條件也很重要，加大檔案部門的資金投入，更新檔案部門的設備，像是計算機、照相機、復印機、掃描儀等等常用設備保證其能夠正常使用，有條件的還可以進行更新，讓其能夠更快更方便的工作。引入先進設備來解放手工勞動，提高工作效率。還可以在醫(yī)院內部搭建局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡來進行檔案資源的共享和傳遞，方便檔案部門的信息收集。

6、利用電腦，加強檔案管理信息化建設

篇（5）

[中圖分類號] R197.322[文獻標識碼] B[文章編號] 1674-4721（2014）04（c）-0135-04

Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management

FENG Zhen-yu LIU Wei-de

The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China

[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.

[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion

隨著我國新醫(yī)改方案及配套政策的陸續(xù)出臺，醫(yī)療改革日益深化，對醫(yī)院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)[1]。檔案管理是醫(yī)院各項工作的重要組成部分之一，是醫(yī)院建設與發(fā)展歷史最真實面貌的反映，對于提高醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研、預防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，當前的醫(yī)院檔案管理水平還不能滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的需要。檔案管理考核是檔案主管部門按照檔案管理科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，對醫(yī)院檔案管理工作進行的全面考核和評價，對于規(guī)范醫(yī)院檔案管理，提升醫(yī)院檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。

1 當前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和不足

1.1 醫(yī)院領導對檔案工作的重視程度不夠

個別醫(yī)院的領導對檔案工作認識不到位，認為檔案工作可有可無，經(jīng)常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”[3]。在醫(yī)院長期規(guī)劃和短期計劃中，一般只對規(guī)模效益、科學技術、人才隊伍和儀器設備等進行了較為詳細的規(guī)劃和設計，而對檔案的科學管理、設備投入和業(yè)務培訓等涉及較少或未納入規(guī)劃計劃中，從而導致檔案管理缺乏頂層設計，檔案管理制度不夠完善[4]，軟硬件設施經(jīng)費投入不足，檔案管理水平明顯滯后于醫(yī)療業(yè)務發(fā)展水平。

1.2 檔案多頭管理，缺乏統(tǒng)一的管理機構

醫(yī)院檔案管理一般是由辦公室下設的綜合檔案室負責，但是由于整體檔案意識欠缺和部門“各自為戰(zhàn)”等歷史原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等[5]，而醫(yī)療文書檔案、人事檔案、科研檔案、基建檔案等則分屬相應的職能部門管理，從而形成多部門分頭管理檔案的格局，影響了醫(yī)院檔案管理的總體效能。

1.3 檔案專業(yè)人員整體水平不高，難以適應檔案事業(yè)發(fā)展的新要求

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的專業(yè)化、信息化以及檔案資源的編研和開發(fā)利用都離不開一支高素質的檔案人才隊伍。我國醫(yī)院從事檔案工作的人員大部分是從醫(yī)護人員轉崗而來，其沒有經(jīng)過系統(tǒng)地檔案管理培訓，專業(yè)知識缺乏，年齡老化，學歷偏低，人員結構不合理，甚至出現(xiàn)檔案人員不會整理、立卷、不懂檔案編研的現(xiàn)象[6]。除專職檔案管理員外，各科室的兼職檔案員常身兼數(shù)職，幾乎沒有更多的時間和精力從事檔案管理工作以及參加檔案專業(yè)知識的學習和培訓。

2 我院檔案管理考核評審工作開展情況

我院是山東省衛(wèi)生廳直屬的集醫(yī)療、教學、科研、預防和保健等功能為一體的大型綜合性三級大學醫(yī)院。目前醫(yī)院現(xiàn)有職工1490名，有臨床科室48個，醫(yī)技科室13個，曾獲“全國衛(wèi)生系統(tǒng)先進集體”“山東省醫(yī)院管理先進集體”“全省衛(wèi)生行業(yè)文明單位、誠信建設先進單位”等榮譽稱號。1975年建院，1985年起開始了比較規(guī)范的文件收集和整理歸檔工作，1993年建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室管理，現(xiàn)有專職檔案員4人，專職分管副主任1人。現(xiàn)存文書檔案469卷，財務檔案1644卷（冊），基建檔案214卷，招標檔案95卷，黨群類檔案56卷，人事檔案760多卷，教學檔案20卷，科研檔案13卷，設備檔案29卷，各類聲像檔案26269件。

2011年，我院按照山東省衛(wèi)生廳下發(fā)的衛(wèi)生檔案工作要點和檔案管理考核書的各項考核內容，堅持高起點、高標準、嚴要求，認真研究學習考核標準，加強組織領導，完善規(guī)章制度，強化軟硬件建設，通過逐項逐條對照檢查、貫徹落實和補充完善，使我院檔案管理工作更加規(guī)范化、科學化。12月，我院在山東省衛(wèi)生廳組織的檔案管理考核評審中成績優(yōu)秀，綜合檔案室達到省一級水平。近兩年來，以檔案達標評審為契機，我院檔案管理水平不斷提高，對醫(yī)教研等主要業(yè)務工作的開展發(fā)揮著越來越重要的作用，也得到了上級主管部門的充分認可和肯定。實踐證明，開展檔案管理考核評審不失為一種推動醫(yī)院檔案規(guī)范化和現(xiàn)代化建設行之有效的辦法。

3 以檔案管理考核評審促進和改善醫(yī)院檔案管理工作

3.1 醫(yī)院檔案管理的組織領導和制度建設進一步加強

醫(yī)院領導高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入領導工作的議事日程[7]，納入醫(yī)院“十二五”發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，納入職能科室質量考核標準，與醫(yī)院重點工作同部署、同檢查、同考核、同落實，使全院上下進一步統(tǒng)一了思想，保證了檔案管理各項工作落實到位。成立了檔案管理工作領導小組，由分管院領導任組長，辦公室主任任副組長，形成了分管院領導親自抓，辦公室具體抓，各職能科室、臨床醫(yī)技科室配合抓的良好格局，為做好檔案管理工作提供了有力的組織保證。檔案管理領導小組還定期召開專題會議，聽取檔案工作匯報，實地檢查指導工作，給檔案工作以必要的財力、物力和人力支持，切實解決了檔案工作中出現(xiàn)的困難和問題，為做好檔案管理工作打下了堅實的基礎。根據(jù)《山東省衛(wèi)生檔案管理實施細則》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《檔案法》等法律法規(guī)要求，我院進一步理順了檔案管理體制，建立了檔案管理網(wǎng)絡，制訂了檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案閱覽室管理制度、檔案保管制度和檔案保密制度等一系列檔案管理規(guī)章制度，做到制度上墻、工作上心。

3.2 醫(yī)院檔案管理的隊伍建設和業(yè)務培訓進一步增強

通過加強檔案人才隊伍建設，我院綜合檔案室現(xiàn)配有專職檔案員4人，院內兼職檔案員95人，建立了檔案人員崗位責任制，做到檔案工作層層有人抓，有人管，有效地保證了醫(yī)院檔案工作的順利開展。專兼職檔案人員中具有大專及以上學歷的達100%，檔案管理人員都是醫(yī)院的正式職工，同樣可以參加職稱、職務晉升，在工資、休假及福利方面享受與其他專業(yè)技術人員同等的待遇。為增強全院干部職工檔案意識和兼職檔案員的業(yè)務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我院堅持“以人為本”的原則，采取多種方式，重視對專兼職檔案員隊伍的培養(yǎng)和培訓[8]。一是集中組織學：在堅持自學為主的基礎上，舉辦培訓班，組織兼職檔案員參加管理知識集中學習，廣泛宣傳學習有關檔案管理的政策、法規(guī)，統(tǒng)一思想，提高認識，更新觀念，不斷強化檔案管理意識。二是走出去學：積極選派人員參加山東省衛(wèi)生廳舉辦的檔案管理專業(yè)培訓3次，有效提高了我院專、兼職檔案管理人員的業(yè)務水平；多次組織人員到山東省立醫(yī)院、千佛山醫(yī)院等檔案管理先進單位參觀學習，取長補短，進一步提高我院檔案管理工作水平。三是請進來講：采取邀請山東省衛(wèi)生廳檔案管理專家來院現(xiàn)場指導或舉辦講座等方式，有針對性地改進我院檔案管理工作，提高了檔案人員的綜合素質。

3.3 醫(yī)院綜合檔案室的軟硬件條件進一步改善

我院根據(jù)年度檔案工作計劃和科室布局調整方案，將綜合檔案室整體搬遷到辦公樓七樓，實現(xiàn)了庫房、閱檔室、辦公室三分開。新建庫房符合《檔案館建筑設計規(guī)范》要求，庫房面積能夠滿足各類檔案存儲的需要。設置了獨立的人事檔案庫房，干部人事檔案工作目標管理達到省委組織部二級標準。醫(yī)院在財力、物力都比較緊張的情況下，為確保醫(yī)院檔案管理工作，院領導及時召開專題會議，加大了資金投入，引入現(xiàn)代化的技術和設備[9]，更換辦公設施、改善辦公條件等。檔案室新配置了新式檔案柜18組，防磁柜1個，消毒滅菌機2臺，電動鉚管打孔機1臺，溫濕度記錄儀3臺，除濕機1臺，切紙機2臺，碎紙機1臺，微機3臺，激光打印機1臺，1000 G移動硬盤1個，空調3臺，新安裝了防盜門窗，防爆燈管等硬件設施，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件。設置了專門的榮譽室，室內陳列了建院以來醫(yī)院獲得的各類錦旗、牌匾、獎杯、獎狀和證書等70余面（件）。醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化是衡量醫(yī)院管理工作是否現(xiàn)代化的一項重要指標，是檔案管理考核評審的重要內容之一[10]。根據(jù)山東省衛(wèi)生廳加快檔案管理信息化、規(guī)范化建設步伐的要求，我院還申請安裝了澤信檔案管理軟件，為加強院內電子文件歸檔和檔案管理奠定了基礎。下一步將逐步對室存檔案進行數(shù)字化處理，逐步實現(xiàn)數(shù)字化檔案室和網(wǎng)絡化服務，同時實現(xiàn)院內所有科室檔案信息網(wǎng)絡連接，為科室和個人提供更加優(yōu)質、快捷的服務。近年來，醫(yī)院為加強檔案的基礎設施建設，累計投資20多萬元，極大地改善了我院檔案室的庫房環(huán)境和辦公條件。

3.4 醫(yī)院檔案管理的基礎業(yè)務建設進一步規(guī)范化

按照檔案管理考核的要求，醫(yī)院綜合檔案室每年定期對上一年度的各類文件材料進行整理歸檔，檔案歸檔率、完整率、準確率達到100%。各類文件材料移交檔案室時，均有完備的登記交接記錄。檔案室嚴格按照國家和行業(yè)標準要求，制訂了明確的檔案分類方案，確保流水號暢通，分類準確[11]，卷內文件、材料目錄、編號規(guī)范、清晰，檔案內無金屬裝訂物殘留。建立并完善檔案全宗卷，確保案卷封面及標題簡明、準確，案卷排列規(guī)范、有序。建立了檔案管理基本情況統(tǒng)計臺賬和檔案利用及反饋情況統(tǒng)計表。檔案保存完好，無霉變、褪色、污損或蟲蛀等情況發(fā)生。

3.5 醫(yī)院檔案編研和檔案資源開發(fā)利用工作進一步強化

檔案管理的根本目的在于開發(fā)利用。近年來，隨著醫(yī)院發(fā)展速度日益加快，建設規(guī)模不斷擴大，綜合檔案室以其豐富完整的檔案資源為醫(yī)院的建設發(fā)展提供了各類重要的歷史檔案資料。年內共向科室和個人提供各類圖紙、合同、請示、批復等文件查閱達數(shù)百次。檔案人員熟悉檔案及相關業(yè)務，調卷迅速、準確，查全率、查準率達100%。能夠及時根據(jù)利用者需要，通過采取分發(fā)目錄、電話調卷、開架閱覽、網(wǎng)絡提供利用等多種服務形式主動提供檔案信息服務，受到了檔案利用科室和借閱人的一致好評。我院堅持把加強編研工作，提高利用效益作為進一步做好檔案管理的重中之重，及時開展編研和開發(fā)利用工作。近年來，我院將現(xiàn)行的規(guī)章制度、崗位職責進行了整理匯編，促進了檔案開發(fā)利用和編研工作的開展。利用檔案資料，編印醫(yī)院、科室、科研成果簡介，制作宣傳畫冊等，加大對外宣傳。在門診候診大廳，將各專家照片、特長、出診時間制作成電子屏幕，為患者提供咨詢服務，方便了患者選擇醫(yī)生[12]。另外，以辦公室的同志為主，開發(fā)利用檔案資源制作完成了精美的醫(yī)院形象宣傳片，續(xù)修了醫(yī)院院志（1985～2005年），這兩項工作分別獲得了山東省檔案局開發(fā)利用檔案信息資源優(yōu)秀成果一等獎和二等獎。

總之，檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中，有著重要的作用，因此對檔案管理的進一步加強，有助于醫(yī)院的長遠發(fā)展[13]。我院以檔案管理考核評審為契機，按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，從組織領導和規(guī)章制度、隊伍建設和業(yè)務培訓、軟硬件條件建設、基礎業(yè)務建設和檔案編研及開發(fā)利用等5個方面，進一步推進了醫(yī)院檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學化建設，使醫(yī)院檔案管理工作又邁上了新的臺階，真正使檔案成為醫(yī)院決策者的依據(jù)、利用者的幫手和醫(yī)院管理工作的亮點。

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領導高度重視檔案工作是完成好工作任務的前提和保障，要積極爭取醫(yī)院黨政領導、檔案科領導、各相關臨床科室領導，黨總支、黨支部對共青團檔案工作的支持和幫助，發(fā)揮好黨建帶團建的作用。要制定好年度工作計劃，把共青團檔案工作納入整體工作計劃同步開展，做到同部署、同落實、同檢查、同考核。要抓住上級對檔案工作考核、檢查、調研的時機，及時向上級領導匯報工作、講清楚遇到的困難和問題，爭取領導的指導和幫助。要抓住“數(shù)字化檔案”平臺建設等重大工作開展的機遇，努力爭取醫(yī)院對共青團檔案工作的人、財、物的支持和政策的傾斜，把“青春檔案”品牌工作建設不斷引向深入。

二、增強檔案意識，注重信息收集

隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深化和醫(yī)院改革、發(fā)展、穩(wěn)定的不斷推進，社會及醫(yī)院自身對檔案信息的需求也將出現(xiàn)新動向。檔案工作者應勤于觀察、善于思考、了解和把握醫(yī)改新動向，注意醫(yī)院各方面對檔案信息的需求變化，制定好符合青年實際的開發(fā)計劃和服務措施，用心、用情、用力工作，使檔案信息資源的開發(fā)更具有針對性。要不斷樹立和強化兼職檔案員的檔案信息意識，除醫(yī)院已明確的團委兼職檔案員外，還應把各團支部的團干部作為檔案信息員納入檔案工作者的范疇。要注重在平時收集信息，凡是能反映青年立足崗位，服務患者、奉獻醫(yī)療事業(yè)發(fā)展和社會民生大局的文字、聲像、實物等資料，都應具備良好的“檔案保護意識”，將其集中收集、保護和利用。

三、強化檔案管理，加強檔案人員能力建設

醫(yī)院共青團的檔案管理要求檔案人員必須要有較高的政治素質，職業(yè)道德素質、理論素質和創(chuàng)新素質，要有對黨忠誠、個人干凈、敢于擔當?shù)那閼眩袠酚诜瞰I、主動服務、積極創(chuàng)新的精神。要加強對檔案相關工作者的能力建設，積極參與檔案局（館）組織的繼續(xù)教育培訓，把握好檔案學科的發(fā)展趨勢，在掌握“特色檔案資源體系建設”和“數(shù)字化檔案建設”上下功夫。在共青團內部營造“尊重知識、尊重人才”的良好氛圍，把“檔案學”作為共青團業(yè)務學習的一門必修課。倡導通過自學、集中交流學習的方式，更新對檔案學的知識結構，全面提高自己的綜合素質，適應時代對檔案工作者的要求。要建立包括基本素質評價、職責評價和績效評價在內的，科學的檔案工作者素質評價體系，使檔案工作者更好履行職責、展現(xiàn)綜合素質，服務于檔案工作。

四、立足信息收集和編研工作，做好信息反饋

檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔等是十分重要的基礎工作，而編研工作將給利用者提供更加系統(tǒng)、全面、客觀、清晰的檔案資料，及時、周到、有針對性地提供有效服務。要注重對共青團檔案資料的收集、保證檔案資源的齊全、完整，并對收集的材料根據(jù)其內容、特點及相互關系，加以排列和分類處理，使之從結構和內容上形成一個完整的、系統(tǒng)的，符合檔案管理要求的邏輯體系。要重點開展檔案的編研利用工作，圍繞醫(yī)院中心工作和共青團工作的需要編制相關的參考資料，編制多種形式的能滿足醫(yī)院各科室人員利用需求的檔案檢索工具軟件等。要重視信息系統(tǒng)的使用，積極配合醫(yī)院檔案管理科完成共青團檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)、信息查閱系統(tǒng)的建設，全力推進檔案內網(wǎng)查閱功能、檔案業(yè)務處理功能、統(tǒng)計分析等功能，使“數(shù)字化”檔案功能邁上新臺階。

五、加強規(guī)范化建設，持續(xù)提高管理水平

積極適應醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革與發(fā)展，醫(yī)院包括檔案科、院團委等職能部門要不折不扣地執(zhí)行國家、省、市檔案局的有關規(guī)定，在檔案工作中要認真抓好《檔案法》及實施辦法、相關配套的行政法規(guī)、條例的實施。在國家衛(wèi)計委《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等規(guī)章制度的大前提下，結合醫(yī)院改革、發(fā)展和穩(wěn)定的大局，醫(yī)院共青團和青年工作的實際，制定醫(yī)院共青團檔案工作規(guī)章制度體系，不斷扎緊制度的“籠子”。要根據(jù)各級檔案行政主管部門的工作要求，配合醫(yī)院檔案管理科制定檔案管理質量標準，制定統(tǒng)一的分類、編號規(guī)則。要系統(tǒng)全面、簡潔明了的編制各種索引，如重要文件目錄、總目錄、分類目錄、專題目錄等。要確保各類檔案材料的齊全、系統(tǒng)、完整，確保便于查考利用，以促進醫(yī)院共青團檔案工作的規(guī)范化、科學化和標準化。

六、重視工作交流，不斷提升認知能力

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醫(yī)院信息系統(tǒng)一般情況是指可以充分體現(xiàn)醫(yī)院管理中先進思想及方法的信息系統(tǒng)軟件，這種信息系統(tǒng)可有效提高醫(yī)院的效益，保障醫(yī)院管理有條不紊的進行，促進醫(yī)院健康發(fā)展[1]。醫(yī)院信息系統(tǒng)有效的將醫(yī)院中的每個方面中的內容包含在內。目前，醫(yī)院信息系統(tǒng)主要用在費用及醫(yī)療物資上。針對這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，信息系統(tǒng)本身具有的管理能力，為醫(yī)院人事管理工作的開展、工作計劃的制定及工作進度的掌握等各個方面提供科學的依據(jù)。

2.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及局限性

2.1醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

（1）醫(yī)院人事檔案管理工作人員缺少檔案管理意識，且其思想落后

我院為精神病醫(yī)院和戒毒中心結合的一所特殊性的醫(yī)療機構，其主要任務為患者提供一流的服務，對于醫(yī)院人事檔案管理工作沒有足夠的認識，依據(jù)將其重心放置在醫(yī)院業(yè)務及醫(yī)療質量等方面的發(fā)展上。基于這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，醫(yī)院人事檔案管理工作人員對其自身工作沒有深刻的、充分的認識，因此，其在工作時，為了應付相關人員的檢查，只是注重工作的表面，缺乏真正的實際意義。此時，醫(yī)院人事檔案管理工作，就顯得蒼白無力，處于一種可有可無的地位[2]。

（2）醫(yī)院相應基礎設施不夠健全，進而給醫(yī)院人事管理工作帶來嚴重的影響

目前，大部分醫(yī)療機構只是將重心放置在醫(yī)院業(yè)務發(fā)展上，對其基礎設施等沒有足夠的重視，進而嚴重影響整個醫(yī)院的發(fā)展。縱使我院是由精神病醫(yī)院和戒毒中心結合的一所特殊性的醫(yī)療機構，也出現(xiàn)該種現(xiàn)象。如醫(yī)院的人事檔案管理工作均由相關工作人員手工操作，流程較為繁瑣，這一繁瑣的流程占據(jù)醫(yī)院人事檔案工作人員工作的大部分時間。基于這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，嚴重影響醫(yī)院工作效率、安全質量及檔案合理、科學利用率。

（3）（醫(yī)院人事檔案管理工作人員自身素質不高

一般情況下，醫(yī)院人事檔案管理工作人員均為其他工作人員兼職的，沒有固定的、專門的工作人員，因此，他們沒有足夠的管理意識，對于人事檔案工作缺乏認真負責的態(tài)度。同時在工作過程中，他們大部分安于現(xiàn)狀，不求上進，縱使在專業(yè)知識有很多欠缺，依舊不補充自己的專業(yè)知識，從而導致醫(yī)院人事檔案管理工作的質量較低[3]。

2.2醫(yī)院人事檔案管理的局限性

基于醫(yī)院人事檔案管理大多數(shù)采用的為傳統(tǒng)性的人事檔案管理模式，其工作主要側重對資料進行靜態(tài)性的描述、不能動態(tài)性的將個人信息狀況反應出來，沒有共享性及公共性，同時注重對過去時及歷史性的事件記錄。伴隨著信息技術的發(fā)展，該種工作方式尤其顯得落后，嚴重影響醫(yī)院管理工作的發(fā)展。伴隨著醫(yī)院人事管理制度逐漸改革，醫(yī)療機構在選用人才時，其手續(xù)也相應的簡單化[4]。基于沒有對醫(yī)院人事檔案管理工作的終身制進行補充及修正，從而導致醫(yī)院人事檔案材料出現(xiàn)不完整現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，嚴重阻礙人才流動。

3.信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理工作中的應用

信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理工作中的應用就是指，通過對計算機及網(wǎng)絡信息技術的應用，對醫(yī)院中的相關信息實施存儲、加工、傳輸及檢索等，從而為醫(yī)院人事管理工作提供較為便利的條件。伴隨著醫(yī)院信息技術的發(fā)展，大多數(shù)醫(yī)院通過計算機對醫(yī)院檔案管理工作實施人事檔案檢索、查詢、統(tǒng)計和輸出，從而有利于充分了解掌握醫(yī)院工作人員自身素質狀況及知識結構狀況等，為醫(yī)院提供較為便利的、科學的參考數(shù)據(jù)，同時還為醫(yī)院制定相關政策提供科學合理的依據(jù)[5]。醫(yī)院采用信息系統(tǒng)對人事檔案實施同步管理及存儲時，對于檔案的真實性及時效性提供了較好的保障，從而充分的提高醫(yī)院人事檔案信息的完整性及準確性。醫(yī)院通過信息系統(tǒng)對人事檔案進行科學的管理，有效的建立合理的、科學的人力信息資料庫，便于相關人員準確、及時的獲得工作人員的檔案資料，同時便于對工作人員的工作能力進行全面的考查，便于選拔人才。

在采用信息系統(tǒng)對醫(yī)院人事管理工作進行管理時，首先應注重對工作人員進行培養(yǎng)，使其具有先進的人事檔案管理觀念，進而可以積極的、富含熱情的投入到工作中。其次，應對醫(yī)院人事檔案管理工作的基礎設施進行相應的加強，確保工作人員可以高質量的完成工作。最后，應注重培養(yǎng)工作人員自身素質，因為，人事檔案管理工作人員為檔案管理的主體，工作人員自身素質的提高，也可以相應的提高醫(yī)院人事檔案管理工作的質量。

4.信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理工作中應用的重要性

縱使我院為精神病醫(yī)院和戒毒中心結合的一所特殊性的醫(yī)療機構，信息系統(tǒng)在我院的作用及其重要，其在我院為一個特殊的檔案管理部門，在此部門中，可以對工作人員進行全面的、準確的考查，并為其提供科學的依據(jù)、便利的條件，基于這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，檔案管理部門為我院人事工作及組織工作中一個重要的參考依據(jù)。加強對人事檔案的管理，對檔案資源進行充分的利用，可以為醫(yī)院選用人才提供較為便利的、真實的材料依據(jù)。伴隨著信息技術的發(fā)展，計算機技術的逐漸發(fā)展，信息系統(tǒng)管理逐漸逐漸被應用到日常生活中的各個方面，尤其是在醫(yī)院人事檔案管理中[6]。

5.結束語

伴隨著計算機技術的逐漸發(fā)展，以及醫(yī)學技術的不斷進步，我國醫(yī)療機構也相應取得較大的進展。信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理工作中的應用，不僅可以有效的將過往繁瑣的工作流程簡單化，顯著提高醫(yī)院檔案管理工作人員的工作效率，還可從思想上提高工作人員對其工作的高度認識，進而更好的為患者提供便利的服務。

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[1]姜月仙，譚善梅.醫(yī)院信息系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的應用[J].醫(yī)學信息，2010，23（05）：124--125.

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目前湖北省荊州市第二人民醫(yī)院的檔案管理工作雖然取得不小成績，但目前仍存在一些問題，具體表現(xiàn)在：檔案收集歸檔過程緩慢、檔案的利用和開發(fā)利用效率低下、檔案管理現(xiàn)代化的差距較大。這些表現(xiàn)的原因主要有以下幾點：

1．醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡體系和制度的不足。醫(yī)院雖然建立了三級檔案管理網(wǎng)絡，但它的運行效果目前不很理想。不少相關人員檔案意識較淡薄，一些人為圖方便，將檔案材料留在自己部門保管，隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，造成這些檔案資料既沒有整理，也沒有專柜存放，導致檔案材料的丟失或損壞現(xiàn)象時有發(fā)生。平時他們也很少學習有關檔案法規(guī)、規(guī)章制度以及檔案業(yè)務知識。檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使有關人員乃至醫(yī)院全體員工充分認識到檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴信息資源，是社會財富，管理和保護好這種資源是每個員工的義務和責無旁貸的職責。

2．醫(yī)院檔案與其他信息分體管理體系的缺陷。目前醫(yī)院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成。信息科是二級綜合醫(yī)院必備職能科室，負責醫(yī)院病案統(tǒng)計管理、圖書管理和計算機管理；綜合檔案室是二級綜合醫(yī)院直屬的獨立職能部門，對本單位各種門類、載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導、檢查。信息科、綜合檔案室在日常工作中基本是各自獨立地進行信息的收集、整理、保管、加工、統(tǒng)計和提供信息使用服務，兩個部門之間缺乏必要的協(xié)調，重復勞動現(xiàn)象較為普遍，造成人力、物力和財力的浪費，很大程度上制約了醫(yī)院信息管理整體水平的提高。

3．檔案編研工作跟不上形勢，缺乏時效性。現(xiàn)有專題匯編資料基本上來源于醫(yī)院內部的信息，多為一些原始資料、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和基本事實的簡單羅列堆砌，不僅外部信息少，跟不上形勢發(fā)展要求，且由于平時缺乏主動積累、主動服務和超前意識，編研工作缺乏時效性，往往到需要用時才開始著手編制，因此編研成果普遍利用效率低下。主要原因在于：(1)醫(yī)院檔案編研工作缺乏遠見性和計劃性。目前醫(yī)院檔案編研工作仍沿襲著傳統(tǒng)的“室內資料室內編”的各自為政方式，使得編研內容局限在很雜窄的范圍之內，缺乏制定科學的行之有效的檔案編研規(guī)劃。平時不注意收集編研，需要時匆忙編寫，使信息的編研成果置后，不適應醫(yī)院管理工作的需要。(2)有關檔案人員的認識和能力有待提高。對檔案編研的認識不夠深，常常認為檔案編研工作是滿足一時之需的工作，沒有長期思想準備，不刻苦鉆研編研業(yè)務，在編研能力上也顯得捉襟見肘，只能做一些簡單匯編工作。對需要一定綜合分析和加工能力要求的編研任務總感無所作為和力不從心。(3)編研工作操作原則不明確、不規(guī)范，沒有制定出適合醫(yī)院近期和遠期的操作計劃，選編材料主要以本室藏的檔案材料，而沒有將社會的需要有機地結合起來，以滿足醫(yī)院改革、建設、發(fā)展的需要出發(fā)，編研出符合醫(yī)院醫(yī)療特點的編研成果。

4．檔案的存放保管條件有待完善。醫(yī)院的病歷、財務、人事、基建等各種檔案，相關部門已制定過保密制度，但由于管理分散，各部門檔案的存放條件各有不一，也未按檔案管理規(guī)范進行必要的防范。隨著時代的進步，很多檔案資料以人工方式實行的保密制度和措施，已不適應當前檔案管理的需要。

醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路

21世紀，隨著醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會醫(yī)療保險制度改革的不斷深入，對醫(yī)院檔案工作提出了新的要求，要搞好檔案管理，促進醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展，必須探索一條適應醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的新思路。

1．進一步建立健全和加強醫(yī)院檔案管理制度和檔案管理網(wǎng)絡。要建立健全檔案管理制度，如檔案收集和歸檔制度，檔案利用、保管等制度，歸檔范圍和檔案保管期限表等，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位責任制和考核辦法之中。由于醫(yī)院檔案工作具有其內容繁多復雜、部門眾多而又分散、專業(yè)性技術性強、檔案保管要求及機密程度高低差異懸殊等特點，因此，應建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室、醫(yī)院行政管理及后勤等各部門、醫(yī)院各級領導、各科室干部和醫(yī)護技術人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要我們建立健全有效的檔案收集制度，在提高醫(yī)院全員檔案意識、積極配合檔案部門工作主動歸檔的同時，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時查找補救，確保檔案材料的完整性。

2．建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式。社會信息是一個集合概念，它包括多種記錄形式，如圖書、情報資料、文獻、檔案和其他一些形式。雖然名稱各異、形式多樣，但都有一個共同本質――信息。醫(yī)院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源子系統(tǒng)。將這個子信息資源系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。

近年來，醫(yī)院信息科和綜合檔案室成為本單位圖書、資料、信息、檔案的儲存基地和利用中心，充當了領導決策和日常管理的重要助手，但由于醫(yī)院信息量大，且內容繁雜，而信息科、檔案部門仍然各立門戶，不可能做到準確、有效、迅速地為醫(yī)院管理服務。醫(yī)院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫(yī)療衛(wèi)生部門改革和發(fā)展的需要。

3．重視檔案的開發(fā)利用。檔案的價值只有通過不斷開發(fā)才能發(fā)現(xiàn)，這就需要檔案工作者充分利用檔案信息，及時編出較深層次的編研材料。

要把編研工作列入重要工作，常抓不懈。首先要把編研工作列入醫(yī)院工作計劃，不僅要落實檔案信息開發(fā)的專題匯編數(shù)據(jù)，還要檢查編研成果的利用情況和利用效果，作為考核檔案管理水平、開發(fā)利用成效的主要表現(xiàn)。其次是醫(yī)院的分管領導要十分重視和支持本部門檔案編研工作，把編研工作擺在重要位置，作為單位的一項工作抓好，真正落到實處，確實克服編研工作只是檔案人員個人行為的傾向。最后，醫(yī)院檔案室在制定年度工作計劃時，必須結合醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃及當前的工作重點，全面衡量、多方論證、認真篩選，制定一個科學的、行之有效的檔案編研、信息開發(fā)計劃及各時期的編研規(guī)劃。

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1.1檔案管理制度不健全，檔案利用率低、收集率不高

醫(yī)院雖然在人事、后勤、醫(yī)療以及行政方面制定了健全的制度，但關于檔案管理這方面，制定健全制度的醫(yī)院少之又少。長期以來，醫(yī)院對于檔案管理都是采用針對性的管理，如在科技檔案、會計檔案以及文書檔案等方面進行管理，其他檔案管理交由業(yè)務部門進行管理，從而使醫(yī)院內形成多個檔案管理部門的格局，導致醫(yī)院檔案收集率下降，內容殘缺。同時，醫(yī)院對檔案的管理采用重“藏”“輕”用的管理方式，對檔案所產(chǎn)生的社會效益與經(jīng)濟效益缺乏宣傳，導致公眾不知如何利用檔案，從而使檔案的利用率嚴重偏低。

1.2檔案管理員綜合素質低

大多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員都是兼職、非專業(yè)人員、年老的、人員流動多，檔案管理員綜合素質偏低，工作沒有積極性以及主動性，檔案工作脫離醫(yī)院各項工作，檔案人員關于檔案資料都是被動接受，參與醫(yī)院的各項工作幾乎很少，各類文件無法盡快收集，致使寶貴資料流失，沒有歸回檔案室。另外，醫(yī)院對內部人員進行培訓時，主要針對醫(yī)療技術人員的培訓，完全沒有將檔案管理人員列入培訓計劃中，導致檔案管理人員的管理水平跟不上時代的發(fā)展。

1.3醫(yī)院對檔案硬件投入少

由于醫(yī)院把工作的重心放在醫(yī)療上，導致檔案室用房緊張，空間很窄，達不到安全管理檔案的要求。另外，由于檔案管理在技術以及管理水平方面嚴重落后，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。近年來，隨著計算機技術應用，醫(yī)院管理手段有所提升，然而，在檔案收集方面，醫(yī)院仍是采用手工收集的方式，使檔案不能盡快歸檔，不利于檔案管理工作的進行。目前，電子檔案應用越來越廣泛，部分醫(yī)院采取建立電子檔案系統(tǒng)。然而，電子檔案未能經(jīng)過檔案管理人員允許直接歸入檔案系統(tǒng)中，導致軟件使用時出現(xiàn)各種情況，給檔案管理人員帶了不便。

1.4醫(yī)患關系導致病案未被重視

在醫(yī)療糾紛中，雙方爭奪最主要的還是病案。因此，病案管理最主要的任務就是完善病案管理，提高患者病案書寫的質量。

2檔案管理在醫(yī)院管理工作中的重要性

2.1檔案管理是醫(yī)院文化的傳承

醫(yī)院文化關乎著醫(yī)院的精神，它是創(chuàng)辦醫(yī)院的宗旨，同時又是醫(yī)院在價值導向、社會形象與管理理念等方面的一種綜合體現(xiàn)。醫(yī)院文化的形成是源遠流長的，并不是一朝一夕的，是在醫(yī)療衛(wèi)生體制中不斷沉淀、不斷總結出來的。醫(yī)院的檔案是社會實踐與歷史發(fā)展的原始資料，其中包含了豐富的醫(yī)院文化。因此，做好醫(yī)院檔案管理，進而使醫(yī)院文化在檔案中不斷沉淀、積累以及總結。2.2醫(yī)院檔案管理支持開創(chuàng)未來科學、總結過去以及正確把握現(xiàn)在醫(yī)院檔案是把醫(yī)院各種情況真實記錄下來，是對醫(yī)院歷史發(fā)展的總結。醫(yī)院檔案不僅是對前人研究的總結，而且也是為后人推動醫(yī)院的發(fā)展提供了條件。通過檔案，我們可以吸取前人的教訓，作為我們的經(jīng)驗，而且能夠從中找出事物發(fā)展規(guī)律及內在聯(lián)系，為當下和今后醫(yī)院的發(fā)展打下了基礎，這就是醫(yī)院檔案信息屬性的作用。醫(yī)院管理要井井有條條，是加快醫(yī)院發(fā)展步伐以及促使醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展的重要保障。

2.3醫(yī)院檔案管理為醫(yī)院現(xiàn)代化建設以及科學化發(fā)展提供依據(jù)

21世紀是經(jīng)濟與知識并存的時代，在信息、知識、資源的積累和運用對醫(yī)院科學化發(fā)展及現(xiàn)代化建設方面起著決定性作用。以前醫(yī)院管理采用粗放式和經(jīng)驗式的管理方式，隨著社會的發(fā)展，逐步轉變?yōu)榭茖W化、密集式的管理模式，而且醫(yī)院檔案管理員對檔案管理的認知越來越深，深刻地明白醫(yī)院檔案資源在社會產(chǎn)生的經(jīng)濟價值以及社會價值，懂得如何利用檔案的信息資源提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益、社會效益以及綜合競爭力。其次，醫(yī)院檔案管理在臨床醫(yī)療的改進和提高、專業(yè)學術交流和研究以及醫(yī)學科研的應用和開發(fā)等方面提供重要依據(jù)。通過醫(yī)院檔案管理，可以使臨床治療、專業(yè)學術以及醫(yī)學科研之間相互促進、相鋪相成，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設和科學化發(fā)展起到了促進作用。

2.4醫(yī)院檔案管理在醫(yī)患關系與醫(yī)療糾紛方面提供了依據(jù)

目前，醫(yī)院醫(yī)療糾紛形勢嚴峻，醫(yī)患關系也越來越嚴重，在國內外醫(yī)療環(huán)境中，醫(yī)患矛盾不斷惡化。醫(yī)院檔案是醫(yī)療活動最原始的記錄，為法律提供依據(jù)。醫(yī)院檔案對醫(yī)患活動能夠進行真實的記錄，進而為維護醫(yī)患雙方的合法權益提供依據(jù)，便于醫(yī)患雙方行駛自身的權利，同時又能讓醫(yī)患雙方遵守自己應該履行的義務。

2.5醫(yī)院檔案在醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益方面起到重要作用

醫(yī)院檔案具有真實性、原始性等特點，這就可以使醫(yī)院檔案通過網(wǎng)絡、報紙等手段轉化為體現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展歷程以及醫(yī)院文化的專著及回憶錄等醫(yī)學寶庫，從而為醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益和社會效益，有利于我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

3充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院管理工作中使用價值

3.1加強醫(yī)院檔案基礎性管理

要充分發(fā)揮檔案管理的使用價值，首先，要加強醫(yī)院檔案基礎性管理。醫(yī)院檔案管理員每天除了對檔案進行收集、整理等工作外，最主要的工作就是做好檢索、研究、編目工作，建立健全檔案管理體系以及檔案匯編等參考資料，要對檔案進行更新，從而達到醫(yī)院管理的要求。

3.2樹立檔案管理開發(fā)利用觀念

醫(yī)院檔案管理者的思想常常會受到傳統(tǒng)管理理念的禁錮，沒有充分意識到醫(yī)院檔案所具有的價值。因此，醫(yī)院部門與部門之間要密切配合，做好關于醫(yī)院檔案的開發(fā)利用工作，通過醫(yī)院檔案科學化管理促進現(xiàn)代化建設的不斷發(fā)展。

3.3完善檔案軟件和硬件設施，培養(yǎng)高素質管理人才

有效利用醫(yī)院檔案管理，就必須加強檔案存庫的保護與建設工作，使醫(yī)院檔案不受到破壞。另外，計算機軟件隨著知識經(jīng)濟的到來而被廣泛應用，醫(yī)院應該盡快建立信息化檔案系統(tǒng)，運用先進的管理軟件對醫(yī)院檔案進行有效的管理與使用。保證醫(yī)院檔案管理事業(yè)向著持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，就需要培養(yǎng)一批高素質的檔案管理人才。

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（一）文書檔案作為一個醫(yī)院的歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，其重要性和關鍵性是不言而喻的

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院辦公室一項最經(jīng)常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。文書檔案管理是醫(yī)院基礎管理水平的充分體現(xiàn)，對于推動醫(yī)院管理體制改革和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展有著不可忽視的作用。近幾年，醫(yī)院各項工作都在邁向科學化、規(guī)范化、標準化，隨著醫(yī)療規(guī)模的擴大，為適應醫(yī)院發(fā)展建設，加強醫(yī)院檔案管理勢在必行。醫(yī)院領導對檔案工作也越來越重視，通過多種形式大力推進檔案建設，把檔案規(guī)范化管理納入重要議事日程。正視醫(yī)院檔案管理中存在的問題，充分認識檔案建設的必要性和獨特性，將會有效促進醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理。

（二）文書檔案管理是衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標準之一

在高速發(fā)展的信息時代，隨著醫(yī)院管理向科學化、現(xiàn)代化、標準化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院管理中的重要組成部分。在實際工作中，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案規(guī)范化的重要基礎工作。日益豐富的文書和檔案工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作是各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但文書檔案已經(jīng)成為衡量醫(yī)院檔案管理水平的重要標志。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在所從事的醫(yī)療、科研、教學、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件。文書檔案工作是檔案工作的重要組成部分，它是一個單位發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在管理建設狀況的記錄，因此在整個管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。在醫(yī)院建設和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，是現(xiàn)代醫(yī)院管理向制度化、規(guī)范化、科學化方向發(fā)展的重要標志。

二、醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理措施

（一）著力提高文書檔案管理人員素質

醫(yī)院文書檔案，是醫(yī)院實施行政管理的重要歷史記錄，是反映醫(yī)院行政管理、醫(yī)療護理管理、黨務管理等活動的重要憑證。醫(yī)院文書檔案對醫(yī)院來說，具有不可替代的參考價值，其管理更是一項十分重要的工作。文書檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院現(xiàn)代化的辦公有了長足的發(fā)展，而文書檔案管理遠遠落后于醫(yī)曉的信息化建設，這就迫使檔案管理工作者必須著眼未來，努力提高自身的專業(yè)素質，解放思想，不斷創(chuàng)新，進一步提高工作效率。醫(yī)院文檔人員應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統(tǒng)一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務修養(yǎng)和自身素質修養(yǎng)，做一名合格的文書檔案管理工作者。

（二）不斷推進信息化管理進程

醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院綜合檔案室或辦公室一項最經(jīng)常、最基礎性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內的一系列銜接有序的行為或過程。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，電子信息科學地不斷進步，醫(yī)院管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學性地進行管理，檔案工作更為突出信息化管理。通過信息化建設以期能夠推動醫(yī)院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。

（三）建立檔案制度，規(guī)范檔案管理

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一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案室面積受限。石家莊市第四醫(yī)院始建于1956年，是河北省唯一的三級甲等婦產(chǎn)醫(yī)院，年門診量80萬人次，住院量3.6萬余人次，年分娩近2萬人次，遙居河北省各醫(yī)療機構之首，是省會最具影響力的品牌醫(yī)院之一。但由于醫(yī)院地處市中心，占地面積不足12畝，建筑面積2.68萬平方米，檔案室規(guī)劃面積較小，發(fā)展空間受限。

2.醫(yī)院檔案用房不固定。隨著醫(yī)院各項業(yè)務的發(fā)展，特別是二胎政策的放開，醫(yī)院門診及住院人次與日聚增，為了保障醫(yī)療業(yè)務用房，行政用房全部改造為醫(yī)療用房，檔案室隨之遷移，同時由于檔案資料不斷增加，檔案室管理難度增加，服務水平受影響。

3.檔案室信息化設備不完善。各院區(qū)檔案室分散，檔案室設施較簡陋，雖然醫(yī)院很重視此項工作，不斷加大資金投入，持續(xù)改進檔案室設備設施，但終因環(huán)境受限，科技、設備等檔案不得就近單設檔案室管理，增加人力物力，事倍功辦，檔案室綜合服務能力和水平受到制約，檔案綜合管理缺乏深入研究的基礎環(huán)境。

二、對檔案管理存在的問題及分析

1.檔案管理重視程度不高。由于綜合檔案管理工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，醫(yī)院普遍存在重視臨床病例的檔案管理，而忽視綜合檔案管理現(xiàn)象，主要表現(xiàn)：一是在年度目標管理工作中沒有將綜合檔案納入醫(yī)院管理體系中；二是醫(yī)院投入到綜合檔案管理的資源不足，現(xiàn)代化設備配備不足，檔案庫房普遍存在布局不合理。

2.檔案管理執(zhí)行權限界定不清。我院檔案管理工作還處于相對獨立的管理狀態(tài)，沒有形成共同管理的工作架構，如設立綜合檔案管理領導小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門以外的管理人員對檔案管理權力執(zhí)行的內容、范圍界定不清。

3.檔案管理制度有待健全。目前我院部分檔案資料散落在各職能部門各自保管為主，醫(yī)院只制定了院內規(guī)章制度，沒有明確的檔案管理辦法和未形成系統(tǒng)化的綜合檔案分類編號方案，管理較分散。首先，由于檔案管理工作沒有切合實際具體化，職能部門對本部門的檔案管理職責理解不清晰。其次，沒有規(guī)范綜合檔案收集標準和范圍，許多本應納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動時，由于工作交接不清至檔案資源流失。最后，沒有統(tǒng)一的檔案目錄標準，職能部門只是根據(jù)各自的理解和使用習慣對檔案資料進行簡單整理，造成醫(yī)院檔案目錄不統(tǒng)一，查找困難。

4.檔案工作效率低。首先，檔案工作與個人年度工作目標責任考核、工資等不掛鉤，人員積極性差，尤其是職能部門檔案兼職工作人員對綜合檔案管理工資制度和知識關心程度不夠。其次，檔案管理人員未及時掌握檔案管理的新知識，綜合管理仍沿用傳統(tǒng)方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時間長等問題。

三、解決辦法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家莊市四院新院區(qū)已完成主體建設，新院區(qū)總建筑面積128000平方米，規(guī)劃、設計及建設省市一流的科學化、現(xiàn)代化的綜合檔案室已列為醫(yī)院重點工作計劃。因此，針對目前醫(yī)院綜合檔案建設及檔案管理工作現(xiàn)狀，筆者作了以下幾點思考：

1.完善綜合檔案管理組織架構。要建立綜合檔案管理辦公室，根據(jù)醫(yī)院管理架構建立由各職能部門共同組成的檔案管理組織，列出檔案組織的不同職權，明確考核量化標準，逐級逐人落實，確保檔案各項規(guī)章制度執(zhí)行順暢。建議成立“綜合檔案室建設項目攻堅小組”，由院長任組長，由院辦室、設備處、基建辦、科教處等處室主任為成員，重點研究綜合檔案室的建設項目，把檔案的收集、保管、移交、利用等集中管理起來，指導、督促各部門按時、按質、按量移交檔案資料。

2.提高綜合檔案管理意識。要采取各種方法增強檔案管理人員的管理意識。首先，加大宣傳力度，通過舉辦各項活動提高醫(yī)院員工對檔案工作配合度和支持度；其次，主動為醫(yī)院決策層提供有價值的檔案數(shù)據(jù)，加深醫(yī)院領導對檔案工作重要性的認識；最后，建立檔案管理獎懲制度，將檔案管理工作與檔案管理專、兼職人員的年度考核成績掛鉤，提高相關人員對待檔案工作的熱誠度。

3.健全完善綜合檔案管理制度。首先，醫(yī)院要根據(jù)自身實際，有針對性的制定一套健全醫(yī)院綜合檔案管理分工辦法，明確職能部門的檔案管理職責、權限和移交流程等；其次，醫(yī)院要形成完善的綜合檔案工作手冊，詳細列明各門類檔案定義、收集范圍、目錄標準、保管期限，方便職能部門區(qū)分檔案資料，保證醫(yī)院的歷史能在檔案中得到真實、全面的記錄和延續(xù)。

4.強化綜合檔案室軟、硬件配備。組織參觀學習國內先進檔案室建設與管理經(jīng)驗，并結合醫(yī)院多院區(qū)一體化管理的實際情況，研究制定綜合檔案室建設方案，按照《國家二級檔案室建設標準》、《石家莊市單位機關檔案室建設的一般要求》，確定綜合檔案室選址、建設標準，科學合理設計檔案室。同時爭取上級相關部門支持，加大資金投入。按照現(xiàn)代化、科學化、信息化標準優(yōu)化硬件及軟件設備設施的配備，確保綜合檔案室可容納三個院區(qū)檔案保管、檢索、利用，實現(xiàn)三個院區(qū)檔案信息資源共享。同時，加強檔案隊伍建設，做好檔案知識培訓及崗位練兵工作，提高檔案人員的業(yè)務素質，確保崗位職責清晰。