學校檔案管理員大全11篇

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學員檔案管理是高校遠程教育管理工作的一項不可缺少的工作，這項工作做得好壞將直接影響到學員的切身利益，影響到檔案憑證作用的有效發揮。而現代遠程教育的普及，給學員檔案管理帶來了難度。

一、現代遠程教育及其學員檔案

現代遠程教育是指學員和教師、學員和教育機構之間主要采用多種媒體手段進行教學和通信聯系的教育形式。學員可以不受空間和時間的限制進行學習，受教育者可以擴展到全社會。由于參加現代遠程教育的主要對象是成人學員，其在檔案管理方面具有流動性、分散性、廣泛性、模糊性等特點。

二、現代遠程教育學員檔案管理存在的問題

現代遠程教育由于其興起時間較短，在學員檔案管理方面不存在不少問題。

1.檔案管理觀念落后

遠程教育管理工作者的檔案意識淡薄，對學員檔案管理工作缺乏正確的認識，導致責任心不強，給學員填寫歸檔材料時不積極主動，材料不完整、不規范等，給學員就業或晉升埋下了隱患。

2.檔案管理內容不完善

首先，在現代遠程教育下，大多數學校建立的學員檔案仍只包括報名表、審核表、入學通知、注冊表、花名冊、成績冊、學籍卡、學員證、準考證等證件和文字資料，沒有形成電子檔案。其次，能夠反映學員綜合素質的各種材料也還未進入歸檔的范圍，比如，學員在校期間，許多評先評優材料應該進入學員檔案的沒有進入學員檔案。又如，因為就業壓力較大，某些部門為了學員能順利就業，一些處分文件就沒有進入學員檔案。由此，檔案材料無法具體地反映學員綜合素質。另外，有些學員在填寫檔案材料時不認真、不仔細，有的字跡潦草且模糊不清、有的不按要求書寫，使用圓珠筆，有的項目填寫不全、不準確，有的基于連名字都寫錯或寫別名等。這些不符合要求的做法，造成了檔案材料質量不高、不規范。

3.檔案管理模式陳舊

如今，高校遠程教育學員檔案管理基本上還采用傳統的、原始的、手工操作的實體管理模式。隨著遠程教育招生人數的擴大，學員檔案也隨之不斷遞增，加上存放時間短、流動快、分配去向廣、投寄單位多等特點，層層疊疊的檔案管理全都是靠管理人員手工操作完成，致使信息資源得不到充分開發利用，不能為用人單位及時有效地提供所需信息。由于不實行計算機管理檔案，就不能使學員檔案材料信息化，也就沒有開發、利用可談，檔案將成為死檔。

4.檔案管理隊伍薄弱

高校檔案管理隊伍作為高校學員服務工作的重要組成部分，檔案管理隊伍的建設未得到應有的重視與加強，高等遠程教育這方面的問題更為突出。據調查，由于人力、物力所限，許多學校的辦學條件還不能盡如人意，教管人員緊缺，信息技術掌握的還不適應試點工作的要求：有的學校由教師和輔導員兼任學籍檔案管理工作，工作頭緒多，忙于應付，沒有時間也無力探討研究學籍電子檔案工作，有時甚至影響了檔案管理工作；有些即便是有專職的學員檔案管理人員，也是一個人或者兩個人，少數幾個檔案管理人員根本滿足不了高校學員人數激增的現狀；同時，即使有專職的檔案建設和管理人員，也大多是非專業的檔案管理人員，專業知識缺乏。

以上狀況與我國高校遠程教育發展和社會用人要求相脫離，建立內容豐富、具有個性的學員檔案的重要作用迫在眉睫。

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三、加強現代遠程教育學員檔案管理的建議

1.樹立“以人為本”的檔案管理觀

以人為本的學員檔案管理，就是要從學員的特點或實際出發，從尊重學員的人格和尊嚴出發、從服務學員的成長成才的過程出發，學員檔案管理員工作的方法、手段、規章、措施，對學員講話的方式技巧等都要體現學員是主體、是與學員檔案管理員具有平等人格的服務對象，學員的學習、發展、自尊等需要應當成為學員檔案管理員工作的出發點和歸宿。以人為本就是要把學員檔案管理工作和學員就業、終極價值聯系起來，使服務育人真正成為人的教育。

2.完善學員檔案內容

從現行管理情況來看，高校遠程教育學員檔案應包學校對學員的考察、錄用、培養、教育和學員德、智、體、美、勞等方面的第一手材料，既要涵蓋學員素質的全貌，也要體現當代大學員的時代風貌。學員素質檔案內容應分為兩大類，一類是學員人事檔案，一類是素質拓展檔案。這兩項內容涉及學員在校期間各方面的記錄。

另外，在形式上，學員檔案應包括文字檔案與電子檔案。學員檔案還應該按專業、類別分層次建檔，有學科、年級等集體檔案，也有學員個人檔案。學員檔案個體化與集體化的相互轉變，使學員檔案的主體型、多邊型、多角型展現在管理者和學員的面前，為促進學習、研究教學、搞好管理提供了快速、便捷。

3.建立遠程教育學員檔案數據庫

網絡化已成為時代的主旋律，網絡技術的應用更推動了檔案事業的發展。檔案數據庫的建立是網絡時代的要求，是實現數字化檔案館一個重要步驟，也為其它門類檔案的數字化提供了一種可行的模式。建立學員檔案數據庫能提高學員檔案的管理效率、檢索速度和查準率，如果沿用傳統的手工目錄查詢學員的檔案已經不能適應當前形勢發展的要求。

4.提高檔案管理人員素質

檔案人員的素質包括職業道德素質與業務素質。職業道德可以概括為：履行職責、保護歷史資料、保守機密、周到服務。在業務素質方面，由于設備的現代化、檔案種類及載體的多樣化，檔案管理水平的不斷提高，學員檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還應熟悉并掌握檔案學、檔案管理學、檔案保護技術等專業知識，隨著電子文件等多種新型載體的大量出現，要掌握計算機、光盤存貯、縮微技術及網絡技術等先進的管理手段，這樣才能使學員檔案管理從經驗管理、科學管理，過渡到現代化管理。

總之，現代遠程教育以新的教育形式和特有的優勢，向人們展示著強大的生命力和廣闊的前景，其辦學的開放性、社會性以及基層教學班的分散性和學員對象的差異性給整個檔案管理工作提出了新的要求。完善學員檔案，正確認識學員檔案工作的重要性，真正實現以人為本的管理，對于提高現代遠程教育的管理服務水平有著重要意義。

參考文獻

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［4］劉美玲.對高校學員檔案管理工作的思考.科技情報開發與經濟，2005，（14）.

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近幾年來隨著教育體制改革的不斷深入，我國陸續有一批國家級、省部級重點中專經過評估升格為高等職業技術學院。2011年山東省泰安衛生學校升格為泰山護理職業學院，成為一所公辦全日制普通高等?？茖W校，與此同時，院校學生和教職工規模呈現穩定持續增長的態勢，對學校檔案管理工作形成了巨大的挑戰，傳統的學校檔案管理模式在新形勢下日益暴露出其內在的弊端。學校檔案是學校在各個歷史時期的各項管理、教學及教研活動中直接形成的具有考查價值的各種文字材料、圖紙、表格、計算數據、聲像等不同形式的歷史記錄，記載著學校教育教學活動及管理工作的教育歷史，是學校在管理和發展中重要的信息資源，是學校管理基礎工作的組成部分，也是維護學校合法權益和經濟利益的重要工作內容，在學校管理工作中起著舉足輕重的作用。因此，在學校由中專向高職院校轉型及規模不斷擴大的形勢下，如何加強與完善學校檔案管理工作成為擺在高職院校學校檔案管理者面前的艱巨任務和不可推卸的責任。

一、新升格高職院校學校檔案管理中存在的主要問題

改革開放以來，國家積極進行教育體制改革，對職業教育的投入不斷加大，重視程度不斷提高，諸多中專院校經過不懈的努力升格為高等?？圃盒?。新升格的高職院校在學校性質轉型過程中，諸多管理理念、管理模式還不能很快適應新的發展需要，因此，剛剛升格的高職院校在辦學理念、教學思想及管理模式等方面尚處于新舊交替過程，不可避免地出現矛盾與摩擦。

（一） 院校轉型與學校檔案管理體制改革之間的脫節

對于剛剛升格的高職院校而言，原有中專院校的學校檔案管理模式及管理理念尚未轉變。原有院校教職工及學生數量相對較少，管理方法相對較為機械，但隨著學校規模的不斷擴大，沿用傳統的檔案管理方法來管理已轉型為高職院校的檔案，則會造成管理不規范不科學乃至混亂。

由于新升格高職院校會將大多數資源用于學校硬件建設、學校建筑面積擴張、人才引進與學科建設等方面，往往會忽略檔案管理方面的加強，因此，檔案保管保護所需配置的檔案專業人才以及密集架、微機、攝像機、傳真機及其他必要的網絡傳輸設施、經費保障等方面不能及時有效地得以落實，從而在某種程度上制約了檔案管理的發展不能與院校的轉型并軌。

（二）檔案管理者專業素質薄弱與檔案管理工作較強專業性之間的矛盾

院校升格后，人才流動性加大，檔案的提供利用率大幅度提高，但檔案管理人員編制不足，人員數量沒有相應增加，普遍存在檔案管理人員配備不足的現象。

2008年教育部公布的《高等學校檔案管理辦法》中規定高校應配備具有高級以上專業技術職務任職經歷的檔案館工作人員。原檔案管理人員所處理的檔案并不多，管理人員專業技術素質普遍不高，大多數未能實現信息化管理，從材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂、保管、利用等一般使用原始的手工操作，以紙質檔案作為保存與保管的主要媒介，但升格后，學校人員規模的擴大，手工檢索、手工管理、手工查閱使得檢索速度減慢，其存在的弊端嚴重阻礙了檔案管理工作的效率及檔案利用的速度和服務質量，紙質檔案在人員流動過程中的遠距離傳遞也存在一定的風險。電子信息管理檔案僅僅起到檢索、交換、備份等輔助作用，電子化檔案的推廣仍處于起步階段，計算機和網絡在檔案管理中尚未起到積極的應用作用。

二、適應高職院校轉型的高職院校學校檔案管理的改革思路

新升格的高職院校在完成院校由中專向高等?？茖W校轉型的同時，由于管理體制改革滯后，從而突顯出新升格高職院校在管理體制、管理方法、管理手段、管理人員等方面的諸多矛盾與沖突。而學校檔案作為學校歷史記載與文明傳承的載體，其管理體制改革尤為重要。

（一）完善學校檔案規章制度建設，提高檔案管理標準

制定與完善學校檔案規章制度是學校檔案管理有序、科學實施的前提，是檔案管理逐步法制化、制度化、規范化的重要保障。規章制度首先應明確學校檔案管理的重要地位與意義，改變檔案管理員對檔案的傳統思想，使其正確樹立檔案觀念與意識，提高思想重視程度，積極熱情地從事檔案管理工作，鼓勵檔案員學習新的檔案管理知識，通過獲得檔案系列專業技術資格、攻讀檔案相關專業的高學位等方式來提升管理水平。

其次，制定嚴格的立卷歸檔制度，明確立卷歸檔的時間、范圍、責任、手續及相關要求等，避免將專業性較強的業務部門排除在立卷歸檔范圍之外，同時也避免遺漏白頭文件、未打印文件和重要的手抄件、聲像材料等。保證檔案的收集和歸檔工作真正做到完整、隨時、客觀地反映歷史事實。

（二）積極應用信息化技術工具，提升檔案管理的現代化水平

信息技術是高效的信息處理手段，能夠提升文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱的準確性和效率，使檔案管理和調度更加快速便捷，并能夠避免傳統手工操作所存在的疏漏、檢索效率低、遠距離傳送風險。構建檔案信息產生、儲存、傳遞、利用、服務等全方位、完整性、高速快捷的檔案網絡信息結構是辦公自動化、信息化水平發展的必然要求。鼓勵并支持檔案管理人員使用信息技術處理檔案，是提升檔案管理人員現代化管理水平的重要途徑，對學校檔案管理的規范化也有較大的推動作用。

但當前尚未開發出全國統一的電子檔案軟件系統，某些高校所開發的檔案數據庫也往往比較簡單且不健全，電子檔案在存儲設備安全性、操作風險及長期可讀性等方面仍存在一定的風險，加強電子檔案存儲以及網絡的安全性，需要專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對存檔文件更新備份，還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限；杜絕檔案在操作過程中的風險，需要加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉換或者由于軟件兼容性問題被損壞；為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術，保證文件存儲的安全性和可讀性。此外，在利用電子檔案的同時，仍不可忽視紙質材料的重要性，兩者相結合，可揚長避短。

（三）提高學校檔案管理人員的職業素質，嚴格要求檔案收集質量

學校檔案管理人員要忠于職守，遵紀守法，提高其檔案專業知識和業務能力。使其認真貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策；做好本校各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作；指導本校各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監督、指導本校所屬機構的檔案工作；嚴格遵守保密紀律，確保檔案機密的安全；根據學校的實際需要，利用檔案資料編寫實用的參考資料。

歸檔的文件材料必須齊全完整，照片（包括底片）、錄音帶、錄像帶等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔；各門類、各類型、各年度、各類、各份、各頁文件材料均應收集齊全。歸檔的文件材料必須經過系統整理，準確反映學校各項活動的真實內容和歷史過程，符合自然形成規律；歸檔的案卷質量要符合國家標準《科學技術管理案卷構成的一般要求》和《文書檔案案卷格式》的要求；電子文件的歸檔應遵守兩個原則：第一，電子文件和紙質文件歸檔實行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應制作相應的紙質拷貝件，同時歸檔。第二，同時做好網絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔兩方面的工作，網絡歸檔是指將經過整理的電子文件，轉入檔案庫，脫機載體電子文件是指從網絡的硬盤上刻錄到光盤上，進行歸檔。

【參考文獻】

[1]曾麗芳.高職院校人事檔案管理的幾點思考.長春理工大學學報，2011（4）：33-34.

[2]劉思洋.新升格普通本科院校人事檔案管理工作之研究.價值工程，2012（19）：276-277.

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【論文關鍵詞】教學檔案規范化管理

高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。

1系部教學檔案的內容

(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。

(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。

(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。

(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。

2教學檔案的特點

教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:

(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。

(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。

(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。

(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。

3教學檔案管理中存在的問題

(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。

(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。

(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。

(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。

4加強教學檔案的規范化管理

(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。

(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。

(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。

(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。

(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。

(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。

參考文獻

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一、教學檔案的內容及其變化

教學檔案作為教學活動的原始記錄，是反映教學過程的系統而完整的歷史資料，是日后進行教學改革和教研活動的基礎資料，也是日后研究和處理問題的原始證據。

教學檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學檔案的內容主要有以下幾種類型：（1）綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養目標、培養計劃、專業設置方面的指示、規定和辦法，學校發展規劃、實施計劃和會議記錄等。（2）學生類。主要包括學籍材料、學籍變動材料、學生參加各種大賽的情況，畢業生材料等。（3）課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、課程建設、教學實習、實習基地、畢業實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量評估等材料。（4）學科、專業與實驗室建設類。包括專業設置、學科設置及實驗室建設的材料，以及申報國家重點學校和實驗室論證、申報和審批材料，總結等建設性材料。（5）教材類。包括各專業征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優秀教材的比例、自編教材的比例、習題集、實驗報告和實習指導書等。（6）招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料等。（7）制度建設類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、儀器設備管理制度等。

近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面，呈現出多元化的發展特色。作為高職院校中心工作的教學環節，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，如教師業務檔案、教學評估檔案和學生職業資格檔案等。檔案內容也日趨復雜化和多樣化，這就給高職院校教學檔案工作提出了更高的要求。

二、高職院校教學檔案管理中存在的問題

（一）教學檔案管理制度不健全。目前高職院校檔案管理現狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，其具體表現為：（1）關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現了文件的形成與歸檔脫節，導致檔案管理混亂；有些單位教學檔案記錄缺項，學校領導聽課卻沒有聽課記錄；學校每學期都要召開教學工作會議，卻沒有規范的會議紀要；教研室有青年教師培養部署，卻拿不出像樣的培養規劃和總結。（2）有關職能部門檔案記錄不一致。像學生出勤考核、學生違紀、學生參加黨課及社會實踐活動、學籍變動等情況的記載存在著部門之間記錄不一致的現象。（3）從檔案建立上來看，有些高職院校沒有建立規范的部門立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作，每到年度歸檔立卷時臨時安排人員搞突擊。（4）從檔案保管來看，存在保管不嚴的問題。有些人需要文件時亂翻亂抽；借閱、傳閱從不登記；有的長期借用不歸還，造成重要文件時有流失。

（二）教學檔案管理人員素質不高。目前，高職院校檔案管理員尤其是各院系和部門的檔案管理員素質普遍偏低，具體表現在：一是大多數檔案管理員不是科班出身，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力，使檔案材料的收集與整理存在很大的隨意性；二是有些院系的檔案工作是由院系的老師兼任，沒有專門的檔案管理人員，這些兼職人員一方面由于平時忙于教學、科研、人事、辦公室等事務性工作，沒有多余的時間和精力坐下來學習檔案專業知識；另一方面也沒有機會接受專門的檔案管理業務培訓，無法實現檔案的優化管理。

（三）對檔案工作重視不夠，檔案意識單薄。主要表現在：一、平時對歸檔材料不注意留存，以備歸檔。二、對上負責，只注重當前工作，對歸檔材料不集中管理。三、部門歸檔人員不明，責任不清。拖延歸檔時間，搜集歸檔材料不全。

（四）檔案信息開發不足，檔案管理效率不高。目前，許多高職院校中存在信息開發不足的問題。各系部之間教學檔案的管理互相封閉，無法相互借鑒和交流。盡管高職院校加大了管理改革力度，但從整體上看，問題仍比較突出，不少單位往往只注重設施、設備、技術的投入，而不注重其效益的產出。

三、加強高職院校教學檔案管理工作的對策

（一）規范和完善教學檔案管理制度。高職院校要進一步制定、完善教學檔案管理的規章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極性。工作制度的建立要由學校分管的校長負責組織，由校檔案室具體牽頭草擬制定，以體現檔案工作的專業性和科學性。通過相關制度的貫徹執行，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、正規化的軌道。

（二）提高檔案管理人員的素質。高職院校是高學歷人才集中的地方，但由于歷史和現實等方面的原因，在部分檔案管理人員中呈現出學歷不高、專業水平不強的特點，這就給檔案管理工作造成一定的困難。因此，提高檔案管理人員的素質尤為重要。

首先，要提高教學檔案管理人員的思想素質。這里所說的思想素質不只是指政治立場更重要的在于對本職工作的認真負責。教學檔案不得隨意改動，如學生成績、教師考評結果等。作為教學檔案管理人員一定要有強烈的責任感和事業心，要愛崗敬業，無私奉獻。

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中圖分類號：G712 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2015）10-032-01

一、學生檔案的重要性

由于檔案具有其真實性、原始性、隱私性、安全性等特點，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它具有極強的法律效益。它不僅為領導決策、教學、科研和管理等工作服務，同時也為學生的切身利益服務，幫學生解決沒有檔案就無法解決的問題。

1、在校生檔案的重要性

在校生檔案是學生畢業前家庭情況、學習成績、政治思想表現、身體狀況等情況的文字記載材料，記錄著學生一個時期的成長經歷，它是確定本人身份、家庭出身、社會關系、學習經歷、工作過程等的歷史資料。

2、畢業生檔案的重要性

畢業生檔案是用人單位選拔、聘用畢業生的重要依據。用人單位往往根據畢業生檔案中反映的德、能、才以及專業特長，將其安排到適當的工作崗位上。無論是工作調動、出國政審、職稱評審、工資調整、勞動保險，還是入黨團以及離退休手續的辦理、各項證明的出具等等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。是畢業生日后轉正定級、評定職稱、轉入體制內就業等最有力的依據，假如沒有檔案，畢業生想更換工作單位，在原單位的工齡也不能計算進來，以前的經歷、評價、身份等將不復存在，必給畢業生造成一定損失。畢業生在個人辦理養老保險、繼續深造（如出國、考研）、考公務員等事關個人切身利益的問題時，都需要提供檔案材料。

二、高職院校學生檔案管理的困境

1、檔案意識的缺失、缺乏明確的思路

檔案意識是指對檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的一項重要內容。目前高職院校普遍存在學生不明白檔案對本人的重要性，對檔案的態度比較隨意，若干年后，碰到職稱評定、轉正定級等情況時，才打電話來問學校。而高職院校由于對日常教學工作、招生就業工作的關注度較高，而對檔案工作的關注度嚴重不足，容易出現檔案制度建設的缺乏、檔案配置的滯后、檔案信息化水平不高、以及檔案資料歸檔不及時不規范等問題，甚至不同的高職院校，檔案管理被分屬于不同的部門等

2、資金投入不足、軟硬件條件相對落后

目前，高職院校檔案管理普遍存在“婦不巧、亦無米”的窘境。主要表現在以下幾個方面：首先，難以選配專業化的檔案管理員，檔案管理隊伍普遍綜合素質不高，文化程度、理論水平以及專業素質各個方面參差不齊等情況，甚至有些高職院校的檔案管理人員由兼職人員擔任；其次，基礎設施較簡陋，很多學校檔案管理設施設備僅能滿足于檔案的日常管理，配置落后，制約了檔案管理的信息化發展。再次，未能采用較為先進的檔案管理方面的軟件，導致工作重復、效率不高，未能實現檔案管理的信息化或信息化程度不高。

3、檔案管理制度不完善。目前的高職院校檔案管理還存在比較大的隨意性，規范化程度低、完整性欠缺，檔案處理不科學規范，欠缺適當的保護措施和保密措施，檔案管理各部門的崗位職責不甚明確，歸檔、整檔、存檔和保管無章可循。

三、高職院校學生檔案管理的優化

1、重視宣傳，深化全院師生的檔案意識。在高職院校快速發展的現在，要想讓學院各級領導、全體教職員工和學生越來越廣泛地重視、支持與配合檔案管理工作，就需要解放思想，改變觀念，讓檔案和檔案工作不再封閉，走近領導，步入校園，踏足社會。檔案意識的程度高低，在數量看取決于社會中大部分人對檔案和檔案工作的認知，所以在檔案管理的具體實踐中，必須加大宣傳教育，深化大眾檔案意識，比如將其納入就業指導課程體系、在新生入校和畢業生離校之際大力開展檔案的轉遞及其手續的辦理、擇業期滿后學生的檔案去向的普及宣傳等。

2、健全檔案工作網絡，加速信息化步伐，提高檔案管理的規范性與科學性

加強檔案管理的隊伍建設，在確定各教學系部負責人、班級檔案聯絡員的基礎之上，加強這些兼職檔案員的業務培訓，以期提高檔案工作的系統性、及時性，提高工作效率，保證工作質量，使全院的檔案管理工作的有條不紊的開展。

加快檔案信息化建設步伐，加強網站建設，完善學生電子檔案的建設，逐步建立學生檔案查詢系統。及時在網上報道檔案工作動態，并隨時更新網上電子檔案庫，更好地為學生和用人單位提供查詢服務，免去學生舟車勞頓和電話咨詢的不便。

3、強化服務意識，不斷創新服務方式，改善服務手段

工作中要大力推行“四個一樣”的服務，即：對來館人員做到生人熟人一個樣，來人來函一個樣，上班下班一個樣，難查易查一個樣，要以周到、熱情、細致、嚴謹的服務質量，為學校和社會提供優質、高效的服務，使檔案室成為師生員工最信賴的部門，樹立檔案室的形象。

4、加強檔案管理的制度建設，制定并嚴格執行學院檔案管理考核辦法，促進全校檔案工作的良性發展

為了能夠有效加強檔案管理工作的標準化與規范化， 使檔案管理的工作流程更加的嚴格，需要加強并完善健全相應的機制體制以及規章制度并確保得到有效地貫徹落實。為了實現檔案管理工作標準化規范化的基本目標，在檔案保管利用的程度上最大化的保證檔案的完整以及檢索利用的方便，通過對立卷歸檔進行嚴格把握并加強對現行文件任務材料的立卷歸檔，同時在保障檔案管理工作完成進度，同時要加強檔案的利用價值，歸檔后的檔案保持完整并具備一定的規范化。規范與進一步完善檔案的歸檔與提取等辦事流程。

參考文獻：

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隨著專升本的成功標志著一所院校辦學層次的提升。它的辦學規模、硬件投入以及教師素質都達到了一定水平，但從管理模式上仍需進一步轉變和提高，以更好地適應本科院校的教育體制。系級教學檔案管理作為學校管理的一個組成部分，在向本科管理模式轉變過程中，地位更加重要，內容更加豐富。教學檔案的最終目的是服務于學校的教學管理，良好的教學檔案管理可以有效地促進教學、科研管理的科學化，進而加快學校向本科教育轉型的進程。反之，如果輕視教學檔案、疏于對教學檔案的管理，則極容易導致教學管理、科研管理處于無序狀態，使高校的轉型流于形式。本文就升本后加強系級教學檔案管理，充分發揮其在教學管理工作中的重要作用。

1、新升本院校系級教學檔案的內容、特點和作用

1.1 系級教學檔案的內容

由于教學管理和教學活動是一項復雜的實踐活動。因此，反映這一實踐活動的教學檔案的內容龐雜，且形式多樣。概括起來可分為以下七類：

(1)教學計劃管理方面：主要包括教學計劃、教學大綱、自編教材或講義、校歷、課程表等。(2)教學狀態管理方面：主要包括教學管理工作規章制度、選修課開課匯總表、教研室聽課表（或卡）、教學實訓、畢業實習資料（實習計劃、實習任務指導書、實習學生分組情況登記表、實結）、實驗教學文件（實驗教學計劃、實驗教學大綱、實驗儀器設備使用情況、實驗成績等）、學生課程設計、畢業論文（或設計）等內容。(3)考務管理方面：主要包括系內和學校期末考試試卷、考場及監考教師安排等內容。(4)學籍管理方面：主要包括學生入學學籍登記表（或卡）、學生學籍變動、獎懲記錄、考試成績等內容。(5)教師工作量及業務考核方面：主要包括教師授課情況、工作量計算、承擔科研及發表學術論文等內容。(6)教學工作年度總結和教研、教改總結等內容。(7)師資培養方面包括師資培養計劃、教師業務進修情況、師資隊伍建設材料。如學科帶頭人、骨干教師、學術梯隊建設；科研和教改實踐、學術研討等。

教學檔案是全院師生的勞動成果，是教學工作的重要信息資源，是系級教學歷史真實面貌，體現了一所學院成長、發展、壯大的歷史見證。

1.2 系級教學檔案管理的特點

系級教學檔案是教師、學生從事教學管理實踐活動中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是系級檔案管理工作的核心。它既不同于文書檔案,也不同于科研檔案,其特點如下:

(1)檔案來源的分散性。它來自于教學活動的各個環節和教學活動的全過程,由教與學兩方面材料轉化而來，一方面包括了教育改革、教學計劃、教學總結、專業建設和課程設置等文件,及政府教育主管部門、本校教學主管部門的有關教學工作的規章制度、數據統計、分析資料等,另一方面也包括了學生工作的總結、學生的實習鑒定、見習鑒定、學生的學習成績、實驗成績和畢業論文等。

(2)檔案的原始性。教學檔案是系級教學活動、教學管理、學生管理中所形成的歷史記錄。反映系級教學工作的全貌,記錄著教學管理活動的真實過程。它主要包括系級有關教學工作會議的記錄、簡報,以及各種教學制度、規定、辦法條例等教學工作文件。

(3)檔案的專業性。系級教學檔案工作既要遵循人才培養方案的共性,也要根據系級專業設置、課程設置教學內容、學時分配的不同,遵循其專業性特點。

(4)檔案資料的多樣性。由于教學活動內容的多樣性,在日常教學活動過程中,為了教學的需要,必然會形成不同形式的材料。除了紙質的文件材料、教材、學生學籍外,還包括音像、電子、照片、光盤等類材料。

1.3系級教學檔案的作用

(1)系級教學檔案是真實的原始資料。系級是高校基層的教學部門，系級教學檔案是在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料，真實、客觀地記錄了在教學改革、教學質量、師資隊伍建設等各個方面的教學管理工作，全面地反映了教學工作的進程和特點，是今后進行教學管理和教學研究活動不可缺少的，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的依據和參考。對今后各項工作的開展有重要的借鑒和指導意義。

(2)系級教學檔案是重要參考依據。為了有效地進行教學管理和開展教學活動，系領導和教研室主任必須切實掌握有關的檔案信息。在熟悉教學情況、總結教學經驗、制定教學計劃和處理存在問題時，不可能單純地只憑個人記憶，而是往往需要去查閱檔案記載。因此，教學管理、教學實踐和教學信息反饋都離不開教學檔案，它可以為這些教學工作提供比較詳盡的參考依據。

(3)系級教學檔案是教學評估的基礎。開展教育評估是現代教育的要求，也是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，無論國家對教學評價指標體系如何確定，高校在進行教學評估時，必然要通過查閱相關檔案，最終都要憑借大量的檔案材料，才能對某一高校作出客觀、全面、真實的評價，在對教學條件、教學狀態、教學效果進行跟蹤調查和分析時系級教學檔案可以提供比較完整、系統、真實可靠的信息和數據，是高校搞好教學評估工作的重要基礎。

2、新升本院校系級教學檔案管理工作存在的主要問題

新升本的院校一般是由專科學校升格而來,本科層次辦學時間短,由?？葡虮究频霓D變需要一個過程,?？茖哟蔚臋n案管理發展到本科層次的檔案管理也需要有一個適應過程。加之檔案管理專業技術人員偏少,在教學檔案管理中難免會存在一定的問題。

(1)檔案管理制度不健全。建立和健全教學檔案的歸檔制度,是做好教學檔案管理工作的基礎。由于新升本院校重點考慮的是學科專業建設與師資隊伍建設,重點投入放在改善教學條件和提高教學質量上,對教學檔案管理沒有高度重視,也沒有制定相應的規章制度,檔案材料存在不全的現象,具體負責教學檔案的工作人員缺乏相應的專業業務體系指導和管理規章的約束。系級教學檔案應如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些應交由教務處或院校檔案部門保存?應如何整理文件材料? 沒有統一管理要求。

(2)檔案意識淡薄。系級檔案管理是一種事后行為很容易被人們忽視。系級檔案涉及教學、科研、學生等多種資料,絕大部分來源于教學一線的教師和學生。一方面,一些教師認為教學科研成果、文件材料等是個人的心血,沒有必要交給系級保存、歸檔；另一方面,學生的材料又分散在不同的部門,有的存放在學工處,有的存放在教務處,有的存放在招生就業處,有的分散在各系（學工大隊部）中,這樣就造成了教學檔案收集不夠完整,歸檔質量不高,一些在教學過程中形成的有價值的文獻資料丟失,難以發揮教學檔案應有的作用。

(3)教學檔案缺乏科學性、系統性和完整性。隨著新升本的院校辦學層次的提高,辦學規模的擴大,教學檔案的規模也在不斷擴大,工作量增加了但教學秘書隊伍的編制卻沒有增加,大多數還是一個人干。教學秘書往往兼職教學檔案員,由于工作量大,工作繁瑣,因而難以全身心投入到檔案管理工作中。由于無專人管理,無固定保管場所,大量的原始教學資料處于沒有規范整理、零散而不成體系的自然狀態。具體表現在該收集的材料沒有收集,或者是只重視紅頭文件的收集,而不重視各部門、各系在運行過程中自己所形成的具有保存價值的,原始的、真實的文件材料,致使教學檔案雜亂而無體系性,殘缺而無完整性,有些材料缺乏可靠性,嚴重影響了檔案的質量。

(4)檔案管理手段落后。不少檔案管理人員缺乏檔案管理專業知識，計算機管理的應用能力較弱,辦公自動化、管理科學化水平較低,對教學檔案的管理還是以傳統的管理方式為主,這在很大程度上影響了系級檔案管理的效率。

3、加強新升本院校系級教學檔案管理工作的措施

3.1 提高檔案意識,加強系級教學檔案工作的管理

系級教學檔案是院校教師及學生從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的原始材料,是院校教學工作方針、政策的真實寫照,是院校教學管理的重要內容,是教學活動不可缺少的重要依據和主要參考資料。在社會不斷發展的今天,檔案工作的范圍已不僅是搜集、保管和利用檔案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,這些職能的發揮很大程度上取決于領導對檔案工作的認識程度。

在院校中,檔案工作是否得到重視,檔案管理水平的高低,已成為評價一所院校管理質量優劣的重要指標。因此，各級領導要充分認識到教學檔案在院校教學管理中的作用,應重視和關心系級檔案管理工作,把教學檔案管理規范化工作真正納入系級教學工作計劃中,配備有一定管理水平且責任心強的檔案管理人員,切實提高系級教學檔案管理水平。

3.2 嚴格系級教學檔案的管理和歸檔制度

教學檔案管理工作作為一種動態的存在方式,僅靠檔案管理員的宣傳是不夠的,還需要制定嚴格的管理制度。在收集整理各類教學資料時,要做到完整、規范并及時進行編目統計,使教學檔案的收集工作同計劃管理相結合,保證能按時完成建檔工作。鑒于院校教學工作的連續性和長期性,可在每學期開學和期末兩個時間定期收集整理、歸檔。對參與教學活動的人員要明確責任和任務,規定時限要求,并進行相應的登記、考核和獎懲,使教學檔案管理工作收到實效。

3.3 系統、完整、科學地收集檔案材料,提高教學檔案的服務水平

要提供一份科學完整的教學檔案,必須從教學材料的收集開始。由于各院校辦學規模、辦學定位及內部管理模式的不同,教學檔案管理方式也有所不同。例如我院教學檔案主要由下列部門形成：招就處形成招生、就業情況信息；教務處形成學生個人基本狀況、學業成績、畢業和學位情況信息；學工處和系學工大隊形成學生在校表現狀況和獎懲信息；各系形成學生學習考試原始記載和專業實習、實訓狀況記載信息等等。加強系級檔案管理工作的根本目的是及時準確地提供檔案材料,發揮教學檔案的作用。因此，以江西警察學院為例應建立以檔案館為主導,教務處、學工處和各學工大隊、招就處、各系為主體的教學檔案收集網絡。在“分類法”與“工作規范”的指導下,明確各級管理內容、管理職責,實行分工合作,集中歸類,信息共享,把靜態的檔案轉換成動態的信息,為院校的教學和師生服務。

3.4 加強教學檔案的信息化建設,提高教學檔案的科學管理水平

教學檔案是院校的寶貴財富,教學檔案管理的目的是為了利用。在當今信息化時代里,如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上,是適應不了形勢發展需要的。隨著辦公自動化的普及,院校的檔案管理者要充分利用檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優勢,加強教學檔案的管理工作,逐步實現檔案管理和開發利用的數字化、網絡化,利用統一的網絡平臺整合檔案信息資料,使檔案信息的產生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、合理的網絡信息系統,最大限度地實現信息資源共享。

總而言之，系級教學檔案是學院檔案的重要組成部分，在學院由?？平逃虮究平逃D型的重要歷史時期，必須把教學檔案信息資源的開發作為日常工作的重要內容，使教學檔案，在學院的教學管理、優化人才培養和教育事業改革發展中發揮出積極作用。

篇（7）

檔案管理工作的健全，是實際操作中，最有效的辦法是自上而下推動檔案管理的建設，首先是意識上的轉變，學校內部的管理層要重視此項工作，做好預算，引導和宣傳檔案管理工作的重要性，進而激發社會對此項工作的重視，畢竟檔案價值的利用有利于社會醫學建設。因此，學校各級負責人認真對待檔案管理工作，在預算計劃下，加強必要的投入，增強責任心，能夠建立檔案體系，并利用檔案價值提高學校的培養人才的效率。政府和企業加強與學校的合作，通過共同建設和相互利用醫學檔案價值資源，提高資源利用成果的運用效果，相互合作促進檔案管理的工作。

2.建立專門管理機構，培養專業人才

檔案管理工作需要有較強的責任心和認識提高，在此基礎上，需要醫學院校付出實際行動，首先需要建立檔案管理系統，該系統有利于扭轉檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統的平臺來統籌醫學院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統，優化管理系統的操作，建立檔案管理機構，該機構充分規范檔案管理工作的操作內容和步驟，加大檔案管理工作的規范性。最后，通過專業人才的加入，優化檔案管理工作，提高效率和醫學檔案資料價值利用的有效性。檔案管理人才的培養需要建立在檔案管理系統之上，學校通過吸引人才計劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統服務學校人才培養和科研實驗的作用價值。保證各類先進文明理念從檔案管理資料價值體現出來。

3.做好檔案收集工作

3.1定期集中收集。檔案管理部門應嚴格制定年度立卷歸檔時間期限，督促指導各單位集中將在工作活動中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統、科學、規范，并按期向學校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實施措施，檔案管理部門應制定和及時調整適應本校檔案管理的歸檔范圍、相關制度以及歸檔質量要求，建立健全學校檔案收集工作網絡，使學校檔案收集工作形成一個網絡化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協作下，才能為學校檔案收集工作提供可靠的保證。

3.2普遍收集與重點收集相結合。由于高校各部門產生和形成的文件材料種類很多，為保證學校各類檔案資料收集齊全完整，應采取普遍收集與重點收集相結合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎上，還必須突出重點，進行收集。采取現場跟蹤，加強對重點部門、重點事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對于應歸檔的文件材料，應及時進行歸檔并簽字驗收，有效地防止醫學院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。

3.3加快檔案信息化建設進程。檔案管理系統不僅僅包含了檔案目錄級別的開發，還需要增強檔案全文掃描的數據庫建設，通過掃描檔案使用率較高的（統計數據可實現），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優先入庫，網上可以直接全文檢索，有利于檔案價值得到更好地利用和開發。高?；ブ脚_的建立也是未來檔案信息化建設的重要步驟和趨勢之一，通過各個醫學院之間的平臺對接，實現資源相互利用，有利于提高醫學檔案價值使用率，共享的價值大于相互孤立的檔案管理平臺。

3.4開展網上查詢服務。在學校的網站提供“檔案檢索查詢”和“網上咨詢”功能，或者通過微信平臺、微博平臺來增強互動，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統性的檔案管理工作。

篇（8）

隨著我國高職教育的快速發展，原來的中等職業學校紛紛成為高等職業院校，在院校數量以及招生人數均大幅增長，占到了高等教育的“半壁江山”。高職規模迅速擴張帶來的是規模與質量的矛盾日益突出，教學質量問題也成為高等職業教育發展的羈絆。在高職院校大發展的背景下，教學檔案管理能夠反映高職教學理念、教學內容以及教學模式的創新發展。所以，提升高職院校教學基層單位教學檔案專業水平和規范檔案管理有重要的現實意義。

一、院系教學檔案管理的現狀

1、教學檔案管理制度滯后，專業化程度不高

高職院校院系教學檔案管理制度相對滯后。院系是學校教學活動的踐行者和操作者，學生正常的教學活動絕大部分由院系組織和實施。教學過程中形成的一手檔案在二級教學單位積累下來。大多高職院校組建時間不長，院系沒有專職教學檔案管理人員，由教務干事直接兼任檔案管理工作，但兼職的教學干事平日正常的工作事務繁多，對檔案管理工作不夠重視，對一些對教學有價值的教學檔案材料無法及時歸檔，導致珍貴的一手教學資料白白流失。同時，高職院校教學檔案管理制度沒跟上，影響兼職檔案員的工作積極性。再加上學校對教學檔案管理工作不重視，不能保證一手教學材料的完整歸檔。

2、教學檔案管理方法簡單，電子化程度不足

高職院校在檔案管理的實施過程中，往往存在管理方法簡單，停留在手工階段，不能滿足實際工作的需要。隨著高職教育越來越受到重視，大部分高職院校大都把經費用在校舍、教學設備、實驗條件和實驗室的建設上；大量的資金用來采購教學儀器、圖書等方面，鮮有學校將資金用在購置現代化電子化的教學檔案管理設備上。而在教學管理中，課表的編排、成績錄入系統的教學管理軟件已經在教學管理中非常普及，實現了計算機信息管理。但教學過程中的教學檔案電子化管理還是比較簡單，教學管理中電子檔案的管理和普及還要走相當長的路程。目前教學檔案利用方式還是以手工為主，導致教學檔案管理的效率不高。

3、教學檔案管理人員專業素質不高

高職院校檔案管理人員大多沒有學過檔案管理知識，或者未接受檔案管理的培訓，業務不熟悉，工作流程不熟悉，在管理教學檔案的過程中，歸檔的隨意性很大。再加上相當多的老師對檔案管理歸檔的認識不足，就會出現對現有教學檔案管理人員的歸檔任務不配合，這給檔案管理工作帶來較大的難度。一些檔案管理人員工作不認真，結果使該歸檔的教學檔案不能及時歸檔，久而久之，越拖越多，使得檔案不能及時歸檔，延期歸檔。

4、教學檔案的分類、歸檔不規范

高職院校的院系教學檔案分類管理缺少統一的、相對規范性的目錄。由于理解上的不同，類別劃分上不規范，加上教學檔案管理人員多是兼職，很少有檔案管理的專業人士，缺少接受專業機構正規的教學檔案專職培訓，有的雖然進行了短期上崗培訓，但平時不鉆研和繼續學習，檔案業務能力低，對檔案的采集、整理歸納不規范，隨意性強，這都會帶來檔案的收集、歸檔、查閱的不便。從歸檔的內容看，反映教學管理過程中的學校發文較多，反映院系落實學校下發文件精神過程的支撐性材料較少。

高職院校的檔案可以包括學生學籍管理方面的檔案，比如新生入學登記表、學生學籍卡，成績匯總等；關于管理課堂和實驗實踐教學的文件材料，比如培養方案、教學計劃、教學大綱；教學總結，實習計劃和總結，實習成果鑒定，課程安排表，教案，各專業題庫，社會調查，社會實踐，畢業生跟蹤調查等；關于畢業生工作方面的文件資料，比如畢業生工作計劃，畢業論文，畢業證發放存根、畢業照片等；關于教材建設方面的，比如自主編寫教材、主編教材，系部每個專業使用的教材，實習指導書和復習題等；關于教師外出學習，學歷學習，教師培養計劃，師資發展規劃、教學總結、教學質量獎勵、教學情況調查表等。

二、完善高職院校院系教學檔案管理的對策

1、領導重視，健全院系教學檔案管理制度

在院系教學檔案的管理中，要重視院系在教學檔案的收集、歸類和整理等環節，通過建立教學過程中的各項規章制度。收集教學檔案時，收集的必須是全體參與教學過程的老師的教學檔案，要注重收集第一手的原始教學文件，按照歸檔的要求，對收集上來的教學檔案要及時歸類，組卷。在教學檔案管理使用中實行嚴格的登記管理制度。在每學期結束時，進行階段性總結，及時發現問題，及時整改。在每學期開學時，由各系部教學科帶隊，對教學檔案進行一次全面大檢查，保證各種教學過程中教學檔案的完整保存。

2、加強檔案管理的業務學習，提高檔案管理人員素質

教學檔案的管理規范是一項具體的、復雜的工作，它服務于教學又指導教學，因此，需要檔案管理人員不斷加強專業知識培訓，不斷提高自己的管理水平，以適應新形勢下教學檔案管理的需要。對教學檔案的管理歸檔、分類要熟練掌握，使教學檔案最大限度的發揮教學資源的作用。同時，在工作中，要不斷進行現代化管理知識和管理技能的培訓，更新傳統觀念，努力培養教學檔案的創新意識和參與意識，提高教學檔案管理人員的管理水平。

3、更新觀念，推進院系教學檔案現代化管理

教學檔案的管理，應充分使用現代化的管理手段。隨著電子信息技術的普及，教學過程中產生大量的教學文件，檔案管理對數字化要求也相對提高。傳統的檔案管理方法不能適應現代教學實踐的工作需要。而網絡為我們教學檔案管理提供了快捷的管理手段，這可為院系教學資料管理提供有力的現代化保障。在利用現代信息技術的基礎上，要對教學檔案的管理理念、方法思路進行全面更新。目前一些高職院校的院系也有自己的網頁，可以利用網絡資源，將教學資料上傳網絡，做到資源共享。

4、進一步提高教師的教學檔案意識

高職院校教學周期長，班級多，很多教師教學檔案管理意識薄弱，對教學檔案的認識不到位，不配合。這樣會丟失和損毀教學檔案。為此要通過各種場合，提高廣大教師對教學檔案管理重要性的認識程度，從而達到提高教師檔案意識的目的，為教學檔案管理工作營造一個良好的環境。

教學檔案既是教學管理中的重要資料和依據，也是體現教學管理水平和提高教學質量的重要標志之一，更重要的也是學校教學管理過程的重要歷史見證。規范教學檔案管理，日積月累，不斷完善，可以使院系形成比較系統、完整的教學檔案，這會促使教學檔案的管理邁上一個新的臺階。同時要充分利用計算機信息網絡這個平臺，挖掘教學檔案使用的社會價值，保證教學檔案更好的被開發利用，使教學檔案在教學、科研過程中發揮重要作用。

【參考文獻】

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篇（9）

高職院校的教學檔案，是指學院在教學管理和教學實踐活動中形成的，對學校和社會當前與長遠發展具有參考價值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲存保管起來的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等以不同載體形式儲存的歷史記錄總和。

科學、系統、規范的教學檔案對于正確評估辦學水平，研究教學及其管理規律，改進教學方法，提高教學質量，有著十分重要的意義。在學院建設發展、管理創新中發揮著歷史見證、現實參考、未來判斷的重要作用，在主管部門對高職院校各種評估中發揮著事實信息的佐證、客觀評價的依據、準確診斷的工具等關鍵作用。

1 高職院校教學檔案的特點

（1）記錄的成套性。教學檔案是高職院校在教學、科研活動中形成的一套有工作對象、工作任務和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學生畢業的大循環過程中，有規律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內在關系。

（2）時間的周期性與交叉性。檔案管理強調時間的特性，往往以日歷年度來劃分、排列和管理。教學活動是一種以學生學歷教育培養為目標的周期性活動，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學年度（學期或學年）和學制周期相交叉結合的形式來整理歸檔。教學檔案歸檔時間的交叉性增添了教學檔案管理的復雜性和管理人員的工作量。

（3）來源分散性。教學檔案是由教學文件材料轉化而來的。教學文件有的來源于上級主管部門，有的來源于教務處、學生處等教學管理部門，有的來源于系、部、教研室等教學單位，有的來源于從事教學活動的教師。

（4）內容的原始性、專業性。教學檔案是教學工作、教學活動最詳實、具體、權威的反映，同時，同一專業的教學檔案，是由不同課程的教學人員分別展開具體的教學工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成過程又反應出很強的專業性特點。

（5）載體的多樣性。教學檔案不僅內容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質為載體，同時還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎杯、獎旗以及某些有價值的實物、標本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。

2 高職院校教學檔案的收集、鑒定與利用

高職院校要把教學檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。

首先，應把握檔案收集時間。從高職院校教學檔案的特點可以看出，教學文件材料的形成，主要是以教學年度或學制年度為周期形成的。教學文件材料的收集、歸檔時間，以選在每年的十月前后為宜。

其次，歸檔的教學文件材料均應是原件，規格相對一，簽字手續完備。在收集完教學檔案材料后，還需要對教學檔案進行鑒定。高職院校教學檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標準對教學文件進行鑒別、處置和整理的過程，是教學檔案工作的中心環節。

高職院校根據本學院教育工作任務和教學活動形成材料的實際情況及它們的使用價值，參照國家檔案局、教育部的有關教學檔案管理規定，擬制本學院的教學檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學周期定期收集各類教學檔案并進行歸檔鑒定，主要是檢查教學文件材料的完整性、準確性、真實性，有關的材料審核手續必須完備。

3 高職院校教學檔案管理工作現狀與解決對策

（1）教務檔案管理工作現狀 轉貼于

由于高職院校成立時間不長，相對缺乏經驗，所以教務檔案管理中存在不少問題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識不強。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。

(2)對策與解決途徑

①轉變觀念，認識重要性。

高職院校需要從加強宣傳入手，著重在健全與創新管理體系、強化制度建設和管理人員培訓、檔案管理硬件和軟件建設上下工夫，確保教學檔案管理的規范有序，提高其效率。

②拓寬教學檔案的編研內容，開發多種教學檔案信息服務，提高教學檔案的利用率。

隨著教學檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統保守的觀念和求穩怕亂的安逸思想，積極創新，開拓性地開展檔案利用服務工作。檔案部門應充分利用教學檔案所蘊涵的原始信息，有針對性地進行檔案信息編制，除了編制常規的檢索工具外，還應積極編寫各種教學檔案資料匯編，選取更多的、有價值的教學信息資料，滿足利用者對教學信息資源的各種需求，提高教學檔案的利用率。

③利用現代化管理技術，開拓多元化利用渠道。

實現檔案信息數字化和網絡化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統；二是在學院尚未實現文檔一體化管理前，對電子檔案進行歸檔、整理，建成各類數據庫；三是對重要紙質檔案，通過掃描、錄入等方式，轉化為數字化檔案信息。逐步實現教學檔案輔助立卷、目錄編制、數據統計、電子歸檔，使教學檔案管理工作規范化、科學化、現代化，從而提高教學檔案的利用率。

參考文獻：

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高校二級學院教學檔案是指在教學過程中形成的一些具有重要價值的資料，它記載了二級學院的發展歷史，承載著校風學風以及重大研究成果，記錄著許多寶貴的教學管理經驗，通常以文字圖表或電子版的資料進行保存。完善的教學檔案管理體系對于學院的教學質量提升是一個重要保障。

一、高校二級學院教學檔案的分類

（一）黨政方面的檔案

黨政檔案是對黨委在平常舉辦的各種活動的記錄，及相關的材料，主要包括學院內各個崗位的職責，相關的管理制度，黨委制定的一些文件以及重要指導思想、黨委的會議記錄、黨委的獎勵與懲罰記錄等。通過這些相關檔案的記錄，明確學院的發展方向，規范學院管理體系。

（二）教學過程中的檔案

這類檔案中主要包含教學過程中的相關資料及文件。比如各年級各學科的成績統計、試卷、師資隊伍建設狀況、學生實習資料及實習手冊、教學研究資料等。

（三）科學研究方面的檔案

高校及高校的二級學院是科學研究的基地，通過對課題進行研究，提出許多創新性的觀點，這些觀點發表為論文，促進了學術進步。此類檔案有：各類論文的目錄以及內容，獲得獎勵證書的資料，學術交流過程中的記錄資料等。

（四）學生的檔案

學生是學院的主體，在教學工作中占據著重要位置，因此他們的教學檔案同樣占有很大的比重。比如各年級學生名單，各個班級情況，班級班風班紀建設，學生參加有意義的活動的留影，學生參加活動材料，學生發表的學術論文等方面的資料。

二、建設二級學院教學檔案管理體系的舉措

（一）加強對教學檔案的宣傳

在教學檔案的管理過程中，經常出現檔案缺失的情況，究其原因，一方面是由于管理的不到位，另一方面是因為全體師生的檔案意識不強。教學檔案管理體系的建設要從根本抓起，不可治標不治本。思想方面的問題正是這一情況的根源。因此，應加強宣傳，使全體師生對教學檔案有一個深入的了解，使其認識到教學檔案的重要性，從而為教學檔案管理體系的建設作出應有的貢獻。

（二)制定完善的管理制度

二級學院的領導者應充分注重教學檔案管理的制度建設，保證檔案管理工作在一定的規范內進行。比如不僅要重視電子版錄入工作，還要注重紙質版電子檔案的收集與保存，完善電子版與紙質版資料的雙重錄入工作。制定責任制，將不同類型的教學檔案分屬相應的學院領導負責，下面再設立相應的專業管理人員，細化分工，各檔案管理人員負責好各自的板塊，最后總結匯成一個整體。

（三）定期對管理人員進行培訓

提高檔案管理人員的水平對整個教學檔案工作的建設具有重要的意義。如今的檔案管理工作人員水平參差不齊，導致整體的管理水平底下，針對這種情況，可以開展相應的檔案管理專業知識培訓，提高管理人員的專業水平，從而完善整個教學檔案的管理體系。

三、結語

完善的檔案管理體系建設是促進高校二級學院蓬勃發展的動力，可以使教學工作更加規范化、教學研究更加便利化、學生信息管理更加簡便化。因此，通過加強宣傳，使全體師生對檔案管理有更深刻的認識；通過完善管理制度，使教學檔案管理體系有條不紊地運行；加強人才建設，使管理人員的專業水平提升，進而提升整體的教學檔案管理工作。期望二級學院的教學檔案管理體系建設可以得到飛速發展，為其教學質量和教學評估提供更多的服務。

參考文獻：

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一、醫科院校院系教學檔案管理的現狀

1.1教學檔案管理制度不完善

科學的教學檔案管理制度是提高醫科院校院系教學質量的基礎，目前醫科院校院系教學檔案管理制度不夠完善，主要表現在教學檔案的歸檔方面，出現了重復歸檔、漏歸檔、歸檔雜亂等特征。這讓教學質量大打折扣，在一定程度上影響了醫科院校院系培養高科技的醫務人員[1]。

1.2教學檔案管理手段缺乏科學性和先進性

教學檔案管理的手段是優化教學檔案管理的重要舉措。目前醫科院校院系的教學檔案的管理手段缺乏先進性和科學性，還集中在傳統的人工管理階段，這種管理方法已經遠遠落后于當今社會的科技發展的步伐?？茖W的先進的教學管理手段應該走向信息化、互聯網化的時代。

1.3教學檔案收集難

教學檔案收集困難是醫科院校院系教學管理檔案面臨的難題之一。教學檔案分散性和多樣性的特點，導致了教學檔案收集工作的艱難性。所以教學檔案具有雜、繁的特點，這種特點大大增加了教學檔案收集的難度。

二、醫科院校院系教學檔案優化管理的意義

2.1直接為教學實踐和教學研究服務

完整的、準確的、系統的教學檔案為教學實踐創新和教學研究、分析和總結提供基礎。教師可以根據對學生進行試卷考試、實習報告和實踐心得進行總結，了解學生的學習能力和知識掌握情況[2]。由此進行教學實踐創新、提高教學質量。

2.2 搞好教學檔案對提高教學質量也至關重要

教學檔案能真實反映教學管理水平和教學人員的層次結構，為提高教學質量和搞好服務工作提供歷史材料。通過教學檔案可以了解教師的教學質量、教學素質以及教學成果，也可以從側面了解教師的教學手段和教學管理水平。良好的教學管理水平是提高教學質量的推動力。而且，教學人員的層次結構也是十分重要的，高層次的教學人員要求有高層次的教學方式和個人素養，這在提高教學質量上也是至關重要的。

2.3利用高校教學檔案信息資源，為院系文化建設服務

醫科院校院系教學檔案以獨特的方式記載了醫學專業建設的發展歷程，它帶有鮮明的時代特征。根據醫科院校院系教學檔案的文化內容，總結醫科院校院系自身的文化內涵，并根據教學發展的步伐，對醫科院校院系的文化內容進行傳承和發揚，在原有的文化基礎之上進行創新，為完善醫科院校院系的文化體制進行服務。

2.4教學檔案對促進教學管理水平和提高教學質量有著巨大的推動作用

教學檔案是教學管理水平和教學質量的一面鏡子。從這面鏡子中可以照射出教學管理水平和教學質量所存在的不足，根據存在的缺點，教師要進行分析總結原因，然后進行改革創新，不斷地使用新的教學管理水平和教學方法，失蹤以提高教學質量為根本目標[3]。

三、醫科院校院系教學檔案優化管理的措施

3.1提高管理人員對教學檔案管理重要性的認知

為了優化醫科院校院系教學檔案管理制度，首要的任務就是要提高教學檔案管理人員對教學檔案管理重要性的認識。很多院校檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認識，導致教學檔案管理缺乏科學性、嚴謹性和系統性。管理人員在工作的過程中只是單一的收集檔案，然后儲存檔案，這種消極的工作態度給教學質量造成了一些負面影響。所以，提高管理人員對教學檔案管理重要性的認知是至關重要的。

3.2健全醫科院系教學檔案管理制度

優化醫科院校院系教學檔案管理制度，除了幫助管理人員提高檔案管理重要性認識之外，還必須建立健全醫科院校院系教學檔案制度?！安灰砸幘夭荒艹煞綀A”，這句話就是指做任何事必須要遵守一定的規章制度，如果不遵守一定的規章制度就無法正確有效的完成任務[4]。為了有效的實現醫科院校院系教學檔案優化管理，建立健全醫科院校院系檔案管理制度必不可少，只有建立了科學有效的檔案管理制度才能使管理人員在工作中做到有據可循，約束自我，糾正自我工作態度，有效的進行檔案管理。

3.3加強基礎業務工作建設，提高管理人員的職業素質

想要創建科學的有效的醫科院校院系教學管理體制，就要努力加強教學管理的基礎業務建設，只有加強基礎業務建設，才能壯大教學管理團隊，有了優質的教學管理團隊才可以進行有效的師資力量組建和培訓，這在提高教學質量上是一項重大舉措[5]。除了加強基礎業務工作建設之外，還要不斷提高教學檔案管理人員的職業素質。兩者都對教學檔案管理有著舉足輕重的作用。

3.4更新現代管理理念，推進醫科院校院系教學檔案管理現代化和信息化

目前我國的高等醫科院校院系的教學管理檔案基本上都處于傳統的人工管理方式階段。然而，在當今以互聯網新型技術為主的高科技時代，傳統的檔案管理方式已經遠遠落后了?！凹谙疑喜坏貌话l”，為了跟上時代的發展步伐，更新現代管理理念，推進醫科院校院系教學檔案管理現代化和信息化已經處于十分緊急的狀態。

四、結語

通過對我國當前醫科院校院系教學檔案管理現狀的梳理，我們了解到我國醫科院校教學檔案管理制度存在教學檔案收集困難、檔案管理手段缺乏科學性和先進性、檔案管理制度不完善等現狀，這大大影響了我國醫科院校教學質量的提高。為有效地打破傳統的教學檔案管理制度，就要求從根本上提高管理人員對教學檔案管理重要性的認知，健全醫科院系教學檔案管理制度，加強基礎業務工作建設，提高管理人員的職業素質，更新現代管理理念，推進醫科院校院系教學檔案管理現代化和信息化。

參考文獻：

[1]韋曉燕. 新建本科院校院系教學檔案管理存在的問題及對策[J]. 科技情報開發與經濟,2012,01:91-92.

[2]武玲娥. 高校院系教學檔案管理現狀及對策研究[J]. 黑龍江檔案,2012,02:55.