檔案歸納方法大全11篇

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篇（1）

傳統(tǒng)會計(jì)檔案主要以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)的記錄、核算和管理，一般包括會計(jì)憑證、賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運(yùn)營情況。 傳統(tǒng)檔案材料對真實(shí)性、可靠性、時(shí)序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計(jì)檔案使用人員第一時(shí)間了解和掌握會計(jì)財(cái)務(wù)信息，是會計(jì)部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統(tǒng)會計(jì)檔案本身也存在著缺點(diǎn)與不足，具體表現(xiàn)為紙質(zhì)形式檔案在時(shí)間和空間上局限性大，查閱時(shí)受時(shí)空影響，導(dǎo)致使用者無法在第一時(shí)間在任意地點(diǎn)查閱會計(jì)檔案； 而且傳統(tǒng)會計(jì)檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時(shí)間順序管理，還要注意防止紙質(zhì)資料遭受破壞，耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。

2 電算化會計(jì)檔案特點(diǎn)

電算化會計(jì)檔案是由當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展催生的，具有高效性和實(shí)時(shí)性，科技程度高，對會計(jì)人員的職業(yè)水平和電腦技術(shù)水平要求高。電算化會計(jì)檔案不僅存有原有會計(jì)檔案的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還涵蓋相應(yīng)的存儲系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)會計(jì)文檔與會計(jì)程序內(nèi)容。電算化會計(jì)檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質(zhì)形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份， 存儲環(huán)境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計(jì)檔案可以通過計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行瀏覽傳輸，進(jìn)行簡便快捷的數(shù)據(jù)分析，利于管理者掌握單位運(yùn)營狀況、制定決策，且不受時(shí)空限制。電算化會計(jì)檔案在安全系數(shù)方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，并在依據(jù)相應(yīng)技術(shù)方式的前提下對數(shù)據(jù)展開修改，且相關(guān)人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)對會計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、瀏覽、修改、銷毀等，導(dǎo)致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計(jì)檔案要求必須具備高強(qiáng)度的防火墻系統(tǒng)，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。

3 傳統(tǒng)會計(jì)檔案與電算化會計(jì)檔案管理比較

3.1 會計(jì)檔案的形成

傳統(tǒng)會計(jì)檔案與電算化會計(jì)檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現(xiàn)方面多是會計(jì)檔案的構(gòu)成辦法與步驟內(nèi)容。會計(jì)檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統(tǒng)會計(jì)檔案主要通過會計(jì)人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質(zhì)檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計(jì)檔案的形成主要通過計(jì)算機(jī)和會計(jì)管理軟件系統(tǒng)，由會計(jì)人員錄入財(cái)會信息，最終保存下來，形成會計(jì)檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質(zhì)區(qū)別。 在形成步驟方面，傳統(tǒng)會計(jì)檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據(jù)此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報(bào)表， 所有這些表格即構(gòu)成會計(jì)檔案。 電算化會計(jì)檔案的形成采用集中處理方法，通過會計(jì)軟件系統(tǒng)輸入、輸出、存儲、備份數(shù)據(jù)，四個步驟環(huán)環(huán)相扣，輸入數(shù)據(jù)即將原始憑證錄入系統(tǒng)， 輸出數(shù)據(jù)就是將系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，存儲數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)保存到存儲介質(zhì)上，備份數(shù)據(jù)則定期將數(shù)據(jù)復(fù)制存放，保障信息安全。

3.2 會計(jì)檔案的歸納

因?yàn)闀?jì)檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進(jìn)行歸納時(shí)同樣會使用或出現(xiàn)不同的內(nèi)容。傳統(tǒng)會計(jì)檔案歸檔時(shí)將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等歸納整理，而電算化會計(jì)檔案歸納管理時(shí)除了將打印的上述紙質(zhì)材料歸檔外， 還需要對系統(tǒng)核算的軟件、硬件材料進(jìn)行歸納。 首先要對軟件的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，不合格者進(jìn)行重置或維護(hù)處理，防止軟件問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統(tǒng)的開發(fā)資料和維護(hù)資料。 開發(fā)資料指系統(tǒng)開發(fā)中的系統(tǒng)說明書、程序設(shè)計(jì)資料、測試報(bào)告、手冊等，有助于系統(tǒng)地理解和運(yùn)用，維護(hù)資料則涉及維護(hù)指南、規(guī)劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤等介質(zhì)進(jìn)行電子標(biāo)示和設(shè)置外部標(biāo)簽，按時(shí)間順序歸檔，防止出現(xiàn)混亂，影響會計(jì)檔案管理質(zhì)量。

3.3 會計(jì)檔案的管理方式

傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理方式主要人工管理紙質(zhì)材料的收集、整理和儲存，管理時(shí)需要注意檔案的時(shí)間順序，分類分時(shí)排列，同時(shí)關(guān)注儲存環(huán)境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會計(jì)檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計(jì)算機(jī)和存儲設(shè)備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時(shí)不僅要注意設(shè)備問題， 還要提防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪手段，一旦出現(xiàn)此類問題，財(cái)務(wù)信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應(yīng)定時(shí)查毒、殺毒，保障檔案的安全性。

4 結(jié)束語

總之，信息技術(shù)的進(jìn)步推動了會計(jì)電算化技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，會計(jì)電算化檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)化會計(jì)檔案管理。傳統(tǒng)會計(jì)檔案和電算化會計(jì)檔案特點(diǎn)鮮明，前者簡明直觀，時(shí)空性差；后者實(shí)時(shí)性好，管理難度高。 二者在會計(jì)檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 戴新智.對傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理和會計(jì)電算化檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].黑河學(xué)刊， 2014（3）：128-129.

篇（2）

在不同的時(shí)代中，人們的理論思維也存在著一定的差異，因此我們在對檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維進(jìn)行構(gòu)建的時(shí)候，就要以當(dāng)前的時(shí)代背景為基礎(chǔ)，從而對相應(yīng)的理論思維進(jìn)行控制研究。隨著時(shí)代的不斷變化，人們對檔案信息開發(fā)人員的要求也在逐漸的提高，這也使得檔案信息開發(fā)人員在工作中面對著許多的問題和挑戰(zhàn)。因此，為了有效的提高檔案信息開發(fā)人員的工作效率，解決在檔案信息工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發(fā)人員的思維模式進(jìn)行科學(xué)性的培養(yǎng)，使得檔案信息開發(fā)人員在工作中，有著一定的創(chuàng)新思維和科學(xué)理念，從而促進(jìn)我國檔案信息工作的發(fā)展。

一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變

1、尋找問題思維方式

所謂的尋找問題思維方法是指出現(xiàn)問題時(shí)，人們就對其問題產(chǎn)生的原因進(jìn)行分析。但是在檔案工作中，人們追求的是對工作中存在的問題進(jìn)行快速的解決，降低這些問題對檔案工作的影響，因此這種尋找問題的思維模式在檔案信息管理工作中并不適合。這就需要人們在檔案工作中，采用另一種全新的思維模式對其中存在的問題進(jìn)行處理。

2、如何解決問題思維方式

目前在檔案信息開發(fā)的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，這對檔案工作有著嚴(yán)重的影響。因此為了很好解決在檔案工作中存在的問題，人們就要對檔案信息開發(fā)人員的思維模式進(jìn)行培養(yǎng)，從而尋找到一種全新的思維模式，對檔案信息開發(fā)中存在的問題進(jìn)行有效的解決，如何解決問題思維方法就是其中的一種。如何解決問題思維方法是指在問題出現(xiàn)時(shí)，工作人員不對其問題發(fā)生的原因進(jìn)行分析，而是尋找解決問題的方法，進(jìn)而及時(shí)的解決問題。

3、由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉(zhuǎn)變的必要性

在檔案工作中，由于相關(guān)工作人員涉及到的工作量比較煩多，因此如果在工作中出現(xiàn)問題，工作人員考慮得更多的就是如何解決存在的問題，而不是對尋找問題產(chǎn)生的原因。這樣不僅可以提高檔案工作人員解決問題的效率，還有利于檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維的構(gòu)件。而且檔案工作人員在工程的時(shí)候必須要求根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)，對其工作內(nèi)容以及程序進(jìn)行嚴(yán)格的要求，這也使得人們在檔案工作中，對檔案收集整理的結(jié)果十分的重視，因此由尋找問題原因思維向如何解決問題思維是必然的。

二、由主觀性思維向客觀性思維轉(zhuǎn)變

1、主觀性思維

所謂的主觀性思維是指人們在對當(dāng)前信息進(jìn)行接收的過程中，不是根據(jù)客觀的內(nèi)容進(jìn)行研究，而是自身的經(jīng)驗(yàn)、知識背景以及判斷能力對其信息內(nèi)容進(jìn)行推動而得出結(jié)論，這就將原有信息的內(nèi)容進(jìn)行了改變。

2、客觀性思維

客觀性思維和主觀性思維就存在著很大的不同，它主要是通過對信息自身的客觀表現(xiàn)以及內(nèi)容進(jìn)行反映，沒有在其中加入檔案信息開發(fā)人員的主觀判斷。

3、強(qiáng)調(diào)客觀性思維培養(yǎng)的必要性

檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標(biāo)準(zhǔn)都是非常客觀的，檔案信息開發(fā)人員必須從實(shí)際出發(fā)，客觀的實(shí)事求是的對其進(jìn)行判斷，切勿加入個人的主觀臆斷。

另外，在實(shí)際的各項(xiàng)檔案工作中，客觀地表達(dá)檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內(nèi)容的誤判。同時(shí)客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學(xué)。所以說檔案管理工作是一項(xiàng)客觀性極強(qiáng)的工作，無論是檔案管理人員之間， 還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息， 相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構(gòu)成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟及檔案真?zhèn)蔚蔫b辨、 檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。

三、演繹思維與歸納思維模式的訓(xùn)練

1、演繹思維與歸納思維定義

所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細(xì)致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現(xiàn)。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結(jié)概括。

2、演繹思維與歸納思維在檔案中的應(yīng)用

全宗內(nèi)文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般， 偏重于歸納法。因此，分類時(shí)要有一個整體設(shè)計(jì)方案，按著某種異同將全宗內(nèi)的全部文件，統(tǒng)一分成若干部分或?qū)哟危?而且一分到底。

檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、 編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機(jī)整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項(xiàng)工作井然有序的進(jìn)行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要?dú)w納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發(fā)中熟練應(yīng)用。這樣才能提高檔案信息開發(fā)的效率。

3、演繹思維與歸納思維的訓(xùn)練工具——思維導(dǎo)圖

3.1 思維導(dǎo)圖簡介。

思維導(dǎo)圖，又叫心智圖，是表達(dá)發(fā)射性思維的有效的圖形思維工具，它簡單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導(dǎo)圖運(yùn)用圖文并重的技巧，把各級主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)的層級圖表現(xiàn)出來，把主題關(guān)鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導(dǎo)圖充分運(yùn)用左右腦的機(jī)能，利用記憶、閱讀、思維的規(guī)律，協(xié)助人們在科學(xué)與藝術(shù)、邏輯與想象之間平衡發(fā)展，從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導(dǎo)圖因此具有人類思維的強(qiáng)大功能。

3.2 思維導(dǎo)圖在檔案信息開發(fā)中的應(yīng)用。

（1）如何制作檔案信息的思維導(dǎo)圖。檔案信息開發(fā)中， 最大檔案信息的主題 （ 檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現(xiàn)出來。把主題體現(xiàn)在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現(xiàn)出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現(xiàn)出來，有多少個主要的主題，就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關(guān)信息一目了然。

（2）檔案信息思維導(dǎo)圖要求：1）運(yùn)用代碼小插圖不但可以更強(qiáng)化檔案信息每一個關(guān)鍵詞的記憶，同時(shí)也突出關(guān)鍵詞要表達(dá)的意思，而且還可以節(jié)省大量的記錄空間。2） 箭頭的連接在分析一些信息的時(shí)候，各主體之間會有信息相關(guān)聯(lián)的地方，這時(shí)，可以把有關(guān)聯(lián)的部分用箭頭把他們連起來，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯(lián)系了。3）只寫關(guān)鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導(dǎo)圖的記錄用的全都是關(guān)鍵詞，這些關(guān)鍵詞代表著信息的重點(diǎn)內(nèi)容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。

四、結(jié)束語

總而言之，在對檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維進(jìn)行構(gòu)建，不僅可以有效的提高檔案工作的效率，還可以及時(shí)的解決在檔案管理工作中存在的問題，從而促進(jìn)我國的檔案行業(yè)的發(fā)展。但是對檔案信息開發(fā)人員的科學(xué)思維進(jìn)行培養(yǎng)是一個漫長的過程，這不僅需要科學(xué)的指導(dǎo)思想，還要對檔案信息開發(fā)人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的要求，只有這樣才能使得檔案信息管理工作達(dá)到最大化的利用。

篇（3）

（一）傳統(tǒng)思維方式即尋找問題原因的思維方式。尋找問題原因的思維指的是當(dāng)你在日常生活過程中發(fā)現(xiàn)一個問題是，追根溯源，找到問題出現(xiàn)的原因，問題是如何產(chǎn)生的。這種思維方式并不適合于當(dāng)檔案管理工作在實(shí)際工作過程中出現(xiàn)問題，并對這些問題加以解決。而在檔案信息的開發(fā)過程中，一旦遇到與檔案有著密切關(guān)系的問題時(shí)，需要將解決問題作為自己思考的一個關(guān)鍵的出發(fā)點(diǎn)，而不是追本溯源追尋問題出現(xiàn)的原因。而如何解決這些問題的思維模式則是需要在問題出現(xiàn)時(shí)，需要去尋找解決問題的方法，而不是一味地尋找問題出現(xiàn)的原因。所以，筆者認(rèn)為這種思維更適合在檔案信息開發(fā)的實(shí)際過程中遇到的各種實(shí)際的問題，這是一種更為高效的解決問題的思維。

（二）思維方式轉(zhuǎn)變的重要性。檔案工作人員在實(shí)際的檔案管理工作過程中，如何解決問題是他們需要首先需要做的，而不是一味的詢問為什么。所以，當(dāng)檔案工作人員在檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)中時(shí)，還應(yīng)該注重傳統(tǒng)思維方式的轉(zhuǎn)變。

二、主觀性思維朝向客觀思維的轉(zhuǎn)變

（一）主觀性思維的簡要概述。主觀性思維指的是人們在接受一些必要的信息是，在接受知識時(shí)將自身的知識背景以及情感融入其中，經(jīng)過自己的分析和判斷繼而通過推斷而得出的結(jié)論。它已經(jīng)將信息的原始情況進(jìn)行了徹底的改變，賦予原始信息一種顛覆性的傾覆。

（二）客觀性思維的簡要概述。客觀性思維不同于主觀性思維，它是指工作人員在接觸信息時(shí)，保持信息的原始面貌，不會被工作人員的主觀判斷所干擾，并且這些信息能夠得到再次的使用和利用，因?yàn)檫@是一種原始性的思維。

（三）培養(yǎng)客觀性思維的重要性。在檔案管理的實(shí)際工作過程中，人們強(qiáng)調(diào)的是對檔案信息的收集、整理、保管等各種活動中保證自身情感的隔絕以及判斷標(biāo)準(zhǔn)的客觀性，檔案信息工作人員必須要從檔案信息的實(shí)際出發(fā)，切勿將自己的任何主觀情緒融入其中，保證信息的原汁原味，保證信息能夠二次甚至多次的重新利用，客觀的、實(shí)事求是的對信息進(jìn)行運(yùn)用和判斷。

（四）培養(yǎng)客觀性思維的主要途徑。客觀思維的培養(yǎng)不同于主觀性思維是天生的，它需要一個漫長的過程，需要檔案信息工作人員在日常的工作和生活過程中不斷的對可觀性思維進(jìn)行鍛煉，從而將其培養(yǎng)成為自己一種慣有的思維。檔案信息工作人員在學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)檔案信息知識的過程中，就應(yīng)該有意識地培養(yǎng)自己客觀性思維，要求自己單純的接收檔案信息中字面上的內(nèi)容和真實(shí)含義，而切勿深入挖掘。在掌握字面意思的前提下，在閱讀檔案學(xué)教材及文章中，在涉及到檔案學(xué)現(xiàn)象的描述時(shí)，只允許自己客觀的接受現(xiàn)象描述的字面意思，不做任何的主觀猜測。在日常生活與人談話時(shí)，需要做到只接受對方說話內(nèi)容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常識。跟對方講話時(shí)，假裝對方什么都不知道，盡量把要表達(dá)的內(nèi)容說的盡量詳實(shí)，齊全。

三、演繹思維與歸納思維模式的訓(xùn)練

（一）演繹思維與歸納思維定義。所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細(xì)致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現(xiàn)。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結(jié)概括。

（二）演繹思維。與歸納思維在檔案中的應(yīng)用全宗內(nèi)文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般，偏重于歸納法。因此，分類時(shí)要有一個整體設(shè)計(jì)方案。

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[中圖分類號]G640 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02

將高校信息規(guī)整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點(diǎn)。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。在高校的日常發(fā)展中，高校是一個以人才培養(yǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化非盈利性教學(xué)機(jī)構(gòu)，其主要目的是培養(yǎng)人才。實(shí)施檔案信息合理，可以有序的將數(shù)據(jù)排布而且能夠正確整齊歸檔，并實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的有效性分析。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的具體目標(biāo)。為高校實(shí)行文檔一體化提供了技術(shù)支持。

一、實(shí)施高校檔案管理信息一體化的主要目的

（一）高校檔案管理的現(xiàn)狀

高校檔案管理一般都是利用一般常規(guī)的方法進(jìn)行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進(jìn)行存放，比如說建立固定的文件夾，進(jìn)行標(biāo)注，然后每一年的信息都要定期的進(jìn)行更新，工作量大。要找到規(guī)律，查找信息，進(jìn)行具體的總結(jié)歸納時(shí)則相當(dāng)費(fèi)力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現(xiàn)較大的差錯。一般情況下，不容易找到數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的整理比較困難，而且，數(shù)據(jù)庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進(jìn)行廣泛的傳播，應(yīng)該說只是一種人為的管理水平。如今已經(jīng)是進(jìn)入信息時(shí)代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數(shù)據(jù)庫的經(jīng)過的地方也很多，運(yùn)用信息化的模式以最快捷的方法進(jìn)行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。

（二）高校檔案信息化管理的目的

在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結(jié)管理模式，將圖書進(jìn)行整體性進(jìn)行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進(jìn)行更好的檔案管理，而且是為了保護(hù)檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，應(yīng)該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機(jī)密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標(biāo)志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應(yīng)該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進(jìn)行總結(jié)歸納，可以進(jìn)行網(wǎng)上信息總結(jié)，然后，將總結(jié)的過程進(jìn)行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進(jìn)行一體化，建立一個關(guān)聯(lián)網(wǎng)，每一個分類都要有規(guī)律和聯(lián)系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學(xué)院，每一個學(xué)院又有很多的教職工和學(xué)生，另外學(xué)院在發(fā)展過程中都會建立自己學(xué)院的檔案，這時(shí)，就應(yīng)該在分類中運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進(jìn)行具體的信息改變和總結(jié)。除此之外，各大高校的工作學(xué)習(xí)研究的方向重點(diǎn)也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現(xiàn)的目的都是相同的。

二、實(shí)行高校檔案管理信息一體化的方法

（一）進(jìn)行高校的抽樣調(diào)查

說到抽樣調(diào)查，這一點(diǎn)是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學(xué)生和教職工人員一起組成的。所以，應(yīng)該深入進(jìn)他們中間了解各自的不同情況。學(xué)生就是一個大集體，應(yīng)該走訪不同學(xué)院，調(diào)查了解他們平時(shí)的生活和學(xué)習(xí)情況。找到他們中間的不同點(diǎn)和相同點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，并且調(diào)查平時(shí)的上課情況，了解高校學(xué)生的日常情況。其實(shí)這是檔案調(diào)查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進(jìn)行抽樣調(diào)查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調(diào)查。以上都可以在網(wǎng)上進(jìn)行。抽樣調(diào)查具有很大的優(yōu)點(diǎn)，有經(jīng)濟(jì)性，時(shí)效性，準(zhǔn)確性和靈活性。它可以解決全面調(diào)查很難解決的問題，補(bǔ)充和訂正全面調(diào)查的結(jié)果，另外，在高校中進(jìn)行全面調(diào)查實(shí)現(xiàn)的可能性很小，所以抽樣調(diào)查會有一定的根據(jù)性。還能對整體的情況進(jìn)行某種總結(jié)和假設(shè)進(jìn)行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結(jié)果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準(zhǔn)確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。

（二）采取自動化檔案管理模式措施

在高校檔案管理的過程中，計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于教學(xué)管理，科研管理，學(xué)籍管理，人事管理，財(cái)務(wù)管理各個領(lǐng)域。因?yàn)闄n案管理的復(fù)雜性，所以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)的管理，極大的提高工作效率。而且，因?yàn)檫^去的檔案管理都是屬于一種比較復(fù)雜的紙質(zhì)化書寫整理，在整理過程中就比較復(fù)雜，而計(jì)算機(jī)整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因?yàn)椴扇×擞?jì)算機(jī)的計(jì)算整理模式。利用這種方法，首先實(shí)現(xiàn)了信息存儲檢索，以及數(shù)據(jù)的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計(jì)算機(jī)上制定一個線性曲線，然后將數(shù)據(jù)輸入，隨著數(shù)據(jù)的大量涌入，數(shù)據(jù)的曲線圖會自動生成，一旦出現(xiàn)波動計(jì)算機(jī)可以自動通過比對實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數(shù)據(jù)的調(diào)動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應(yīng)該說是實(shí)現(xiàn)信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現(xiàn)在社會中的主要辦公模式已經(jīng)逐漸從傳統(tǒng)化進(jìn)入了自動化，因?yàn)樽詣踊墓ぷ髂Ｊ讲粌H可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時(shí)也不會忽視工作質(zhì)量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進(jìn)行優(yōu)化。

（三）在檔案管理的軟件上實(shí)施工作統(tǒng)一性

在自動化進(jìn)行的同時(shí)，計(jì)算機(jī)在整理檔案的過程中，往往會出現(xiàn)工作過程中計(jì)算機(jī)機(jī)器的系統(tǒng)不同，或者是系統(tǒng)的計(jì)算方式有差異，在這種情況下，就會出現(xiàn)上下界面中的數(shù)據(jù)出現(xiàn)對不上，無法統(tǒng)一的情況。所以，即使使用現(xiàn)代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應(yīng)該在檔案管理的過程中計(jì)算機(jī)整理時(shí)要保證軟件的統(tǒng)一性，軟件統(tǒng)一如何實(shí)施，應(yīng)該根據(jù)高校的檔案放置的不同方式，根據(jù)檔案的所屬性質(zhì)進(jìn)行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內(nèi)，另外根據(jù)這些不同的文件夾進(jìn)行總結(jié)數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數(shù)曲線，找規(guī)律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據(jù)具體的情況進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整，如果影響的情況比較嚴(yán)重，就要從前后的問題進(jìn)行控制分析，找到出現(xiàn)這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現(xiàn)安全性的問題。所以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現(xiàn)。減少數(shù)據(jù)庫的紕漏。并根據(jù)實(shí)際情況，對軟件進(jìn)行定期的排查更新，找到最先進(jìn)的方法。進(jìn)行最快捷的計(jì)算。減少檔案管理的過程中數(shù)據(jù)錯誤的可能性。

三、高校檔案管理信息一體化的重要性

篇（5）

【摘要】本文針對計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)問題，做以下幾方面論述。

關(guān)鍵詞 計(jì)算機(jī)；數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案信息管理；形式分析；應(yīng)用

Computer Data Mining Technology in Archives Management System

Wei Jun-qiang

(Handan City Ruijie Water Resources and Hydropower Engineering Co., Ltd河北邯鄲056000)

【Abstract】In this paper, computer data mining technology-related issues in the file information management system, do the following aspects discussed.

【Key words】Computer;Data mining technology;Archives information management;Formal analysis;Application

在21世紀(jì)科技日益更新的年代，隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的迅速普及、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及數(shù)據(jù)庫的日益成熟，人們在日常生活中收集數(shù)據(jù)的能力大幅度提高。隨著行業(yè)的不同，大量的數(shù)據(jù)庫被用于商業(yè)管理、政府辦公、科學(xué)研究和工程開發(fā)等各個行業(yè)。在促進(jìn)我國社會發(fā)展的同時(shí)，也在一定程度上給人們的日常生活帶來了困擾。在這些困擾中，其核心在于數(shù)據(jù)豐富而知識貧乏。由此人們在分析數(shù)據(jù)的過程中，很難取得有價(jià)值的知識。隨著數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的研究應(yīng)用，在解決這一問題的同時(shí)，還在很大程度上推動了社會的發(fā)展，直接提高檔案信息的管理效率。在此，本文從數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘的形式分析以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用等三個方面出發(fā)，針對檔案信息管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，做以下分析。

1. 數(shù)據(jù)挖掘的概念與技術(shù)

隨著社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)有的社會發(fā)展需求，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，在提高數(shù)據(jù)收集質(zhì)量的同時(shí)，還在一定程度上促進(jìn)了社會的發(fā)展。而在數(shù)據(jù)挖掘的相關(guān)應(yīng)用中，具體分析如下：

1.1數(shù)據(jù)挖掘的概念。 隨著計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)挖掘(DataMining,DM)，是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、統(tǒng)計(jì)學(xué)技術(shù)，高度自動化地分析企業(yè)原有的數(shù)據(jù)，做出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者做出正確的決策。一般認(rèn)為數(shù)據(jù)挖掘是數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)KDD的一個環(huán)節(jié)，是KDD中采用具體的數(shù)據(jù)挖掘算法從數(shù)據(jù)中自動高效地提取有用模式的最重要的步驟。然而，在產(chǎn)業(yè)界、媒體和數(shù)據(jù)庫研究界，“數(shù)據(jù)挖掘”比“數(shù)據(jù)庫中知識發(fā)現(xiàn)”更流行，由于DM的廣泛使用，我們也對DM和KDD不作嚴(yán)格區(qū)分，而認(rèn)為是等價(jià)的概念，在這種意義下它們的定義是一致的。KDD(DM)是從數(shù)據(jù)集中識別出有效的、新穎的、潛在有用的并最終易于被人們理解的模式的非平凡處理過程。

1.2數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)。 在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中，一般所采用的是數(shù)學(xué)方法，然而在情況特殊的狀況下，也可以采用非數(shù)學(xué)的運(yùn)用方法。除此之外，在整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中，除了以上兩種方法之外，還在一定程度上可以運(yùn)用演繹與歸納的方法進(jìn)行數(shù)據(jù)收集。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運(yùn)用的過程中，通過對相關(guān)數(shù)據(jù)的挖掘、收集以及分析等得出一定的結(jié)果，而這一挖掘結(jié)果在某些狀況下可以直接運(yùn)用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過程控制以及數(shù)據(jù)維護(hù)等多個方面。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在應(yīng)用的過程中，鑒于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，不僅涉及到多門學(xué)科，同時(shí)還涉及到數(shù)據(jù)庫、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計(jì)、機(jī)器學(xué)習(xí)、可視化、并行計(jì)算等領(lǐng)域。且在很大程度上，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，經(jīng)常使用的技術(shù)主要包括人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、決策數(shù)、遺傳算法、規(guī)則歸納以及可視化等相應(yīng)的技術(shù)。

2. 數(shù)據(jù)挖掘的形式分析

數(shù)據(jù)挖掘在其使用的過程中，基于不同的數(shù)據(jù)收集，因而在使用的過程中需要使用與之相符的數(shù)據(jù)收集方法。在確保數(shù)據(jù)收集資質(zhì)量的同時(shí)，還能確保計(jì)算機(jī)整個系統(tǒng)的順利運(yùn)行。而在數(shù)據(jù)挖掘形式分析的過程中，主要包括以下幾種，具體分析如下：

2.1分類。 在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中，分類作為計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)中的核心形式，不僅關(guān)系著數(shù)據(jù)收集的質(zhì)量，同時(shí)還關(guān)系著數(shù)據(jù)的收集屬性分析，因而在整個挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中有著極其重要的作用。而分類作為整個數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的核心部分，在其運(yùn)用的過程中，主要是通過分析相關(guān)程序的數(shù)據(jù)庫，將元組分為與之相對的幾個小組。而在其劃分的過程中，針對部分?jǐn)?shù)據(jù)，則尤其根據(jù)相關(guān)人員的操作，對其進(jìn)行集中處理劃分，在系統(tǒng)程序?qū)ζ浞治鲋螅上嚓P(guān)程序?qū)κＳ嗟臄?shù)據(jù)進(jìn)行最終檢測，在達(dá)到檢測要求之后，按照相應(yīng)的規(guī)則進(jìn)行分類。在其具體分類的過程中，典型的分類過程包括了確定分類范圍、選取目標(biāo)屬性、形成訓(xùn)練集、屬性分析、選擇算法、分類運(yùn)算、顯示結(jié)果、抽取測試集、驗(yàn)證分類規(guī)則、分類規(guī)則輸出等10個步驟。

2.2相關(guān)規(guī)則。 在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用的過程中，相關(guān)規(guī)則作為整個技術(shù)中既簡單又實(shí)用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則，不僅能將程序中產(chǎn)生的相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的描述出來，同時(shí)還能針對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行仔細(xì)的分析。而在其具體運(yùn)用的過程中，主要是通過一個具體的事物描寫，將同類事物中相同屬性的事物結(jié)合在一起，然后通過歸納總結(jié)，得出他們共有的屬性與模式。在關(guān)聯(lián)規(guī)則使用的過程中，一般將其直接用在事物的數(shù)據(jù)庫中，不同的事物在產(chǎn)生數(shù)據(jù)的過程中，都由同一個記錄將其記錄集合。而這種事物數(shù)據(jù)庫通常被概括為龐大的數(shù)據(jù)。由此就需要關(guān)聯(lián)規(guī)則在其使用的過程中，應(yīng)恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，在減少數(shù)據(jù)占有空間的同時(shí)，還能在很大程度上完善整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)運(yùn)行。

2.3粗糙集。 在整個計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)使用的過程中，粗糙集作為一種研究不精確、不確定性知識的數(shù)學(xué)工具，在整個系統(tǒng)使用的過程中有著極大的優(yōu)勢。主要包括以下幾個方面：首先，在整個粗糙集運(yùn)行的過程中，無需知道相應(yīng)的信息，且在整個運(yùn)算的過程中，算法簡單且易于操作，因而在很大程度上受到計(jì)算機(jī)用戶的青睞。其次，在整個數(shù)據(jù)挖掘研究的過程中，所面對的數(shù)據(jù)庫多為一系列的型號數(shù)據(jù)庫，而這種數(shù)據(jù)庫在數(shù)據(jù)收集的過程中，粗糙集收集方法的使用，能夠在最短的時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)所有數(shù)據(jù)庫的規(guī)律，并通過相應(yīng)的表格歸納，將其列為決策表，方便了計(jì)算機(jī)用戶的查閱。最后，即使在現(xiàn)實(shí)世界，一些規(guī)則在使用的過程中也會發(fā)出不確定性，更何況虛擬的網(wǎng)絡(luò)世界。而在數(shù)據(jù)庫使用的過程中，也會發(fā)現(xiàn)一些不確定性的知識，而這些都需要粗糙集方法對其進(jìn)行解決。

3. 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

檔案信息在日常管理的過程中，不僅關(guān)系著相關(guān)人員的歷史記錄，同時(shí)還是相關(guān)人員智慧成果的最終反映。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在檔案信息數(shù)據(jù)處理的過程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，不僅能從根本上提高檔案信息數(shù)據(jù)的管理效果，同時(shí)還能在很大程度上創(chuàng)新檔案管理模式。針對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用，具體分析如下：

3.1計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中應(yīng)用的重要性。

3.1.1增強(qiáng)了檔案實(shí)體與內(nèi)容的安全保護(hù)。 檔案信息關(guān)系著當(dāng)事人過去的勞動成果，同時(shí)還關(guān)系著相關(guān)人員的隱私信息，一旦泄露，不僅侵犯了相關(guān)人員的隱私權(quán)，同時(shí)還對其今后的生活造成極大的消極影響。而檔案管理人員在工作的過程中，針對檔案信息，除了保密性嚴(yán)之外，還應(yīng)注重檔案的長期保存質(zhì)量。針對一些利用率較高的檔案，壽命必然會在原有的基礎(chǔ)上縮短，而針對檔案資料中的相關(guān)信息，若缺乏完善的監(jiān)控設(shè)備，將直接造成檔案內(nèi)容的泄密。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息效據(jù)管理，通過對異常借閱行為的分析統(tǒng)計(jì)，可以防范非正當(dāng)?shù)睦眯袨榘l(fā)生。從而更好地保護(hù)檔案實(shí)體及檔案信息內(nèi)容。

3.1.2提高檔案的利用服務(wù)水平。 檔案工作人員在檔案管理的過程中，針對檔案的保密性，在其使用的過程中。其涉及的范圍往往比較小。如果將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用于檔案信息數(shù)據(jù)管理中，通過檔案利用情況分析，就可以加強(qiáng)與利用者溝通，發(fā)現(xiàn)潛在的用戶和利用方向。并通過針對性地提供檔案、加強(qiáng)相關(guān)檔案的收集、數(shù)字化和編研等形式，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的主動提供檔案利用服務(wù)。

3.1.3加強(qiáng)檔案鑒定工作的水平，降低檔案的收集、保管成本在檔案業(yè)務(wù)的整體工作環(huán)節(jié)中，檔案鑒定不僅關(guān)系著檔案的真實(shí)程度，同時(shí)還關(guān)系著檔案管理工作的整體性。然而在我國檔案鑒定中，所憑借的都是檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)來實(shí)現(xiàn)的，因而在很大程度上存在著主觀因素。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用檔案數(shù)據(jù)處理中后，通過對利用情況和檔案情況的分析，了解各單位檔案形成特點(diǎn)、規(guī)律和檔案利用范圍，從中發(fā)現(xiàn)檔案收集工作的薰點(diǎn)。為檔案鑒定工作提供了一種的定量化方法，使檔案鑒定工作真正實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依。

3.2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用。 數(shù)據(jù)挖掘(data mining)是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)中提取隱含在其中的、潛在有用信息和知識的過程。在檔案信息管理中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以通過自身特有的信息分析能力，對檔案信息的調(diào)閱以及操作等各個流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)的分析，在充分掌握各單位檔案形成的特點(diǎn)、規(guī)律以及檔案利用范圍之后，針對檔案信息活動產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集，并將其中的重點(diǎn)進(jìn)行集中歸納。而這些重點(diǎn)，都是檔案鑒定的基本依據(jù)。另一方面，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠在檔案信息管理的過程中，針對大量的有聲信息、不完整信息、模糊信息以及隨機(jī)信息中提取人們不知道的或者潛在有用的信息，并將這些信息及時(shí)的反饋到檔案信息的整體管理系統(tǒng)中，使其在處理的過程中及時(shí)的采取措施，避免檔案信息的流失而造成嚴(yán)重的影響。除此之外，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在運(yùn)行的過程中，能夠針對檔案信息管理中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的管理以及維護(hù)，在確保檔案信息數(shù)據(jù)順利進(jìn)行的同時(shí)，還能針對檔案信息自身存在的管理系統(tǒng)進(jìn)行整理，以便能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案信息管理中存在的問題，從而能及時(shí)的采取相關(guān)措施，避免相關(guān)檔案信息的流失。

4. 總結(jié)

綜上所述，隨著社會的發(fā)展以及科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在使用的過程中，不僅促進(jìn)了計(jì)算機(jī)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)還在很大程度上推動了社會的進(jìn)步。檔案信息管理中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，在提高檔案信息管理水平的同時(shí)，還在很大程度上完善了檔案信息管理，方便了檔案信息的保存。由此就需要相關(guān)人員在檔案信息管理的過程中，能夠準(zhǔn)確的使用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在確保檔案信息管理質(zhì)量的同時(shí)，還能創(chuàng)新檔案信息的管理模式。

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傳統(tǒng)的教學(xué)方法倡導(dǎo)提前備課，教師根據(jù)自己主觀估計(jì)，提前一段時(shí)間寫好教案，到時(shí)照本宣科，只重視重點(diǎn)、難點(diǎn)內(nèi)容的解決，但對以往學(xué)生在實(shí)際解答時(shí)出現(xiàn)的看似簡單卻易出錯問題，教師卻一筆帶過，甚至根本沒有給予講解。按照這種教學(xué)方法，往往出現(xiàn)這樣現(xiàn)象：多數(shù)學(xué)生在解題時(shí)難以周全，教師卻為少數(shù)優(yōu)生“轟轟烈烈”的積極發(fā)言所陶醉；多數(shù)學(xué)生無法順利完成的作業(yè)，教師卻對一些學(xué)生抄來整潔正確的作業(yè)感到滿意；學(xué)生認(rèn)為上課“聽懂了”，卻又無法獨(dú)立解答問題等等。針對上述問題，教師在教學(xué)時(shí)要注重做到主觀意向與客觀實(shí)際的緊密結(jié)合。

（一） 建立工作檔案。對以往的教學(xué)要做教后筆記，把教學(xué)中出現(xiàn)的問題及時(shí)記錄下來，然后分章節(jié)、分類型進(jìn)行歸納整理入檔。這樣做，近期效應(yīng)是教師可通過對反饋回來的問題進(jìn)行綜合分析，確立矯正措施，做到有的放矢。遠(yuǎn)期效應(yīng)是經(jīng)過多次的“反饋－矯正”后，能將這些問題進(jìn)行系統(tǒng)分析、綜合歸納，總結(jié)和探索出“反饋矯正”方法的一般規(guī)律。

（二） 建立學(xué)習(xí)成績檔案。學(xué)生的學(xué)習(xí)成績檔案是“反饋矯正”檔案的一個重要內(nèi)容。如果把學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、學(xué)習(xí)基礎(chǔ)、學(xué)習(xí)興趣建立成完善的檔案，教師就能夠?qū)W(xué)生的總體了如指掌，做到心中有數(shù)，從而在教學(xué)中所采用的矯正方法就具有較強(qiáng)的針對性。

（三）建立學(xué)習(xí)變化檔案。由于高中學(xué)生的生理、心理等方面正處于不斷變化、發(fā)展階段，因此其學(xué)習(xí)活動在不同的時(shí)期會呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)。比如，上課發(fā)言與初中時(shí)相比，舉手人數(shù)明顯減少，主要因?yàn)閷W(xué)生逐漸成熟，表現(xiàn)欲沒有初中生那樣外露。但也應(yīng)當(dāng)看到，有的是對數(shù)學(xué)不感興趣，有的是對教師的教學(xué)方法不能夠很好地適應(yīng)。對于不同時(shí)期、不同類型學(xué)生學(xué)習(xí)特點(diǎn)的變化要建立好比較系統(tǒng)的檔案，為以后的教學(xué)與研究中實(shí)施分類矯正提供良好的實(shí)踐基礎(chǔ)和理論依據(jù)。

二、 對課堂授課中反饋出的問題進(jìn)行隨即矯正

教學(xué)中，教師如果要在一個或幾個單元講完后才組織階段考試，這時(shí)反饋出的問題已經(jīng)成堆。對此，教師常常埋怨學(xué)生：“這種問題我不是講過了嗎？怎么還不知道？”造成這種狀況的主要原因，一方面是由于對當(dāng)時(shí)在課堂上出現(xiàn)的錯誤沒有即時(shí)矯正，認(rèn)為只是小問題，可以等上一段時(shí)間集中進(jìn)行矯正；另一方面，由于當(dāng)時(shí)矯正只是浮于表面，對問題的嚴(yán)重性認(rèn)識不足，使矯正走了過場，效果不夠理想，不能真正解決問題。通常情況下，教師與學(xué)生雙方都會認(rèn)為，錯誤如此之多，矯正無從下手。實(shí)際上，只要教師注重對課堂授課中反饋出的問題進(jìn)行隨即矯正，就能夠有效解決這一問題。

（一） 上課中勤于捕捉。課堂上是獲取反饋信息的主渠道。教師僅憑過去的經(jīng)驗(yàn)或主觀愿望去估計(jì)是不夠科學(xué)的，必須在課堂上認(rèn)真觀察學(xué)生反應(yīng)，及時(shí)調(diào)整教法。有的教師講授時(shí)不注意觀察學(xué)生的表情神態(tài)，也不去聽取學(xué)生的反映，等到批改作業(yè)或閱卷時(shí)才發(fā)現(xiàn)問題，這樣就不利于及時(shí)反饋與矯正。

（二） 板演時(shí)注意收集。板演是學(xué)生暴露思維過程的重要渠道。對學(xué)生板演中暴露出來的錯誤，教師不僅要指出其錯誤所在，還要正確分析產(chǎn)生各種錯誤的原因，指出應(yīng)該怎樣糾正錯誤，并在下次板演或作業(yè)中有意安排類似的練習(xí)，讓學(xué)生及時(shí)矯正。

（三） 答問中隨機(jī)提煉。學(xué)生在回答教師提問時(shí)，很容易暴露思維過程中的錯誤，如概念理解錯誤、定理法則運(yùn)用條件不足、思維方法不對等情況。這時(shí)，教師既要善于鼓勵學(xué)生積極思考問題和敢于提問，又要善于根據(jù)不同層次的學(xué)生回答問題的不同角度，提煉出反映出本質(zhì)的一般性和特殊性問題，對一般性問題進(jìn)行普遍矯正，對特殊性問題進(jìn)行單獨(dú)矯正。

三、 反饋出的問題分類歸納后進(jìn)行針對性矯正

對學(xué)生上交的作業(yè)、單元測驗(yàn)或考試試卷中反饋出的大量問題，切不可以眉毛胡子一把抓，要注意整理歸類，分析產(chǎn)生這些問題的原因，教學(xué)時(shí)，就要針對這些分類歸納出的問題進(jìn)行矯正。

（一） 降低“眼誤”，教會學(xué)生讀題。教學(xué)中學(xué)生讀懂了課本知識，但在應(yīng)考時(shí)對題目進(jìn)行了錯誤的“翻譯”，把“是”看成了“非”。針對這種反饋，教師在指導(dǎo)學(xué)生讀題時(shí)應(yīng)從以下幾點(diǎn)進(jìn)行矯正：第一是粗讀，即先瀏覽已知條件；第二是細(xì)讀，即根據(jù)題目要求，仔細(xì)閱讀1、2、3問；第三是研讀，即帶著問題再閱讀已知條件，充分運(yùn)用解題中所涉及到的概念、公式、法則、方法的實(shí)質(zhì)及因果關(guān)系，綜合歸納解題的思維流程。

篇（7）

一、人事檔案管理的重要性

干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經(jīng)歷和工作年限分為不同等級，以便后期工作人員的提拔任用和轉(zhuǎn)掉提供參考價(jià)值。除此之外，對人事檔案進(jìn)行科學(xué)化與規(guī)范化的整理和歸納也有利于促進(jìn)工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來判斷自己近段時(shí)間工作狀況，以及在后期工作中要改進(jìn)的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經(jīng)歷、學(xué)歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學(xué)歷水平和工作經(jīng)驗(yàn)，工作人員升調(diào)的參考標(biāo)準(zhǔn)最重要的是工作人員有過硬的專業(yè)知識水平。總而言之，人事檔案包括個人的所有資料，為后期工作人員的調(diào)動以及升級提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細(xì)節(jié)，提升工作的效率，為人事部的調(diào)用提供參考依據(jù)。

二、人事檔案管理存在的問題

（一）對干部人事檔案管理工作重視程度低

在目前的工作領(lǐng)域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對干部人事檔案管理這一領(lǐng)域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關(guān)的工作面試考核進(jìn)入到工作崗位后，將其工作人員的資料進(jìn)行完善，但并沒有后期對所有工作人員的資料進(jìn)行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競爭與對比，因此，從這一方面來說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時(shí)間較少，因此，相關(guān)工作人員缺乏精力和時(shí)間去對工作人員的檔案進(jìn)行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對干部人事檔案工作的管理。

（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高

工作人員的檔案一般都是由相關(guān)工作部門進(jìn)行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)，由于地點(diǎn)、時(shí)間和空間上的不便，從而使得調(diào)用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關(guān)工作部門由于對這一領(lǐng)域重視程度較低，存在工作人員不認(rèn)真對檔案進(jìn)行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時(shí)的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會造成檔案狀態(tài)較為混亂。此外當(dāng)需要調(diào)用工作人員的檔案時(shí)需要經(jīng)過一道道工作審批與審核，這使得相關(guān)工作人員不能及時(shí)查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。

（三）干部人事檔案管理考核制度不完善

每個公司都會對員工建立績效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內(nèi)的工作人員的績效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關(guān)工作領(lǐng)域人員對人事檔案管理工作出現(xiàn)懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業(yè)對干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。

三、加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化管理的對策

（一）提高高層工作人員對人事檔案管理的重視程度

從根本上提高企業(yè)干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對干部人事管理工作的重視程度。只有相關(guān)工作人員對干部人事檔案管理的意識有所提升才能采取相關(guān)有效措施，比如可以篩選工作能力較強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真和專業(yè)化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領(lǐng)域。當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)足夠重視干部人事檔案的工作領(lǐng)域時(shí)，才能投入到更多的人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間和精力去促進(jìn)這一領(lǐng)域的進(jìn)步與發(fā)展。除此之外，提高高層工作人員對人事檔案管理重視程度的根本方法是加強(qiáng)宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業(yè)加強(qiáng)對此領(lǐng)域的重視程度。

（二）強(qiáng)化干部人事檔案管理的信息化建設(shè)

干部人事檔案查閱率低下的一個重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領(lǐng)域應(yīng)當(dāng)納入現(xiàn)代信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應(yīng)當(dāng)在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，并設(shè)置專門的網(wǎng)站，使得相關(guān)工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢。通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)對干部人事檔案的科學(xué)有效管理、能夠方便相關(guān)工作人員實(shí)時(shí)實(shí)地進(jìn)行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關(guān)工作領(lǐng)域人員應(yīng)當(dāng)確保工作人員檔案信息的準(zhǔn)確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。

四、結(jié)語

加強(qiáng)干部人事檔案規(guī)范化的對策還包括加強(qiáng)制度建設(shè)與績效考核、加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提升人事檔案開發(fā)利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對干部人事檔案管理的重視程度，只有對其有足夠的重視程度才能夠?qū)嵤┡涮状胧员愦龠M(jìn)干部人事檔案管理工作領(lǐng)域的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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[摘要]檔案利用問題一直以來都是檔案工作者探討的問題，現(xiàn)如今，檔案管理者都在研究如何能夠讓檔案利用價(jià)值發(fā)揮到最大，如何能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的高效合理利用等。本文主要從幾大方面探討了檔案利用存在的幾種現(xiàn)象，希望能夠?yàn)闄n案的合理、高效利用提供幫助。

[

關(guān)鍵詞 ]檔案利用；現(xiàn)象；歸納分析

我國檔案利用現(xiàn)正處于改革時(shí)期，這種改革不僅包括設(shè)備方面的改革，也包括檔案管理理念的轉(zhuǎn)變。早期人們認(rèn)為，檔案利用的次數(shù)越多，檔案利用價(jià)值就越高，但是實(shí)際上，并非如此，因?yàn)闄n案合理與不合理的利用，多用與少用、有用與無用等都會影響到檔案實(shí)際的利用率。

1、有用檔案與無用檔案

檔案利用的基礎(chǔ)性原則，就是檔案的有用性。一般情況下，評價(jià)一個檔案是否具備有用性，主要有兩點(diǎn)，一點(diǎn)為檔案所具備的價(jià)值；另一點(diǎn)檔案是不是已經(jīng)被使用。檔案的有用與無用是辯證的，站在長遠(yuǎn)角度來講，如果檔案有價(jià)值，未來一定有機(jī)會被利用，但是能夠被利用的檔案，并不代表現(xiàn)在就能夠被應(yīng)用，兩者并不對等。也正是因?yàn)槿绱耍瑱n案利用現(xiàn)象需要進(jìn)行歸納以及整理。現(xiàn)如今，檔案利用越加頻繁，從這一角度來講，檔案的有用性成逐漸上升的趨勢，但是隨著檔案種類以及數(shù)量的增多，很多檔案幾乎沒有被利用的機(jī)會，這就使得檔案無用性增加。檔案利用過程中，某些管理者通常是將檔案的有用與無用絕對化，這顯然不利于發(fā)揮檔案的最大利用價(jià)值，而且很有可能會錯過很多有價(jià)值的檔案。管理者在進(jìn)行檔案管理時(shí)，功利心強(qiáng)，只考慮短期的檔案價(jià)值，或者是看重當(dāng)下的利用情況，這對檔案管理的后續(xù)發(fā)展十分不利。為此，檔案管理者在對待檔案有用與無用的問題上，一定要立足當(dāng)前的同時(shí)，考慮長遠(yuǎn)效益。

2、多用檔案與少用檔案

現(xiàn)階段，檔案管理工作者都認(rèn)為檔案應(yīng)用率比較低，與十幾、二十幾年前相比利用率非常低，這會讓現(xiàn)代檔案管理工作者心理上產(chǎn)生比較大的落差。而十幾、二十幾年前的檔案之所以利用率比較大，主要是因?yàn)槲覈臋n案管理工作檔案起步，一切都百廢待興，再加之，改革開放之后，要進(jìn)行撥亂反正，必定需要檔案，而現(xiàn)代處于正常時(shí)期，檔案利用率自然下降。

從上述闡釋中就可以看出，檔案管理者將檔案的利用情況作為評價(jià)檔案利用率的主要指并完全具有合理性。通常而言，社會檔案利用次數(shù)越多，利用率也就越高，所發(fā)揮的作用自然也就越大。但是這并不能作為檔案利用率高低的全部方面。實(shí)際上，檔案利用率高，并不代表檔案效益高。比如檔案館藏?cái)?shù)量少，也未做好收集整理工作，利用率也會提高，而且很多情況下，都是無效應(yīng)用，因此檔案利用效益卻很低。而隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，很多人都習(xí)慣通過網(wǎng)絡(luò)來利用檔案，檔案利用率也會降低，但是檔案利用效益卻在提高。當(dāng)然以檔案利用率的高低來評價(jià)檔案利用效益也同樣具有一定的科學(xué)性，不能完全否則這一理論。

再加之，檔案利用往往伴隨著成本，利用越高，成本就會越高，而利用越低，成本則會降低，因此如何將檔案利用與成本保持平衡，也是檔案利用要考慮的一個問題。

3、合理運(yùn)用檔案與不合理運(yùn)用檔案

檔案的用多與用少與檔案的利用價(jià)值并不完全有關(guān)，檔案用得多，但是應(yīng)用不合理，也會拉低檔案利用價(jià)值。不合理利用檔案，主要是指沒有任何正當(dāng)?shù)睦镁碗S便的利用應(yīng)用檔案，或者是檔案應(yīng)用結(jié)束之后，并沒有幫助利用者解決任何的問題，或者是檔案應(yīng)用之后，反而對檔案管理造成了一定的損害。這樣的檔案利用都可以稱之為不合理運(yùn)用。一般情況下，檔案管理人員也將檔案合理運(yùn)用稱之為的檔案真用，而不合理運(yùn)用則稱之為檔案假用。

對檔案利用進(jìn)行優(yōu)化控制，以保證利用的質(zhì)量。首先，要對檔案需求狀態(tài)實(shí)行優(yōu)化控制。檔案需求是引發(fā)檔案利用行為的直接動因，對檔案需求狀態(tài)的優(yōu)化控制是檔案利用優(yōu)化控制的邏輯起點(diǎn)，它包括三個方面：一是對檔案需求客觀狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點(diǎn)在于分析客觀的利用需求，找出檔案需求的規(guī)律；二是對檔案需求認(rèn)識狀態(tài)的優(yōu)化控制，這種控制的重點(diǎn)在于通過引導(dǎo)使利用者處于主觀愿望與客觀需求相一致的最佳的檔案需求的認(rèn)識狀態(tài)；三是對檔案需求表達(dá)的優(yōu)化控制，這種控制的重點(diǎn)在于規(guī)范利用者的需求表達(dá)，使其真正反映客觀的檔案需求。其次，要對檔案利用過程實(shí)行優(yōu)化控制。這是檔案利用優(yōu)化控制的核心所在，它也包括兩個方面：一是對檔案提供利用方式的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是提高檔案利用服務(wù)的質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息的傳播功能并防止檔案信息傳遞過程中的失真和量的損失；二是對供求雙方吻合程度的優(yōu)化控制，這種控制的主要目的是做到知己知彼，提高檔案利用的查準(zhǔn)率。

4、可用檔案與不可用檔案

多年前，業(yè)界曾有人提出要滿足利用者的需求，現(xiàn)在又倡導(dǎo)“以人為本”，好像人人都應(yīng)同等或平等地利用檔案。事實(shí)上，這是做不到的。檔案利用服務(wù)雖說要面向社會，但同時(shí)又是分層次的。在檔案利用中，對不同的人，不同的檔案，有一個可用與不可用的界線問題。有的檔案對有的人來說從來都是可以用的；但對于另一些人來說則不然：也許過去不可以用，現(xiàn)在才可以用；也許現(xiàn)在不可以用，將來才可以用。由于檔案利用有限制要求和保密規(guī)定，因此，利用檔案不可能做到一視同仁，必須區(qū)別對待。當(dāng)然，從長遠(yuǎn)來看，凡是檔案都是可以利用的，所以，可用與不可用的區(qū)別只是在一個相對的時(shí)間段上的區(qū)別。在一定的時(shí)間內(nèi)，不僅要分出什么人能用什么檔案，什么人不能用什么檔案來，還要分出誰先用誰后用的順序來。這不能被視為利用歧視，更不能受一般意義上平等信息權(quán)的干預(yù)，這是社會整體利益最大化的需要。

部分檔案涉及保密問題，需要限制利用，這是一種世界通行的現(xiàn)象。但講到保密和限制利用，供求雙方總會存在一些矛盾，這只能通過建立和健全保密、解密制度來調(diào)節(jié)，以便做到有章可循，有法可依。對于檔案部門來說，既有保守檔案機(jī)密的權(quán)力，同時(shí)也有依法解密和向社會開放檔案的義務(wù)；對于利用者來說，既有利用已開放檔案的權(quán)利，同時(shí)也有遵守保密法律和規(guī)定的義務(wù)。保密，說到底也是一種利用，只不過是一種限制了范圍的特殊形式的利用。保密原則與制度，要體現(xiàn)的是局部利益服從整體利益這樣一種關(guān)系。需要保密和限制利用的檔案，通常都是具有涉及國家安全和社會秩序的內(nèi)容。

5、結(jié)語

綜上所述，可知由于檔案管理者對檔案利用現(xiàn)象并沒有進(jìn)行深入的分析，也未進(jìn)行歸納總結(jié)，這使得我國這方面的研究文獻(xiàn)比較少見，正是基于此，筆者對檔案利用現(xiàn)象進(jìn)行了歸納與總結(jié)，同時(shí)還研究了現(xiàn)如今檔案利用過程中，存在的一些錯誤的看法以及評價(jià)方法。本文是筆者對檔案利用現(xiàn)象研究經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，僅供參考借鑒。

參考文獻(xiàn)

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篇（9）

恩格斯指出：“每一個時(shí)代的理論思維，都是一種歷史的產(chǎn)物，它在不同的時(shí)代具有完全不同的形式，同時(shí)具有完全不同的內(nèi)容。因此，關(guān)于思維的科學(xué)，也和其他各門科學(xué)一樣，是一種歷史的科學(xué)，是關(guān)于人的思維的歷史發(fā)展的科學(xué)”錢學(xué)森教授在《系統(tǒng)科學(xué)、思維科學(xué)與人體科學(xué)》一書中曾提出：“我想思維科學(xué)似乎應(yīng)該是專門研究人的有意識的思維，即人自己能加以控制的思維。檔案工作人員的職業(yè)角色已從單純的檔案保管者擴(kuò)展為同時(shí)作為概念、知識的提供者”[1]。檔案信息開發(fā)人員面對的更多的是諸如電子文件的真實(shí)性鑒定，網(wǎng)絡(luò)信息歸檔及其檔案化管理、數(shù)字遺產(chǎn)的保護(hù)與開發(fā)等新問題、新事物的探究都需要檔案信息開發(fā)人員對檔案信息的客觀性的把握，對所面臨問題深度和廣大的把握都提出了更高的要求，因此，在信息資源管理背景下，檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維的培養(yǎng)就顯的尤為重要，檔案信息開發(fā)人員需要培養(yǎng)自己科學(xué)思維模式，去解決檔案領(lǐng)域不斷出現(xiàn)的新的問題，同時(shí)檔案信息開發(fā)人員需要對自己的思維模式進(jìn)行一些轉(zhuǎn)變，以更加符合檔案信息資源開發(fā)對信息開發(fā)思維素養(yǎng)的需要。 

一、由尋找問題原因思維方式向如何解決問題思維方式轉(zhuǎn)變 

（一）尋找問題原因思維方式、如何解決問題思維方式的定義 

尋找問題原因思維指當(dāng)一個問題出現(xiàn)時(shí)，追根溯源，探究問題是如何產(chǎn)生。這種思維方式不適合檔案的實(shí)際工作中對實(shí)際問題的解決。在檔案信息開發(fā)過程中，當(dāng)遇到與檔案相關(guān)的問題時(shí)，檔案信息開發(fā)人員更多的以如何解決問題作為自己思維的出發(fā)點(diǎn)，而不應(yīng)該以探究問題出現(xiàn)的原因作為自己思維的出發(fā)點(diǎn)。而如何解決問題的思維模式是問題發(fā)生時(shí)，不是去尋找事情發(fā)生的原因，而是更多的去尋找解決問題之道。這種思維方式更適合去解決檔案信息開發(fā)過程中遇到的問題，是一種更高效的思維模式。 

（二）由尋找問題原因思維向如何解決問題思維轉(zhuǎn)變的必要性 

檔案工作人員在實(shí)際參與檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等工作中更多的是考慮如何解決問題，而不是問為什么。所以，檔案人員應(yīng)該在學(xué)習(xí)檔案學(xué)專業(yè)理論知識的同時(shí)，注重這方面思維的訓(xùn)練。 

比如根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《檔案館工作通則》等有關(guān)文件的規(guī)定，檔案館在接收現(xiàn)行單位檔案時(shí)，必須符合以下要求： 

1.一個單位的檔案，應(yīng)作為一個整體，歸入一個檔案館。 

2.規(guī)定移交的應(yīng)由有關(guān)單位收集齊全，必須經(jīng)過整理，必須經(jīng)過鑒定。 

保管期限要劃分準(zhǔn)確，要具備一式三份的案卷目錄（一份經(jīng)檔案館簽收后退還原但單位保存），一份作為檔案館的檢索工具，一份由檔案館存檔），同時(shí)還應(yīng)附一份有關(guān)檔案及其形成單位歷史情況的說明，與該部分檔案有關(guān)的資料，應(yīng)隨同檔案一起移交。現(xiàn)行單位在檔案移交之前，應(yīng)就檔案的移交時(shí)間，移交方式等具體事項(xiàng)與有關(guān)的檔案館取得共識[2]。檔案工作人員在參與接收現(xiàn)行單位檔案時(shí)，需要判斷接受的檔案是否符合上述條件，而無需探究原因。這是一種檔案工作的思維模式。所以檔案工作人員在日常生活中，遇到各種問題時(shí)，應(yīng)有意識的問自己該如何解決，有什么解決問題之策，只有這樣才能漸漸的由問為什么的思維模式向問如何解決的工作思維模式轉(zhuǎn)變。并使之成為自己的一種思維慣性。 

二、由主觀性思維向客觀性思維轉(zhuǎn)變 

（一）主觀思維、客觀思維定義 

主觀性思維指人們在接受信息時(shí)，不是客觀地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知識且根據(jù)現(xiàn)有的知識經(jīng)過自己的判斷，推斷后而得出的結(jié)論。已經(jīng)改變了原有信息的原始面貌，而客觀性思維指在接受信息時(shí)，只接受客觀信息本身，而不加入個人的主觀判斷。 

（二）強(qiáng)調(diào)客觀性思維培養(yǎng)的必要性 

檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研、利用等工作中的原則與判斷標(biāo)準(zhǔn)都是非常客觀的，檔案信息開發(fā)人員必須從實(shí)際出發(fā)，客觀的實(shí)事求是的對其進(jìn)行判斷，切勿加入個人的主觀臆斷。 

另外，在實(shí)際的各項(xiàng)檔案工作中，客觀地表達(dá)檔案信息和接受檔案信息可以最大量的減少溝通障礙和對信息內(nèi)容的誤判。同時(shí)客觀性思考問題比主觀性思考問題更為合理，更為科學(xué)。 

所以說檔案管理工作是一項(xiàng)客觀性極強(qiáng)的工作，無論是檔案管理人員之間，還是檔案管理人員與檔案利用者之間在交流信息，相互溝通的過程中，都必須客觀的接受信息。另外，檔案全宗構(gòu)成的條件、判定檔案所屬的全宗、檔案統(tǒng)計(jì)工作的步驟及檔案真?zhèn)蔚蔫b辨、檔案鑒定的程序等都需要做到客觀。王向明教授在《檔案管理學(xué)原理》》一書中，曾多次提到客觀性。如（1）在檔案著錄的要求中提到，檔案著錄應(yīng)遵循以下要求：檔案著錄應(yīng)客觀地反映被著錄檔案的實(shí)際情況，在對著錄對象的內(nèi)容特征和形式特征的分析和選擇過程中，應(yīng)以著錄對象為主要信息源，如實(shí)反映檔案的實(shí)際情況，即使對某些需要著錄人員自擬的內(nèi)容，也應(yīng)堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，切忌摻雜個人的觀點(diǎn)或褒貶，更不能無中生有，隨意增減。對某些不能確定的內(nèi)容，應(yīng)進(jìn)行細(xì)致的考證，對考證確有困難的，也可以存疑；對檔案中某些詞不達(dá)意的部分，甚至錯誤的部分，一般也應(yīng)該堅(jiān)持客觀性的原則照錄，但應(yīng)在自擬內(nèi)容部分或附注內(nèi)加以說[3]。（2）在檔案檢索中，主題分析的客觀性是按照檔案或提問的本來面目分析其主題，標(biāo)引人員在分析檔案或提問的主題時(shí)，一定要不偏不倚，切忌摻雜個人意見，主觀猜測和褒貶，以避免或減少主題分析誤差的產(chǎn)生，保證主題分析的網(wǎng)羅度，專指度和一致度[4]。 

另外陳兆祦、和寶榮、王英瑋合著的《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》也多次提到檔案工作對客觀性的要求。如（1）全宗內(nèi)檔案分類的科學(xué)性要求檔案類目和檔案材料的劃分應(yīng)該具有客觀性，對于任何事物的分類，都必須力戒隨意性，由于檔案不同于其他資料，它是在機(jī)關(guān)活動中系統(tǒng)地積累而形成的歷史產(chǎn)物，所以必須遵循檔案自然形成的規(guī)律，從全宗成分的實(shí)際出發(fā)進(jìn)行分類。全宗內(nèi)文件之間可能有多方面的聯(lián)系，應(yīng)當(dāng)竭力保護(hù)它們在立檔單位活動中原有的某些主要方面的歷史聯(lián)系，為此，要按照不同機(jī)關(guān)、不同檔案的情況，科學(xué)地選擇分類方法，合理地設(shè)置類目，準(zhǔn)確地歸類，使全宗內(nèi)檔案的分類能夠較為系統(tǒng)地反映出立檔單位活動的面貌[5]。（2）檔案的鑒定應(yīng)遵循客觀性規(guī)則，會計(jì)檔案鑒定應(yīng)當(dāng)避免主觀性的決斷。會計(jì)檔案的鑒定必須按照有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，以及對會計(jì)檔案本身保存價(jià)值的合理預(yù)測為依據(jù)進(jìn)行，各個立檔單位都應(yīng)當(dāng)按照財(cái)政部和國家檔案局頒布的《會計(jì)檔案保管期限表》，結(jié)合本單位的會計(jì)檔案的實(shí)際情況，繪制本單位的會計(jì)檔案保管期限表，并用以指導(dǎo)本單位的會計(jì)文件、會計(jì)記錄或會計(jì)檔案的鑒定工作。任何隨意處置會計(jì)檔案的主觀性、武斷性的思想和行為都應(yīng)當(dāng)避免[6]。 

（三）客觀性思維培養(yǎng)途徑 

客觀性思維的培養(yǎng)需要一個漫長的過程，需要檔案工作人員在學(xué)習(xí)和生活中不斷滲透，使之逐漸成為自己的一種思維習(xí)慣。 

在學(xué)習(xí)檔案學(xué)的理論知識過程中，檔案信息開發(fā)人員應(yīng)有意識的要求自己只接受檔案信息的字面意思，及字面意思的前提，在閱讀檔案學(xué)教材及文章中，在涉及到檔案學(xué)現(xiàn)象的描述時(shí)，只允許自己客觀的接受現(xiàn)象描述的字面意思，不做任何的主觀猜測。

在日常生活與人談話時(shí)，需要做到只接受對方說話內(nèi)容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常識。跟對方講話時(shí)，假裝對方什么都不知道，盡量把要表達(dá)的內(nèi)容說的盡量詳盡，齊全。 

三、演繹思維與歸納思維模式的訓(xùn)練 

（一）演繹思維與歸納思維定義 

所謂演繹思維指以一個主題為中心，由這個中心主題思維層層向外輻射，思維不斷深入，不斷細(xì)致化，這符合人類大腦的思維模式，可以將人類的思維過程直觀的呈現(xiàn)。而歸納思維指從部分到整體，從個別到一般的總結(jié)概括。 

（二）演繹思維與歸納思維在檔案中的應(yīng)用 

全宗內(nèi)文件的分類主要是從整體到部分，從一般到個別，偏重于分析的方法，偏重于演繹法，立卷主要從部分到整體，從個別到一般，偏重于歸納法。因此，分類時(shí)要有一個整體設(shè)計(jì)方案，按著某種異同將全宗內(nèi)的全部文件，統(tǒng)一分成若干部分或?qū)哟危乙环值降住?nbsp;

檔案管理實(shí)際工作中的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)檢索、編研、利用本身就是一個相互影響相互制約的有機(jī)整體，需要從宏觀整體去把握，才能使各項(xiàng)工作井然有序的進(jìn)行。需要用到演繹的思維，而其中涉及到的具體過程是程序化，流程化的操作，需要?dú)w納性的思維，檔案人員只有靈活掌握這兩種相輔相成的思維模式才能在檔案信息的開發(fā)中熟練應(yīng)用。這樣才能提高檔案信息開發(fā)的效率。 

（三）演繹思維與歸納思維的訓(xùn)練工具——思維導(dǎo)圖 

1.思維導(dǎo)圖簡介。思維導(dǎo)圖，又叫心智圖，是表達(dá)發(fā)射性思維的有效的圖形思維工具，它簡單卻又極其有效，是一種革命性的思維工具。思維導(dǎo)圖運(yùn)用圖文并重的技巧，把各級主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)的層級圖表現(xiàn)出來，把主題關(guān)鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導(dǎo)圖充分運(yùn)用左右腦的機(jī)能，利用記憶、閱讀、思維的規(guī)律，協(xié)助人們在科學(xué)與藝術(shù)、邏輯與想象之間平衡發(fā)展，從而開啟人類大腦的無限潛能。思維導(dǎo)圖因此具有人類思維的強(qiáng)大功能。 

2.思維導(dǎo)圖在檔案信息開發(fā)中的應(yīng)用。（1）如何制作檔案信息的思維導(dǎo)圖。檔案信息開發(fā)中，最大檔案信息的主題（檔案信息的名稱或書名）以圖形的形式體現(xiàn)出來。把主題體現(xiàn)在整張紙的中心，并且以圖形的形式體現(xiàn)出來中央圖要以三種以上的顏色。一個主題一個大分。支每條分支要用不同的顏色題以大分支的形式體現(xiàn)出來，有多少個主要的主題，就會有多少條大的分支。每條分支用不同顏色可以對不同檔案主題的相關(guān)信息一目了然。（2）檔案信息思維導(dǎo)圖要求：1）運(yùn)用代碼小插圖不但可以更強(qiáng)化檔案信息每一個關(guān)鍵詞的記憶，同時(shí)也突出關(guān)鍵詞要表達(dá)的意思，而且還可以節(jié)省大量的記錄空間。當(dāng)然除了這些小的插圖，我們還有很多代碼可以用。比如厘米可以用cm來代表。所以可以用代碼的盡量用代碼。2）箭頭的連接在分析一些信息的時(shí)候，各主題之間會有信息相關(guān)聯(lián)的地方，這時(shí)，可以把有關(guān)聯(lián)的部分用箭頭把他們連起來，這樣就可以很直觀地了解到信息之間的聯(lián)系了。如果在分析信息的時(shí)候，有很多信息是相關(guān)有聯(lián)系的，但是如果都用箭頭相聯(lián)接起來會顯得比較雜亂了。解決這個問題的方法就是，可以運(yùn)用代碼，用同樣的代碼在他們的旁邊注明，當(dāng)你看到同樣的代碼的時(shí)候，就可以知道這些知識之間是有聯(lián)系的。3）只寫關(guān)鍵詞，并且要寫在線條的上方。思維導(dǎo)圖的記錄用的全都是關(guān)鍵詞，這些關(guān)鍵詞代表著信息的重點(diǎn)內(nèi)容。一定要寫在線條的上面。這樣更有利于閱讀。4）思維導(dǎo)圖有很多線段，它每一條線條的長度都是與詞語的長度是一樣的。思維導(dǎo)圖的體現(xiàn)的層次感很分明，最靠近中間的線會越粗，越往外延伸的線會越細(xì)，字體也是越靠近中心圖的最大，越往后面的就越小。思維導(dǎo)圖的線段之間是互相連接起來的，線條上的關(guān)鍵詞之間也是互相隸屬、互相說明的關(guān)系，而且線的走向一定要比較平行，換言之線條上的關(guān)鍵詞一定要讓你自己能直觀地看到，而不是要把紙的角度轉(zhuǎn)了120度角才能看清楚自己在寫什么。5）做思維導(dǎo)圖時(shí)，它的分支是可以靈活擺放的，除了能理清思路外，還要考慮到合理地利用空間，你可以在畫圖時(shí)思考，哪條分支的內(nèi)容會多一些，哪條分支的內(nèi)容少一些，你可以把最多內(nèi)容的分支與內(nèi)容較少的分支安排在紙的同一側(cè)，這樣就可以更合理地安排內(nèi)容的擺放了。整幅畫看起來也會很平衡，你畫思維導(dǎo)圖前，要記得思考如何布局會更好。6）學(xué)會思維導(dǎo)圖之后，我還鼓勵你能夠成立自己的風(fēng)格，每一幅思維導(dǎo)圖雖然都有一套規(guī)則，但都能形成個人的風(fēng)格。關(guān)鍵詞是最重要的一部分，因?yàn)樗季S導(dǎo)圖只記錄關(guān)鍵詞，檔案信息開發(fā)人員在開發(fā)檔案信息過程中，如果關(guān)鍵詞選擇不正確，思維導(dǎo)圖所要表達(dá)的信息就不準(zhǔn)確了，要想學(xué)會全面總體的分析信息，需要學(xué)會觀察出信息當(dāng)中哪部分是它們的關(guān)鍵部分，并搜索到它們的關(guān)鍵點(diǎn)，也就是關(guān)鍵詞。 

3.思維導(dǎo)圖在檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維培養(yǎng)中的作用：（1）成倍提高檔案信息開發(fā)人員學(xué)習(xí)的速度和效率，更快地學(xué)習(xí)檔案館藏中的新知識與復(fù)習(xí)整合已有的檔案舊知識。（2）激發(fā)檔案信息開發(fā)人員的聯(lián)想與創(chuàng)意，將各種零散的有關(guān)檔案信息資源的智慧、資源等融會貫通成為一個系統(tǒng)。（3）讓檔案信息開發(fā)人員形成系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和思維的習(xí)慣，并使檔案人員將能夠達(dá)到眾多檔案信息開發(fā)人員想達(dá)到的目標(biāo)，包括：快速的記錄檔案館館藏中檔案資料筆記。（4）做思維導(dǎo)圖的時(shí)候，檔案管理人員會處在不斷有新發(fā)現(xiàn)和新關(guān)系的邊緣，鼓勵思想不間斷和無窮盡地流動；有助于檔案信息直接的融合與交叉，建立新的聯(lián)系，對信息有所創(chuàng)新。（5）檔案信息開發(fā)人員的大腦不斷地利用其皮層技巧，起來越清醒，越來越愿意接受新事物[7]。 

俗話說，十年樹木，百年樹人，冰凍三尺非一日之寒，檔案信息開發(fā)人員科學(xué)思維的培養(yǎng)，需要一個漫長而艱辛的過程，需要檔案信息開發(fā)人員對自己的嚴(yán)格訓(xùn)練，也需要思維科學(xué)領(lǐng)域新鮮研究成果的注入，這樣才能使檔案信息達(dá)到最大化的利用，促使檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。 

參考文獻(xiàn)： 

[1]馮惠玲.關(guān)于"十一五"檔案學(xué)科發(fā)展的調(diào)查和"十二五"發(fā)展規(guī)劃的若干設(shè)想[g].檔案學(xué)研究,2010,5:5-6 

[2]王向明.檔案管理學(xué)原理[m].上海:上海大學(xué)出版社,2009,9(1):87 

[3]王向明.檔案管理學(xué)原理[m].上海:上海大學(xué)出版社,2009,9(1):231 

篇（10）

公路工程設(shè)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)檔案管理學(xué)與公路工程技術(shù)緊密相關(guān)的的綜合業(yè)務(wù)，要求每一名從業(yè)人員不僅要具備檔案管理的基本知識與技能，還要了解一定的公路工程建設(shè)知識，熟悉公路工程過程，把握公路工程建設(shè)基本學(xué)科構(gòu)成。

1、設(shè)計(jì)檔案管理工作首先是對存檔資料的全面搜集

設(shè)計(jì)檔案管理工作首先是將諸如規(guī)劃、路基路面設(shè)計(jì)、橋隧設(shè)計(jì)、機(jī)電設(shè)計(jì)、房建設(shè)計(jì)等多個生產(chǎn)部門分別設(shè)計(jì)的分散、凌亂、無序、大量的跨行業(yè)、分階段的設(shè)計(jì)文件，通過搜集、匯總、分析和歸納，形成按不同高速公路項(xiàng)目劃分、以項(xiàng)目可行性研究、初步設(shè)計(jì)、修正設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)為序的全過程、完整、系列設(shè)計(jì)文件存檔資料。檔案管理工作是對設(shè)計(jì)文件資源的整合過程，是為信息資源的利用提供基礎(chǔ)。

2、公路工程設(shè)計(jì)檔案其次要求存檔資料的有序性

公路工程設(shè)計(jì)工作有其鮮明顯著的設(shè)計(jì)發(fā)展脈絡(luò)與周期，但是項(xiàng)目從立項(xiàng)、建設(shè)到養(yǎng)護(hù)歷時(shí)長，不同項(xiàng)目、不同部門間設(shè)計(jì)工作交叉多，給設(shè)計(jì)資料搜集、整理、存檔工作帶來了相當(dāng)大難度，特別是項(xiàng)目建設(shè)階段與養(yǎng)護(hù)階段間隔時(shí)間長，直接影響著公路工程設(shè)計(jì)檔案管理工作質(zhì)量。

3、公路工程設(shè)計(jì)檔案管理加工、整理和分析

通過認(rèn)真梳理、分析、歸納等檔案管理工作手段，各項(xiàng)目資料由無序變有序，變得脈絡(luò)清晰、系統(tǒng)完備。系統(tǒng)、全面的資料，更便于我們設(shè)計(jì)人員分析設(shè)計(jì)工作的得失，通過橫向、縱向不同項(xiàng)目或類似項(xiàng)目檔案資料的對比，及時(shí)查找和彌補(bǔ)不足，改進(jìn)后續(xù)設(shè)計(jì)工作。

二、提高公路工程設(shè)計(jì)檔案管理工作水平的方法與途徑

檔案管理工作不應(yīng)局限于簡單存檔，如何更有效地發(fā)揮檔案信息資源作用，進(jìn)一步促進(jìn)設(shè)計(jì)生產(chǎn)工作，是一名合格的檔案工作者應(yīng)該時(shí)刻思索的問題，也是貫穿于我們工作的主線。

1、加強(qiáng)知識更新，確保檔案管理工作的科學(xué)性

做好檔案管理工作，不僅僅要熟練掌握檔案學(xué)相關(guān)知識，更要根據(jù)自己管理的相關(guān)專業(yè)檔案內(nèi)容，熟悉、了解一定的專業(yè)技術(shù)知識。針對公路工程設(shè)計(jì)檔案管理，公路有關(guān)專業(yè)諸如路線設(shè)計(jì)、路基路面設(shè)計(jì)、橋隧設(shè)計(jì)以及交通工程安全設(shè)施等知識，檔案管理人員應(yīng)該有所涉獵與把握，這樣我們對檔案資料的搜集才會更加完備，歸納才能更加系統(tǒng)，分析整理才能更加科學(xué)。

2、提升管理工作的積極性和主動性，確保檔案管理工作質(zhì)量

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)近于枯燥的基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性的工作，平凡但不平庸的工作。認(rèn)識檔案工作意義，提升每一位檔案管理人員對工作的積極性、主動性是確保檔案管理工作質(zhì)量的必由之徑。作為一名檔案工作人員，我們必須認(rèn)識到，檔案管理工作不是孤立的，而是各項(xiàng)社會工作中不可缺少的組成部分。我們可以通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，我們不能改寫歷史，但是我們在記錄歷史，我們可以提供信息服務(wù)，提升他人創(chuàng)造歷史的能力。社會的進(jìn)步，同樣體現(xiàn)了我們檔案人存在的價(jià)值；公路工程設(shè)計(jì)水平的飛躍，同樣凝聚了我們公路工程設(shè)計(jì)檔案管理人員的汗水與付出。

篇（11）

 

(二)檔案統(tǒng)計(jì)的涵義及意義 

國務(wù)院在關(guān)于加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作的決定中指出，“統(tǒng)計(jì)是社會主義建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作”，檔案統(tǒng)計(jì)是以數(shù)據(jù)的形式準(zhǔn)確地反映出檔案工作的真實(shí)情況。揭示檔案管理活動的規(guī)律。檔案統(tǒng)計(jì)工作為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。檔案的統(tǒng)計(jì)工作是用定量的方法，以檔案工作領(lǐng)域中的大量現(xiàn)象為對象。通過從質(zhì)和量的聯(lián)系中對數(shù)量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性。檔案統(tǒng)計(jì)包括：檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，這是最基本的統(tǒng)計(jì)。主要包括各類檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存數(shù)量等項(xiàng)目；檔案工作的統(tǒng)計(jì)，即對整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計(jì)；檔案工作基本情況的統(tǒng)計(jì)；檔案利用的統(tǒng)計(jì)及分析。 

 

二、檔案統(tǒng)計(jì)的方法及作用 

 

(一)檔案統(tǒng)計(jì)的方法 

檔案統(tǒng)計(jì)所采用的方法與技術(shù)和一般統(tǒng)計(jì)工作的方法與技術(shù)相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領(lǐng)域。檔案統(tǒng)計(jì)基本上可以分為： 

1檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)選定 

統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計(jì)是通過統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。 

2檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查 

檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確。 

3檔案統(tǒng)計(jì)整理 

檔案統(tǒng)計(jì)整理主要是對檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組、歸納 

4檔案統(tǒng)計(jì)分析 

檔案統(tǒng)計(jì)分析主要是對檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行分析研究。 

 

(二)檔案統(tǒng)計(jì)的作用 

檔案工作內(nèi)容通常有六個環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用，在這六個環(huán)節(jié)中，統(tǒng)計(jì)是其中一個重要的環(huán)節(jié)，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。 

檔案統(tǒng)計(jì)是學(xué)校檔案事業(yè)建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。檔案統(tǒng)計(jì)是了解和掌握學(xué)校檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。通過檔案統(tǒng)計(jì)資料，可以進(jìn)一步認(rèn)識和掌握檔案工作的基礎(chǔ)規(guī)律。提高檔案的管理、服務(wù)水平。檔案統(tǒng)計(jì)是學(xué)校檔案工作發(fā)展的依據(jù)。通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。可以準(zhǔn)確地反映學(xué)校館(室)藏檔案的數(shù)量。利用檔案情況，檔案部門工作量大小，人力、物力、財(cái)力需求等，以便在領(lǐng)導(dǎo)制訂檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃時(shí)作參考和依據(jù)。檔案統(tǒng)計(jì)是上級部門對學(xué)校檔案事業(yè)監(jiān)督的工具。檔案統(tǒng)計(jì)工作，可以客觀地反映學(xué)校檔案工作的發(fā)展水平，便于上級部門檢查督促。

(一)檔案工作的重要性 

檔案工作是揭示檔案工作有關(guān)情況及發(fā)展規(guī)律的一項(xiàng)重要工作。中央、國務(wù)院在對國家檔案局關(guān)于召開全國檔案工作會議的報(bào)告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)。”檔案作為真實(shí)記錄歷史內(nèi)容的重要工作決定了檔案價(jià)值的長遠(yuǎn)性。 

 

(二)檔案統(tǒng)計(jì)的涵義及意義 

國務(wù)院在關(guān)于加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)工作的決定中指出，“統(tǒng)計(jì)是社會主義建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作”，檔案統(tǒng)計(jì)是以數(shù)據(jù)的形式準(zhǔn)確地反映出檔案工作的真實(shí)情況。揭示檔案管理活動的規(guī)律。檔案統(tǒng)計(jì)工作為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。檔案的統(tǒng)計(jì)工作是用定量的方法，以檔案工作領(lǐng)域中的大量現(xiàn)象為對象。通過從質(zhì)和量的聯(lián)系中對數(shù)量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性。檔案統(tǒng)計(jì)包括：檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)，這是最基本的統(tǒng)計(jì)。主要包括各類檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存數(shù)量等項(xiàng)目；檔案工作的統(tǒng)計(jì)，即對整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計(jì)；檔案工作基本情況的統(tǒng)計(jì)；檔案利用的統(tǒng)計(jì)及分析。 

 

二、檔案統(tǒng)計(jì)的方法及作用 

 

(一)檔案統(tǒng)計(jì)的方法 

檔案統(tǒng)計(jì)所采用的方法與技術(shù)和一般統(tǒng)計(jì)工作的方法與技術(shù)相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領(lǐng)域。檔案統(tǒng)計(jì)基本上可以分為： 

1檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)選定 

統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計(jì)工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計(jì)是通過統(tǒng)計(jì)指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。 

2檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查 

檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計(jì)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可靠、真實(shí)、準(zhǔn)確。 

3檔案統(tǒng)計(jì)整理 

檔案統(tǒng)計(jì)整理主要是對檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分組、歸納 

4檔案統(tǒng)計(jì)分析 

檔案統(tǒng)計(jì)分析主要是對檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行分析研究。