檔案管理規(guī)劃大全11篇

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中圖分類號：F208文獻標識碼： A 文章編號：

知識經(jīng)濟社會是一個創(chuàng)新性很強的社會,進入信息化時代的規(guī)劃院檔案部門應是一個創(chuàng)新能力極強的職能部門。今天,創(chuàng)新能力已經(jīng)成為評價檔案部門服務水平,特別是檔案部門工作效率的重要標準。無論從國際發(fā)展趨勢來看,還是從我國實際現(xiàn)代化的要求來看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網(wǎng)絡時代飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)有力地支撐了檔案工作創(chuàng)新活動,建立電子檔案、構(gòu)建網(wǎng)絡平臺、開辟檔案網(wǎng)站。檔案信息化建設,已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢業(yè)的發(fā)展成為新的增長點,以現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡技術(shù)提供優(yōu)勢、快捷的信息咨詢服務成為大勢所趨。因此,檔案信息服務的對象日益廣泛,服務的需求更加多樣化。為適應這種國際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門以及檔案工作者必須。

具有預見性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務方式,加快檔案工作信息化的建設。

一、規(guī)劃院檔案工作創(chuàng)新勢在必行

檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門適應信息化發(fā)展變化,適應外在環(huán)境需要,形成新的結(jié)構(gòu)、流程和服務方式。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作增強自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作通過創(chuàng)新,可以更快地實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、改進觀念以及運行機制和管理服務方式的再設計與建造,全面提高工作效率和服務水平,提高檔案資源的利用率。隨著經(jīng)濟發(fā)展、社會生活的變遷和公共需求的演進,檔案工作的管理體制、運行機制和服務模式正面臨著變革. 一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識,獨自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實體”的擁有。這些都嚴重影響了檔案資源的社會共享和信息增值,導致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務觀念,制約著信息化的進程。在信息時代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業(yè)知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,才能得到社會的認可。盡管檔案界已認識到開發(fā)檔案信息資源為社會服務,是檔案事業(yè)賴于生存和發(fā)展的基礎。但積習難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設的發(fā)展進程。

20世紀90年代以來,經(jīng)濟全球化程度迅速加深,以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)和知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展,給檔案工作的運行機制和公共管理服務帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應時代潮流,大力深化改革,強化自身職能,使檔案工作信息化的普及應用變成生動的現(xiàn)實。

二、檔案拓展服務領域的創(chuàng)新工作

1、信息服務的社會化、多主體

由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉(zhuǎn)化為為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得更復雜,越來越離不開信息服務。對檔案信|邑的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2、興辦服務實體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

知識經(jīng)濟時代,檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務的基礎上,創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。對于檔案信息開放和開發(fā),檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識,面向經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面:開發(fā)科技信息,幫助企業(yè)開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品;開發(fā)經(jīng)濟信息,為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務;開發(fā)市場信息,為企業(yè)提供營銷機會;開發(fā)法律信息,維護企業(yè)合法權(quán)益。

3、加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的發(fā)展,人類知識和信息總量急劇增長,面對浩瀚的文獻資源,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

三、信息時代背景下的檔案創(chuàng)新工作

1、利用知識管理理念重塑檔案工作,實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新

如果說信息管理是一種技術(shù)創(chuàng)新的話,知識管理則是基于信息管理之上的管理理念的創(chuàng)新。知識管理包含了信息時代的許多先進管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識管理主張運用集體的智慧整合企業(yè)各種形式的知識資源,提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力,實現(xiàn)顯性知識和隱性知識的共享;企業(yè)知識創(chuàng)新的源泉在于知識的轉(zhuǎn)化,知識轉(zhuǎn)化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內(nèi)部化。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種記錄,是固化的知識,屬于顯性知識。因此,基于知識管理的理念,檔案部門僅僅局限于管理已經(jīng)文本化的企業(yè)檔案資料是很不夠的,而應該根據(jù)自己在企業(yè)管理中的地位和工作性質(zhì),在做好檔案信息資源開發(fā)利用的同時,積極推進企業(yè)顯性知識的擴散,適當介入隱性知識的挖掘,促進不同種類的知識在企業(yè)內(nèi)部的傳播、共享和創(chuàng)新。

2、配合知識管理,適當?shù)瘷n案管理的邊界,拓展檔案管理的外延

知識管理是從創(chuàng)造價值的角度來考察企業(yè)的所有運作,并把對知識的管理滲透到企業(yè)的各種具體管理之中, 因此,知識管理的對象非常寬泛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對企業(yè)活動中已經(jīng)形成的具有保存價值的文件材料進行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業(yè)工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進一步發(fā)展。因此,有必要配合知識管理,適當?shù)瘷n案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門應配合知識管理的實施,進一步樹立大檔案觀,加強與圖書、情報等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協(xié)作,提升圖書、情報、檔案一體化水平,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供強有力的信息支持。這樣,檔案部門不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動做出更大貢獻,還可以進一步提升自己在企業(yè)中的地位。

3、借用知識管理的先進信息技術(shù),提升檔案管理的技術(shù)水平

知識管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對立。知識管理只是從創(chuàng)造價值的角度考察企業(yè)的所有運作,并將企業(yè)的知識管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場營銷、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面,從而使知識管理成為所有管理的中心和關(guān)注的重點。實施知識管理需要強大的現(xiàn)代信息技術(shù)支持,比如,知識管理體系中的通訊網(wǎng)絡、群件技術(shù)、推拉技術(shù)、多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等, 這些技術(shù)不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實施知識管理的機會,帶動檔案工作信息化建設的升級,是檔案工作實現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。

結(jié)束語

總之,規(guī)劃院檔案工作者應在檔案創(chuàng)新工作上投入更多的精力,進行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新工作是未來檔案利用的必然趨勢,通過檔案工作者的共同努力,檔案機構(gòu)必定能夠改變檔案工作的現(xiàn)狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢,為利用者提供更多更全更好更有實效的檔案信息。

參考文獻：

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城市規(guī)劃檔案具有三個主要特點。首先，城市規(guī)劃檔案具有一定的法律權(quán)威性。城市規(guī)劃檔案是在相關(guān)政府部門依照城鄉(xiāng)規(guī)劃法所形成的關(guān)于建筑工程的一書兩證的文件以及其他相關(guān)法律文件。這些檔案匯集了幾乎所有相關(guān)政府職能部門的相關(guān)意見，是土地使用和建設的重要依據(jù)，具有一定的法律權(quán)威性。在公民辦理建筑物產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍證等相關(guān)業(yè)務的過程中，城市規(guī)劃檔案可以起到法律憑證作用，這是其他的城建檔案無法起到的作用。其次，城市規(guī)劃檔案的具有客觀真實性。城市規(guī)劃檔案在相關(guān)文件上明確了城市建設工程的造價、功能、面積、性質(zhì)、建筑單位等相關(guān)信息，是城市建設工程的最為客觀和直接的反映。通過相關(guān)政府部門批復后的建筑工程是需要根據(jù)相關(guān)文件證明進行驗收和監(jiān)督的，只有滿足規(guī)劃檔案要求的城市建設工程才是最為合格的。最后，城市規(guī)劃檔案內(nèi)容具有廣泛性的特點。城市規(guī)劃檔案的主要內(nèi)容既包括兼職工程的報建、廣告招牌、建筑功能，還包括規(guī)劃的建設單位、建筑類型等信息，內(nèi)容十分廣泛。

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案是我國長期城鄉(xiāng)規(guī)劃建設中形成的寶貴歷史資料，做好城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理，對于推進城市化進程，促進城鄉(xiāng)規(guī)劃管理水平的不斷提高有著重要的意義。

2 規(guī)劃檔案管理工作中存在的問題

當前城市規(guī)劃檔案管理工作中還存在較多的問題，主要包括：檔案整理、歸檔的問題，檔案利用率低，管理水平低下，信息水平較低，檔案管理專業(yè)人才不足等。檔案整理、歸檔的問題，規(guī)劃檔案在整理、歸檔過程中普遍存在遺漏，相關(guān)內(nèi)容記錄不準確，圖紙缺頁、破頁，批復材料不健全等問題。檔案利用率低，由于規(guī)劃檔案管理機構(gòu)對規(guī)劃檔案的重要性重視程度不夠，相關(guān)部門對于規(guī)劃檔案的查閱次數(shù)十分少，從而造成規(guī)劃檔案的利用頻率、調(diào)檔、查檔、閱檔等指標低，難以發(fā)揮檔案作為工作和記載重要信息抓手的作用。管理水平不高，鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃檔案管理水平低、分類不科學、上架不整齊、存放不規(guī)范，隨意存放，沒有制定規(guī)范的管理流程和調(diào)、查、閱檔程序，調(diào)檔、查檔、閱檔隨意性大。信息水平較低，在鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃檔案管理部門，特別是鎮(zhèn)區(qū)政府部門，完全采用計算機管理檔案、實現(xiàn)檔案管理信息化操作的不多，目前依然采取傳統(tǒng)的管理模式和操作方式，信息化水平低，在一定程度上制約了檔案管理的效率和利用效果。.檔案管理專業(yè)人才不足。新形勢下，規(guī)劃檔案管理需要專業(yè)的檔案管理人才。但當前規(guī)劃檔案管理工作人員大部分是業(yè)余的或者是年齡比較大的干部，年輕干部對檔案管理工作不專業(yè)、不上心，不盡心，檔案管理人員逐漸流失，鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃檔案管理發(fā)展舉步維艱。

3 提升規(guī)劃檔案管理水平的方法

3.1 堅持服務優(yōu)先的理念，創(chuàng)新管理服務機制

城市規(guī)劃檔案的自身三個特點要求相關(guān)檔案管理人員必須具有一定的創(chuàng)新精神，開拓相關(guān)服務領域，充分開發(fā)城市規(guī)劃檔案的作用，為整個城市的發(fā)展提供指導與依據(jù)。檔案管理人員在思想觀念上要與時俱進，不斷學習新方法新理念，從而摒棄掉陳文舊規(guī)，改善管理方法和服務方式，加強檔案管理人員的服務意識，從而積極地提供檔案的重要服務性能，發(fā)揮規(guī)劃檔案的自身價值，為城市建設與發(fā)展提供實質(zhì)性的服務。此外，檔案管理工作需要簡化利用手續(xù)，便于提供服務，加強檢索性能的提升，最大化發(fā)揮規(guī)劃檔案的積極作用。

3.2 堅持科學化管理，將一切工作規(guī)范化

城市規(guī)劃檔案管理工作是一項綜合性的管理工作，必須將各類信息載體與各類規(guī)劃檔案內(nèi)容融為一體，進行統(tǒng)一的科學化管理，提升檔案的管理效率，使檔案管理更加的規(guī)范。在規(guī)劃檔案的管理過程中要加強對規(guī)劃檔案的保護性工作，對相關(guān)風險進行深入分析，建立相關(guān)機制，預防有關(guān)問題的出現(xiàn)。在歸檔過程對相關(guān)文件資料的破損以及確實狀況進行詳細記錄，并深入分析，起到有效補救作用。通過科技手段你對相關(guān)資料進行備份保存，從而有效提高相關(guān)規(guī)劃檔案資料的使用壽命，發(fā)揮規(guī)劃檔案的深遠作用。檔案管理工作是一項目標性的管理項目，必須在充分分析城市發(fā)展的狀況的基礎上，最大限度地實現(xiàn)地梁管理，對管理目標進行剖析，全面落實相關(guān)管理目標，根據(jù)相關(guān)管理準則，做到每一項工作有章可循，使規(guī)劃檔案的管理實現(xiàn)規(guī)范化，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

3.3 切實提升規(guī)劃檔案管理工作人員的自身素質(zhì)

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1.1規(guī)劃檔案管理工作的內(nèi)容

規(guī)劃檔案主要指建設項目選址、建設用地規(guī)劃許可、建設工程規(guī)劃許可、建設單體的放線、驗線、建設工程管線規(guī)劃、道路工程規(guī)劃等規(guī)劃管理過程中形成的具有利用和保存價值的技術(shù)資料、文本、圖冊、數(shù)據(jù)信息（光盤），電腦盤片等相關(guān)資料以及有關(guān)規(guī)劃許可的證件資料及審批材料等。

1.2規(guī)劃檔案管理

城市規(guī)劃檔案管理是一項專業(yè)性較強的系統(tǒng)工作，對檔案管理人員具有較高的要求。不僅需要檔案管理人員要具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，而且還要具有高度的責任感和樂于奉獻的精神，另外還需要檔案管理人員具有扎實的理論知識和工作技能，能夠熟練的應用現(xiàn)代化的科技手段和先進的管理方法來提高檔案管理水平，特別是在當前信息化社會環(huán)境下，更需要檔案管理人員不斷的充實自身的專業(yè)知識，優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，努力提高自身的綜合素質(zhì)，從而更好的做好規(guī)劃檔案的管理工作。

1.3規(guī)劃檔案管理的責任和義務

作為城市規(guī)劃檔案，其并不是某一個部門自已的事情，其需要各個部分相互配合，做好城市規(guī)劃檔案的收集和整理工作，對于有價值的資料要自覺進行保存，從而統(tǒng)一進行歸檔案和保管。

1.4“一書兩證”的檔案管理制度

對“一書兩證”的審核及發(fā)證情況做好逐項登記及按編號造冊制度，年終匯總，并上報上級城市規(guī)劃局進行備案。

2.做好城市規(guī)劃檔案的歸檔工作

在城市不斷發(fā)展和建設過程中，城市規(guī)劃項目不斷增加，所生成的檔案數(shù)量也越來越多，在大量的需要保管和利用的規(guī)劃檔案面前，給城市規(guī)劃檔案管理工作帶來了較大的難度，所以需要采用現(xiàn)代化的管理手段和方法，使城市規(guī)劃檔案更好的發(fā)揮出自身的價值。

2.1加快規(guī)劃檔案管理的信息化水平

在檔案管理中運用好電子計算機技術(shù)，系統(tǒng)的完成檔案檢索、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使檔案的運行、轉(zhuǎn)換等在各個環(huán)節(jié)上與數(shù)字化辦公銜接起來，這種數(shù)字化科技手段，能讓檔案管理在數(shù)字信息化時代充分滿足信息社會對檔案工作的要求。因此，檔案管理工作者要系統(tǒng)的結(jié)合自己的崗位工作，注重計算機技術(shù)、數(shù)字信息的學習掌握，提高現(xiàn)代化的管理技能。

2.2利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案，做好歸檔

檔案作為豐富的信息資源，其記錄著大量有價值的信息，而對這些檔案信息進行整理不僅工作量較大，而且較為繁瑣。因此在當前計算機技術(shù)快速發(fā)展的情況下，在檔案整理工作中充分的利用計算機不僅能夠有效的提高工作效率，而且加快了檔案數(shù)字化管理的進程。而且利用數(shù)字化方法進行規(guī)劃檔案的管理，這樣對于以后檔案的開發(fā)和利用帶來了較大的便利，能夠使規(guī)劃檔案更好的服務于社會。

3.加強城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的措施

3.1加強對城市規(guī)劃檔案管理工作的認識

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案主要產(chǎn)生于城鄉(xiāng)規(guī)劃審批管理，勘察設計，各種工程技術(shù)資料等，它的積累形成的質(zhì)量將直接影響城鄉(xiāng)經(jīng)濟建設對規(guī)劃檔案的有效利用，是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設、管理及工程維修、擴建、改造工作中不可缺少的依據(jù)，而且它還是解決建設糾紛的重要依據(jù)。目前，規(guī)劃檔案在城鄉(xiāng)建設發(fā)展中已經(jīng)占有一定的位置，而且正在被社會逐步認識和重視。從城市的發(fā)展趨勢來看，規(guī)劃檔案的作用將尤為突出，其價值將會受到社會的普遍認可。

3.2強化檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)

檔案工作人員必須培養(yǎng)個人職業(yè)素質(zhì)，使職業(yè)素養(yǎng)成為一種文化習慣，通過組織管理將工作中必備的素養(yǎng)切實落實到崗位責任制中，發(fā)揮主觀能動性，把工作推向有序、系統(tǒng)、計劃、協(xié)調(diào)、效率、負責的工作狀態(tài)。

3.3在城市規(guī)劃檔案管理工作中，要樹立良好的服務意識

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Abstract: this paper analyzes the planning design industry science and technology information file and use, the importance and necessity of from design personnel and the archives and staff proposed in terms of science and technology archives of filing attention to the related industry work personnel can provide reference.

Key word: planning design, archives, problems, countermeasures

中圖分類號： S611 文獻標識碼：A 文章編號：

1.引言

規(guī)劃設計成果檔案是其在各項規(guī)劃設計、勘察測量以及科學研究等生產(chǎn)活動過程中直接形成的科技資料，它能客觀地記錄和反應企業(yè)相關(guān)領域科技活動的史過程，直接記錄設計人員的設計思想、設計方法和設計成果，它是企業(yè)的原生資源庫，蘊藏著巨大的潛在價值[1]。因此企業(yè)的每一位員工都應充分認識到科技檔案的價值，并注意及時準確的對既有工作成果進行歸檔和保存，并在實際工作中充分利用其價值。

科技檔案的工作環(huán)節(jié)包括收集、整編管理、利用三個環(huán)節(jié)。其中收集是基礎和源頭，整編管理是過程，利用是目的。充分發(fā)揮和利用好科技檔案，才能有效地利用檔案的價值，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供基礎性信息資料[2]。

2.企業(yè)科技檔案歸檔和利用的重要性和必要性

對規(guī)劃設計成果的集中統(tǒng)一管理，是規(guī)劃設計行業(yè)檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證，也是積累城市建設經(jīng)驗，進行城市建設技術(shù)儲備的手段；工程檔案是進行城市規(guī)劃設計工作的基礎，是城市建設和管理的重要依據(jù)；工程檔案是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴建的依據(jù)，是提高城市建設經(jīng)濟效益的最佳途徑；工程檔案是城市防災、挽災、減災和戰(zhàn)爭破壞后恢復重建的重要依據(jù)。

規(guī)劃設計檔案對防范自然災害的破壞及破壞后的恢復建設都有著非常重要的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段之一；規(guī)劃設計檔案是規(guī)劃設計過程的真實記錄，客觀記錄和反映各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律，對后期施工、檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設具有指導作用，對其他相似工程也有著借鑒作用。①規(guī)劃設計的檔案管理與規(guī)劃設計工作本身有著十分緊密的聯(lián)系，規(guī)劃設計本身始終離不開檔案的支持；②檔案管理不僅對項目本身有指導作用，而且對其他同類工程設計建設有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，是工程檔案活力和價值的體現(xiàn)；③檔案管理工作能有效地促進相關(guān)領域的研究發(fā)展[3]。

3. 規(guī)劃設計企業(yè)檔案工作存在的問題

（1） 企業(yè)的重視不夠。由于設計行業(yè)的競爭日趨激烈，企業(yè)重前期輕后期現(xiàn)象較為突出，對于前期的投標以及設計過程，比較重視，然而對于后期的設計服務以及歸檔管理重視不足。

（2） 設計人員歸檔的積極性普遍不高，工程檔案資料不規(guī)范，不齊全，甚至出現(xiàn)造假現(xiàn)象，同時檔案管理人員大多沒有參加專業(yè)知識訓練，對歸檔的資料很難做到清楚的認知。

（3） 檔案管理方面也存在重存儲輕利用的問題。很多檔案資料歸檔以后，就永遠存在于檔案庫，沒有找到充分利用的途徑。

因此, 如何加強規(guī)劃設計檔案的科學管理, 建立完善的科學管理體制, 使之為城市建設發(fā)展提供完備、詳實的軟件資料, 是當前規(guī)劃設計檔案管理的重要研究課題。

4、解決現(xiàn)狀問題的方法

4.1 需要改進管理機制

規(guī)劃設計成果有其自身的特性, 一個項目是由參加建設的各方共同完成的, 其檔案工作也一樣, 從文件的形成、收集、整理、審核到歸檔、移交整個環(huán)節(jié)

需要各個部門和專業(yè)密切協(xié)作配合。因此, 理順機制, 明確職責, 保持各環(huán)節(jié)的有效銜接, 是做好規(guī)劃設計檔案工作的基本保障。理順管理機制, 變檔案一級管理為檔案室、項目管理部兩級、總工室三級管理體制, 這樣可以較好地解決管理機制差的問題。在項目管理部設立專職檔案員,負責相關(guān)專業(yè)的檔案工作, 將工程檔案的編制職責交到項目管理部, 并且要求檔案工作與工程項目的建設同步進行。檔案室負責對項目管理部的檔案工作進行指導、督促、檢查, 總工室定期對已經(jīng)歸檔的文獻進行審閱和評價，變工程檔案工作的一級管理為三級管理。

規(guī)劃設計檔案的三級管理體制有其以下優(yōu)點：一是檔案工作力量加強， 管理重心分散，解決了檔案編制工作不夠到位的問題, 保證了及時收集和歸檔； 二是檔案工作責任進一步落實, 檔案工作成為項目管理部和總工室的考核內(nèi)容后, 使檔案工作在項目管理部和總工室都受到重視，從領導到一般工作人員都能自覺地做好文件材料的收集， 及時交給檔案員。在項目各階段結(jié)束時，項目管理部能主動組織規(guī)劃設計檔案的驗收，為整個工程項目檔案的按時驗收提供了保障； 三是專業(yè)分工有利于檔案員進一步掌握相關(guān)專業(yè)知識使工程檔案的組卷更為合理、實用；四是有利于對項目后期工程變更情況的掌握，由于項目管理部對工程的進度和工程變更情況比較了解，可以及時更新變更文件的收集和相關(guān)圖紙的修改工作，以保證項目的歸檔資料齊全和準確。

4.2 建立激勵和培訓機制

經(jīng)總工室評價，對檔案資料管理優(yōu)秀的項目進行獎勵，對評價不合格的項目進行處罰。一方面對項目組設計人員進行引導，另一方面對項目管理部和檔案室工作人員進行監(jiān)督。針對單位工程檔案管理人員業(yè)務水平不高的實際，每年至少舉辦一期基本建設項目檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)，為做好工程檔案工作，提高管理水平、檔案質(zhì)量打好基礎。

4.3 規(guī)劃設計檔案的完整化、系統(tǒng)化、信息化

規(guī)劃設計檔案的系統(tǒng)完整是有效利用，充分發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)其價值的前提。必須強化資料收集和分類匯編這二個環(huán)節(jié)。保持歸檔文件的完整性是檔案系統(tǒng)的前提, 也是最重要的工作環(huán)節(jié)。規(guī)劃設計檔案來源分散，形成周期長，同時內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大，給做好收集工作帶來很大的困難。項目管理人員和檔案工作人員只有全面了解工程項目建設情況, 才能合理確定各階段文件材料歸檔范圍，既不重復也不遺漏。收集工作要從平時做起,，階段工作完成后要對歸檔文件完整性進行檢查, 檢查歸檔材料是否齊全、完整。同時要注重特殊形式的文件材料的收集。現(xiàn)行的規(guī)劃設計項目，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，還會產(chǎn)生許多照片子文件等，這些特殊的文件材料也反映了規(guī)劃設計的過程，是項目檔案不可缺少的組成部分，在收集時不能疏忽遺漏。把握歸檔文件的系統(tǒng)性，是實現(xiàn)規(guī)劃設計檔案有效利用的先決條件。規(guī)劃設計項目歸檔材料只有在完整、準確的基礎上，按照國家相關(guān)規(guī)范進行系統(tǒng)化整理和編目，科學分類，合理組卷，才能為今后工程管理和運行提供依據(jù)[4]。同時在當今信息化時代，順應時展建立規(guī)劃設計檔案，使其能更快捷、更方便的為城市建設提供了一個新的查詢和借閱操縱平臺，也是非常緊迫之任務。

5、結(jié)論和建議

只有項目的全部參與人員，從上到下充分認識到項目檔案管理的重要性， 加強責任意識，建議一套完整科學的檔案管理機制，才能順應時展， 使規(guī)劃設計檔案管理真正為企業(yè)乃至行業(yè)的發(fā)展提供基礎性平臺。

6、參考文獻

[1] 淺談建筑工程設計檔案的特點及其在設計單位的應用. 侯儉欣，建筑設計管理，1996.02

[2] 淺談企業(yè)科技檔案的利用.高凌，云南檔案，2009.05

[3] 淺析建筑檔案管理重要性及措施.王雁，建筑設計，中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011.07

[4] 現(xiàn)代市政工程檔案管理研究，吳蓉，張奇，陜西建筑，2008.04

、

篇（5）

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）11-0052-01

引言

清代以后出現(xiàn)了檔案一詞，之前被稱為“冊”“中”“文

案”等，簡單地說就是對歷史的記載。本文作者結(jié)合自身經(jīng)驗先從檔案的定義出發(fā)，然后對城市規(guī)劃檔案管理工作進行探討。

一、定義

（一）檔案

檔案是直接形成的歷史紀錄，簡單地說就是對歷史的記載。在我國古代不把這種記載叫做檔案，不同朝代叫法不同。商代時稱其為“冊”，周代則叫做“中”，秦漢時期就稱作“典籍”，漢魏以后謂之“案卷”“文案”等，到了清代以后才多用“檔案”，現(xiàn)在統(tǒng)一稱為“檔案”。

（二）城市規(guī)劃檔案

城市規(guī)劃檔案是在城市規(guī)劃審批環(huán)節(jié)中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載，是城建檔案的重要組成部分，它具有法律權(quán)威性、客觀真實性等特點，是在城市規(guī)劃審批環(huán)節(jié)中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數(shù)據(jù)等各種歷史資料的記載，也是城市建筑工程開展規(guī)劃、勘測、設計、施工、管理、運行、維護、科研、抗災等不同工作的重要依據(jù)。

二、新時期的檔案管理工作

（一）健全檔案管理體制

各單位要高度重視檔案管理工作，端正態(tài)度，認真對待。各級領導要齊抓共管，分工明確，具體事宜由檔案室親自執(zhí)行，要積極有效地落實工作機制。對于負責檔案室的工作人員要分工具體，一定設立專門的檔案室，配備專職人員負責檔案室的日常工作。同時，每年將檔案工作均列入本單位的工作計劃，而且要時常檢查檔案存儲情況，同時要確保本單位的檔案工作專項經(jīng)費的到位，保證檔案工作順利有效地開展。

（二）實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

伴隨著社會的快速發(fā)展，檔案管理工作者也要與時俱進，不斷推陳出新，跟上時代步伐。只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。因此，要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。檔案記載著豐富的信息，也匯集著大量的指示，是一種豐富的信息資源。相比其他的工作，檔案管理工作者可能會更加辛勞，因為檔案管理工作繁瑣、復雜、重復性強，可能會相對枯燥，因此信息時代我們可以利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，省時省力，還確保檔案管理工作高效、高質(zhì)量的完成。因此實行現(xiàn)代化的檔案管理方案勢在必行。同時需要我們的檔案管理工作者有一定的耐心、責任心和勇于創(chuàng)新的精神。

（三）加強檔案工作人員隊伍建設，提高業(yè)務素質(zhì)

上一條已經(jīng)提到，檔案要信息化管理?，F(xiàn)在大部門的單位都做到了信息化管理，效果明顯，只是個別地區(qū)單位還需要進一步完善。這就說明城市規(guī)劃檔案工作已逐漸從昔日的傳統(tǒng)管理模式演變到計算機信息數(shù)字化管理模式，并從檔案的手工查詢發(fā)展到網(wǎng)上查詢。因此信息時代的到來，就要求我們的工作者跟上時代腳步，不斷給自己充電。另外，提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己成為具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。檔案管理工作者在有著扎實的專業(yè)知識的同時，還要通曉各類檔案的管理理論和管理方法，了解檔案法律法規(guī)，增強檔案與其他專業(yè)的滲透與聯(lián)合，并牢固樹立起強烈的責任感和使命感，扎扎實實地做好本職工作。

三、結(jié)語

隨著社會的快速發(fā)展，城市建設的腳步不斷加快，城市規(guī)模也在不斷擴大，使得城市規(guī)劃的檔案管理工作任務也越來越繁重。幸運的是新時期的城市規(guī)劃檔案管理工作已經(jīng)走上了信息化的軌道，可能部分地區(qū)還需要進一步完善，總之繁重、復雜的城市規(guī)劃檔案管理工作者是城市規(guī)劃檔案管理的急先鋒。希望本文對大家的工作有所幫助，僅供參考。

【參考文獻】

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[2]連瑩.論新時代下的城市建設管理——以福州中心城區(qū)的發(fā)展建設為例[J].成功（教育），2007（08）.

[3]趙占國.關(guān)于做好城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的管理工作的探討[J].中國科技信息，2008（09）.

[4]聶建新，徐輝，舒守典.論檔案事業(yè)的“十一五”發(fā)展[J].中國檔案，2005（01）.

篇（6）

伴隨著XX電廠的迅速發(fā)展，為了更好適應檔案工作的新形勢和新要求，做到與時俱進，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，我們要要從改善檔案保管條件和工作環(huán)境出發(fā)，不斷改善和優(yōu)化檔案設施設備，最大限度地滿足了檔案管理的實際工作需要。并始終堅持把檔案管理當作企業(yè)重要的基礎管理工作，按照檔案管理的各項法律、法規(guī)，以提高檔案工作水平為目標，重視和開展企業(yè)檔案工作目標管理活動，不斷從組織管理、設施設備、基礎業(yè)務建設、開發(fā)利用等方面進行鞏固和加強。同時，要充分運用計算機網(wǎng)絡技術(shù)等先進手段，開發(fā)應用檔案管理系統(tǒng)，早日實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡化和現(xiàn)代化，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及改革發(fā)展工作提供更優(yōu)質(zhì)服務，創(chuàng)造更良好的經(jīng)濟效益和社會效益。

三、具體工作思路

根據(jù)新形勢下檔案工作發(fā)展趨勢，制定具體工作思路如下：

1、對于紙質(zhì)檔案。要在進一步健全收集檔案信息和完善收集網(wǎng)絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關(guān)”，切實提高歸檔材料的質(zhì)量，做好紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理工作；要嚴格按照《xx發(fā)電廠檔案整理工作細則》、《xx發(fā)電廠事檔案工作檢驗考評標準》的要求，切實做好檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。

2、對于電子檔案。在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)方面，要在全系統(tǒng)使用檔案管理信息系統(tǒng)，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫實體，使檔案信息查借閱、轉(zhuǎn)遞及數(shù)據(jù)的提取和統(tǒng)計分析等工作主要通過計算機進行；在多媒體檔案材料方面。要將工作、學習和生產(chǎn)一線的動態(tài)影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統(tǒng)或投影設備顯示出來，從而提高知人、識人的深度和廣度。在多媒體檔案材料保管和維護方面。要以大容量、高速磁盤或光盤介質(zhì)為電子多媒體信息的存儲介質(zhì)，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護；在多媒體檔案材料使用方面。要通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關(guān)材料的查詢和使用。注意對整個電廠的信息進行統(tǒng)計分析和預測，為以后各項工作的決策提供參考；在多媒體信息系統(tǒng)保密和安全方面。要建立網(wǎng)絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統(tǒng)，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。

3、對于基礎建設。要對現(xiàn)有庫房進行裝修改造，同時添加購置檔案設施設備。爭取實現(xiàn)庫房、辦公、閱覽、機房“四分開”；庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位；增添庫房專用密集架**組，計算機*臺、空調(diào)*臺、去濕機*臺、復印機*臺，使庫房保管達到“八防”的要求；同時，充分運用網(wǎng)絡技術(shù)，配備專用的檔案管理專用計算機系統(tǒng)及數(shù)據(jù)備份設備，實現(xiàn)檔案的微機管理。按照目標管理的有關(guān)規(guī)定，文書檔案、科技檔案、多經(jīng)檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等各個分類實現(xiàn)“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）。

四、主要目標及措施

1、主要目標

以為xx發(fā)電廠提供優(yōu)質(zhì)、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業(yè)的各項工作的開展提供優(yōu)質(zhì)服務，使企業(yè)的檔案工作實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化的目標。

2、具體措施

一要提高思想認識，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。檔案工作是發(fā)電廠整體工作的重要組成部分，檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。

篇（7）

自進入21世紀以來，林業(yè)經(jīng)濟在改革開放的推動下得到了快速的發(fā)展。一方面是因為我國的生態(tài)環(huán)境問題日益突出，人們的環(huán)保意識逐漸增強，很多人都意識到必須要通過林業(yè)建設才能改善環(huán)境質(zhì)量；另一方面，林業(yè)建設本身具有極高的經(jīng)濟價值，這也促進了我國林業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。在林業(yè)經(jīng)濟發(fā)展中，林業(yè)規(guī)劃是其中極為重要的一項工作，它決定著是否能夠?qū)α謽I(yè)土地進行充分全面的利用。而在林業(yè)規(guī)劃工作中，檔案管理質(zhì)量和效率的高低直接影響著林業(yè)規(guī)劃工作的正常開展。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)遠遠不能滿足當今時代林業(yè)規(guī)劃的要求，鑒于此，必須要順應時代的要求，將信息化技術(shù)應用于林業(yè)規(guī)劃的檔案管理工作中，以此提升檔案管理工作的效率，提高林業(yè)規(guī)劃工作的質(zhì)量。本文首先分析了林業(yè)規(guī)劃中檔案管理信息化建設的重要性，然后對信息化檔案管理在林業(yè)規(guī)劃中的運用進行了淺析。期望通過本文的分析，能夠幫助讀者對我國信息化檔案管理有更加深刻的認識。

1 林業(yè)規(guī)劃中檔案管理信息化建設的重要性

隨著林業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，林業(yè)檔案管理工作在林業(yè)建設中起到了越來越重要的作用。林業(yè)檔案是人們了解林業(yè)經(jīng)濟發(fā)展信息的關(guān)鍵性文件，在林業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的過程中，檔案材料也在不斷的更新和完善，內(nèi)容不斷增多，對檔案管理的要求也在不斷提高。為了適應新時代林業(yè)規(guī)劃中檔案管理的要求，必須要加快檔案管理的信息化建設，用科學技術(shù)武裝檔案管理工作，提高林業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。檔案管理的信息化建設在各個行業(yè)都有著重要的作用，不僅僅只是在林業(yè)領域。

林業(yè)檔案信息化管理的重要性可從以下幾個方面進行分析：其一，提高林業(yè)檔案管理的效率。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員往往都是依靠手工勞作，不論是檔案收集、整理，還是檔案查找、存儲等，都需要依靠專門的管理人員才能實現(xiàn)。而且檔案管理的工作量極大，需要管理人員付出更多的精力才能確保檔案的完整性和真實性，其工作壓力可想而知。超負荷的工作量，不僅會導致檔案工作的質(zhì)量和完整性受到嚴重的影響，致使檔案的可利用價值降低，還會降低檔案管理人員的工作積極性。同時，在傳統(tǒng)的檔案管理中，大多都是紙質(zhì)檔案，要對這些檔案進行存儲管理，需要專門的檔案管理室，隨著檔案文件的增多，而存儲空間有限，就必須要定期對多年以前的檔案進行清理，這難免會導致一些重要的檔案被損毀，這種毀損是無法修復的。其二，提高了林業(yè)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對林業(yè)檔案進行管理，管理人員可以利用軟件對檔案進行準確的分類和整理，如果有人需要使用某種檔案，只需要在客戶端人機互動界面直接搜索、查詢即可，計算機能夠在短短的幾十秒鐘以內(nèi)就調(diào)出檔案，以供相關(guān)人員使用。

2 信息化檔案管理在林業(yè)規(guī)劃中的運用措施

2.1 完善林業(yè)檔案的管理制度

完善檔案管理制度，實現(xiàn)對檔案的標準化管理?，F(xiàn)代的檔案形式多為電子檔案，要對其進行充分的利用，就必須要統(tǒng)一檔案的電子格式，對其進行標準化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理區(qū)別巨大，不論是檔案載體，還是存儲管理都存在著極大的不同，傳統(tǒng)的檔案管理制度肯定無法適應新時代的信息化檔案管理需求。

2.2 培養(yǎng)林業(yè)檔案管理人才

首先，林業(yè)單位要重視對檔案管理人員技術(shù)能力的培養(yǎng)，比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護、網(wǎng)站管理等，幫助檔案管理人員掌握現(xiàn)代化的管理手段，熟悉各種網(wǎng)絡技術(shù)知識，讓其將現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理工作充分結(jié)合起來。其次，林業(yè)單位要聘用一批掌握先進管理技術(shù)的檔案工作者，讓其帶動老員工適應信息時代的檔案管理工作。最后，檔案管理人員本身必須要具有極高的積極性和上進心，在工作之余要加強自身的學習，多了解信息技術(shù)知識，多學習其他優(yōu)秀同事的經(jīng)驗，以此提升自身的管理能力，與時俱進，適應現(xiàn)代化的檔案管理工作的需要。

2.3 提高檔案管理的信息化技術(shù)，完善硬件設施配備

首先，在設備運至林業(yè)單位以后，必須要聘請專業(yè)的人員進行安裝和調(diào)試，確保整個檔案管理系統(tǒng)能夠正常運行，確保檔案管理工作能夠正常的開展；其次，在設備運行的過程中，林業(yè)單位必須要委派專門的人員對各類設備進行維護和保養(yǎng)。及時發(fā)現(xiàn)存在的隱患并處理，保證設備的正常運行。尤其是要做好網(wǎng)絡防護以及防毒、殺毒等措施，確保檔案文件不會被病毒損壞，確保檔案的真實性和完整性。

3 結(jié)束語

總而言之，在林業(yè)規(guī)劃中，檔案管理工作的重要性非同尋常，林業(yè)單位必須要高度重視這項工作，保證檔案管理的效率和質(zhì)量，提高檔案材料的完整性和真實性，充分開發(fā)和利用檔案資源，以此促進我國林業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展和進步。

篇（8）

中圖分類號：TU990 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）04（b）-0193-01

規(guī)范地下管線設施規(guī)劃檔案，就是為科學合理地進行城市地下空間規(guī)劃、建設和維護管理等，提供實時、準確、可靠、有科學價值的地下管線信息，也為各項規(guī)劃的實施提供有效的支撐。

1 地下設施的規(guī)劃檔案的概況

地下設施，指的是為城鄉(xiāng)居民提供生產(chǎn)和生活條件，具有完善城市功能和提升城市品位的作用，可以分為地下工程、市政管線及其配套設施。隨著城鎮(zhèn)化進程的逐步加快，地下設施的發(fā)展突飛猛進，而作為地下設施規(guī)劃工作的城鄉(xiāng)規(guī)劃部門，如何做好地下設施規(guī)劃檔案的管理工作，將直接影響到當?shù)爻青l(xiāng)科學、有序的發(fā)展。

目前，各地市的地下設施存在著因權(quán)屬單位各不相同，設計規(guī)范各不相同，而使得設計、建設、施工和維護由個權(quán)屬單位自行負責，造成了相關(guān)檔案由各權(quán)屬單位自行負責，規(guī)劃管理部門此項工作缺失。

另一方面，城市的發(fā)展，使得地下設施在原有電力、電信、有線電視、路燈、給水、排水、燃氣等管線人防設施的基礎上，增加了中水、信息網(wǎng)絡、交通信號以及地下指揮所等新型設施和特殊設施。真可謂縱橫交錯、結(jié)構(gòu)復雜，就像城市的神經(jīng)系統(tǒng)遍布整個城市。通過對不同城市相關(guān)資料的翻閱，不難發(fā)現(xiàn)，雖然對原有城市地下設施進行普查和探測，但是，地下設施的增加速度過快，造成的地下設施檔案基數(shù)大、更新快。

第三，地下設施缺失整體的統(tǒng)計檔案。這是因為地下設施的不透明性和權(quán)屬單位的多頭性造成的。

2 行政視角下的地下設施規(guī)劃檔案管理工作的不足及原因分析

通過前面概況的梳理，我們不難看出，作為地下設施規(guī)劃管理檔案的主管部門，規(guī)劃局在地下設施規(guī)劃檔案的管理上存在原始資料缺乏、后期完善工作不足以及日常維護不到位。

具體原因，首先，地下設施的重要性也是最近幾年凸顯，原有審批檔案多為紙質(zhì)文件，缺少相應規(guī)劃檔案的電子化的建設，而原有的地下設施產(chǎn)權(quán)單位的多樣，使得原來資料的收集工作過于復雜。

其次，完善工作包括過往檔案的整理、現(xiàn)行審批檔案的收集以及建設項目施工過程中因為種種原因而產(chǎn)生的變更的規(guī)劃備案等工作。

在過往地下設施檔案的整理工作中，由于部分地下管線埋設地下深處的不透明性和材質(zhì)差異，很難被發(fā)現(xiàn)和識別；普查和管理工作滯后，各權(quán)屬單位有的也沒搞清自家管線利用情況；另外，還有一些沒有報批私自鋪設管線的，就造成無法及時形成地下管線規(guī)劃檔案。

現(xiàn)行地下建設項目的審批過程中，由于各種地下設施的規(guī)模、建設類別不同造成檔案建設的標準不同，具體表現(xiàn)在附圖的比例不同，使得數(shù)字化文件不好統(tǒng)一；的等級不同，使得項目歸檔的標準不同；而管線檔案不規(guī)范，各種管線檔案難以銜接、綜合管線產(chǎn)權(quán)單位各按各的坐標、高程進行測量和編制竣工檔案，使各種管線檔案信息在計算機管理系統(tǒng)中無法銜接，編制綜合管網(wǎng)圖存在很大困難；而新建、擴建和改建道路管線數(shù)據(jù)由于未能及時更新，加之管線信息系統(tǒng)局限于平面和文件形式，管線數(shù)據(jù)庫管理模式已突顯缺陷和不足，地下管線數(shù)據(jù)庫檔案管理沒有正常運行，導致信息庫只收卻無法利用這些信息的局面。

而地下設施項目在施工過程中產(chǎn)生的變更，由于管理的不到位，建設單位缺少報批觀念以及缺少必要的竣工核實程序，使得維護不到位，即使有的項目報批了，而由于以往的人工檔案管理還未完成，又以新形式且尚未成熟的管理方式快速替代老辦法，讓檔案人員的工作無法順利進行；從而使得檔案的維護不到位。

3 規(guī)劃視角下的地下設施規(guī)劃檔案管理的設想

當前，城市建設發(fā)展速度飛快，布置好城市道路下錯綜復雜的各種管線，爭取新建道路下管線施工同道路建設同步進行，有計劃、有步驟地鋪設已建道路的地下管線，以科學檔案管理方式取代傳統(tǒng)的檔案管理法，為地下管線正常運行創(chuàng)造必要的條件。

3.1 編制相關(guān)的規(guī)劃，從源頭管理

目前，各地市設計到地下設施的規(guī)劃編制處于嚴重缺失的程度，而已經(jīng)編制的地市，有沒有建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫。所以，我們應該做好源頭性的工作，編制全市范圍內(nèi)的地下設施（含架空線路）的規(guī)劃，并且將規(guī)劃成果數(shù)字化建立相關(guān)檔案庫，作為補充，要按照規(guī)劃成果的數(shù)字化要求做好建設項目的審批成果歸檔工作。

3.2 合理利用地下設施普查，做好資料收集

進行地下設施普查時，會產(chǎn)生大量的原始記錄資料數(shù)據(jù)。相關(guān)部門由于工作關(guān)系或沒時間很好地將其整理歸類歸檔，導致事隔多年需要利用原始檔案時，無從下手。另外，經(jīng)過地下設施探測儀準確勘測出且篩選過的管線數(shù)據(jù)資料，有的還滯留在相關(guān)部門，使他人無法利用，造成地下管線檔案資源極大的浪費。作為檔案人員要努力地將地下管線檔案整理完整，要主動地把有關(guān)地下管線方面知識向相關(guān)人員請教，還要告訴他們及時歸檔的重要性和緊迫性。對新敷設的地下管線檔案資料，應及時建立動態(tài)管理制度。對報送的管線檔案資料要及時處理，更新動態(tài)數(shù)據(jù)庫。結(jié)合城市管網(wǎng)普查，做好新老檔案資料的有機整合，建立起統(tǒng)一、權(quán)威的城市管網(wǎng)檔案管理信息系統(tǒng)。

3.3 制定統(tǒng)一標準，科學審批，做好批后的監(jiān)管工作，完善各項數(shù)據(jù)

日常的維護將是這項工作的關(guān)鍵。主要是兩個方面的工作，一是日常審批的時候，要將所有地下管線在道路下的平面位置、立面位置、排列順序、管線的尺寸和排水管線水力計算，管徑確定，各個檢查井高程，道路交叉口管線豎向設計的確立，需要地下管線的現(xiàn)場勘查、定性確定現(xiàn)狀管線種類及概況，以及管線普查圖、城市管線竣工檔案等現(xiàn)狀管線資料的支持和保證。

而對于已經(jīng)審批后項目的建設，相關(guān)監(jiān)管要到位，要針對施工過程中的各個節(jié)點加以控制和監(jiān)管，確保規(guī)劃審批的不走樣；而對于因種種原因需要變更的項目要做好變更的登記備案工作。

篇（9）

中圖分類號：F208文獻標識碼： A 文章編號：

知識經(jīng)濟社會是一個創(chuàng)新性很強的社會,進入信息化時代的規(guī)劃院檔案部門應是一個創(chuàng)新能力極強的職能部門。今天,創(chuàng)新能力已經(jīng)成為評價檔案部門服務水平,特別是檔案部門工作效率的重要標準。無論從國際發(fā)展趨勢來看,還是從我國實際現(xiàn)代化的要求來看,都需要改革創(chuàng)新。在信息和網(wǎng)絡時代飛速發(fā)展的今天,信息技術(shù)有力地支撐了檔案工作創(chuàng)新活動,建立電子檔案、構(gòu)建網(wǎng)絡平臺、開辟檔案網(wǎng)站。檔案信息化建設,已成為檔案工作創(chuàng)新的重要途徑和必然選擇。入世后,信息業(yè)、咨詢業(yè)的發(fā)展成為新的增長點,以現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡技術(shù)提供優(yōu)勢、快捷的信息咨詢服務成為大勢所趨。因此,檔案信息服務的對象日益廣泛,服務的需求更加多樣化。為適應這種國際化、信息化的挑戰(zhàn),檔案部門以及檔案工作者必須。

具有預見性和前瞻性,改變傳統(tǒng)的工作方法,創(chuàng)新服務方式,加快檔案工作信息化的建設。

一、規(guī)劃院檔案工作創(chuàng)新勢在必行

檔案工作創(chuàng)新就是指檔案職能部門適應信息化發(fā)展變化,適應外在環(huán)境需要,形成新的結(jié)構(gòu)、流程和服務方式。創(chuàng)新是現(xiàn)代檔案工作增強自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作通過創(chuàng)新,可以更快地實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、改進觀念以及運行機制和管理服務方式的再設計與建造,全面提高工作效率和服務水平,提高檔案資源的利用率。隨著經(jīng)濟發(fā)展、社會生活的變遷和公共需求的演進,檔案工作的管理體制、運行機制和服務模式正面臨著變革. 一方面,傳統(tǒng)的、封閉的、狹隘的自我發(fā)展觀念,缺乏整體意識,獨自追求體系完備,自我封閉,不求合作,盲目追求“實體”的擁有。這些都嚴重影響了檔案資源的社會共享和信息增值,導致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面,檔案管理中的重藏輕用的傳統(tǒng)服務觀念,制約著信息化的進程。在信息時代,檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業(yè)知識轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,才能得到社會的認可。盡管檔案界已認識到開發(fā)檔案信息資源為社會服務,是檔案事業(yè)賴于生存和發(fā)展的基礎。但積習難改,陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設的發(fā)展進程。

20世紀90年代以來,經(jīng)濟全球化程度迅速加深,以信息技術(shù)為代表的高新技術(shù)和知識經(jīng)濟迅猛發(fā)展,給檔案工作的運行機制和公共管理服務帶來了巨大的壓力和挑戰(zhàn),檔案工作在這種背景條件下,只有順應時代潮流,大力深化改革,強化自身職能,使檔案工作信息化的普及應用變成生動的現(xiàn)實。

二、檔案拓展服務領域的創(chuàng)新工作

1、信息服務的社會化、多主體

由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉(zhuǎn)化為為社會全方位服務,已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學研究和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得更復雜,越來越離不開信息服務。對檔案信|邑的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2、興辦服務實體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

知識經(jīng)濟時代,檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務的基礎上,創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的工作實體。對于檔案信息開放和開發(fā),檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識,面向經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面:開發(fā)科技信息,幫助企業(yè)開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品;開發(fā)經(jīng)濟信息,為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務;開發(fā)市場信息,為企業(yè)提供營銷機會;開發(fā)法律信息,維護企業(yè)合法權(quán)益。

3、加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時代的發(fā)展,人類知識和信息總量急劇增長,面對浩瀚的文獻資源,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

三、信息時代背景下的檔案創(chuàng)新工作

1、利用知識管理理念重塑檔案工作,實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新

如果說信息管理是一種技術(shù)創(chuàng)新的話,知識管理則是基于信息管理之上的管理理念的創(chuàng)新。知識管理包含了信息時代的許多先進管理理念,其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識管理主張運用集體的智慧整合企業(yè)各種形式的知識資源,提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力,實現(xiàn)顯性知識和隱性知識的共享;企業(yè)知識創(chuàng)新的源泉在于知識的轉(zhuǎn)化,知識轉(zhuǎn)化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內(nèi)部化。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各種記錄,是固化的知識,屬于顯性知識。因此,基于知識管理的理念,檔案部門僅僅局限于管理已經(jīng)文本化的企業(yè)檔案資料是很不夠的,而應該根據(jù)自己在企業(yè)管理中的地位和工作性質(zhì),在做好檔案信息資源開發(fā)利用的同時,積極推進企業(yè)顯性知識的擴散,適當介入隱性知識的挖掘,促進不同種類的知識在企業(yè)內(nèi)部的傳播、共享和創(chuàng)新。

2、配合知識管理,適當?shù)瘷n案管理的邊界,拓展檔案管理的外延

知識管理是從創(chuàng)造價值的角度來考察企業(yè)的所有運作,并把對知識的管理滲透到企業(yè)的各種具體管理之中, 因此,知識管理的對象非常寬泛。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作的邊界則是比較清晰的,主要是對企業(yè)活動中已經(jīng)形成的具有保存價值的文件材料進行保管,目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業(yè)工作中的特殊地位,但也限制了檔案工作的進一步發(fā)展。因此,有必要配合知識管理,適當?shù)瘷n案工作的邊界,拓展檔案工作的外延。具體而言,檔案部門應配合知識管理的實施,進一步樹立大檔案觀,加強與圖書、情報等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協(xié)作,提升圖書、情報、檔案一體化水平,為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供強有力的信息支持。這樣,檔案部門不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動做出更大貢獻,還可以進一步提升自己在企業(yè)中的地位。

3、借用知識管理的先進信息技術(shù),提升檔案管理的技術(shù)水平

知識管理并不是企業(yè)管理的全部,也并不是與企業(yè)其他方面的管理相對立。知識管理只是從創(chuàng)造價值的角度考察企業(yè)的所有運作,并將企業(yè)的知識管理滲透到戰(zhàn)略管理、市場營銷、人力資源管理、生產(chǎn)管理等方面,從而使知識管理成為所有管理的中心和關(guān)注的重點。實施知識管理需要強大的現(xiàn)代信息技術(shù)支持,比如,知識管理體系中的通訊網(wǎng)絡、群件技術(shù)、推拉技術(shù)、多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等, 這些技術(shù)不一定都適合檔案部門,但檔案部門肯定能從中受益。因此,借助企業(yè)實施知識管理的機會,帶動檔案工作信息化建設的升級,是檔案工作實現(xiàn)自我發(fā)展的一條捷徑。

結(jié)束語

總之,規(guī)劃院檔案工作者應在檔案創(chuàng)新工作上投入更多的精力,進行更深層次的思考,采取更有效的措施。檔案創(chuàng)新工作是未來檔案利用的必然趨勢,通過檔案工作者的共同努力,檔案機構(gòu)必定能夠改變檔案工作的現(xiàn)狀,有效發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢,為利用者提供更多更全更好更有實效的檔案信息。

參考文獻：

篇（10）

隨著我國國民經(jīng)濟的發(fā)展，社會主義新農(nóng)村建設的步伐逐漸加快，然而一味的尋求發(fā)展速度，忽視規(guī)范化管理，往往會事倍功半，不利于城鄉(xiāng)健康穩(wěn)步的規(guī)劃和發(fā)展。城鄉(xiāng)規(guī)劃管理檔案作為為新農(nóng)村建設、規(guī)劃、發(fā)展提供重要依據(jù)，其在管理上存在多頭管理的問題，同時受到規(guī)劃部門、建設部門、土地部門以及環(huán)保部門等的影響，缺乏健全的管理模式，此外由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的條件有限，沒有規(guī)范化的管理設施，缺乏專業(yè)素質(zhì)高的專門檔案管理人才，使得城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理存在雜、亂現(xiàn)象。不規(guī)范的城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理在一定程度上制約著社會主義新農(nóng)村建設，因而，新形勢下認清城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作中的現(xiàn)實問題，并采取針對性的改進對策顯得極為迫切。

1 城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作現(xiàn)有問題分析

當前我國城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的科學性、規(guī)范性和有效性相對偏低，與城鄉(xiāng)規(guī)劃建設事業(yè)的高速發(fā)展不相適應，其中存在的主要問題包括以下幾點：

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作規(guī)范性缺失。據(jù)調(diào)查，城鄉(xiāng)對于規(guī)劃檔案管理的相關(guān)法律知識知之甚少，不能遵守相關(guān)的法律法規(guī)科學的管理城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案?！冻青l(xiāng)規(guī)劃法》第七條規(guī)定： “經(jīng)依法批準的城鄉(xiāng)規(guī)劃， 是城鄉(xiāng)建設和規(guī)劃管理的依據(jù)， 未經(jīng)法定程序不得修改”，規(guī)劃一旦經(jīng)過審批通過，必須嚴格按照相關(guān)的規(guī)定落實，不能隨意篡改規(guī)劃內(nèi)容。但事實上，一定地方的領導仍舊存在認識錯誤，憑著主觀臆斷，隨意更改已經(jīng)通過審批的規(guī)劃內(nèi)容，導致不合理規(guī)劃頻頻出現(xiàn)，造成嚴重的資源浪費。同時，由于宣傳不到位，使得規(guī)劃檔案不能真真的惠及大眾，人民對檔案規(guī)劃的管理的參與度普遍低。

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理模式與方法落后。目前，我國正處于社會主義新農(nóng)村建設和發(fā)展的重要階段，很多要求和標準都根據(jù)相關(guān)的實際情況得到進一步提高。但城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理方面仍舊處于一個初期發(fā)展階段，在專業(yè)人員配備、技術(shù)支持等方面不盡人意，很多地區(qū)的規(guī)劃檔案仍舊沿用傳統(tǒng)的管理模式，缺乏信息化、數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的檔案管理的技術(shù)性和功能性都相對簡單，信息技術(shù)外包能夠滿足其需求。但是信息化和數(shù)字化的規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)對技術(shù)和功能的要求很高，相關(guān)的標準不能滿足其需求。

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理人才素質(zhì)層次不齊。目前，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理缺乏強大的信息技術(shù)，不能支撐起規(guī)劃檔案的信息化各項內(nèi)容，同時專業(yè)的管理人才匱乏。規(guī)劃檔案涉及到城鄉(xiāng)建設的方方面敏，資料繁多，沒有現(xiàn)代化的檔案信息管理技術(shù)，會使得檔案管理雜亂無章，容易導致查無所處，容易流失。此外，由于對其管理重視不夠，管理力度不夠，專業(yè)的技術(shù)性檔案管理人才匱乏。目前，很多城鄉(xiāng)通過教育培訓的方式，提高檔案管理人員的素質(zhì)，但事實上，教育培育在提高基本的檔案管理方面具有作用，但在檔案系統(tǒng)建設、維護等信息化管理方面仍舊效果不理想。

2 新形勢下城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作改進策略

新形勢下，要解決城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的現(xiàn)有問題，并提升城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作成效，應從以下幾方面做起：

提高認識，認清形勢。城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案主要包括城鄉(xiāng)規(guī)劃審批管理、勘察設計、各種工程技術(shù)資料等，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的效率和質(zhì)量，直接影響著城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的有效利用。在我國城市化進程不斷推進，經(jīng)濟發(fā)展速度逐年加快的今天，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案資源的價值上升到前所未有的高度，在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理和項目建設中發(fā)揮著重要的參考和指導作用，逐漸受到城鄉(xiāng)規(guī)劃部門、開發(fā)商、建設施工單位的重視。在此背景下，強化城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作改革與創(chuàng)新，提升城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案的全面性、準確性和可靠性，并充分發(fā)揮相關(guān)檔案資源的價值，顯得尤為重要。對此，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理人員應加深對檔案資源價值和作用的了解，認清新形勢下自身工作的重要性，適應城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理事業(yè)的新趨勢和新要求。

節(jié)約經(jīng)費，提升效率。近年來，城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作的信息化改革逐漸步入正軌，使得城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案部門經(jīng)費相對緊張，為了彌補經(jīng)費不足的現(xiàn)狀，有必要采取以下措施：首先，可通過共享資源信息的途徑減小檔案收集、歸檔和管理成本，并縮短檔案建設周期，進而提升經(jīng)費的有效利用率；其次，可結(jié)合自身實際，充分利用自身豐富的技術(shù)和資源， 積極提供好服務，降低有關(guān)成本，緩解城鄉(xiāng)規(guī)劃管理檔案工作經(jīng)費不足的壓力。

健全制度，改進方法。首先，要建立完善的城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理制度，就檔案分類、收集、歸檔、共享、利用等各個事項作出全面的規(guī)定，并制定標準化、規(guī)范化的工作流程，制定相應的工作驗收和績效考核制度，使新形勢下復雜的城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理工作中的各個環(huán)節(jié)均能有據(jù)可依，有章可循。

篇（11）

主要內(nèi)容

 

《規(guī)劃》由商務部牽頭，與中央網(wǎng)信辦和國家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“四、專項行動”的“（一）電子商務信息基礎設施建設工作”中，分別為“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”和“3.電子商務商業(yè)信息服務平臺發(fā)展行動”。

 

其中，“1.電子商務綜合管理平臺建設行動”提出，要“加快企業(yè)電子檔案管理制度及平臺建設。完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度和規(guī)范標準，推進電子檔案管理，形成電子發(fā)票信息庫，建設國家及地方電子發(fā)票信息管理與服務平臺。在符合國家法律法規(guī)前提下，實現(xiàn)各級平臺互聯(lián)共享，依托國家電子商務示范城市，面向各類電子商務交易與服務平臺，發(fā)揮電子會計檔案對電子商務的促進和保障作用”。

 

“3.電子商務商業(yè)信息服務平臺發(fā)展行動”提出，要“支持電子商務交易平臺研發(fā)數(shù)據(jù)產(chǎn)品。支持企業(yè)依托大數(shù)據(jù)及統(tǒng)一編碼技術(shù)，創(chuàng)新電子檔案收集和利用方式，盤活電子商務交易平臺海量交易數(shù)據(jù)信息，提供合法合規(guī)的數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品，提高電子商務經(jīng)營效率與水平”。

 

《實施方案》由國家發(fā)展改革委牽頭，與商務部、中央網(wǎng)信辦聯(lián)合印發(fā)。有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的內(nèi)容在“二、主要任務”的“（一）電子商務基礎設施建設專項行動”中，分別為“4.電子印章管理及電子合同應用工程”和“5.電子發(fā)票推廣工程”。

 

其中，“4.電子印章管理及電子合同應用工程”提出，要“建立電子合同、電子合同檔案管理相關(guān)標準規(guī)范及制度，建設電子合同公共服務平臺，為各類電子商務市場主體提供規(guī)范化電子合同相關(guān)服務”。

 

“5.電子發(fā)票推廣工程”提出，要“完善電子發(fā)票、電子會計檔案等管理制度；推進電子會計檔案管理”。

 

有關(guān)背景

 

新一輪的科技革命孕育出了電子商務，并已成為當今我國經(jīng)濟下行壓力中逆勢增長的新亮點。隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及信息技術(shù)深入廣泛的應用，電子商務可謂是如日中天。受到人們熱捧的網(wǎng)上購物，極大地提升了國家信息消費需求的層次。然而，縱觀其流程，從進貨、存儲到配貨、發(fā)貨都已是全流程信息化。這就促使人們開始思考電子檔案的管理應當如何促進國家經(jīng)濟的發(fā)展。

 

在財務會計領域，以會計憑證、賬本和報表為載體的會計檔案以幾何級數(shù)量增長。特別是不少企業(yè)為應對日益增大的風險而采取了財務共享模式，這導致財務會計工作由分散走向了集中，以前分散的會計檔案全部集中至區(qū)域中心，使財務共享中心紙質(zhì)的會計檔案管理不堪重負。

 

在此背景下，各企業(yè)強烈要求會計憑證、賬本和報表等會計檔案電子化，以應對《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》出臺帶來的需求，并通過電子文件歸檔，解決電子商務發(fā)展過程中對電子文件管理的需求，這既可以促進電子商務的發(fā)展，又可以拉動居民消費，從而促進國家經(jīng)濟發(fā)展的轉(zhuǎn)型升級。

 

2012年2月6日，國家發(fā)展改革委聯(lián)合

 

12個部委共同下發(fā)了《關(guān)于進一步促進電子商務健康快速發(fā)展有關(guān)工作的通知》，其中第二條專門提出：“推動電子商務企業(yè)會計檔案電子化試點工作。財政部會同有關(guān)部門，組織開展會計檔案電子化管理試點工作，修訂完善《會計檔案管理辦法》，研究完善電子會計檔案管理制度，推進電子會計檔案在電子商務領域中的應用，充分發(fā)揮電子會計檔案在電子商務領域會計信息數(shù)據(jù)管理、利用等方面的作用，推動電子商務領域會計信息化，提高會計信息質(zhì)量。”

 

2015年5月4日，國務院下發(fā)了《關(guān)于大力發(fā)展電子商務加快培育經(jīng)濟新動力的意見》，專門要求財政部、稅務總局、國家檔案局、國家標準委等部門逐步推行電子發(fā)票和電子會計檔案綜合試點工作，完善相關(guān)技術(shù)標準和規(guī)章制度。

 

為此，國家檔案局做了大量的工作來落實這兩個文件。2013—2014年，國家檔案局聯(lián)合國家發(fā)展改革委、財政部、審計署、稅務總局批準中國聯(lián)通、中國電信、中國人保開展會計檔案電子化管理和電子發(fā)票及電子會計檔案綜合試點。試點單位不僅可以用電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、銀行回單和內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證，而且可以接收電子發(fā)票直接入賬歸檔。對此，國務院給予高度關(guān)注，第一時間在國務院門戶網(wǎng)上予以報道；與此同時，與財務會計有關(guān)的各大網(wǎng)站也紛紛報道了這一消息，鳳凰衛(wèi)視財經(jīng)新聞同樣也予以報道。一項電子文件管理試點政策能夠取得如此反響，是因為電子會計文件的規(guī)范化管理和歸檔有效降低了電子商務企業(yè)經(jīng)營的成本，推進了可信交易的環(huán)境建設，為助推國家電子商務的發(fā)展提供了有力支撐。據(jù)統(tǒng)計，僅一家中央二級企業(yè)，一年就能節(jié)省各種費用600多萬元。

 

基于國家檔案局卓有成效的工作，各有關(guān)部門認識到了電子檔案管理在經(jīng)濟發(fā)展中的重要作用。2016年，國家發(fā)展改革委牽頭成立“促進電子商務發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組”時，國家檔案局也成為其中一個成員單位。在隨后促進電子商務發(fā)展部際綜合協(xié)調(diào)工作組制定《規(guī)劃》和《行動方案》的過程中，國家檔案局充分發(fā)揮了成員單位的作用，廣泛宣傳和展示兩次電子會計檔案試點的成效，強調(diào)電子檔案管理對電子商務發(fā)展的重要作用，得到了有關(guān)部門的認可和肯定，遂將電子檔案管理工作納入到了上述兩個文件之中。

 

落實中長期規(guī)劃有關(guān)措施

 

為落實《規(guī)劃》和《行動方案》，國家檔案局領導高度重視，制定了“十三五”期間落實的具體措施。

 

一是推進電子商務企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設試點，每年遴選一定數(shù)量的電子商務企業(yè)作為試點單位參與數(shù)字檔案館（室）建設。

 

二是大力推進企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點工作，與國家發(fā)展改革委共同開展企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理試點。“十三五”期間分期推進企業(yè)參與試點，在驗收通過后，選出典型示范企業(yè)并向全國推廣。

 

三是探索電子商務電子檔案信息開發(fā)利用的新方式，探索采用大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)電子商務電子檔案資源，建立電子商務電子檔案資源開發(fā)成果轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息產(chǎn)品的機制，會同稅務主管部門推進電子發(fā)票檔案公共利用平臺建設，形成電子發(fā)票檔案查詢利用新機制，探索電子發(fā)票檔案編研成果新形式，探索基于檔案數(shù)據(jù)的電子發(fā)票大數(shù)據(jù)產(chǎn)品推廣利用機制。

 

四是加強企業(yè)電子檔案管理制度規(guī)范建設，制定電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范，包括歸檔范圍規(guī)范、接口標準、元數(shù)據(jù)管理規(guī)范、歸檔流程指南、利用規(guī)范等；編制電子發(fā)票入賬歸檔管理指引和電子發(fā)票平臺數(shù)據(jù)歸檔指南。

 

五是推進新《會計檔案管理辦法》的實施，會同財政部編制電子會計檔案管理案例匯編，每年推出若干家電子會計檔案管理示范企業(yè)，定期組織研討會、培訓班，推進新《會計檔案管理辦法》的宣傳與實施。

 

六是對電子商務平臺電子文件歸檔與電子檔案管理難點技術(shù)進行攻關(guān)，開展電子商務企業(yè)電子檔案利用方式創(chuàng)新研究，探索引入大數(shù)據(jù)技術(shù)開發(fā)電子商務系統(tǒng)電子檔案的思路，盤活海量交易數(shù)據(jù)信息。

 

七是鼓勵電子商務企業(yè)加入企業(yè)檔案工作協(xié)作組、組織專家組，為制定政策、規(guī)章、標準規(guī)范等提供咨詢，就工作中的技術(shù)難點開展攻關(guān)。

 

有關(guān)工作納入《規(guī)劃》的意義

 

1.有利于通過服務國家經(jīng)濟建設提高檔案工作的地位

 

近年來，電子商務發(fā)展風起云涌，在經(jīng)濟增長中比重越來越大，將電子文件歸檔和電子檔案管理納入電子商務規(guī)劃，通過電子文件歸檔和電子檔案管理工作促進電子商務的發(fā)展，使檔案工作前所未有地貼近經(jīng)濟建設的主戰(zhàn)場。這是貫徹檔案工作服務中心和服務大局的重要措施，也是檔案工作為經(jīng)濟建設服務的具體體現(xiàn)。

 

2.有利于加強檔案資源建設

 

電子商務作為人類社會活動的一部分，與人類其他社會活動一樣，會產(chǎn)生大量的記錄，最終形成大量檔案。但由于電子商務活動高度電子化，較少形成傳統(tǒng)載體的檔案，所以容易導致檔案資源的大量流失。將檔案工作納入國家電子商務規(guī)劃，使檔案工作提前介入電子商務活動，保證電子商務活動形成的檔案資源應收盡收，有利于維護電子商務檔案資源的安全。

 

3.有利于推進電子文件歸檔和電子檔案管理工作

 

電子商務活動的一大顯著特點便是交易活動和記錄的電子化，由于形成電子文件的形式多種多樣，導致歸檔難度較大。把電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入國家電子商務規(guī)劃，將促進電子文件歸檔和電子檔案管理技術(shù)難點的解決，將促進互聯(lián)網(wǎng)、云計算技術(shù)背景下的電子文件歸檔和電子管理工作，從而形成具有中國特色的電子文件歸檔和電子檔案管理體系。通過電子商務企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的典型示范效應，推動全國電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

 

4.有利于將檔案融入國家大數(shù)據(jù)行動