檔案管理的價值大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理的價值范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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一、加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。

隨著社會保險改革的逐步深化，“社會人”將是必然發展趨勢。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

二、加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。

一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

三、加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。

檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。

其次，理性審視社保檔案管理的現狀

一、對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況普遍存在，甚至對相關信息管理混亂，隨意性較強。

二、社會保險檔案多頭管理。管理不統一，其結果就是責任缺位。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構，不少社保經辦機構不遵循檔案集中統一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業務材料都存放在業務科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。

三、缺乏專業社會保險檔案的管理標準和規范。社會保險檔案管理缺乏國家標準，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統一。在社會保障檔案的不一樣專業類別中，管理的規范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標準化、規范化的管理制度和管理程序。

四、社保檔案人員業務培訓少，業務水平亟待提高。社保經辦機構對檔案人員的業務培訓較少，開展經驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構有較多高學歷的兼職檔案工作者，但檔案專業人才很少，未經檔案專業培訓的兼職檔案工作者往往業務水平偏低，影響了檔案管理工作。

此外，努力創新社保檔案管理工作

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 091

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）17- 0173- 02

隨著學校的建立、發展等過程的延續，高校檔案管理體系應運而生，其記載的內容可以被認為是一所院校的自傳，不僅記錄了院校的形成與發展歷史，更記載了在發展過程中優秀的教育工作者總結出來的教學、科研等豐碩的成果。這些寶貴的資料作為每一所高校獨有的財富，為學校的可持續發展提供了充足的經驗和優良的范本。隨著我國各所高校不斷地鞏固與發展，高校的檔案管理也逐步形成了一套管理體系，并且在摸索中不斷完善價值體系，讓高校檔案更好地發揮效用。

1 現代高校檔案管理價值體系的意義

檔案管理看似簡單的工作，卻承擔著重要的發展任務，現代高校檔案管理的價值體系，在高校長遠發展的過程中有著重要的意義，本文就以下幾點進行闡述，希望可以引起高校對檔案管理的價值體系有著進一步的重視。

（1）順應高校教育的發展趨勢。隨著高校逐年學生的擴招以及學校規模、院系的擴大，高校檔案管理已經逐步轉向計算機信息管理體系。傳統的紙質檔案不僅浪費人力，同時存在檔案體積大、易丟失、查找困難等缺點，隨著高校規模的擴大以及計算機技術的普及，檔案管理也逐步轉為無紙化辦公模式，借助計算機的檔案管理系統，不僅使得檔案管理變得更加高效，也為高校的教育發展提供了必備條件。

（2）價值體系構建提升了檔案管理工作的效率及水平。現代高校的檔案管理體系，通常是將科學與現代信息技術相結合的方法，摒棄了傳統檔案管理效率低、查找困難、易丟失的缺點，通過計算機管理系統提高了檔案管理的效率，存檔便捷、查找方便、易保存等特點，都加強了檔案管理的工作效率及整體工作水平。

（3）促進高校檔案管理工作價值體系及跟蹤體系的發展。高校檔案管理價值體系的構建，不僅促進了檔案管理的信息化發展，更為檔案的跟蹤體系提供了充足的保障條件，只有對檔案的價值予以充分的肯定和認可，才能落實檔案的存檔工作有序進行。

2 現代高校檔案管理價值體系存在的問題

隨著高校檔案管理系統的逐漸完善以價值體系工作的慢慢形成，高校檔案管理已經被越來越多的人予以關注和重視。但是在信息技術日新月異的今天，大數據時代的到來，高校檔案管理工作和價值體系也需要不斷地進步和提升。目前，高校管理價值體系中存在一些問題，我們應當找出問題來進行進一步解決。

（1）檔案管理工作重視度過低。目前，高校以及從業者對檔案管理工作的重視度普遍偏低，對檔案管理工作的概念不清晰，這些問題的存在不僅導致了檔案工作者情緒的怠慢，而且不能很好為高校的發展做出貢獻。

（2）檔案管理工作者缺乏專業性。目前，高校檔案管理工作者多為尋找安逸的教職人員，普遍缺少專業性，也極少有相關的工作培訓及交流，這些都將限制檔案管理工作的進一步發展。

（3）檔案管理設施落后。目前，高校對檔案管理價值體系認識偏低，導致對檔案管理工作相關的設備采購費用也少之又少，能省就省的現象頻現。所謂“工欲善其事，必先利其器”，先進的設備與先進的理念一樣，都是提升檔案管理工作的必要條件。

（4）檔案管理工作者的積極性較低。由于檔案管理工作的形式較為單一和枯燥，會讓很多檔案工作者產生懈怠心理，安于現狀而沒有危機意識。這些因素都會影響高校檔案管理工作價值體系的進一步發展。

3 現代高校檔案管理的發展趨勢及措施

面對以上我們提出的高校檔案管理價值體系存在的問題及不足，我們在檔案管理中應該不斷尋求方法去解決問題、克服問題。

3.1 以人為本，注重價值體系的構建

高校檔案管理價值體系的構建離不開以人為本的服務理念，只有在檔案管理工作中做到彼此尊重、相互協作，才可以促進檔案管理價值體系的構建。同時，高校也應該在根本上加強人文建設，予以檔案管理足夠的資金及設備的傾斜，才能保證檔案管理工作有效地進行下去。

3.2 以高效管理、有效性管理為原則

現代檔案管理已經不再是以數量為衡量標準的年代，更多的是需要檔案部門進行調查和業務的熟識，在了解主體需要的基礎上，收錄有價值的檔案，剔除沒有價值的資料，充分利用檔案的存儲空間。同時建立數字檔案館，以信息技術作為推動高校檔案管理發展的有效手段，摒棄傳統繁重的檔案工作。以現代化信息技術建立檔案管理登陸系統，通過權限進行錄入及查詢，不僅克服了時間、空間的限制，還提升了檔案管理的效率，使得檔案管理工作變得更為精準有效。

3.3 提升檔案管理者的業務水平，讓工作形式多樣化

工作成果的大小與工作者自身的工作熱情有著重要的聯系，面對高校檔案管理工作者的諸多問題，我們可以通過3個方面進行提升：①提升工作人員的業務水平，組織其定期參加培訓或者業務交流，讓其開闊眼界，提升工作素養；②增加員工的緊迫感，通過考試、知識競賽等方法設立考核獎勵機制，鼓勵工作人員主動學習更多的專業知識；③設立適當的輪崗制度，給員工更多的新鮮感，提升員工的工作積極性，開拓思路的同時時刻做到與時俱進。

4 結 語

事物的形成和發展都需要隨著時間的推移而進行不斷地提升和進步，一成不變的技術或者規則已經不再適應這個社會的飛速發展，這對于高校檔案管理的價值體系同樣適用。目前，高校檔案管理體系雖然已經形成，但是隨著技術的發展以及大數據時代的到來，高校檔案管理的價值體系也需要進一步的發展和完善，改善缺點、發揚優點，在不斷進取中保持與時俱進的發展，將高校檔案管理價值體系進一步完善，從而更好地為高校的發展、教育的進步做出應有的貢獻。

主要參考文獻

[1]林珍梅.現代高校檔案管理的價值體系和跟蹤研究與探討[J].現代婦女：理論版，2014（11）.

[2]郭鴻雁.加快高校檔案管理信息化建設[J].商丘職業技術學院學報，2012（4）.

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我國的人事檔案工作源于延安時期，建國之后，包括高校在內的一些企業和事業單位均建立并完善了人事檔案管理制度。人事檔案完整地記錄了一個人的學習、經驗、專業技術水平、政治面貌、工作情況、任職資格等，通過有效的人事檔案管理，高校可以全面了解人才信息并作為人事管理的基礎。

一、大數據的概念及其在高校人事檔案管理中的應用

（一）大數據概念綜述

早在2011年5月，“大數據”一詞就被麥肯錫公司提出。大數據又被稱之為巨量資料，主要是指依托于互聯網平臺而產生的海量的、形式多樣化的非結構化數據。這種數據通過傳統的技術手段很難對其進行分類、整理、存儲和處理[1]。可以說，與傳統的數據相比，大數據具有數據量龐大、類型繁多、價值密度低、處理速度快等特點。目前，大數據已經被廣泛地應用于社會的很多行業，并帶來了巨大的經濟價值和社會價值。

（二）大數據在人事檔案信息化管理中的應用

一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統的紙質檔案應用十分不方便。通過大數據技術，可對高校人事檔案信息進行系統的收集，并將數量龐大的信息進行精準的分類、存儲，為人事檔案信息化管理打下基礎。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復雜，傳統的人工管理效率低下。而大數據的應用，通過計算機、云存儲等技術提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過大數據在高校人事檔案管理中的應用，使得其在使用過程中直接通過計算機的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。

二、大數據時代高校人事檔案信息化管理現狀

（一）信息化管理意識較弱，管理方式單一

長期以來，我國高校對人事檔案管理意識較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項輔工作，沒有充分認識到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認為人事檔案僅僅是政治時代個人功過是非的記錄，沒有太大的現實意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過程中出現了人員配置不齊、硬件設施不達標的現象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過人工方式進行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。

（二）基礎設施落后

受到傳統人事檔案管理觀念的影響，各大高校對人事檔案信息化管理投入的資金有限，導致其信息化管理過程中出現了硬件設備落后、軟件開發滯后的問題，這都在很大程度上限制了大數據在人事檔案信息化管理中的有效應用。

（三）檔案管理人員綜合素質偏低

大數據時代下的高校人事檔案信息化管理對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專業知識，還要具備計算機信息技術。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質水平較低，并且存在明顯的老齡化現象，其觀念陳舊且無法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請檔案管理人員，在工作中缺乏責任心，無法認真對待人事檔案的管理工作。

（四）缺乏健全、完善的管理制度

目前，我國高校仍缺乏一個健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過程中出現錯誤，甚至在借閱、轉出過程中出現檔案遺漏和損毀。

三、大數據時代下高校人事檔案信息化管理的優化對策

（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度

大數據的發展是大勢所趨。在這種形勢下，高校必須要改變傳統人事檔案管理的觀念，充分認識到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數據技術對繁雜的檔案進行收集、分類、存儲和利用，并在此基礎上制定出符合高校實際情況的人事檔案信息化管理系統。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對目前人事檔案管理機制進行修正，明確檔案管理人員的職責和管理細則，使其在管理工作中能夠嚴格按照相關要求進行檔案的信息化管理。

（二）加大資金投入，積極構建大數據管理平臺

在更新人事檔案信息化管理理念的基礎上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設備、軟件技術。當人事檔案管理的硬件和軟件完全達標之后，即可在此基礎上構建大數據管理平臺。在具體構建大數據管理平臺的過程中，首先要收集整理原始數據，并對其真偽進行辨別。同時，建立以部門為單位的基礎數據庫，將每一份人事檔案的編號、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學歷信息等相關資料進行準確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對人事檔案進行分類處理，以便日后進行查閱。最后，在人事檔案基礎數據庫中，還應將人事檔案與其相關的職能部門進行鏈接，以便日后信息能夠及時更新。

（三）構建“大檔案”思維

在大數據時代下，高校人事檔案管理工作必須要轉變思維模式，積極構建“大檔案”，對人事檔案資料進行全方位、多維度的收集、儲存和管理。在具體構建“大檔案”的過程中，要以制定的端口為基點，準確、快速地將檔案信息資料進行全方位檢測，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時要重視檔案信息的安全問題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識產權不被侵害。

（四）組建“大檔案”團隊，實現人事檔案的信息化管理

“大檔案”體系屬于一個規模較大、信息量齊全的數字化檔案庫。因此，在具體的管理中要準確理解檔案信息內容以及信息與信息之間存在的關聯性，以確保能夠真正發揮其自身的價值。

（五）提升高校人事檔案管理人員的業務水平

在高校人事檔案信息化管理過程中，檔案管理人員的業務水平、綜合素質也是一項非常重要的因素。在具體的管理過程中，檔案管理人員不僅要具有專業的人事檔案管理知識，還要具有較高現代信息技術水平，同時還要具備較高的思想道德覺悟和一定的責任心。因此，高校在加強人事檔案信息化管理的過程中，要通過業務技能培訓、素質教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業務水平和思想道德素質，同時還可以引進一批高質量的檔案管理人員和計算機信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發展，而大數據的發展推動了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數據時代下，要針對目前高校人事檔案信息化管理過程中存在的問題采取積極有效的措施，對其進行優化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。

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第二，有助于為企業決策提供有用信息。檔案在企業內部是一種非常重要的資源，它是企業發展歷史和經營決策信息的重要記錄載體，能夠讓管理者及時地了解到運營信息和決策產生的結果。企業在進行決策之前，一方面需要分析當前的狀況，另一方面還要綜合研究企業以前單位做出相似決策的信息，這樣可以避免在決策過程中出現一些不必要的錯誤，并保障?Q策具有時代感和新鮮感。在制定決策的過程中，企業以前的決策可以起到對比的作用，這樣可以在提出的價格方案中擇優選擇，使得決策根據科學性和合理性。對于一個企業來說，科學合理的決策是其實現經濟利益和長遠持久發展的重要途徑，信息化檔案管理在很大程度上減少了紙質檔案管理的工作量，節約了檔案查閱時間，減少了檔案出錯的可能性，信息化檔案管理能夠為企業決策提供更多有用的信息，使得企業的決策更加合理，便于其持續發展和長遠發展。

二、大數據時代下檔案管理價值提升策略研究

（一）在企業信息化建設中加入檔案信息化建設因素

企業應該意識到任何一個信息的建立都不可能靠一個部門一力促成，同樣的道理檔案部門也不能依靠一己之力完成信息化建設全過程。檔案管理信息化建設需要企業高層領導的組織和協調，也需要企業內部每一個部門的配合和參與。所以筆者認為在信息化建設中加入檔案信息化建設因素是必須的，這樣檔案信息化建設就融入到了企業總體規劃之中來了，企業上下能夠從思想意識到檔案信息化建設的重要性，檔案信息和企業生產經營信息聯系得將愈加緊密。企業生產管理中領導者和員工都要善于挖掘和利用檔案資源信息，使之能夠有效地促進產品研發、生產經營、售后服務等活動的順利進行，為企業實現更多的利益而服務。從具體的操作層面來看，企業可以對信息化建設的資金進行統一的調動和安排，在企業上下選取統一型號的計算機設備和其他微型設備，統一開發和共享企業內部使用的軟件，在企業進行重要項目決策的時候合力通關，加強對現代化檔案人才的培養和管理等等。

（二）做好檔案信息化的前提工作――進行檔案基礎業務建設

檔案基礎業務建設的優劣直接影響到檔案管理水平的高低不一，而基礎業務建設好壞受到企業領導的重視程度、企業本身的經濟效益和檔案管理人員的專業素養等多種因素影響。一些企業的檔案管理一直處于封閉式狀態，很少能夠接受到檔案行政部門的相關領導，也很少能夠和同行業企業進行檔案建設的交流，這些因素使得檔案管理工作一直停留在保存和儲存的層面，難以有效挖掘檔案的真正價值并加以利用。企業檔案管理中還存在著制度不健全、檔案工作流程不合理等諸多問題，使得檔案管理基礎業務建設更加一塌糊涂。所以，各個企業應當客觀地認識到當前檔案管理工作的開展現實狀況，如果存在問題就要加強基礎業務建設，完善檔案管理體制，引導檔案管理工作具體方法和流程的規范化、科學化，為檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎。

（三）盡快出臺檔案信息化標準規范

檔案管理信息化建設需要標準和規范的支持。但是一些企業的檔案信息化管理存在著明顯的標準不規范問題，甚至在一些具體的管理方面沒有規范可以遵循。所以檔案管理行政部門應當盡快地針對企業制定檔案信息化管理標準，為企業建立檔案信息化管理的工作制度。所以企業信息化管理必須堅持規范化原則，從電子文檔歸檔開始就進入規范化程序，數字化檔案的工作程序和工作規范都需要詳盡的規定，以便于檔案管理人員在工作中有法可依、有規所循，為檔案信息化建設高校運行提供良好的制度環境。

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現階段，人們處于知識時代背景下，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用，而檔案管理同樣具有重要地位。從實際情況來說，部分管理者對于檔案價值的認識程度不夠，在管理工作中，注重對人的管理，忽略了檔案的價值，難以有效提升管理水平。在強調知識流轉的環境下，檔案價值有了新的特質，在知識管理中，發揮著重要的作用。

1知識管理背景下檔案價值特性和體現

傳統意義上的檔案價值特性，依托檔案業務流轉，體現了檔案的記錄性特性。經過相關部門篩選后，用作資料使用，檔案的實用性價值才得以體現。在知識管理背景下，檔案價值發生了變化，如圖1所示，具有以下特性：①集成性和靈活性。檔案價值主要體現實用性方面，當主體利用檔案來解決相應的問題時，檔案才具備了使用價值。知識管理背景下，強調全過程管理，為循環往復的管理過程。不僅轉變了檔案使用價值實現的模式，也改變了檔案價值呈現的模式，使得檔案價值貫穿于知識流轉的全過程，具有集成化和靈活性特點。②多元化和共享性。在知識資源共享的背景下，檔案知識也具有開放性和共享性特點。對于檔案的利用，不再是單一的模式，多元化模式，能夠為不同的利用主體，提供相應的服務。利用主體按照自身的實際需求，來獲取相應知識，實現知識共享。依托知識共享，檔案價值的實現擺脫了時間和空間的限制，便利了使用者，實現了資源共享。③顯性化和增值性。知識具有顯性和隱性區分，檔案是顯性知識，能夠促進檔案增值，檔案價值的增值性可以加速檔案價值的顯性化。④知識化和永久性。知識管理背景下，檔案價值是以知識為著眼點，注重知識屬性，促使檔案價值體現。基于價值鏈分析，通過知識管理，實現價值鏈和知識鏈的無縫對接。如圖2所示，組織內外部知識均為知識獲取的主要來源和保障，通過獲取和處理利用等，形成知識鏈體系。檔案作為組織內外部知識固化的信息記錄，是隱性知識經過價值鏈的循環運動轉化為顯性知識的表現，所以說，組織內外部知識的流轉運動與檔案價值的實現密不可分，檔案參與知識管理，其價值體現在知識循環體系的各個環節。

2知識管理中檔案價值的形成機理

2.1檔案的社會需求

檔案價值遵循“沒有使用價值的事物是沒有價值的”規律，從知識價值角度來說，持有檔案價值二元論的研究學者認為，知識價值的實現是基于使用價值的實現，知識價值的實現載體為檔案價值。基于此，若想實現檔案價值，需要符合社會需求。當實物檔案被應用時，才能夠具備檔案價值，在此之前僅具備知識自身的價值，屬于非需求性價值。知識管理背景下，此規律被無限放大。隨著社會需求的變化，推動著檔案電子化和管理系統化發展。基于此，為了實現檔案價值，要從社會需求出發，滿足社會應用要求。

2.2檔案價值構成因素的相互作用

檔案主體、檔案以及檔案實踐活動為檔案價值實現的主要因素，處于檔案實踐環境下，各種因素的相互作用，實現了檔案價值。檔案實踐環境因素作用于檔案要素，若社會環境變化，檔案管理理論發生變化，則上述三要素也會發生改變，此類變化具有系統性，屬于全面塑造，對檔案價值理論，有著極大的沖擊影響。知識管理興起后，為了更好適應環境變化，檔案保管理論發生了變化，出現了電子化檔案保管模式。電子化檔案保管模式包括新來源觀、知識服務以及宏觀鑒定部分構成，通過優化檔案保管以及管理流程，更好的發揮知識價值。

2.3檔案主體的技術和技能

在檔案實踐活動中，檢驗檔案主體技術以及技能為檔案價值形成的檢驗性因素。從某種角度來說，檔案實踐活動相當于檔案使用和服務民眾的過程。在具體實踐的過程中，檢驗檔案主體技術技能，要以便捷和有效為基準。檔案價值的實現和具體體現，貫穿于檔案實踐活動，是否可以滿足檔案使用主體的需求，達到其使用期望，是檔案價值的核心部分。基于二元論觀點，可以將檔案價值分為信息價值、工具價值。檔案價值的體現在于其使用以及使用價值[1]。

3知識管理中檔案價值的發揮

3.1加強檔案管理部門建設

（1）做好人才隊伍建設。在知識管理中檔案價值的充分發揮，首要任務是做好檔案管理工作。基于此，需要加強檔案管理部門建設。在具體工作中，要做好檔案管理人員把關。檔案管理工作人員要具有較強的責任意識，能夠高效的完成檔案管理工作，認識到檔案的價值，充分發揮檔案的價值。（2）做好人員培訓。隨著檔案價值實現環境的改變，使得檔案價值的體現和實現，有了新的變化，這需要檔案管理人員能夠不斷更新檔案管理知識體系，樹立終身學習的意識，積極學習新技術和新知識，更好的適應檔案管理以及服務工作。在具體工作中，要注重組織檔案管理人員進行業務培訓，使其能夠掌握電子化檔案管理以及應用相關知識，進而充分發揮檔案價值[2]。（3）要建立獎懲機制。檔案價值的實現，在于其使用價值的實現。基于此，為了發揮出檔案價值，要從檔案采集和處理等全過程入手，做好嚴格的把控。這需要檔案管理人員具有責任心，能夠積極投入，參與檔案管理工作。因此，發揮獎懲機制的作用，對于工作表現較好的人員給予相應的獎勵，反之給予一定的懲罰，進而調動其工作積極性。（4）要加大資金投入力度。知識共享時代下，若想提高檔案資源的利用率，提升其利用價值，實施電子化管理模式，已經成為發展的必然。基于此，需要加大信息化建設，購置檔案管理必須的自動化設備以及用品，提高檔案管理工作的效率以及質量，進而提高服務質量。

3.2實施全過程管理

知識管理背景下，強調全過程管理，因此為了實現檔案價值，發揮其最大價值，實施全過程管理，有著必要性。以電子化檔案制作為例，要做好加工全過程的管理，保證加工的效果[3]。開展數字化加工，其具體工作包括檔案分類管理以及圖像處理等工作，在具體落實方面，要明確工作責任和內容，分工協作，保障檔案數字化加工得以有效開展。參與數字化檔案加工的全體人員，要嚴格按照技術標準以及工作規則，保證操作方法的規范性，進而保障檔案數字化加工的質量。當完成檔案數字化加工后，要從檔案接收、登記和掃描等環節入手，進行質量檢查。在檢查的過程中，要認真核對數據的錄入和關聯等，做好檔案質量的把關。只有保證了檔案資料的真實性，及時做好檔案收集和整理，實現即時調閱，才能夠提升檔案的使用價值，進而實現檔案價值。基于此，要做好檔案的全過程管理，保證其價值的實現。

3.3做好安全管理

知識管理中，檔案價值的實現，要保證信息的安全。若檔案管理出現安全問題，會降低檔案的價值，甚至會造成巨大的損失。基于此，做好安全管理，有著必要性[4]。在具體工作中，要完善檔案管理措施，健全數字化檔案審批制度，合理運用數字化技術，嚴格執行質量控制程序，按照規范要求，移交檔案成果，保證檔案原件以及數字化檔案資料信息的安全性。從檔案管理的全過程出發，做好嚴格的把控。落實安全措施，保證檔案資料的安全性。依托計算機技術，采取網絡監測以及鎖定控制等措施，保證信息服務的安全性。檔案管理人員要及時備份信息，做好數據加密。需要注意的是，要做好檔案分類標識，便于檔案資料的使用以及管理。只有檔案被使用了，其使用價值才能夠實現，進而實現其價值。

3.4營造良好的實踐環境

檔案價值的實現，需要良好的環境，通過檔案價值實現三要素的相互作用最終達到價值目標。基于此，在檔案實踐活動中，要注重營造良好的環境。檔案實踐環境的不同，對檔案使用者的要求也不同，檔案使用活動也不同，實現的價值自然差異。檔案主體的檔案技術應用水平，直接影響著檔案使用的效果，而檔案客體的具體形態以及狀態會影響主體檔案使用，因此為了提升檔案價值，檔案主體和客體均需要不斷地完善，同時還需要做好檔案自身的管理，提升檔案自身的價值[5]。

4結束語

綜上所述，知識管理背景下，檔案價值具有靈活性和共享性等特性。檔案價值的實現，是基于社會需求，依靠檔案使用的技能和技術，挖掘檔案自身的價值，開展檔案實踐活動最終實現。為了實現檔案價值，需要營造良好的檔案實踐環境，做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]霍燕.基于知識管理的企業檔案價值研究[D].天津師范大學，2016.

[2]王潔.基于知識管理的企業檔案信息開發和利用模式研究[D].山西大學，2016.

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1.1 檔案管理人員管理觀念薄弱

檔案資料對于檔案資源的開發具有重要的參考價值，是制定檔案發展計劃的重要依據和參考資料。然而，目前企業管理人員還沒有認識到檔案管理對于企業發展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等都相對較少，檔案部門工作人員的檔案意識薄弱，不能保證企業檔案資料的真實性和完整性，最終導致企業檔案管理工作的現代化建設不能很好地實施。

1.2 企業檔案管理方式落后

當前，很多企業檔案管理一直采用的是傳統管理方式，沒有將現代化信息技術和網絡技術融入進去，導致了管理方式落后，跟不上形勢的發展。由于管理方式落后，很多檔案在査找過程中非常不方便，降低了工作效率不說，還很難配合其他部門開展工作。

1.3 相關制度體系不夠完善

從目前的情況來看，由于思想認知上的誤區以及對檔案管理的不重視，很多企業都沒有根據自身實際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學校都沒有配備專門的檔案管理部門和人員，導致檔案管理工作隨意性較強，檔案整理不及時、不規范，檔案信息不完整、檔案遺失等問題普遍存在。因此，要想切實提高企業檔案管理水平，必須要對相關的制度體系進行完善，為檔案管理工作的規范有序開展提供依據。

1.4 檔案管理設施建設滯后

擋案管理設施建設關系著管理水平的提高，但由于企業管理人員對檔案管理的不重視，導致資金投入不足，檔案管理設施的建設存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲環節，有的企業檔案室破舊，存儲環境惡劣，造成檔案資料破壞嚴重，無法再利用。同時管理人員的安全意識不足，將檔案資料與一些危險物品放置在一起，加上缺乏完善的保護設施，對檔案資料產生極大的威脅。甚至部分企業并沒有專門的檔案管理部門，現代化檔案管理水平偏低，嚴重制約了檔案管理工作的高效開展。

2.完善企業檔案管理的對策

2.1 樹立正確的檔案管理觀念

充分重視企業檔案管理工作的重要性和價值，企業檔案具備潛在生產力，一旦其作用得到充分發揮就能為企業以及社會帶來效益，為管理者提供強大的助力，所以，要創新管理觀念，盡力開發企業檔案的豐富資源，為社會提供更有價值的服務。

2.2 建立完善的檔案信息系統，完善檔案管理方式

要想真正實現企業檔案管理的信息化，首要任務就是建立完善的檔案信息系統。我們使用計算機對檔案進行管理就必須要建立一個專門的系統進行操作，在這個系統平臺上我們可以進行信息的錄入、分類、歸檔、整理、保存、搜索等，通過使用計算機軟件實現檔案管理的信息化。另外，我們還要建立一個完善的信息資源庫，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準確、可靠。我們知道無論是計算機系統，還是計算機軟件都需要定期的升級優化，只有這樣我們才能保證使用功能越來越方便、快捷、高效。因此，對于檔案管理信息化系統需要有專業的工作人員進行定期的維護和更新，保證系統的穩定運行，為檔案管理工作提高可靠的技術支持。

2.3 加強企業檔案管理制度建設

首先，企業要建立明確的責任制度體系，設立專門的檔案管理部門，并配備專業的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標，明確各部門的職責，使其積極配合企業檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作規范，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個流程均給予明晰的規定，確保制度的嚴格落實，對于違反規定的行為和人員要進行嚴肅處理，從而提高企業檔案管理工作的整體效率和科學化水平。

2.4 增加硬件投入，加快企業檔案信息數字化建設

電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還都不完善，影響了企業檔案管理效果的發揮。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護了紙質檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作人員的工作效率。

3.加強企業檔案管理的必要性

3.1 能夠為企業提供準確的數據

檔案資料能夠為企業的各項工作的開展提供準確、真實的數據信息，并且為企業未來的發展服務。比如企業過去的科研活動、文化體育活動都可以為當前的管理工作提供可借鑒的經驗。

3.2 有利于檔案資源的進一步開發和利用

企業檔案是在企業日常科研、外事以及行政管理等活動中形成的具有參考價值和保存價值的文獻資料，對企業的評價、考核、研究以及總結工作具有重要的作用。在我國體制改革不斷深入的現如今，企業也面臨著嚴峻的挑戰，檔案管理工作作為企業管理的基礎環節，對促進企業人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統的檔案管理模式嚴重制約了檔案資源的進一步開發和利用，因此必須進行檔案管理創新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術，深度開發檔案資源的利用價值，為企業的發展創造更多的效益。

3.3 是時展的內在要求

當今時代是信息時代，也是知識經濟時代，知識資產作為企業的無形資產，開始在促進企業發展過程中顯示出重要的地位。檔案是知識資產的一部分，真實記錄著企業不同時期的各項活動，在新時期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現，就需要完善檔案管理的信息化建設。因此，加強檔案管理工作是適應時展需求的內在要求。

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關鍵詞 網絡輿情 檔案管理 檔案價值

一、網絡輿情檔案的形成

縱觀我國各個區域的網絡輿情監管現狀來看，網絡輿情檔案大致是通過政府督查室、網絡辦公室、民生服務熱線辦公室以及各個歸口部門的工作中所獲得的。其中，網絡辦公室的主要職責是對網絡環境展開全天候的監管，按照事件的重要程度來劃分檔案內容，針對內含重要信息的資料需要將其送至政府督查室，再經由主要領導批示后，根據批示內容來形成督查通報，責令相關單位按照通報內容來進行落實。針對普通問題而言，在處理完成后要形成輿情專報，待領導單位查閱完畢后，將專報收歸為檔案。對于民生建議類的輿情，則要轉交給有關部門來由專人進行網上答復。

除此之外，民生服務熱線要針對公開電話、網絡信箱、政府信箱、網絡在線問政等多條訴求區渠道中所反映上來的意見與建議來進行處理，連同地方上的協調部門來共同督辦，同時根據事件的重要登記來形成輿情專報檔案。

二、網絡輿情檔案的重要價值

網絡輿情作為一種新生事物來說，在發展的過程中難以避免的會出現各種各樣的問題，為了將其控制在合理的范圍內，我們需要將管理重點鎖定在網絡輿情的公關處理上，從根本上加大對解決網絡輿情問題的重視程度，杜絕在網絡輿情檔案管理工作中所出現的隨意性與不規范性，進而將網絡輿情檔案的真正價值發揮出來。

（一）為領導決策提供參考依據

輿情檔案是機關檔案中的一項重要組成部分，同時也是領導決策制定的主要參考依據。檔案管理人員要將得到領導批示的輿情檔案進行歸檔處理，并根據檔案內容來做好分類裝訂，以便在日后有重要經營決策制定時可以在第一時間拿出一手資料，大幅提高決策結果的科學性與可行性。

（二）為矛盾化解提供支持力量

在信息時代中，互聯網成為了反映社會熱點的重要渠道，尤其是對于一些生活水平相對落后的區域而言，網絡媒體經常會曝光一些諸如拆遷補償不合理、區域干部私收賄賂、環境污染以及交通不暢通等民生問題。這些現象雖然很多都經過了多次的報道與解決，但仍然無法達到群眾滿意，如果沒有之前的處理意見作為參考，很容易在制定新決策時出現重復處理現象，這不僅無法幫助社會民眾解決實際問題，反而還會造成不必要的資源浪費，形成更大的社會安全隱患。為此，通過加大對網絡輿情檔案的價值管理，則能夠妥善的化解這一矛盾。

三、加強網絡輿情檔案管理的相關措施

（一）進一步提高對網絡輿情檔案管理的重視度

各個地方上的管理部門要盡快建立起統一化的協調機制來專門處理網絡輿情，同時還要指定牽頭單位來對相關的網絡輿情檔案來進行歸檔處理。各個單位管理者也要結合自身的經營與發展現狀來構建出完善的檔案工作網絡，從崗位中選拔1-2名優秀員工來作為小組組長，將網絡輿情檔案的搜集與整理工作交給管理小組來全權處理，確保網絡輿情檔案的規定時間與移交時間。

（二）進一步完善網絡輿情檔案的管理制度

為了能夠將網絡輿情檔案的真正價值發揮出來，讓檔案管理人員真正做到有法可依、有法必依，各個地方上的相關單位要嚴格按照《檔案法》中的相關制度來著手改進，一方面要加大對硬件建設的投入力度，確保單位內的庫房達到“九防”標準，同時還要配備好檔案保管室、檔案櫥柜、防火設備以及除濕設備等，另一方面則要進一步完善各項檔案管理工作的措施制度，將檔案移交手續落實到位，結合檔案管理工作中所存在的問題來設計網絡輿情檔案的借閱手續，避免檔案亂借亂發現象的出現，杜絕檔案信息的分散與流失。

（三）進一步加大對網絡輿情檔案建設管理的業務培訓力度

單位管理者要加大對網絡輿情檔案管理人員的業務培訓力度，傳授給他們最新的檔案歸檔整理規則與系統錄入方法，同時還要加強檔案管理人員的安全操作意識。除此之外，管理者還要有針對性的開展有關于網絡輿情的知識培訓，著重培養檔案管理人員的責任意識，讓他們具備獨自處理檔案收集、檔案歸檔等工作，并且可以在第一時間將威脅到檔案信息的安全隱患排除在外。

（四）進一步完善網絡輿情檔案管理的考核體系

為了能夠更好的適應信息化的發展要求，各個地方上的相關單位要將網絡輿情檔案納入到自身年度文書檔案系統的錄入范疇之中，同時還要將網絡輿情檔案的收集與歸檔情況作為內部員工的年度考核重點，在現有的基礎之上加大考核與監管力度。針對那些表現優秀且工作完成到位的部門予以獎勵，針對那些工作出現紕漏且積極性不高的單位或個人則要下發整改責任書，責令其在規定的時間內完成整改工作。

參考文獻：

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社會的發展，科學技術的進步，使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生著變化，現代技術也廣泛應用到檔案工作中。因此，造就一支高素質的檔案管理隊伍，是強化檔案管理的關鍵。

1．不斷加強檔案人才資源建設

人才是檔案事業發展的第一資源。人才優勢是最大的優勢，要實現檔案事業協調健康和可持續發展，必須把檔案人才資源建設放在首位。

1.1促進人才流動，盤活人才資源

引進有專業知識、專業技術、專業技能的人才充實檔案隊伍。

1.2樹立“以人為本”的觀念，促進人才健康成長，使其發揮作用

環境好，則人才聚。努力營造鼓勵人才干事業，支持人才干事業，幫助人才干事業的環境，充分調動其積極性、主動性和創造性。

1.3保持檔案干部隊伍的穩定性

檔案是知識性、專業性、連續性很強的工作，檔案干部的不穩定，直接影響到檔案工作的連續性。因此必須做好檔案干部的穩定工作，從維護檔案工作的長遠利益出發，切實解決他們工作中、生活中的實際問題，使他們安心本職工作，熱愛本職工作，創新本職工作，促進檔案工作的持續、穩定發展。

2.加大檔案管理人員培養力度

隨著當前社會的發展和進步，檔案工作發生了顯著變化，檔案工作的領域拓寬了，檔案服務的范圍擴大了，檔案工作的手段更現代化了，這就對從事檔案工作的人員提出了更高、更新的要求。

2.1政治素質

檔案管理人員應認真學習檔案工作的法律、法規，貫徹落實中央關于檔案工作的一系列重要指示，遵守檔案利用工作紀律，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用。

2.2業務素質

隨著檔案工作科技含量的提升，需要有綜合協調能力、掌握現代科學技術的復合型人才。因此，檔案人員應具有較高相應的專業知識，不僅掌握檔案理論知識（如歸檔程序、編目、檢索、利用等），還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術（如：文史知識、社會學、情報學、統計學等學科），不斷提高自身的業務素質。

2.3現代管理的素質

第一，要有開拓創新精神。檔案人員不但具有繼續傳統檔案工作理論的觀念，還要有研究探討檔案工作理論的觀念，研究探索檔案工作發展中出現新情況的意識，善于發現檔案工作的新規律、新方法，及時總結工作中的經驗、教訓，取人之長，補己之短，創新檔案機制，促進檔案發展。第二，要有市場意識。首先要有質量意識、效益意識。根據信息市場的需求，優化服務措施，提高服務質量，開發利用價值高的檔案信息，及時推向市場，發揮其積極作用。第三，要有現代化意識。當前市場經濟追求信息的快速傳遞，發揮時效是信息價值的重要措施。這就要求擋案人員努力學習，掌握現代化設備的實踐技術。

3.促進檔案工作的規范化、標準化

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理的保證。建立和健全檔案管理制度是做好檔案工作的基礎。

3.1加強制度建設

制度本身就是一種規范。要根據檔案工作的實際，制定文件形成、收集、整理、運轉、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎性工作的規章制度，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依，嚴格執行，建立健全各項規章制度，真正實現檔案管理各環節的標準化、規范化。實踐中還要逐步完善，使檔案管理更具規范化、標準化、科學化。

3.2嚴格立卷歸檔標準，提高案卷質量

實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。嚴格把握文件立卷歸檔的實效性，對完成現行文件任務的文件材料，才能立卷或歸檔，未完成的則不可以；進行合理的立卷分工，明確歸檔的重點，首先要區分文件與資料，特別要注意區分相似之處的文件資料，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；把住卷宗的入口關，不該歸檔的不混入，應歸檔的不散失，在立卷過程中，同類并具有內在聯系的文件材料組在同一卷內，保持同一問題的完整性，使其反映同一問題全過程，這樣，即提高了檔案利用價值，又使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜；同時還要做好案卷的裝訂工作，以有利于檔案的標準化、規范化管理。

3.3嚴格公文的制發

檔案由公文轉化而來，公文制發得如何，不但決定公文本身的質量，也影響檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量問題。如：公文用紙的質量、規格，排版形式；公文的簽發手續、審批權限是否合格；公文的標題、主送和抄送單位是否準確、有無日期；字跡是否牢固清晰，不使用褪色的筆種、墨水，以有利于日后長久保管利用；不濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用等問題。因此，在公文制發中，必須要解決好規范化、標準化的問題，以提高檔案實體質量，為檔案實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。

【參考文獻】

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二、檔案價值鑒定存在的問題

雖然從客觀上講，我國的檔案鑒定工作受到國家的重視，也有所發展，但是由于政策理論和法規等多方面的原因，使得我國檔案管理工作中檔案價值鑒定存在著許多的問題。

（一）檔案價值鑒定理論研究混亂

在我國幾乎是沒有對檔案價值鑒定進行一個準確的定義。在一些教科書中雖然對檔案價值鑒定進行了描述，但是描述的內容只是與歸檔文件產生的歷史背景、條件、內容的重要程度等因素進行價值鑒定的方法和原則，而沒有涉及到對檔案價值鑒定的明確定義。這就使得在進行檔案價值鑒定理論研究時出現判斷性的失誤，最終使得檔案價值鑒定的理論研究出現混亂。比較明顯的表現就是有的將“文件”與“檔案”兩個概念相混淆；有的弄不清檔案價值鑒定的起始點和終止點；也有的將檔案價值與檔案價值鑒定混為一談。

（二）檔案價值鑒定隊伍建設急需改善

我國的檔案工作隊伍存在著不穩定，缺少檔案價值鑒定人才的現象。檔案價值鑒定人才的缺少導致了檔案價值得不到有效的判定，從而對檔案管理的后期工作形成了障礙。此外對于現有的檔案價值鑒定人員也存在著各種各樣的問題。其主要的表現有以下幾點：（1）檔案價值鑒定在檔案管理工作中有著很強的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕擔責任的心理，使得檔案價值鑒定工作無法有效的開展；（2）檔案價值鑒定標準的可操作性不強，為檔案價值鑒定隊伍的建設帶來了許多困難；（3）檔案鑒定人員缺乏相應的理論知識，對檔案鑒定的重要性和復雜性缺乏認識。

（三）檔案價值鑒定質量不能夠令人滿意

隨著時間的推移與社會的變化，檔案的價值也會進行改變。在著一些列的變化中，檔案價值鑒定的重點也會進行變化。但是由于各種各樣的原因，很難準確的對檔案價值鑒定的重點進行準確的把握。檔案價值鑒定工作缺乏重點，其很明顯的后果就是工作的質量也不能夠讓人滿意。在現在的檔案管理工作中還存在著有些已經失去保存價值檔案仍被繼續保存，原有檔案保管期限劃分不清的現象。形成這些現象的主要原因就是檔案價值鑒定工作不到位。

三、加強檔案價值鑒定的措施

有問題不可怕，可怕的是知道問題卻不知道進行改正。對于檔案價值鑒定工作也是如此。為此，針對上述問題，個人提出以下幾個改善當前檔案價值鑒定工作的意見。

（一）加強理論研究

做任何事想要成功都必須要考理論來進行支持。對于檔案鑒定工作首先要做的就是加強理論研究工作。對于檔案價值鑒定工作，應該將其作為一個完整的、系統的工作，并組織專人進行攻關。既然我們國內的檔案價值鑒定還沒有形成一個完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進思想與優秀成果，并在此基礎上形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導我們的檔案鑒定實踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現有理論，積極開展檔案價值鑒定工作，創造經驗，為檔案價值鑒定理論的研究提供豐富的實際材料；另一個方面是理論研究人員要深入實際，在調查研究、收集和掌握檔案價值鑒定的豐富材料的基礎上，進行理論研究，并將研究成果應用到實際的工作實踐中來，從實踐中完善理論體系。

（二）完善檔案價值鑒定隊伍

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隨著計算機和網絡技術的發展，電子檔案已成為高職院校發展運行中檔案內容的一部分。電子檔案在高職院校檔案運行管理中已經是客觀存在，但電子檔案在高職院校中的管理還比較混亂。現結合我校電子檔案管理實際，闡述高職院校電子檔案管理的必要性和重要性，分析電子檔案與紙質檔案保存管理的區別，探討了加強高職院校電子檔案管理的措施，為高職院校電子檔案管理提供思考。

1．高職院校電子檔案管理的必要性和重要性

1.1必要性

隨著信息技術和通信技術的飛速發展以及各種信息處理新技術、新設備大量在檔案管理中的應用，使得高職院校現階段的檔案工作發生了深刻變化。自動化、數字化、網絡化是現代檔案工作的發展方向。我國“信息高速公路”的實現以及新的辦公方式的利用，以電子文件和電子數據為重要形態的檔案生成過程將在信息網絡中進行，因此，電子檔案的出現和存在，也就成為現代化社會發展的必然。作為現代社會中的高職院校，當然要適應新時期檔案管理的要求，有必要加強電子檔案管理，發揮電子檔案的憑證參考作用及提高其綜合利用。

1.2重要性

電子檔案的出現，將引起檔案工作內容的變革。以網絡技術、多媒體技術、大型數據庫技術為熱點的計算機應用技術，已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。從長遠的發展的角度審視電子檔案管理的重要性，將歷史地落在我們檔案管理者肩上。電子檔案，作為人類記憶的一部分是否能夠得到合理安排，是否能夠使之最大限度地發揮作用，將考驗著新時期的每一位檔案管理工作者。檔案工作者將從全社會角度，認識和鑒別電子檔案的價值。實現電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化、以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現。因此高職院校要結合自身實際，充分認識電子檔案管理的重要性，努力開展好電子檔案管理工作。

2．電子檔案與紙質檔案保存管理中的區別

2.1載體壽命不同

電子檔案的載體材料主要是磁盤、磁帶和光盤。紙質檔案的載體是各種紙張。碩士論文，措施。磁盤和磁帶的粘和劑易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等，直接影響電子信息再現。同時磁盤、磁帶由于其聚酯底基易產生靜電作用，導致磁盤磁帶卷曲、與磁粉脫離、伸長后不易恢復、吸引塵埃從而影響電子檔案的保存。光盤是利用激光進行信息存取的，其常用的記錄介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物等材料，由于光盤材料不穩定、易氧化、易與堿液發生反應，因此，電子檔案的載體壽命一般僅為5—15年。與紙質檔案載體相比，電子檔案載體材料的壽命要短得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下，可發生水解和氧化反應，在檔案保護過程中，只要排除纖維素發生水解和氧化反應所需的條件，紙質檔案的壽命就可達到數百年甚至上千年。

2.2環境條件影響的差異

2.2.1 溫、濕度條件對電子檔案與紙質檔案保存管理影響的區別

溫、濕度條件對電子檔案和紙質檔案保存均有影響，但由于二者載體材料的不同，因此影響方式迥異。高溫高濕，可促進紙張發生水解和氧化反應，加速紙張內部不利化學成分對紙張的影響，還可使字跡材料發生擴散、洇化現象，同時高濕環境，紙質材料易發生霉變和形成紙磚。碩士論文，措施。電子檔案磁性載體材料在溫度不適宜的條件下，其聚酯底基易變形，影響信息再現，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料易彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗和經驗證明，保存紙質檔案的標準溫度為14℃—24℃，相對濕度為45％—60％，而保存電子檔案的理想溫度為16℃—20℃，相對濕度為35％—45％。

2.2.2 灰塵對電子檔案與紙質檔案保存管理影響的區別

灰塵中含有霉菌的孢子，霉菌是紙質檔案霉變的主要生物因素。霉菌在生長代謝過程中分泌的酶以及有機酸是引起紙張和電子檔案載體材料生物損壞的主要原因。灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發生粘結而形成“檔案磚”、引起紙張霉變等。灰塵對電子檔案載體的損壞主要有物理損壞、化學損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學損壞是指灰塵中所含的化學成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學作用造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵中霉菌孢子在其生長代謝過程中分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數據丟失。總之：灰塵對電子檔案與紙質檔案載體材料都有損壞作用，二者的區別主要在于對損壞的修復上。對紙張而言，即使灰塵已經對其產生實質性的損害，也可通過修復手段在很大程度上恢復其所記錄信息；而灰塵一旦對電子檔載體造成危害，載體上所記錄的信息就可能會局部丟失，很難甚至無法讀出原始信息，使電子檔案失去保存價值。因此，采取嚴密的防灰塵措施，防止灰塵對電子檔案載體的危害在電子檔案形成和使用過程中有特別重要的意義。

2.2.3 外磁場和機械震動對電子檔案與紙質檔案保存管理影響的區別

磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，而對電子檔案的載體—磁性物質，則是最重要的影響因素。碩士論文，措施。外來磁場作用于電子檔案的磁性載體，易發生消磁或磁化，造成信號失落或失真，破壞記錄信息，影響讀出效果。同時強烈的機械震動，影響電子檔案磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號，此外，強烈的機械震動，易引起光盤的機械破壞。碩士論文，措施。因而電子檔案在保存管理中要防止外磁場的影響，避免強烈的機械震動。

2.2.4 光和有害氣體對電子檔案與紙質檔案保存管理影響的區別

光和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發生水解氧化反應，導致紙張強度降低。對電子檔案載體材料而言，光線能使電子檔案載體材料發生光氧化反應，使盤基、帶基老化，強度下降。碩士論文，措施。同時，紫外線的能量足以破壞電子檔案磁性載體剩磁的穩定性，導致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。有害氣體主要是指具有酸性和氧化性的二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，這些氣體在一定條件下，腐蝕、破壞電子檔案磁性載體和光盤，使電子檔案信息失真或丟失。

2.3 技術壽命的區別

紙質檔案一旦形成，它的壽命與其內部諸因素和保護環境條件有關。電子檔案的壽命不僅與其內部諸因素和保護環境條件有關，還與技術革新有關。因為電子檔案是通過計算機將信息與載體結合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術過時，則載體上的信息就無法讀出。技術過時主要體現在兩個方面：一是技術革新，使舊的存貯技術消失。二是由于生產廠商的原因，使得生產或銷售的電子檔案設備由于廠家的破產或產品升級換代而難找到配套產品。大多數電子檔案載體的預期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術期限，因此，技術革新對電子檔案壽命的影響顯得更為重要。因此，電子檔案的壽命還與技術革新有關。在電子檔案保存中，要針對技術過時，采取合理的解決措施，保證電子檔案的安全性。

2.4信息保護的差異

紙質檔案因為其載體和記錄的信息是結為一體的，保住了紙質檔案形體，其記錄的信息就得以保存。電子檔案因其信息與載體是可分離的，電子檔案信息與載體的可分離性使其文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。同時，電子檔案信息保護方面還面臨感染電腦病毒的危險。因此，如何保護電子檔案信息不受損害是電子檔案保護的重要課題。

3．加強高職院校電子檔案管理的措施

3.1強化檔案管理人員的計算機專業知識

培養一批既懂檔案業務又精通計算機專業知識的檔案管理專業人才已是檔案部門的當務之急。檔案管理人員要更新檔案管理觀念，緊跟時代步伐，加緊學習計算機技術，學習電子檔案形成和管理知識，在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、繼續深造等多渠道選拔、培養檔案管理專業人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業務，熱愛檔案事業，能夠正確履行現代檔案管理人員的基本職能和歷史使命，在檔案管理工作中維護好文件、檔案的原始性，最大限度地延長檔案的壽命，并在在電子檔案的生成、傳輸、保管、利用等各個環節中切實保障電子檔案的安全和便于社會各方面利用。

3.2把握好電子檔案的特性

電子檔案，首先，它是文件、檔案，具有文件、檔案的一般特征和性能。管理文件、檔案的一些帶規律性的工作、原則、完整系統性要求等一般都是適用的。碩士論文，措施。絕不能把原來一些行之有效的辦法簡單取消。其次，電子檔案與紙質檔案不同，它依賴于機器，按數字編碼，在機器上形成、傳輸、利用，在機器上可以隨意增刪改動等等。電子檔案的特性，使文件的生成、積累、整理、保管、歸檔以及今后向檔案館移交等工作與紙制檔案大不相同，因此在管理中必須按照電子檔案的特性，結合檔案工作基本要求來考慮和尋求電子檔案的管理辦法。

3.3 建立健全制度規范，維護電子檔案的真實和安全

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡，在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發，即使有人出于自己的目的將電腦或盤中存的內容進行了刪改，也難以發現和確定。因此日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。加之電腦病毒的存在和網絡技術，使得電子檔案在形成、處理、歸檔，保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。

3.4實行紙質文檔與電子檔案長期并存，雙軌運行

在具體的電子檔案管理工作中，為了方便電子檔案的利用、永久保存和維護其原始性，可以實行紙質文檔與電子檔案長期并存，雙軌運行。結合我校實際，一些需要長期、永久保存和維護其原始性的電子檔案，需要及時轉換成紙質文件，并脫機保存。電子檔案與紙質文件的互相轉化，長期并存，雙軌運行，在我校電子檔案管理中將在一定時期內長期存在。

總之，加強高職院校電子檔案管理，是科學技術發展的必然結果，是電子信息規范管理的客觀要求，分析電子檔案與紙質檔案保存管理的區別，探討加強高職院校電子檔案管理的措施有利于電子檔案的檢索、利用和共享，有利于電子檔案管理的統籌安排規劃，有利于高職院校檔案工作的現代化進程。

參考文獻：

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篇（11）

一、醫療檔案目前發展情況

在當前我國大力推動醫療改革的基礎上，醫療檔案的強化管理，能夠有效的推動醫院調整管理方式，針對存在的不足及時給予調整，而目前在醫院醫療檔案的管理中，出現了較多問題。這些問題在較大程度上影響了我國醫療機構正常的檔案管理工作，同時阻礙了醫院教研工作進一步開展，檔案的管理工作出現的問題不僅帶來資源的浪費，同時在很大程度上限制了醫院醫學水平的提高。1.檔案保存問題。由于醫療檔案包括較多內容，包括患者的病歷資料、治療方案等，因此常規的紙質檔案材料不便于及時調出及借閱，對于醫院提高管理水平，提升醫院教研水平存在較大的局限性。常規紙質檔案的保存情況較差，容易出現檔案丟失、損壞等情況不利于醫院提升管理水平。同時檔案存儲類型的不同，進一步造成了醫院醫療檔案管理出現混亂的情況，不利于檔案的集中管理與調動。在當前信息化快速發展的情況下，多數醫院采用電子病歷等技術，醫療檔案逐漸朝信息化方向轉變，而在信息化情況下，醫療檔案的安全問題，已成為醫療檔案管理關鍵性問題之一。由于醫院的檔案管理工作是一項涵蓋醫院各個方面的系統性工作，每一個子系統之間需要相互協調溝通，一旦新的安全技術投入到醫院的檔案管理中作中，各種不可控因素都會造成檔案管理安全化建設速度與效率下降，現有的檔案管理安全系統無法與相對發展較高的醫療技術相適應。在這種情況下，進一步造成了醫療檔案管理系統安全性出現問題。2.病例利用情況差的問題。我國醫院中醫療檔案多數是由不同科室、不同醫生進行記錄的，在這種情況下，醫療檔案存在格式、內容等情況不符合正確的醫療檔案填寫規范，造成醫生借閱過程中容易出現不理解，錯誤理解等情況，不利于患者病情的對比診斷。在這一基礎上，由于醫療檔案數量龐大，對于往年的檔案在采用信息化記錄的同時，還有很大一部分紙質檔案。從而造成了檔案管理混亂，不能夠及時借閱。醫療檔案中患者病歷、檢查結果中的圖像、影像學等材料，在紙質檔案中較難保存，而部分基礎醫療機構，由于資金等問題，容易出現醫療檔案與紙質檔案并存使用的情況，造成了調閱檔案存在很大的難度，從而降低了臨床醫生針對患者病情對比醫療檔案進行綜合分析，確定治療方案的能力，即降低了臨床醫生病例利用率。3.缺乏對醫療檔案的整理統計分析的問題。從狹義上講醫療檔案管理，即對于患者病情中檢查結果、病例等治療信息的收集、整理等工作。而目前在臨床中，除部分疑難雜癥外，對于醫療檔案的整理統計分析工作總體較低，即不能夠及時對已有的病例等信息分析調整，難以總結分析部分病癥的醫療檔案。檔案的缺失在造成缺乏已知病癥的治療手段參考的基礎上，增加了臨床醫生診斷治療類似病癥的難度。醫療檔案的整理分析，能夠從最大程度上得出疾病發生、發展趨勢，對于制定具有針對性的治療方案，提升醫院治療水平能力具有重要意義。同時對部分特殊病歷的保存，能夠在最大程度上，增加對該類病人的治療經驗積累，對于研究發展患者治療方法，提供了珍貴的資料。4.患者首頁病例質量存在問題。評價醫療能力、醫療質量、醫療效率和醫療付費方式等工作都離不開病案首頁信息的開發利用，對病案首頁數據的分析利用是醫院精細化管理的重要手段，準確、完整的病案首頁是數據深層次分析利用的重要保障。目前在患者病案首頁中存在的問題，主要來自于醫院護理人員工作專業性存在缺陷。重點在于醫護人員對于病案首頁的重視程度不夠，門診、急診醫生字體潦草等情況。造成了病案首頁存在無法辨別、信息不全面等情況。這些因素間接造成了醫院精細化管理出現缺陷，無法正常進行數據分析，從而造成了醫院統計分析數據存在缺陷。

二、醫療檔案的價值分析

1.提升醫院教研水平價值。醫院醫療檔案有具體性以及真實性，能夠為醫院教研活動提供大量的真實案例，有利于推動醫院教研水平上升。從檔案內容上看，不同時期的檔案可以反映出該時期人們以及某地域人們容易出現的病情，而根據這些資料情況，醫療技術改革才能尋找到重點的方向；同時根據某個病人病情的變化情況，也可以看出醫院所采用的療法是否真正起到了治療效果，治療方法是否需要做出變更等等。針對具體的患者情況、具體的地域患者病情變化，能夠具有針對性的開展研究。針對患者個人的病情變化，可以總結分析該類疾病的有效治療方法和適用范圍；針對某一地域某一時間段內出現的疾病，能夠分析其發病原因以及治療手段，具有較強的預防功能。2.提升醫院整體管理水平。醫療檔案在記錄患者病情的同時，從實際出發，針對在患者治療過程中出現的醫療隱患能夠較為準確的進行分析，最后，在今后類似病情的治療過程中，降低這類隱患發生的幾率。廣義的醫療檔案，還包括健康檔案、醫療設備檔案、醫療科研檔案、醫療成果檔案，醫療保險檔案和醫療事故鑒定檔案等在內所有醫療類的檔案總稱。針對醫療檔案的具體性分析，能夠詳細了解患者醫院設備、設施的具體情況，掌握醫院的具體情況。在這一基礎上醫院能夠增強對于各個科室具體的情況的掌握能力，與患者檢查結果相結合，醫院從最大程度上降低了各科室在治療期間存在的風險隱患，提升了醫院整體管理水平。3.提高醫療糾紛處理水平能力。醫院醫療檔案作為臨床患者的治療檔案的同時，因其具有的真實性和及時記錄的特性，能夠對患者病癥治療情況及時、準確的進行記錄。在出現醫患危機，處理醫療糾紛的問題中，醫療檔案能夠較好的反應患者接受治療的全過程，醫療檔案中存儲的患者身體檢查報告，如實的反映了患者病情變化的走向與趨勢。從另一方面來分析，醫療檔案在為解決醫療糾紛提供了法律依據，為患者醫療保險提供了真實的信息。尤其是在臨床急診搶救患者的過程中，醫療檔案準確記錄了患者的傷患情況，對于各類違法事件以及相應的事故傷殘鑒定中，醫療檔案成為了具有真實性的法律證據。在提高醫院自身醫療隱患處理水平的基礎上，提升了醫院處理醫療糾紛水平的能力。同時，醫療設備檔案與醫院醫療檔案具有直接關系，患者經過設備檢查來診斷病情，而醫療設備檢查時間與次數需要相應的記錄在醫療設備檔案中。在這種情況下，一方面能夠記錄設備使用情況，為設備的維護提供參考資料；另一方面，當出現醫患糾紛問題時，醫療設備檔案提供法律證據，降低了出現醫患糾紛的風險。4.提升了患者首頁病例質量。醫院在完善醫療檔案的同時，增強了患者接受診斷治療的病案首頁質量管理。提升病案首頁的價值，在于提升醫院依據患者病案首頁數據進行統計分析工作，目的在于幫助醫院分析患者在治療費用、醫院精細化管理、醫療評價等方面存在的缺陷與問題，及時給予針對性措施處理。目前國家醫療改革重點在于提升醫療機構綜合能力，重點在于控制患者醫療費用、提升醫院治療水平與能力，從而最大程度上提高患者對于醫院治療工作的滿意程度，增強我國綜合醫療衛生水平。

三、總結

目前在醫療機構中，醫療檔案的管理工作尚存在較多問題，對于醫療檔案的保存管理情況發展不平衡。醫療檔案對醫院管理發展具有重要的價值，從醫療檔案的收集、管理、分析來看，醫療檔案能夠幫助醫院臨床科室的調整，降低在臨床科室出現醫療隱患的風險。在這一基礎上，醫療檔案同時能夠有效的提升醫院教研水平，具體分析，便是醫院臨床科室可以通過患者醫療檔案，分析制定某一具體病癥的詳細治療方法。而醫院同樣可以對于存在爭議的疑難雜癥進一步深入分析，繼而推動醫療科學水平發展。醫療檔案能夠在最大限度上提升醫院管理水平，從醫療檔案的整理收集方向出發，促進了醫院醫療衛生水平的提升，對治療患者疾病、降低醫療隱患發生、避免出現醫療糾紛以及提升醫院醫療發展水平具有重要意義。綜上所述，醫院通過對于醫療檔案的加強管理，能夠有效提升醫院綜合能力的同時，對治療患者疾病、攻克疑難雜癥提供了重要的實際案例分析，具有重要的價值。

參考文獻：

[1]劉思洋.醫療檔案信息管理現狀與發展路徑探析[J].延安職業技術學院學報，2018,v.32；No.119(03):29-31.