公司合同管理流程大全11篇

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【關鍵詞】

銷售企業；合同管理；適應市場

廣東、福建等省經濟活躍、經濟形式復雜多變，做為設立在該地區的銷售企業，隨近十幾年來國家經濟發展，快速發展。為適應市場變化，企業需要積極開展多種方式的改革。本文以某企業廣東區公司在華南地區的分支機構變化為例加以闡述。從2000年以來，該企業在華南地區跨省多次分立、整合。2004-2009年以華南區公司為主，管理本地區（廣東、福建、海南）業務，人員合并辦公。2010年后華南區公司各項工作重新分立為各省區公司管理。組織機構先后經歷了省市級管理方式―省級公司直接管理模式（組織扁平化、垂直管理）―省地市級管理方式三個階段模式。所轄地區也分別經歷了各省獨立―廣東、福建、海南三省合并―廣東、海南兩合并加福建省獨立―各省獨立。公司內部管理方式、管理地域范圍不斷變化、所處的經濟環境復雜，需要從多方面不斷完善合同管理工作。

1 公司合同管理制度制定

在華南區管理時期，最早結合總公司制度制定華南區合同管理制度，廣東區合同管理制度是結合本區當前的實際情況，在原華南區制度基礎上修訂制定。并同時制定《合同管理權限及合同審查審批程序》。現行制度建立統一授權、歸口把關、各負其責、相對集中的合同管理體制。公司所屬各地市公司、公司本部各部門應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監管等工作。

1.1建立統一管理、各負其責、相對集中的管理體制

改變原來的多部門管理，按相對集中歸口把關、相對集中的方式管理。原來的由各主要業務部門各自承辦合同、審核合同、簽訂合同、履行合同的即做運動員、又做裁判員的模式，變為相對集中統一管理后，成為現在的由公司所屬各地市公司、機關各處室應嚴格按照各自的職責權限進行合同的論證、審查、簽訂、履行、監管等工作，形成職責清晰，工作明確、有效監督、規范控制的合同管理體制。

制度明確規定訂立書面合同的標準要求。從基本環節控制風險。

1.2“各負其責”，嚴格“三項審查”制度

按照“事前預防、統一授權、相對集中管理、分專業審查把關、各負其責、全過程監督”的原則，公司所有合同在簽訂之前，必須由各業務主管部門分別對合同項目的經濟合理性、可行性、合法性、嚴密性、規范性、立項依據、資金渠道、技術質量要求等方面進行審查；公司法律部門及合同管理人員對合同的簽訂、履行、變更和終止等進行統一管理和監督。

公司簽訂合同實行分專業歸口審查、各負其責的管理體制，包括法律審查、專業技術審查、經濟商務審查。對未履行三項審查及審批手續的全同，一律不得簽訂。

1.3公司合同審核以公司本部、地市分公司兩級為審核主體

針對銷售公司最基層單位人員工作性質側重具體銷售業務，法律專業人員極少，工作管理中心不同于省、市級管理性公司的特點。將合同審核的管理性工作上移至省市級分公司，即減少基層工作負擔，又縮短合同審批流程、提高合同審批效率，符合各級工作側重點。

1.4加強新業務、高風險項目的法律審查

對于招投標類合同、投資類高風險合同，公司制度明確規定：“立項、選商、談判、會審、簽訂的程序進行。”“對合同項目進行必要的考察、論證、落實資金渠道、項目計劃等保證合同全面履行的條件。”“對合同對方當事人的主體資格、資信情況進行審查。”“進行合同談判、組織招標、投標”。

1.5公司合同管理與招投標工作緊密結合

廣東區公司招投標管理制度規定：“招標人應與中標人簽訂書面合同”。

廣東區公司充分發揮合同管理信息系統的優勢，在合同管理信息系統設置伊始，即將所有列入招標類別的合同審查流程設置招投標審核。所有相關合同，必須首先在合同管理信息系統中進行招投標審核，達到招投標標準而未通過招投標審核的合同將被退回，從而避免產生規避招標、虛假招標的情況發生。

2 合同管理信息化推廣

以制度做保障，積極、快速推動合同信息化管理。

把合同管理進行網上審查審批等內容明確寫入現行制度中。三省合并管理時期，合同數量大，公司合同管理工作也處于起步階段。但按上級公司的總體安排，借助于當時的垂直管理、專業線分工的集中、統一特點，大力推動合同管理全面網絡化、信息化的工作，積極組織多種形式的人員培訓，強化合同信息系統的終端用戶使用。加強與當時三省各專業線、各區域和各相關處室的溝通協調，各專業線從初期的不適應信息管理方式至形成習慣、到支持認可合同管理信息系統，認識到管理三省各級合同，合同管理信息系統有著無法比擬的時間、空間優勢，即節約人力物力成本，又提高工作效率。使公司成為當時最早一批合同全面上線的企業之一，系統使用覆蓋廣東、福建、海南三省分公司，用戶數量超過550個，合同系統運行合同管理范圍下至零售網點合同上至省級公司投資項目，合同運行數量達30057份。

3 合同管理細致與效率平衡

作為一個大型企業，合同管理的細致性和對控制風險的高要求往往與合同簽訂效率相互制約。需要企業對合同管理審批環節的流程優化常抓不懈。公司的流程優化是從“娃娃”抓起的，基礎好，也更易治理。從合同流程設置伊始，便充分考慮到實際工作需要、工作效率要求，以滿足于瞬息萬變的市場變化要求為目的。除重大合同外，合同審核流程簡潔、無重復的專業技術性審核。公司重視做好平時的預防工作，避免頭痛醫頭，腳痛醫腳，日常治理的效果顯著。

合同管理信息系統初始化的早期，流程即是一級審核即可完成三項重要審查，效率高為特點。公司的現行管理制度同時也明確“歸口審查、各負其責”，在現在行制度的同時，也有明確的《合同審查權限及審查審批流程》，即避免了審查審批流程的事后確定的隨意性，也免于造成流程不定的相互推委。

區分不同類別、不同性質、不同情況的合同，本著實際情況，按工作需要進行相應調整。關聯交易合同、有標準文本的合同 、對時限性要求高的合同，符合三項審查及審批要求為上限要求。一般只通過一級審核，少用二級審核，避免相同專業性、技術性重復審查。

使用標準文本、金額較小、對時限性要求高、法律關系簡單的合同，如：公司主要產品銷售、主要產品采購、零售網點銷售、零售網點維修、零售網點房屋租賃等合同，實行一級審查審批，只在二級分公司完成三項審查和審批即可簽訂，通常不同性質的審核節點4個，在承辦人及時督辦的情況下，能夠在短時間內完成所有審查審批環節并簽訂。對于其它法律關系簡單的買賣、租賃、技術服務等合同審查審批合同審核節點總數一般為5個，金額小的4個。只有投資建設類的合同，法律關系復雜、金額大、無固定的標準文本，而實行二級審核，以嚴控各種風險。

日常控制流程延長，由于部分工作部門的內部工作分工需要，時常有相關部門要求增加流程審核要求。日久天長，流程便會逐漸加長。為控制這一情況發生。公司流程變化、調整實行審核制，流程調整由主要負責人審批，方可增加。同時，不定時安排合同審核流程檢查瘦身。達到日常控制體重，效果好于超重后服藥減肥。

4 應急合同審核控制

銷售企業面向市場，工作難免需要應對“突發事件”，對時間及價格波動異常敏感的合同也需要應對這類“突發事件”。這客觀上造成了個別合同事前審核不充分，事后補辦。隨著公司規模擴大，各類人員的加入，這類情況也隨之復雜。為控制這一情況，公司將其納入二級單位主要負責人的人事業績指標考核范圍。自上而下，重視合同提前充分審批簽訂的必要性和重要性，最大限度減少這一情況發生幾率。

5 合同管理薄弱環節強化

履行控制，尋找最薄弱環節，明確職責。

篇（2）

加強和規范合同管理，對企業規范交易行為，防范交易風險，控制運營成本，提升管理水平，具有重要意義。武漢石化逐步成為華中地區煉化產能“龍頭”，市場交易大幅上升，合同主體復雜，類別繁雜、數量及金額大、管理層級多，經營過程中存在著大量風險，原有分散管理的合同管理模式已遠遠不能適應企業發展的新形勢和新要求。為此，中國石化積極探索實施合同管理信息系統，取得了顯著成效。

一、突出合同綜合管理，建立“統一管理、分級負責、分專業審查”的管理體制

按照集中歸口管理，多專業一體化運作的思路，明確企管法規部門為合同綜合管理部門，提高對合同運行的控制力，初步建立起以適度集權、有效授權、規范操控為特征的合同管理體制。

（一）實行“三個統一”的集中管理

統一制度：武漢石化制定了統一合同管理辦法，嚴格實行領導一支筆簽約制度、公司領導審批制度和依據合同付款制度，形成了可操作性強的管理制度體系。統一分工：公司明確規定合同綜合管理部門負責合同管理制度和流程制定、法律審查以及監督管理，合同專業管理部門負責各自主管范圍內的技術審查，合同經濟管理部門負責經濟審查。統一平臺：以合同管理和財務結算系統為基礎，并把市場準入、招標等系統接入，作為合同運行平臺，使合同立項、簽訂、審查審批、履行管理等能夠規范有序進行。

（二）實行“三級負責”的授權管理

針對武漢石化所屬單位多、管理層級多、合同量大，難以做到公司完全集中管理的實際情況，綜合合同種類。按照領導班子成員分工實行年度授權，對內控權限指引中的重點內容進行劃分，將合同審批審查權交權限領導。分級負責的授權管理，實現了不同業務類別、風險等級的合同都能得與之相應的管理。

（三）實行“三項審查”的簽約管理合同管理部門嚴格按職責和流程進行技術、經濟、法律審查，不得簽約未按規定進行三項審查的合同。技術審查主要審查合同相對人資質是否具有訂立及履行合同的能力、項目工作量、質量、驗收、履行期限等專業性條款；經濟審查主要審查計劃（預算）等簽約依據、價格、價款支付期限和方式等條款；法律審查主要審查各方當事人主體資格、合同條款是否存在違法違規內容，各審查部門審核意見是否齊備并符合規定等內容。通過三項審查把關，有效防控了交易風險。

二、優化合同系統功能，實現合同管理與業務管理的有機融合

按照集團公司的統一部署，武漢石化穩步推進合同管理信息系統的運用，不斷完善和優化系統功能，實現了各類合同全面上線運行。

（一）完善系統功能設置，合同管理各個環節得到有效控制通過完善合同管理相應環節的流程設置，使交易過程所涉及各項管理有機融合。完善簽約依據審批功能，依據計、預算簽約；完善市場準入、招標審批功能，優選合格供應商；完善合同簽訂審批功能，規范有效簽訂合同；完善履行付款審批功能，財務部門依據合同系統付款審批單對外付款。實現從市場準入、合同選商、簽訂、變更解除到履約結算全過程信息化、標準化封閉管理。

（二）推行系統集成對接，全面提升合同運行質量武漢石化全面推進合同系統與財務結算系統對接，通過系統間數據信息自動傳輸，使財務部門嚴格依據合同進行結算付款，有效提升了合同履行質量和效率。

（三）強化分析評價功能，發揮合同信息對經營管理的支持作用把合同簽約主體、市場準入、選商、簽訂、履行、合同運行效率等信息細化為40多個具體分析要素，定期或不定期對系統信息數據進行橫、縱向的比對分析，實時掌握合同運行管理情況，及時發現合同簽訂、履行過程中存在的問題，并針對問題對合同管理制度流程進行優化完善。對于合同系統反映出的專業管理問題，及時向公司提出管理意見和建議，為公司經營決策提供依據，較好發揮了合同信息在經營管理中的服務和支持作用。

三、優化合同審查審批流程，提高合同運行質量和效率

武漢石化制定了年度合同轉委托授權書，明確了領導會簽審批的目標、原則和標準，通過優化流程、簡化環節、做到了既規范管理、又提高效率。

（一）審查必要性原則無實質審查內容的職能部門不再審查，采用招標選商的合同，在合同系統中上傳相關招投標資料；使用標準文本簽訂合同的，除變動條款審查外，其余條款不再重復審查；對關聯交易合同、內部合同、金額小風險小的合同，相應簡化審查內容。

（二）不重復審查原則，減少審查環節同一合同審查部門對同一交易事項僅做一次審查；同一合同審查部門內容不交叉審查。

（三）高效及時原則，明確審查權限所有合同都必須經過財務、法律、計劃部門審查；審查會簽人員在2個工作日提出審批意見，對于超期審查人員在公司范圍內通報。

四、抓住合同管理關鍵環節，強化合同全過程控制

（一）嚴格選商管理，提高簽約主體資質能力公司建立了嚴格的市場準入和招標管理制度，實行統一管理、分類審查、分級負責的管理體制，規范選商審查程序，確保合同相對人主體適格。同時對供應商履約情況進行考核，對出現質量、安全問題等重大違約行為時，及時與其終止合同關系，保障了交易安全。

（二）規范簽約管理，確保事前簽訂合同公司對影響合同正常簽訂的計劃、預算、價格等簽約依據滯后等管理行為做出相應調整，理順業務管理制度流程，合同管理部門參與項目計劃的制訂及申報、重大項目論證、招標、談判等工作，制訂合同簽約計劃，督促和指導相關部門提前準備合同簽約資料，保證及時、規范簽訂合同。

（三）嚴格考核兌現，強化責任落實嚴格合同管理系統指標管理，嚴考核、硬兌現，對不完成指標的單位及合同經辦人進行考核。嚴格合同管理人員考核，實行合同管理人員持證上崗制度，合同綜合管理部門每年對合同管理人員工作情況進行考核，考核不合格的，取消其合同管理員資格。

經過多年來不懈努力，武漢石化合同管理水平顯著提升，法律管理取得明顯成效，有效地支持和保障了公司各項生產經營活動，在交易額和合同數量大幅增加的情況下，合同管理質量和效率都有較大提高，從而推動企業管理水平不斷提升，為武漢石化戰略發展提供了基礎保障。

篇（3）

中圖分類號：F270

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2014）10-271-03

一、現代企業對合同管理的要求

現代企業運作離不開法治建設。現代企業作為企業的一種先進的組織形式是建立在企業管理現代化和技術現代化基礎之上的。企業管理現代化的實現途徑之一就是公司制。以法治理念作為構建原則的公司制較好地實現了現代企業的管理現代化。可以說現代企業的運行離不開法治建設，法治建設促進了現代企業的管理現代化。

合同管理是企業法治化運行的基礎。市場經濟是法治經濟。市場經濟要求企業管理的運作必須堅持法治化的方向。企業法治化運行最基礎、最核心的工作就是合同管理。合同管理貫穿于企業成立、發展、壯大等各個縱向過程，合同管理遍布于企業采購、銷售、運輸、勞動用工、技術管理等各個橫向層面。優秀的合同管理模式可以充分發揮合同管理合法性、預測性、規范性的特點，為企業提供業務性和法治性完美結合的合同，為企業提供市場現實性與前瞻性完美結合的合同，進而將合同管理與企業愿景完美結合，避免在合同決策、合同執行中的盲目性和隨意性，最大限度地為企業避免因主觀因素造成的失誤和風險。反之，一個企業做得再好、再強，如果沒有一個優秀的企業合同管理模式也不會走得更遠，一個不經意間的合同風險可能會使企業多年的努力與積累瞬間崩塌。

企業合同管理核心的工作就是做好符合現代企業要求的合同管理制度建設。合同管理制度是指企業為實現合同目的，結合本單位實際情況，依照合同法等有關法律法規，對本單位的合同相關人員在合同的訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止、糾紛解決以及審查、監督、控制等一系列行為規范和標準的總稱。制度建設是一個制定制度、執行制度并在實踐中檢驗和完善制度的在理論上沒有終點的動態過程。企業要想做好合同管理工作，首先應有一個科學的、好的制度，這是做好制度建設的第一步，做到“有法可依”。當然制度沒有“最好”，只有“更好”，制度不是寫在紙上，發個文件就萬事大吉。合同管理制度必須有明確的企業合同管理目標、符合企業實際但又要對企業合同管理適度超前引導，是一個循序漸進的動態的過程。如果合同管理制度沒有超前性則不利于現代企業的發展，如果過度超前則在執行中遇到阻力過大，同樣不利于合同管理制度建設。因此，一個優秀的合同管理制度對合同管理至關重要。

二、構建合同管理制度框架存在的幾個誤區

1.對合同管理的系統性認識不到位，將合同管理的各個環節人為地割裂開來。如將招標管理、供應商管理與合同管理割裂。

2.對合同管理的實用性和可操作性認識不到位，簡單地照搬法律條文，合同制度空洞無物。

3.重視合同簽訂管理而忽視對合同履行的管理，沒有使合同的經濟效益得到充分體現。

4.在合同管理制度的制訂上沒有采取循序漸進的原則，制定了一個過度超前的合同管理制度，在執行中遇到困難。

三、構建符合現代企業要求的合同管理制度框架

注重合同管理制度框架的頂層設計可以有效提升合同管理制度建設的水平，促進合同管理的整體有序推進，起到綱舉目張的作用。設計符合現代企業要求的合同管理制度框架應當符合合法性、前瞻性、統一性、預防性、可操作性和開放性的原則。

1.合同管理機構的設置。企業合同管理機構的設置理論界通常分為合同業務部門、合同審核部門、合同批準機構、發文歸檔機構等。不少企業在實際中分為合同業務部門、合同管理部門、合同批準機構等。筆者認為后一觀點更準確。企業的每一個有對外職能的部門都可能是合同業務部門，是企業特定標的合同管理的基礎部門。合同業務部門是專業性的部門，不是綜合性的部門。合同批準機構的設置可以根據企業的不同規模、企業決策層的授權情況設置不同的審批環節，并且動態調整。合同管理部門（合同審核部門）在合同管理的流程中是最重要、最關鍵、工作壓力最大的一個環節，企業對該部門的設置是合同管理機構設置最重要的基礎工作。合同管理部門（合同審核部門）在合同運行環節中主要職能是對合同業務部門在合同運行中的形式、內容和程序的合法合規性進行審查，并發揮管理職能，也就是對合同運行情況進行計劃、組織、領導、控制。因此，合同管理部門（合同審核部門）是一個綜合性的管理部門，應當能有效協調合同招標、文本起草、合同簽訂、合同履行、合同爭議處理等合同管理的各個環節。實踐中不能以“權力崗位分段設崗”等理由限制合同管理部門綜合管理職能的發揮。

2.授權管理。授權委托是合同簽訂履行的前提，加強授權管理可以有效防范企業合同管理中的風險。表見制度也對企業的授權管理提出了更高的要求。首先，大型的企業集團應當通過年度經營授權的形式加強對下屬分公司對外經營的管理，將分公司的日常對外經營業務納入規范管理和正常軌道，非日常經營業務納入單項授權管理。其次，對合同人的授權堅持權責相適應的原則，讓實踐中真正負責合同運行的人員直接簽訂合同。實踐中存在為控制人數量代簽合同的情況，也存在為控制人數量部門領導直接簽訂合同的情況，這都有很大的弊病。單位及部門領導應當通過審核去控制合同而不應當直接參與到合同簽訂過程中。最后，企業應當加強對表見、口頭合同的控制。表見、口頭合同與市場經濟的誠信、便捷交易相適應，同時也給企業合同管理帶來風險。企業應當通過備忘錄、提示書等形式讓對方書面確認本企業對授權管理行為的控制，管控企業授權風險。

3.流程管理。建立符合法治理念和企業制度的流程體系。流程管理是法治理念從意識理念轉換到行動層面的產物。流程管理具有可控制性、可追溯性的特點，其實質就是責任與權利相統一的法治理念的具體表現，同時可以控制領導層決策時“拍腦袋”的人治模式。一整套優秀的、科學的、體現法治理念的合同管理流程是做好合同管理工作的基本前提。合同管理流程是一個綜合體系，而不僅僅是合同審核流程。有的企業在流程管理中將合同管理員排除在合同前置流程、合同履行流程之外，容易導致合同在審核之前已經在法律上形成的尷尬或者合同管理頭重腳輕。合同管理員最了解合同運行流程中可能存在的問題，應當在合同運行流程中發揮重要作用。流程的設計要通過合同流程各階段之間的相互制約、平衡，營造對合同運行行為相對的“體外監督”，減少“體內監督”。需要強調的一點是合同流程各階段之間的相互制約、平衡并不是相互保密。否則只能是失去監督制約的意義。

4.標準文本管理。標準化文本是指企業對出現頻率較高的合同事前擬定合同條款的一部分或者全部內容而多次使用的合同文本。標準合同文本的使用簡化了合同的訂立過程，也簡化了合同的審核過程，提高了合同流轉的節奏與效率。標準合同文本的推行通常是在企業合同管理發展的中級階段，合同條款帶有一定的“霸王”特征。首先，企業在推行標準化合同文本的過程中要統一規劃，使標準文本體系盡可能完整，盡可能覆蓋企業經常易，達到制定標準合同文本的目的。其次，標準合同文本要考慮到交易的復雜性和多變性，可以考慮對標準合同文本的合同條款制定多個選擇項以適應不同的商務需要。最后，標準合同文本要有一個動態的修訂過程，要向文本進一步細分，條款相對公平，制度、流程、文本相對配套的合同管理的高級階段過渡。

5.合同履行管理。簽訂一個好的合同只是一個良好的開端，合同的履行才是真正重要的環節。簽訂合同是為了履行合同，如果只是重視合同簽訂管理而忽視合同履行管理，所有的一切工作都可能成為無用功。但是合同履行管理具有的分散性、長期性、實踐性及多部門參與的特性決定了合同履行管理難度最大。首先，企業應當著力加強合同業務人員隊伍建設。合同管理是一個綜合的體系，決不是合同管理員一個人的事。企業合同履行管理更要注重培育合同業務人員的交易知識、法律知識、技術知識和對企業忠誠度的建設，奠定合同履行管理的基礎。其次，制定合同履行切實、可操作的制度。建立嚴格的合同履行責任人制度、嚴格的合同履行不符合項即時報告制度、嚴格的合同履行日程管理制度、合同履行信息收集管理制度等。再之，企業合同管理人員則應根據企業合同分類管理的原則介入到重點合同的履行管理中去，為合同履行提供全過程履行支持和監督，避免只有在合同履行出現異常時才被動介入處理。最后，企業應當建立并加強合同履行中異常情況處置流程和合同異動、終止時的應對機制。

6.合同管理信息化。隨著企業規模化經營的發展，企業總部、部門、分支機構之間空間分離現象日漸增多，與企業精細化管理要求的矛盾日漸突出。傳統的手工管理方法耗時費力。企業合同管理信息化可以實現合同信息的快速提取和科學高效管理，節約管理成本，創造經濟效益，使合同管理的作用變得更加直接。企業合同管理信息化建設過程中，合同管理人員要發揮主導作用，系統性地提出合同管理需求，科學合理地設置合同管理權限和功能模塊。合同管理信息化是為合同管理服務的，合同管理員不能淪為合同信息化管理的工具。合同管理信息化要在合同履行中充分發揮提示預警的功能，充分利用合同信息為企業領導層決策提供依據，提升合同管理在企業中的地位。

四、結論

建立在法治基石上的現代企業一定要注重構建優秀的合同管理制度框架，優秀的合同管理制度可以有效防范與控制現代企業法律風險，促進現代企業的可持續、健康發展。

參考文獻：

[1] 全國合同管理師職業考試輔導教材.合同管理操作實務.經濟科學出版社

[2] 胡科峰.企業合同管理實務指南.法律出版社

[3] 陳新文.淺談企業合同管理中的法律風險及防范.才智，2009（1）

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合同審查是合同管理工作的重要內容，也是企業合規化管理的一個重要環節。合同審查效率的高低往往反映著一個企業合同管理水平的高低。在實際工作中，因為合同申報質量不高、審查流程復雜、審查不及時等原因，導致合同審查效率較低，拖延了合同簽訂時間，有時甚至會出現事后合同，影響工程進度。為提高合同審查效率，作為中石油所屬的大型石油運輸企業――重慶運輸總公司通過查找分析造成合同審查效率較低的原因，采取針對性的措施，在提高合同審查效率上進行了一些有益的實踐探索。

一、提高合同審查效率的必要性

合同審查是企業簽訂合同之前的必經程序。通過對合同進行技術、商務和法律審查，可以發現合同中存在的瑕疵，減少和避免在履行合同的過程中產生不必要的分歧和爭議，規避法律風險。如果審查時間過長，不僅會導致合同簽訂和履行的延遲，還可能導致合同尚未簽訂即已開始履行，即出現事后合同，嚴重的還可能導致合同無法簽訂，商業機會喪失。因此，提高合同審查時效，盡快完成合同的簽訂，有利于合同雙方提前做好各項資源準備和合同項目的順利啟動，節約項目工期和成本，確保合同有效執行。

長期以來，重慶運輸總公司的合同審查效率較低，2013、2014年合同的平均審查時間為16.3天，嚴重影響了合同管理質量。為規范公司合同管理，提高合同審查效率，提升合同管理水平，公司合同管理部門聯系實際，深入分析，制定措施，力爭解決長期制約合同管理水平提升的這一難題。

二、影響合同審查效率的原因

（一）制度因素

1.流程設置不夠合理。按照公司合同管理實施細則的規定，公司合同審查流程的層級為6層，分為系統管理員初審、申報單位負責人審查、技術和經濟審查、法律審查、分管領導審查、主要領導審批，每個層級的審查期限均為2天，且6個層級為順序審查，這樣完成一個完整的合同審查流程所需時間為12天，合同審查時間較長。2.管理制度執行力度不夠。公司合同管理實施細則對合同審查時限進行了明確規定，要求各業務部門審查合同要在2個工作日內完成，合同因被退回而重新上報的也應在2個工作日內完成。但在實際工作中，超期審查的現象十分普遍，公司對超期審查責任人也并未進行考核。

（二）申報人因素

1.合同申報質量不高。2013年公司簽訂的821份合同中，審查發現問題1067項，審查退回369次，退回率達44.9%。2014年簽訂的760份合同中，審查發現問題1141項，審查退回385次，退回率達50.7%。合同申報質量不重影響合同的審查效率。2.申報人責任心不強。合同申報人大都只重視合同的申報工作，在合同申報后沒有及時追蹤合同的審查情況，對審查人未盡到及時提醒催辦的職責，致使合同審查超期。3.申報人文化程度參差不齊。合同申報人大多具有大專以上的文化程度，但也有部分人員是退伍轉業軍人，只有高中文化程度。文化程度不一，加之個別申報人未經過系統的專業培訓，使每個合同申報人員對合同管理工作的理解和掌握程度不同，造成業務能力的差異。

（三）審查人因素

1.審查人未形成及時審查合同的習慣。有的審查人未形成每天定時登錄合同系統的習慣，如果無人提醒，審查人就可能會忘記審查合同，造成超期審查。有的審查人經常出差，但在出差之前沒有及時進行轉委托，造成審查時間超期。2.審查人未對申報人進行有效指導。個別審查人在發現合同有問題后，只是簡單地將合同退回，沒有對申報人進行有效指導，致使申報人不能及時修改并重新送審，造成審查延誤。

三、提高合同審查效率的措施

（一）優化審查流程。將原有的6個層級的審查更改為5個層級的審查，即將原來的技術和經濟審查、法律審查兩個層級合并為技術、經濟、法律審查一個層級；同時初審和申報單位審查的審查期限均修改為1天，這樣就使得整個流程可以在7天內完成。

（二）修訂《合同管理實施細則》。修訂后的實施細則進一步明確了各單位專兼職合同管理人員的工作職責，明確指出合同承辦人履行“實時跟蹤承辦合同運行動態，負責合同審查過程中的提示、催辦”的職責。同時對超期審查責任人的處罰進行了更明確的規定。

（三）加強申報人員的業務培訓。舉辦合同申報人員取證培訓班，使合同申報人掌握合同申報的基本知識和操作規范，參培人員通過考試全部取得合同申報人員崗位操作證；開展《合同法律風險和對策》專題講座，提高合同管理人員的業務能力。

（四）加強合同管理過程控制。一是做好合同事前指導關。對合同實行提前介入和過程跟蹤，參與合同的起草、審查修改工作，切實提高合同審查的時效性。二是把好事中審查關。從合同的格式、主要內容、規范用語以及所參考的法律依據等各個方面予以認真審查，確保合同的形式規范、內容合法、用語準確。三是把好事后監督關，按季度監督檢查合同履行情況，對履行過程中出現的問題，及時反饋情況，共同研究解決對策，保障合同的履行順暢與到位。

篇（5）

隨著我國信息化飛速發展和工作精準管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發電企業）企業均已開始重視信息化管理代替傳統人工管理的必要性，開始進行信息化系統建設的統籌目標。國華公司于2003年開始統籌建設信息化系統平臺，經過10余年的信息化建設發展，已成功建設了多個信息化系統，并在不同的業務范圍中起到至關重要的作用，如財務管理系統、人力資源管理系統、供應鏈管理系統、供應商管理系統、BFS++管理系統和基建管理系統等。隨著國華公司管理精細化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國華公司信息化的管理要求和統籌目標，以公司業務需求內容為導向，全面建設合同管理、費用中心、影像中心和銀企互聯信息化系統，實現公司從業務到賬務的信息化管理目標，達到業務標準化、流程規范化、信息自動化的管理水平。

二、系統概況

財務信息系統（合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心）介紹

如下圖所看到的，合同管理、費用中心、影像系統、銀企互聯是四個獨立建設的信息系統平臺，都用于不同的業務模型。與國華公司現有的信息系統進行數據無縫集成，使國華公司信息化系統形成數據鏈，將信息數據不斷的流轉直到業務生命周期完結。在整個流轉過程中不論組織、項目、合同、職務、人員能夠得到相應的信息數據進行查詢和分析。使日常業務發生的盲區逐漸縮小，直至消失。

1.合同管理

（1）合同管理需求

合同管理信息系統主要為改變企業合同紙質管理凌亂的現狀和打破部門間信息數據的壁壘，將合同整體進行信息化，數字化和統一化的管理。從預算、需求計劃到采購過程管理、合同簽訂、執行完成，每一個環?中的信息緊密聯系，預算信息嚴格進行事前控制，事后分析。并且自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關環節的等待。完成業務自動生成賬務的管理思路，并自動根據業務信息化數據完成決策分析報表。整體加強了合同管理業務流程的規范、分析決策的支持、企業核心的競爭力、合同流程的監控力度和數據的準確性。

（2）合同管理詳細功能介紹

合同費用預算管理。合同費用類型與財務預算關聯，當超合同費用預算時，進行預警，使合同管理工作由淺層被動管理向深層寬幅度主動管理，實現合同費用預算控制。

合同項目計劃管理。項目計劃的制定依據計劃類別、總金額、項目類型等進行制定，形成詳細的項目計劃單。按崗位職責、人員分權限設計，實現流程可定制化。項目計劃由兩部分構成，一部分根據（SCM）采購訂單編號在合同工作臺生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項目計劃手工填入形成。

合同臺賬審批管理。審批流依據合同費用類型及金額大小而制定，審批流設置結合各電廠授權手冊靈活定制。不同階段審批依據崗位、職責、人員相關聯，分配不同的權限進行管理設計。合同管理系統中實時顯示最新的審批流轉狀態，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。

合同付款管理。合同付款包括預付款、進度款、結算款、質保金等，合同結算由合同的經辦人帶合同、發票及驗收單到財務進行結算。基建工程一般分多次結算，人工、委外一般在驗收后一次性結算。合同付款各階段都顯示是否已付款標識，且付款審批通過后（驗證資金計劃），根據發票上已關聯的供應商、金額及發票時間進行付款，并在財務系統中創建分錄、打印憑證。

2.費用中心

（1）費用中心需求

費用中心信息系統可以幫助企業對員工費用報銷體系的數字化、信息化和統一化的管理，實現了員工單據填寫的合理性、高效性和規范性。做到了預算的事前申請、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結合完成企業經營事項業務的全面管控。并且自動財務憑證生成和自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了報銷單據的等待。費用中心信息系統整體加強了企業業務流程的規范、預算費用的監控力度和數據的準確性。

（2）費用中心詳細功能介紹

個人業務處理。提供在線填單功能，即個人根據業務需要選擇相應的業務單據類型進行填寫；業務單據包括借款單、、還款單、費用報銷單、差旅費報銷單等；在提交單據未經審批之前，個人可以撤消；提交單據后，系統自動生成唯一的單據號碼。

提供個人業務查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據，支持組合查詢；查詢個人單據的審批狀態；單擊查詢出的記錄可查看具體單據的情況。

領導審批處理。提供領導審批功能，即領導登錄系統默認界面為待審批業務清單界面，可點擊查詢每條單據具體情況；領導可根據情況審批是否同意單據；如同意，根據流程設定，單據將轉至上一級領導或轉至會簽部門審批，或到財務審批；如不同意，可附說明單據將返回提交人；領導可以對多條單據進行批處理審批。

財務業務處理。提供生成記賬憑證功能。單據審批通過后，財務人員定期可以通過本系統直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務核算系統的要求；本系統處理的常規單據能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應包括科目、摘要、金額、個人往來、項目等基本信息；財務人員可以單張或批量生成憑證。

3.銀企互聯

（1）銀企互聯需求

銀企互聯系統實現了企業財務系統與國內商業網上銀行系統的無縫連接，完成資金預算的實時控制，供應商信息的標準化管理和自動生成付款信息明細與歷史記錄，實現了業務各個環節的狀態信息共享和閉環操作，將財務人員從繁雜的數據統計、審核和錄入工作中解脫出來，減輕勞動強度和規避資金支付風險，提高財務操作的時效性和準確性。

（2）銀企互聯詳細功能介紹

銀行支付管理。銀企直聯系統直接涉及資金安全，并作為公司核心財務系統與銀行系統的重要接口，把安全性放在系統建設的首位來考慮。利用多種先進的安全控制技術，結合公司自身的內部控制體系與相關管理制度的建設，充分保證設備、網絡、系統、應用和數據的安全，同時控制內外部、前后臺等多方面的安全性，確保交易處理的絕對安全。實現和主要銀行的直連，建立與銀行業務系統的實時連接通道，利用該通道向銀行發送交易指令和接收數據信息，實現集中高效的資金支付和調撥。

資金數據實時查詢和對賬管理。基于銀企直聯系統，實時獲取資金賬戶數據，實現及時、全面、準確地對企?I所有賬戶的資金變動情況進行有效監控，并實現銀企自動對賬。賬務信息銀企同步，銀企互聯有機連接了企業財務系統和銀行業務處理系統，整合了雙方的系統資源，解決了長期困擾企業的銀企賬務信息不一致問題。

建立與企業內部系統間的信息接口。建立與費用報銷系統、基礎核算系統對接，實現信息快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務工作效率。可對銀行提供電子對賬單進行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對賬操作。

4.影像中心

（1）影像中心系統需求

影像中心系統是企業信息化標準化的一部分，主要是將業務流程中附件進行統一管理。加強企業各部門原始憑證的上傳效率，為業務全流程提供支持和依據，財務可以根據條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統業務流程，有效地提高了財務處理效率和紙質憑證和信息化系統的相互追溯功能。

（2）影像中心系統詳細功能介紹

原始單據掃描管理。將原始發票和其他相應的附件，通過高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統，并掛入合同結算單中，隨后打印出系統自動生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質票據通過高拍儀轉換為電子圖像數據，將電子圖像數據與財務數據進行同步傳遞。同時根據相關數據建立圖像索引，圖像能夠方便地進行檢索，有效地提高辦公效率。

條形碼管理。系統依照高拍儀設備編號規則自動生成實物條形碼，實物條形碼對系統單據號起到補充說明的作用。財務部門使用掃描槍對原始單據上的條形碼進行掃描，此時系統將自動找到對應的合同結算單或付款單，進行自動生成憑證操作。

憑證查詢管理。將合同、對賬單、發票等都掃描管理，財務部人員可以通過掃描原始單據上的條形碼，自動找到過賬后的憑證進行打印查詢。所以通過發票號、合同號、對賬單號等任何一個信息都可以查詢到相關的檔案。通過此功能，一次查詢就可以將整個業務鏈產生的所有檔案全部進行顯示調閱，極大地改善了審計查檔和調檔的問題。

三、系統實現的意義和成果

國華公司合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心信息系統的實施，實現了企業經營事項從手工管理轉到信息化管理的過程，將各階段的業務信息透明、公開的共享給相應職責的崗位責任人，使分散在各部門業務事項緊密關聯，形成了一條標準的業務鏈，使業務信息數據更加準確、規范。

合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心與國華公司現有的ERP管理系統進行了無縫結合，將信息數據共享使用，加強了信息數據的相互流轉和業務規范，減少了人為的基礎信息維護，加強我公司的各部門之間的聯動性。

合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心信息系統在國華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點。如：減少了日常的統計工作量、預算的控制風險和人為的信息錯誤，加強了流程的規范化和數據的標準化等。

1.合同管理

（1）實現了日常合同中預算的接口管理，完全達到預算在合同管理中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現合同的全生命周期的管理，從需求計劃到合同會簽再到合同完結，在合同管理信息系統中每個環節都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業務更加標準、流程更加規范和信息更加準確。

（3）實現了網上審批管理，在合同管理信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在合同管理信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現了合同管理各環節的追溯功能，在合同管理中可以根據某一環節的業務事項進行前后流程的追溯，使相關人員能夠實時地了解到合同全生命周期的詳細過程。對我公司發生的人員流動、崗位交接等人動起到了關鍵作用。

（6）實現了合同管理報表查詢，根據合同管理信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常信息的統計查詢和明細查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。

2.費用中心

（1）實現了日常費用中預算的接口管理，完全達到預算在員工費用日常報銷中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現了員工自助報銷管理，員工可以根據日常事項，進行自助式的業務處理，如：借款、費用申請、費用報銷和還款功能，根據自身的實際情況發起業務流程直到業務辦理完成。

（3）實現了網上審批管理，在費用中心信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在費用中心信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現了員工自助查詢功能，員工可以根據費用中心信息系統查詢到自己的費用事項辦理的整個過程和現單據狀態。直至財務生成憑證為止。

（6）實現了費用中心管理報表查詢，根據費用中心信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常報銷信息的統計查詢和明細查詢。為公司統計費用發生情況帶來了方便。

3.銀企互聯

（1）銀企互聯系統的實施，實現了 ERP系統付款數據與銀行網銀系統的無縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統的出納相比，提高了工作效率。

（2）實現了從憑證創建（總賬+應付）到付款信息電子數據的全流程傳遞與跟蹤管理，整個支付流程閉環在系統中完成，降低了人為操作失誤帶來的風險。

（3）功能模塊通過會計人員、資金管理人員權限劃分，實現了付款管理從憑證制證、發起付款、支付一級審核與二級審批的四級管理，極大提高了付款管理的準確性，降低了財務人員舞弊風險。

（4）實現安全性訪問支付功能，在保證付款數據安全的情況下，實現了付款業務各個環節的狀態信息共享。

（5）在銀企互聯模塊中設置了付款相關數據信息的狀態監控與查詢功能，實現企業預算管理、現金流管理與支付管理的無縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。

（6）在銀企互聯模塊中根據上級單位及公司領導管理意圖定制了分析管理報表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。

篇（6）

隨著集采公司業務領域的不斷拓展和深化，近幾年來，公司信息化建設以信息服務為主導，先后實施了ERP、合同管理系統等關鍵業務系統，將企業的管理融入應用中，充分利用現代信息技術提升集采公司的管理和管控能力。本文結合集采公司合同管理工作的特點及部門業務的需求，初步建立了基于合同管理系統的協同商務平臺，主要包含發貨協同、到貨驗收協同、結算開票協同、付款協同、合同附件協同、物流跟蹤等合同協同商務基礎功能，主要對采購合同的貨物履行過程進行透明化管控，加快簽約雙方文件協同速度，全程跟蹤物流信息，有效提高合同雙方商務協同工作效率和合同履約管理能力，為雙方合同管理人員的協同工作提供合規、便捷、高效的業務平臺。

1構建合同協同商務平臺的必要性

集采公司的合同種類多樣，多為物資、服務、施工總包類的合同，合同數量多，付款方式及驗收要求各不相同，參與的合同主題多，在現有的管理模式下，集采公司與需求單位及供應商的數據與信息交互缺乏有效的交互和共享，導致集采公司的合同管理不能有效地銜接、時效性查、工作效率不高等問題，集中體現在以下幾個方面。（1）進度控制困難。由于合同數量多，參與部門與人員多，合同的進度控制僅靠合同管理系統無法滿足集采公司合同管理的需求，相關人員想全面了解合同的執行進度存在一定的困難。（2）缺少動態響應機制。缺少對合同履行、發貨驗收、開票結算等關鍵節點的有效控制，無法有效幫助集采公司掌控開票情況，不能及時回款及發票核銷。

2合同協同商務平臺的功能模塊的構建

主要采用模塊化設計來實現各項功能，包括移動工作臺、合同信息管理、發貨/到貨/驗收協同、結算/開票/付款協同、系統管理及第三方服務平臺等一系列功能模塊：（1）系統管理。用戶的基本操作，包括用戶的系統登錄，身份驗證、密碼修改重置、權限控制等。其中平臺管理員通過后臺管理可實現用戶管理、界面定制等功能，確定權限域并對不同的角色分配相應的權限，以保證平臺與數據的安全性、增強平臺的靈活性，供應商可登錄協同平臺對本單位的基本信息進行維護，確認后提交審核，待系統管理員審核通過后，系統會通過短信通知用戶處理接口信息等功能。（2）移動工作臺。工作臺主要展示待處理的工作事項，是一個待辦業務匯總頁面，包括我發起的任務、待處理的任務，已處理的任務及消息查詢等。（3）合同信息管理。合同信息管理主要是包括合同信息查詢、合同文件協同及合同文件物流跟蹤。合同信息查詢：包括合同主信息、明細信息、附件、時間軸四個頁簽，合同主信息包括合同基本信息、簽約信息、累計收支情況三部分；合同明細信息包括合同明細主信息以及明細詳情；附件為合同對應的附件；時間軸展示為合同全生命周期過程以及相關過程中業務處理單據。合同文本協同：為供應商提供文件傳輸的通道，供應商的合同承辦人在找到相應合同信息后，可在系統允許附件上傳的前提下，選擇對應的附件類型并上傳相關文件，該環節便于合同傳輸規范化，提高文件協同效果。合同文件物流跟蹤：在合同文件協同環節合同承辦人可人為判斷是否有對應的紙質文件，如有則可填寫紙質文件相應的物流信息，待對方收到以后可以進行確認文件收到，繼而完成合同文件協同的流程。（4）發貨/到貨/驗收協同發貨協同：包括可發貨的合同明細頁面、發貨信息錄入頁面；發貨是交易后合同履約的首要環節，供應商可針對需要發貨的合同新建發貨單。到貨/驗收協同：包括可到貨/驗收的發貨單列表頁面、到貨信息錄入頁面/驗收信息錄入頁面；到貨/驗收協同是指供應商確認發貨后，集采公司或者需求單位對發貨單的明細信息生成到貨驗收單的協作流程。（5）結算/開票/付款協同結算/開票協同：包括可結算的驗收單列表頁面、結算/開票信息錄入頁面；結算/開票協同通過供應商發起結算申請，由集采公司進行結算確認，并發送短信提醒對方開票，開票完成后維護發票信息，并確認的協作流程。付款協同：包括付款信息錄入頁面；付款協同是發票協同的閉口環節，是針對合同履行不同節點下的對應款項，進行付款申請的協作流程，付款申請是付款的前提。供應商通過合同信息搜索定位到相應的合同信息，可發起合同付款的申請，待提交以后協同平臺會同步推送數據至合同管理系統，集采公司相關人員登錄合同管理系統后可在相應的付款申請單上進行更新，進行集采公司的內部付款審批流程。（6）第三方平臺。通過第三方短信平臺及物流平臺實現相應業務環節的短信提醒功能，及相關物流信息追蹤功能。

3合同協同商務平臺的功能和作用

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二、構建合同管理制度框架存在的幾個誤區

1.對合同管理的系統性認識不到位，將合同管理的各個環節人為地割裂開來。如將招標管理、供應商管理與合同管理割裂。

2.對合同管理的實用性和可操作性認識不到位，簡單地照搬法律條文，合同制度空洞無物。

3.重視合同簽訂管理而忽視對合同履行的管理，沒有使合同的經濟效益得到充分體現。

4.在合同管理制度的制訂上沒有采取循序漸進的原則，制定了一個過度超前的合同管理制度，在執行中遇到困難。

三、構建符合現代企業要求的合同管理制度框架

注重合同管理制度框架的頂層設計可以有效提升合同管理制度建設的水平，促進合同管理的整體有序推進，起到綱舉目張的作用。設計符合現代企業要求的合同管理制度框架應當符合合法性、前瞻性、統一性、預防性、可操作性和開放性的原則。

1.合同管理機構的設置。

企業合同管理機構的設置理論界通常分為合同業務部門、合同審核部門、合同批準機構、發文歸檔機構等。不少企業在實際中分為合同業務部門、合同管理部門、合同批準機構等。筆者認為后一觀點更準確。企業的每一個有對外職能的部門都可能是合同業務部門，是企業特定標的合同管理的基礎部門。合同業務部門是專業性的部門，不是綜合性的部門。合同批準機構的設置可以根據企業的不同規模、企業決策層的授權情況設置不同的審批環節，并且動態調整。合同管理部門（合同審核部門）在合同管理的流程中是最重要、最關鍵、工作壓力最大的一個環節，企業對該部門的設置是合同管理機構設置最重要的基礎工作。合同管理部門（合同審核部門）在合同運行環節中主要職能是對合同業務部門在合同運行中的形式、內容和程序的合法合規性進行審查，并發揮管理職能，也就是對合同運行情況進行計劃、組織、領導、控制。因此，合同管理部門（合同審核部門）是一個綜合性的管理部門，應當能有效協調合同招標、文本起草、合同簽訂、合同履行、合同爭議處理等合同管理的各個環節。實踐中不能以“權力崗位分段設崗”等理由限制合同管理部門綜合管理職能的發揮。

2.授權管理。

授權委托是合同簽訂履行的前提，加強授權管理可以有效防范企業合同管理中的風險。表見制度也對企業的授權管理提出了更高的要求。首先，大型的企業集團應當通過年度經營授權的形式加強對下屬分公司對外經營的管理，將分公司的日常對外經營業務納入規范管理和正常軌道，非日常經營業務納入單項授權管理。其次，對合同人的授權堅持權責相適應的原則，讓實踐中真正負責合同運行的人員直接簽訂合同。實踐中存在為控制人數量代簽合同的情況，也存在為控制人數量部門領導直接簽訂合同的情況，這都有很大的弊病。單位及部門領導應當通過審核去控制合同而不應當直接參與到合同簽訂過程中。最后，企業應當加強對表見、口頭合同的控制。表見、口頭合同與市場經濟的誠信、便捷交易相適應，同時也給企業合同管理帶來風險。企業應當通過備忘錄、提示書等形式讓對方書面確認本企業對授權管理行為的控制，管控企業授權風險。

3.流程管理。

建立符合法治理念和企業制度的流程體系。流程管理是法治理念從意識理念轉換到行動層面的產物。流程管理具有可控制性、可追溯性的特點，其實質就是責任與權利相統一的法治理念的具體表現，同時可以控制領導層決策時“拍腦袋”的人治模式。一整套優秀的、科學的、體現法治理念的合同管理流程是做好合同管理工作的基本前提。合同管理流程是一個綜合體系，而不僅僅是合同審核流程。有的企業在流程管理中將合同管理員排除在合同前置流程、合同履行流程之外，容易導致合同在審核之前已經在法律上形成的尷尬或者合同管理頭重腳輕。合同管理員最了解合同運行流程中可能存在的問題，應當在合同運行流程中發揮重要作用。流程的設計要通過合同流程各階段之間的相互制約、平衡，營造對合同運行行為相對的“體外監督”，減少“體內監督”。需要強調的一點是合同流程各階段之間的相互制約、平衡并不是相互保密。否則只能是失去監督制約的意義。

4.標準文本管理。

標準化文本是指企業對出現頻率較高的合同事前擬定合同條款的一部分或者全部內容而多次使用的合同文本。標準合同文本的使用簡化了合同的訂立過程，也簡化了合同的審核過程，提高了合同流轉的節奏與效率。標準合同文本的推行通常是在企業合同管理發展的中級階段，合同條款帶有一定的“霸王”特征。首先，企業在推行標準化合同文本的過程中要統一規劃，使標準文本體系盡可能完整，盡可能覆蓋企業經常易，達到制定標準合同文本的目的。其次，標準合同文本要考慮到交易的復雜性和多變性，可以考慮對標準合同文本的合同條款制定多個選擇項以適應不同的商務需要。最后,標準合同文本要有一個動態的修訂過程，要向文本進一步細分，條款相對公平，制度、流程、文本相對配套的合同管理的高級階段過渡。

5.合同管理信息化。

隨著企業規模化經營的發展，企業總部、部門、分支機構之間空間分離現象日漸增多，與企業精細化管理要求的矛盾日漸突出。傳統的手工管理方法耗時費力。企業合同管理信息化可以實現合同信息的快速提取和科學高效管理，節約管理成本，創造經濟效益，使合同管理的作用變得更加直接。企業合同管理信息化建設過程中，合同管理人員要發揮主導作用，系統性地提出合同管理需求，科學合理地設置合同管理權限和功能模塊。合同管理信息化是為合同管理服務的，合同管理員不能淪為合同信息化管理的工具。合同管理信息化要在合同履行中充分發揮提示預警的功能，充分利用合同信息為企業領導層決策提供依據，提升合同管理在企業中的地位。

篇（8）

作者簡介：董付梅（1976-），女，山東臨邑人，山東省臨邑縣供電公司，助理工程師。（山東　德州　251500）

中圖分類號：F272?????文獻標識碼：A?????文章編號：1007-0079（2012）33-0118-02

一、電力物資采購合同管理的意義

實施電力物資采購合同的有效管理能更好地防范電力物資采購風險，能提高物資管理部門的整體管理水平，能加強物資采購合同履行過程的控制，提高合同履約水平，能優化合同管理流程，提高合同管理效率。電力物資采購合同管理堅持依法從嚴管理，嚴格合同簽約履約，深化“集中簽訂、集中結算”的合同管理模式，建立上下聯動、統籌協調的物資現場服務和履約協調機制，通過對物資采購合同的簽約、履約全流程管控實現物資管理的科學化、規范化、標準化、法制化，從而提高了企業的經濟效益，提升了企業的社會形象。

二、電力物資采購合同管理的方法

臨邑縣供電公司電力物資采購合同管理以電子商務平臺和ERP系統為基礎，全過程控制物資合同的簽約、變更、履約和資金結算業務，并采用流程控制方法進行管理。流程控制方法通過流程繪制管理工作的過程，全面描述如何從一個節點流向另一個節點，包括節點具體工作方法、工作工具等的描述以及關鍵節點、創新節點說明。采用流程控制方法，加強物資采購合同全過程管控，以達到標準化、科學化、規范化的要求。

三、物資采購合同標準化管理流程控制

1.流程控制

（1）電力物資采購合同簽約管理流程控制。

1）市公司下發中標結果并確定是否需要簽訂技術協議。一般來說，對于新應用設備材料、技術復雜或項目實施的關鍵設備材料，可根據需要組織項目管理部門、物資需求部門、設計單位等相關部門進行技術協議的簽訂。

2）如果需要則組織簽訂技術協議，由市公司負責組織，縣公司授權項目主管部門負責人與供應商代表簽訂技術協議。

3）縣公司物流服務中心采購員在ERP系統中創建采購訂單。

4）縣公司物流服務中心主任在ERP系統中審批采購訂單。

5）判斷采購訂單是否審批通過。

6）采購訂單審批通過，縣公司物流服務中心主任（公司委托授權人）與供應商代表簽訂物資采購合同。

7）縣公司物流服務中心履約員上報合同簽訂資料。

8）省市公司合同專工匯總合同簽訂資料，提出考評意見并下達。

9）縣公司物流服務中心履約員將合同相關資料歸檔。

（2）電力物資采購合同變更管理流程控制。

1）縣公司項目主管部門根據設計變更通知單提出合同變更申請。根據項目實際要求，需對采購結果進一步補充說明或明確物資合同雙方權利義務的事項，且不造成對采購結果實質性內容進行的更改。

2）縣公司物流服務中心主任審核提報的合同變更申請。審核的依據是物資規格參數不變、單價不變，合同簽訂數量予以增加或減少，增減幅度是否超過招標文件或采購文件約定的15%執行，是否超過50萬元。若合同簽訂數量增減幅度超過招標文件或采購文件約定的15%且超過50萬元，則需重新納入物資計劃采購管理。

3）判斷合同變更申請審核是否通過。

4）縣公司物流服務中心主任審核通過后報縣公司分管領導審批。

5）判斷合同變更申請審核是否通過。

6）縣公司分管領導審批通過后報省市公司物資部專工審批。

7）判斷合同變更申請審批是否能過。

8）省市公司物資部合同專工審批通過后，縣公司物流服務中心履約員根據審批結果確定合同變更方案并通知供應商。

9）縣公司物流服務中心采購員根據合同變更方案在ERP系統內更改采購訂單或增加采購訂單。

10）縣公司物流服務中心主任在ERP系統內審批變更合同或補充合同。

11）判斷變更合同或補充合同審批是否通過。

12）縣公司物流服務中心主任審批合同通過后，縣公司物流服務中心履約員上報合同變更情況。

13）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

14）縣公司物流服務中心履約員將合同變更相關資料歸檔。

（3）電力物資采購合同履約管理流程控制。

1）縣公司物流服務中心履約員在ERP系統內根據采購合同到貨日期制訂物資催交計劃。重要設備材料要及時掌握供應商的生產準備和排產計劃，按照關鍵生產節點，核實生產進度，及時協調解決生產中出現的問題。

2）供應商根據采購合同的到貨日期制訂生產計劃。

3）縣公司物流服務中心履約員對重點物資生產節點履約跟蹤。

4）縣公司物流服務中心建立交貨配送制度。根據合同交貨期和施工進度，履約員及時與物資需求部門確定物資到貨需求，與供應商落實配送安排，編制配送計劃。采用配送單的方式通知供應商發貨和現場服務人員做好接貨準備。

5）供應商按確定的時間和方式交貨。

6）縣公司物流服務中心履約員組織物資需求部門與供應商現場辦理交接手續，并組織項目單位與供應商代表進行物資驗收工作。

7）確定物資驗收是否合格，相關驗收人員在驗收單上簽字確認。

8）物資需求部門與供應商辦理現場交接手續。

9）物流服務中心協調供應商按照合同規定和現場管理的要求安全、優質地完成技術服務、消缺補件、設備安裝調試等工作。

10）縣公司物流服務中心履約員上報合同履約信息。

11）省市公司合同專工匯總合同履約信息，提出并下達考評意見。

12）縣公司物流服務中心履約員將合同履約資料歸檔。

（4）電力物資采購合同資金結算管理流程控制。

1）縣公司物流服務中心履約員根據采購合同提交預付款申請，附物資采購合同、預付款保函和相應的收款收據。

2）縣公司物流服務中心履約員提交到貨驗收款申請，附增值稅發票、項目主管部門簽字確認后的到貨驗收單和相應的收款收據。

3）縣公司物流服務中心履約員提交投運款申請，附運維單位簽字確認后的物資投運單和相應的收款收據。

4）采購物資質保期滿無質量問題的，縣公司物流服務中心履約員提交質保金申請，附項目單位簽字確認后的質保單和相應的收款收據。

5）縣公司物流服務中心核算員匯總履約員提交的預付款申請、到貨款申請、投運款申請、質保金申請，在財務管控系統中編制物流服務中心月度現金流量預算（物資采購支出預算）。

6）縣公司物流服務中心主任在財務管控系統中對物資采購支出預算進行審核。

7）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

8）物流服務中心主任審核通過后，縣公司分管領導對物資采購支出預算進行審核。

9）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

10）縣公司分管審核通過后，縣公司財務部專工對物資采購支出預算進行審核、匯總。

11）判斷物資采購支出預算審核是否通過。

12）各級審核通過后，財務人員實施預付款處理或應付賬款處理。

2.關鍵節點及創新節點說明

（1）電力物資采購合同簽約管理關鍵節點及創新節點。其中第3）點既是關鍵節點又是創新節點。采購員在ERP系統內創建采購訂單，保存時系統會自動檢查是否超預算。如果超預算，系統會提示并不予通過，此時由采購員聯系采購申請的創建人進入項目變更管理流程調整預算，之后重新維護采購訂單。如果不超預算，采購訂單保存成功。

在ERP系統中采購訂單維護成功后，采購合同、配送單、到貨驗收單、投運單、質保單在系統中以統一的文本格式自動生成，這5種單據可以根據業務進展情況在不同時期打印。為簡化業務流程、提高工作效率，采購員在成功創建采購訂單后將5種單據一次性全部打印，根據具體情況分發給買賣雙方或存檔，尤其是驗收單、投運單、質保單，一次性打印全部由供應商留存，便于在不同時期提交進行資金結算，減少了供應商多次到物流服務中心打印單據的麻煩，為客戶提供了便利。

第6）點既是關鍵節點又是創新節點。物資合同簽訂后，履約員要核實是否需要預付款。如果需要預付款，進入采購付款管理流程。如果不需要，則根據實際情況進入物資收貨流程。

在ERP系統中采購訂單維護成功后，市公司組織供應商與各縣公司集中簽約，嚴格使用國家電網公司物資采購統一合同文本，確保在中標結果后15日內及時完成合同簽訂。嚴格中標結果執行，合同簽訂不得更改中標結果或違背招標、投標文件實質性條款，逐步取消技術協議簽訂，進一步加快合同簽訂速度，大大提高了簽約效率，降低了簽約成本，方便了客戶。

（2）電力物資采購合同變更管理關鍵節點。第9）點，集團公司物資部合同專工審核合同變更申請，若增幅度超過15%或超過50萬，則需轉入物資需求計劃管理流程，新增物資需求計劃；若增幅度不超過15%且不超過50萬，允許合同變更。

（3）電力物資采購合同履約管理關鍵節點及創新節點。其中第3）點是關鍵節點。建立履約管理常態機制，實時監控供應商實際生產狀況、項目進度對物資供應的需求，確保供應商按期供貨、項目單位按期收貨。

第5）點是關鍵節點。供應商是否按照采購合同約定的日期和方式交貨是其履約水平的重要環節，是物資計劃執行準確率的重要因素。

第6）點是關鍵節點。物資的驗收是對物資的數量、外觀、內在質量以及有關技術資料、憑證和物資標志等進行檢查，以驗證物資是否符合合同規定；物資的驗收工作質量的好壞直接關系到整個電網建設和生產的質量。物資到貨驗收合格后必須在合同交貨期滿10日內辦理ERP入庫手續，確保計劃執行準確率達到95%以上。

第12）點是創新節點。在合同履約過程中建立“一單（訂單）一評價”的履約評價機制，及時采集供應商交貨、產品質量和售后服務等信息，對供應商合同履約情況實行卡片式管理，并將結果及時上報。嚴格供應商違約處置，嚴格按照合同約定對供應商違約行為進行當期處理。建立誠信評價機制，對合同簽訂履約情況開展誠信評價，加大對失信行為的懲戒力度，營造誠實守信的良好氛圍。

（4）電力物資采購合同資金結算管理關鍵節點。第1）點物資合同簽訂后，供應商提交預付款申請需出具預付款保函、收款收據和物資合同；若供應商放棄預付款，預付款可與到貨驗收款、投運款一起支付。

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關鍵詞:

橋梁建設;勞務分包;合同管理;信息化

0引言

隨著市場經濟的進一步開放，橋梁施工企業之間的競爭更加激烈，傳統的橋梁施工勞務協作合同管理模式，已經不能滿足施工企業勞務分包和開展施工的需求。如何提高橋梁施工企業對勞務分包合同的管理水平，并在市場競爭中取得優勢，是橋梁施工企業需要深入探討的課題。經過分析和研究，利用計算機和網絡技術開發與建立建設項目勞務分包合同管理系統，是一種科學有效、提高管理水平的方法和手段。本文就此在勞務分包合同管理中的應用進行論述。

1傳統分包合同管理存在的主要問題

1．1管理信息孤島多

利用計算機和網絡技術進行信息管理已經很普遍，但各應用系統間的信息不共享、不互換、信息與業務流程和應用脫節，便形成了信息管理的孤島。橋梁建設工程施工，相對一般建筑施工而言，其項目管理內容更為繁雜。所以，專門承擔橋梁工程建設的建筑企業集團，將項目內容分類、劃塊進行管理(如進度計劃管理、物資管理、施工安全管理和合同管理等)，是提高管理效率的一種方法。合同管理又分為承包合同管理、物資合同管理、勞務分包合同管理等，限于篇幅，本文僅探討勞務分包合同管理。為進一步提高對勞務分包合同的管理水平，通常將其分為決策層(集團公司)、管控層(子公司)、執行層(工程項目部)3個層級進行管理，如圖1所示。在傳統的協作合同(紙質版)管理模式中，作為執行層的工程項目部的工程經濟部門與其他業務部門之間，難以及時進行有效地數據信息溝通，也難以將需求的數據信息及時傳遞給上級子公司，這樣就造成負責管控層的上級子公司不能及時有效地對所管理的各建設項目勞務分包情況進行實時監控。同樣，作為決策層的集團公司也不能及時的根據需要在傳統的協作合同(紙質版)管理模式中，作為執行層的工程項目部的工程經濟部門與其他業務部門之間，難以及時進行有效地數據信息溝通，也難以將需求的數據信息及時傳遞給上級子公司，這樣就造成負責管控層的上級子公司不能及時有效地對所管理的各建設項目勞務分包情況進行實時監控。同樣，作為決策層的集團公司也不能及時的根據需要的數據信息進行分析與決策。

1．2審批效率低

采用傳統的紙質協作合同，按規定的流程辦理審批手續，作為管控層的上級子公司，難以及時了解到辦理過程的進展情況。如果某個中間環節的復核、會簽人員出差在外，就處于停頓狀態，由此造成簽訂合同的周期較長，影響正常的生產經營活動。

1．3風險管理受控難

在傳統的紙質協作合同管理模式中，管控層(子公司)對執行層(工程項目部)勞務分包情況，無法及時全面了解，所以造成勞務分包的事前策劃、事中履行、事后核算等，不能進行有效管控。

2勞務分包合同管理信息化的實施

針對以上所述的勞務分包(紙質)協作合同管理中存在的主要問題，通過調研和分析了解到，如果采用先進的IT技術，建立起“以建設項目為主體、以制度流程為基礎、以合同清單為主線、以責任預算為核心、以過程管控為主措、以資金支付為卡控”的勞務分包合同管理信息系統(以下簡稱合同管理信息系統)，將橋梁建設項目的勞務分包合同的評審、簽訂、履約、變更、支付和審批等一系列環節，與現代化的計算機、網絡、數據庫、軟件系統等信息化技術相結合，實行勞務分包合同信息化管理模式，就能大大提高對建設項目勞務分包合同的管理水平。

2．1建立信息采集標準(WBS工作分解結構)

要解決橋梁建設項目管理中的信息孤島問題，首先要建立統一的信息采集標準(WBS工作分解結構)，采用WBS編碼建立標準的編碼體系。解決執行層(工程項目部)生產進度、計劃調整等客觀因素造成的成本控制統計方式不一致的問題。建立橋梁建設項目信息管理系統中的標準編碼體系，應遵循以下3項原則:(1)分部分項原則。根據建設單位(或稱甲方、業主、發包方)提供的合同清單和不包含的施工項目內容，如橋梁建設施工措施中下部結構施工所需的鋼圍堰、混凝土施工所需的模板和支架、大臨設施中的便道、棧橋、梁場、混凝土拌合站、臨時墩、碼頭、纜索吊及小臨設施等，均需要進行獨立編碼。(2)工序劃分原則。如開展斜拉橋、懸索橋的高塔施工時，主塔墩身在業主合同清單分部分項中是總量，而施工過程中則是按節段進行作業，這就需要按各主塔墩身的施工節段進行編碼。(3)分包類型原則。在橋梁建設施工的項目中，通常也會包括路基、路面等施工內容。對以橋梁建設施工為主體的項目，承擔橋梁工程施工的單位往往將路基、路面專業工程進行分包。遇到這種情況，應將WBS編制按自定義的施工里程段進行編碼，如表1所示.建立起標準編碼體系后，再將不同橋梁類型的業主合同清單編碼與信息系統中的標準編碼進行自動匹配與對應，形成執行層(工程項目部)的工程經濟部門與其他業務部門之間的統一信息采集標準。在此基礎上，進一步理清物資核銷、施工機械租賃及財務支付與勞務分包管理的關系。此時，子公司的管控層可通過統一的信息采集標準，對各建設項目之間的勞務分包管理數據進行監控與分析。

2．2規范操作流程和審批權限

建立起標準編碼體系還不夠，還應針對勞務分包合同管理的需要，制定科學合理的、分層級的、規范的業務操作流程和審批辦法，理清各層級對勞務分包合同的管理和審批權限，使決策層、管控層和執行層清楚應盡的職責，這樣才能順利推進、科學實施，從而擺脫傳統的手工操作模式。

2．3風險預警機制

建立起標準編碼體系和規范的操作流程及審批權限后，利用合同管理信息系統中勞務分包業務信息數據，就可以另行建立起適合各業務部門的風險預警輔助決策系統，以此來強化對勞務分包合同管理風險的控制能力。要想達到這一風險預警要求和目標，就必須根據分包合同管理的操作流程和審批權限，構建風險預警管理信息平臺，實現對勞務分包合同各種數據信息的自動采集、存儲、加工、統計和評估、圖譜分析、監控、預警和應對。達到決策層、管控層和執行層對勞務分包合同進行風險管理的目的。對勞務分包合同進行風險管理，首先應對可能發生的風險進行識別，并量化決策層、管控層和執行層的風險指標，統一風險指標預警統計方法。對可能發生的風險，通過預警輔助決策系統提取風險指標數據，計算后，根據可能發生風險的程度進行風險預警。

2．3．1事前策劃

為識別和控制在合同管理工作中可能發生的風險，在合同管理信息系統中應建立勞務分包工程量的控制計劃。勞務分包數量的控制計劃是建設項目總工程量的重要組成部分，也是進行勞務分包合同管理的基礎。所以，應根據勞務分包數量的控制計劃，對需要施工的橋梁工程數量進行梳理，對橋梁主體工程的分部分項工程數量進行梳理，并重點梳理建設單位提供的合同清單中未涉及到的橋梁基礎施工輔助設施的工程數量，如圍堰等。各項梳理工作完成后，將計劃好的勞務分包數量分解到WBS中，并建立起相互匹配的對應關系。這樣即可以了解和掌握各分部分項工程對勞務數量的需求，也可以有效控制投入的勞務分包數量，實現勞務分包數量不會超過計劃數量的目的。最終達到勞務分包結算數量不會超過施工驗收數量的目標。

2．3．2事中管控

(1)分包模式的管控。根據項目施工進度計劃、制訂的雙代號網絡計劃圖和參加施工的分包單位的施工能力，在信息系統中對勞務分包單位先進行資源配置，勞務分包在信息系統中將受到勞務分包控制計劃清單、工程量、單價和投資額的控制。(2)計量結算管理。計量結算是支付勞務分包費用的依據。對勞務分包進行結算，應以工程項目部錄入合同管理信息系統中已完成的工程量作為計算的基礎。單份勞務分包合同中已完成工程量不可超過該合同中的總量，所有勞務分包合同中已完成工程量不可超過控制計劃的總量。(3)末期結算管理。辦理最后一期勞務分包結算時，合同管理信息系統中將通過勞務分包合同中分部分項工程的已完工程量來判斷該勞務分包結算是否為末期結算，并自動升級到審批權限。這樣做的目的，可以在進行中間計量時減少審批流程環節，提高施工效率;另一方面，可以保證管控層(子公司)對履行勞務分包合同進行全過程的控制。(4)結算支付管控。在有效控制勞務分包工程量結算的同時，如何做到對勞務分包結算資金支付的管控，主要是在信息系統中將勞務分包結算產生的債務作為依據，形成債務支付申請單，向管控層(子公司)提出使用資金的申請。通過后，系統就會對勞務分包合同費用的支付，按照設定的已完成工程量的比例付款;如需要調整申請單的支付比例，可利用信息系統中支付比例變更申請的功能完成。

2．3．3事后管理

(1)降低被索賠的風險。將勞務分包合同的履約過程和結果保存在信息管理系統中，決策層、管控層就能隨時調取勞務分包合同履約過程的數據信息，作為防止勞務分包單位無理索賠的依據。(2)提高核算與分析能力。在日常的管理工作中，因在合同管理信息系統中保存了勞務分包合同的履約過程，并逐級監控了執行結果。所以，在竣工驗收、決算后，可以對分包的主要材料消耗和機械費進行核算與分析，對勞務分包費用是否存在偏差進行分析，對勞務分包合同的結算單價進行梳理、分析和匯總，形成合同匯總表、合同履約情況表、存在的偏差表等，并自動保存在合同管理信息系統中。為管控層進行建設項目的核算提供數據信息源，實現提高成本核算能力。

3結束語

橋梁工程建設，周期長、施工工藝和工序復雜、勞務分包管理和控制難度大。傳統的勞務分包合同管理模式，已經滿足不了橋梁建設勞務分包和開展施工的需求。如何提高對勞務分包合同的管理水平，本文針對傳統勞務分包管理存在的主要問題進行了分析。通過分析和探討，提出了利用計算機和網絡技術建立合同管理信息化系統，對勞務分包合同進行信息化管理的實施方案，來實現提高合同管理水平和效果的目的。

參考文獻

［1］黃曼慧．信息化對企業成本的影響分析［J］．情報雜志，2008(3)．

［2］李瑛玫，劉鳳蓮．信息化環境對企業成本管理模式的影響與對策探討［J］．中國管理信息化(綜合版)，2007(12)．

篇（10）

供用電合同管理是電力企業隨著市場化進程剛剛開展的新的管理工作,正在和企業的其它管理工作溶為一體,為了保證供用電合同管理信息系統的建立,自頂向下全面展開進行系統分析,從組織的管理方式、業務功能、業務流程及數據流程到現合同管理的現狀進行了詳細調查。

一、系統業務流程

組織和業務功能反映了現系統工作的模式和狀態,要進行信息化處理,必須進行業務流程和數據流程的分析,通過業務流程和數據流程分析出供用電合同管理信息系統的邏輯功能。

供用電合同管理主要的業務是完成合同簽訂、合同履行跟蹤和由此產生的各項事務性管理。

(一)合同文本預生成

依據計劃部、客服中心、登記窗口提供的新裝用戶信息或原有客戶已在各部門存入的各種信息和合同模塊進行合同文本預生成。

1.計劃部、客服中心、登記窗口提供的信息有:用戶的用電申請報告或用電申請書、新建項目立項前雙方簽訂的供電意向性協議和供電企業批復的供電方案。

2.由營業部門提供的營業有關信息:用電分類、電力用途、電價類別、收費標準、功率因數執行標準、用電容量、備用容量、保安容量、燈力分算情況、電費收取方式、抄表例日和負控購電協議。

3.由用電檢查室提供的用電信息:客戶線路的接線情況和客戶的聯系人、電話等。

4.由計量部門提供的信息:電能計量裝置的安裝位置。

5.由負控中心提供的信息:負控裝置的型號、臺數、控制負荷。

6.由生產部門提供的用電信息:產權分界協議。

7.其他信息:如產生諧波污染用戶的測試及相關協議等。

(二)合同會簽

供用電合同文本預生成后,相關部門及領導要審查合同文本內容即會簽,按照組織層次及用戶用電電壓大小和重要性,分為供電公司和供電分公司會簽,低壓供用電合同及一般高壓供用電合同由供電分公司會簽,高壓或較重要高壓供用電合同由供電公司會簽,特殊重要用戶供用電合同上報省公司進行會審。

1.合同簽訂

(1)供用電合同打印。

(2)由法定代表人或授權人簽名蓋章。

(3)雙方加蓋供用電合同專用章或公章。

2.合同管理

(1)供用電合同條款的履行

①供用電合同文本轉用電檢查室,依據合同條款檢查用戶履行條款情況。

②供用電合同文本轉生產及調度,重要用戶停電前由調度通知用戶。

③供用電合同文本轉用電檢查大隊,依據合同條款檢查用戶執行情況。

(2)供用電合同變更及變更協議書

(3)供用電合同糾紛

(4)供用電合同違約

(5)供用電合同廢止

(6)供用電合同臺帳

(7)供用電合同報表

(三)數據流程

按照信息系統的處理過程,數據流主要有輸入、存儲和輸出。供用電合同管理輸入數據主要有高壓合同文本、低壓合同文本、臨時合同文本、受電設備一覽表、產權分界示意圖和合同會簽過程的審查意見,數據來源于相關各部門和現場調查。所需存儲是輸入的數據,輸出數據有供用電合同文本、合同會簽表、供用電合同用戶臺賬、合同已簽臺賬和合同統計報表等。

二、系統設計

(一)系統目標

建設以供用電合同管理業務為基礎,以網絡技術、計算機技術為支撐的合同管理信息系統平臺,使供用電合同管理工作進一步規范化,在供電企業生產經營中發揮效力。

系統將實現數據迅速傳遞與信息共享;相關部門實現強化工作過程控制和監督;全面實現新建、歸檔、變更等業務的程序化,最終和省公司營銷現代化信息系統接口。

實現國家電力和省公司對信息系統建設提出的“技術性、實用性、安全性和可擴展性”的要求。

(二)系統設計思想

1.供用電合同管理信息系統以供電分公司為基礎,以供電公司為系統核心,數據集中式存儲,采用C/S模式;省公司為最高層次,數據分布式存儲,采用B/S模式,系統從下至上在供電分公司、供電公司和省公司全面應用。

2.通用的接口平臺,利用接口平臺與其它多種系統無縫聯接,實現營業、生產、計劃、調度、計量、財務、法律等部門的資源信息的共享,相關部門通過該系統進行合同會簽和查詢,使供用電合同的業務處理智能化。

(三)建設以管理為核心的業務處理體系

1.強化供用電合同工作過程及工作質量的監督管理,提高數據處理能力,提供充分可靠的管理信息,實現合同管理業務處理過程的審批、監督與考核。

2.并規范在計算機信息網絡環境下的供用電合同工作業務流程、處理方式與方法,通過嚴格的制約和控制體系達到加強合同管理的目的。

3.達到“技術性、實用性、安全性和可擴展性”的要求

⑴合同管理信息系統的網絡平臺采用省公司、供電公司和供電分公司正在使用的技術先進的局域網和廣域網。

⑵設計能夠實現業務功能,適應業務變化,具有實用性和滿足業務未來發展的可擴展的信息系統。

系統通過操作系統級、數據庫級和應用程序級的權限控制,防止非法用戶的進入,保證系統的安全。

(四)系統網絡設計

系統利用省公司、供電公司和供電分公司現有的交換式快速以太網,具有適應性強、擴展性強和維護方便等特點。

網絡協議采用國際通用的TCP/IP協議,IP地址統一分配,供電分公司工作站的網絡傳輸率最少達到10M。

合同管理信息系統的主要業務集中在供電公司和供電分公司,由于數據集中處理,網絡通道的可靠性非常重要。

1.系統劃分

系統劃分為七個子系統,共38個模塊。

2.代碼設計

3.合同編號

合同編號共12位代碼,前7位自動編號,規則是:第一位代表高壓的電壓等級,如果選擇220KV,則合同編號的第一位數字是“1”;如果選擇66KV,則合同編號的第一位數字是“2”;如果選擇10KV,則合同編號的第一位數字是“3”, “1”、“2”、“3”表示高壓合同,如果是220V/380V,合同編號的第一位是數字“4”,代表低壓合同。第2至5位代表供電公司的編號,第6至7位代表年份,后5位由合同員自行確定(要求必須是數字形式)。

如“404020300001”表示編碼為04供電公司02供電分公司2003年內部編號為00001的一份低壓合同。

4.供電公司編碼

供電公司編碼共4位,前2位為供電公司編碼,后2位為供電分公司編碼。供電公司后2位編碼為“00”。

如“0700”表示供電公司,“0701”表示07供電公司下的01分公司。

5.部門編碼

部門編碼共4位,前2位為公司級別,后2位為部門編號。其中:01XX表示省公司某部門,02XX表示供電公司某部門,03XX表示供電分公司某部門。

6.操作用戶編碼

操作用戶編碼共2位,表示使用供用電合同管理信息系統的人員。

合同管理員(01):進行系統維護和用戶管理的人員。

合同操作員(02):使用該系統的合同工作人員。

合同會簽員(03):相關部門需要對合同會簽意見的人員。

合同查詢員(04):相關部門需要對合同查詢的人員。

篇（11）

企業作為市場經濟活動的主體之一，一切生產經營活動都要通過合同來實現。合同管理成為一項綜合性工作，涉及到企業的方方面面。能否實現合同的高效管理，把好合同關，成為企業能否健康發展的重要因素之一。

大慶石化公司物資供應中心是承擔著大慶石化公司生產建設物資的采購、接運、倉儲、供貨任務的服務型單位。多年來由于市場工期緊、配套保障難以到位、內部管理鏈條長等多種原因，先辦業務后補簽合同的情況時常出現，給企業生產經營活動埋下很大隱患。

一、事后合同的成因及危害

合同的履行日期早于合同生效日期所形成的合同，統稱為事后合同。事后合同發生的原因主要有以下四方面：一是公司各項管理不協調，比如計劃或預算下達遲延、管理流程不合理。二是承辦單位的自身原因。有的是故意不簽訂合同；有的是不了解、不習慣事前簽訂合同；有的是不知道如何簽訂合同。三是合同管理制度、流程和合同管理人員的原因。如合同審查審批流程過長，審查審批人員超時限審批；部分合同管理人員系統操作不熟練、不及時等。四是在有些交易行為中我方處于弱勢地位，被迫接受先履行后補簽合同。通過對事后合同原因的分析，因主觀原因造成的事后合同、部分客觀原因造成的事后合同通過努力是可防可控并且可以避免的，少部分因客觀原因造成的事后合同，很難做到事前簽訂合同。

事后合同是粗放管理的體現，說明企業整個經營管理制度和流程不夠協調統一，企業管理活動與生產經營實際不相適應，管理目的沒有實現，如果事后合同處理不好，真的引起糾紛，對整個大慶石化公司的影響很大。

二、預防事后合同發生的方式

近年來，物資供應中心按照大慶石化公司的整體部署和要求，充分發揮合同綜合管理職能，切實把合同管理作為規范管理、提高水平、降低風險的一項重要舉措，有針對性地采取多項措施，認真組織開展事后合同專項治理工作，取得了一定成效。

1、加強合同系統培訓學習。合同業務人員的業務素質，直接關系到大慶石化公司的合同管理水平。由于合同業務人員工作變動頻繁，為保證合同簽訂工作的順利開展，我們通過采取集中培訓與工作中輔導相結合的原則，對合同業務人員進行系統的應用培訓，加強合同業務人員的業務知識、法律知識的學習，并對事后合同的概念及法律風險進行分析講解，有效提高了合同業務人員的系統應用能力和水平。