檔案智慧化管理大全11篇

緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案智慧化管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

對于我來說是不平凡的一年，這一年我從云南大學畢業(yè)后非常幸運的來到了三環(huán)中化。一開始從事硫酸生產工作，面對新的工作環(huán)境、新的工作崗位，我沒有因為遇到困難和考驗而退縮，而是在陌生的領域里積極探索并迎難而上。我努力學習硫酸專業(yè)知識，在工作中我積極主動、認真負責、服從上級分配、聽從指揮，平時與同事們和睦相處，真正做到了工作中是同事，生活中是朋友的和諧局面。我除完成自己的工作外，還積極參加公司和硫酸廠組織的各項活動，我在“共慶祖國60華誕”演講比賽中榮獲三等獎。同時，我非常熱愛團隊工作，通過競選成為硫酸團支部宣傳委員，協(xié)助硫酸團支部書記做好團支部各項工作，為把硫酸團支部建成一個團結活潑、充滿朝氣的群體而努力。

從6月份，公司倡導創(chuàng)建“誠信自律”班組活動以來，我與班組人員一同認真學習公司創(chuàng)建“誠信自律”班組的有關內容。經過學習和內部試運行，我認真編寫了硫酸廠生產工段一班“誠信自律”班組申報材料以及班組詳盡的規(guī)章制度，通過一年來不斷的學習、改進，我們從最開始的“毫無頭緒”到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態(tài)，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領導的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產崗位中涌現出的典型事跡、安全生產、質量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優(yōu)秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，我認真排版校對，在自己負責的范圍內避免稿件的失誤，因表現突出，我在宣傳報道中被評為“硫酸廠宣傳報道先進個人”。

7月1日，我通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，主要負責公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執(zhí)著、堅毅的我。平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時間內熟悉各項檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點，發(fā)揚優(yōu)點，再接再厲把工作做的更好。

總結一年的工作，盡管有了一定的進步，但在一些方面還存在著不足。比如有創(chuàng)造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進。在以后日子里，我將更加認真學習，努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。

最后，誠摯的感謝部門領導和同事在工作中對我的幫助和關心，我將會在以后的工作中更加努力。發(fā)揮出自己的滿腔熱情,依靠自己的勤學苦練,在自己平凡的崗位上創(chuàng)造一個個不平凡的奇跡。為公司的再次騰飛貢獻自己的全部智慧和力量。

篇（2）

隨著國家相關部門對職業(yè)病統(tǒng)計重視程度的不斷提高，職業(yè)健康監(jiān)護檔案的管理也引起了各企業(yè)領導部門的高度重視。在過去的時間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當，從而導致此方面的管理水平下降，健康監(jiān)護檔案的作用無法得到充分發(fā)揮。然而，隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，也給企業(yè)的職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理工作帶來的福音，使其實現了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。

一、監(jiān)護檔案計算機單機管理的作用與局限性

縱觀我國職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理工作的開展來看，大致經歷了3個發(fā)展階段，即全紙質管理階段、計算機管理階段和網絡信息系統(tǒng)管理階段。作為全紙質管理階段向網絡信息系統(tǒng)管理階段的過渡期，計算機單機管理階段在檔案管理發(fā)展中具有重要意義，但同時也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監(jiān)護檔案計算機單機管理的作用與局限性進行簡要分析和探討。

1.監(jiān)護檔案計算機單機管理的作用

計算機單機管理與傳統(tǒng)的全紙質管理相比，在硬件設施上得到了很大的提升，實現了部分環(huán)節(jié)的自動化，一方面減少了管理人員的工作量，節(jié)省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數據庫索引系統(tǒng)是1999年開始應用的管理方法，該系統(tǒng)將1976年以來的數以萬計的監(jiān)護檔案錄入計算機，采用一人一號一檔終身使用，并在此基礎上用數據庫命令來進行條件索引，方便使用者對所需的檔案進行查找，索引的關鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業(yè)病危害因素以及體檢時間等。與此同時，該系統(tǒng)還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對紙質檔案資料的調閱、對勞動者健康情況變化進行動態(tài)觀察等。除此之外，使用者若想將該系統(tǒng)中的體驗人員的一般情況批量導出，只需要核對一般信息接著錄入體檢結果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。

2.監(jiān)護檔案計算機單機管理的局限性

計算機單機管理雖然在一定程度上實現了管理工作的自動化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導致了這種管理模式或多或少會存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現在以下幾個方面：（1）盡管利用計算機技術可以使體檢人員盡快得到體檢號碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會導致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監(jiān)護門診進行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會集中在監(jiān)護門診中，導致人員擁擠，目前，監(jiān)護門診環(huán)節(jié)已經成為了體檢中最受關注的問題；（3）在體檢之后，企業(yè)健康監(jiān)護檔案管理人員需要對各個員工的檢查單進行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會出現由于人工失誤而導致的差錯出現，同時，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機管理，所以醫(yī)生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數據庫兩者是相互分離的。因此，對于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質檔案里查詢到；（5）監(jiān)護檔案計算機單機管理時期，對于身份的識別有賴于每個檢查環(huán)節(jié)核對身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現象發(fā)生。

二、職業(yè)健康監(jiān)護檔案信息化管理的優(yōu)勢

在信息技術不斷發(fā)展的今天，信息化管理已經成為了職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理的必然趨勢。與全紙質管理和計算機單機管理相比，信息化管理具有諸多優(yōu)勢，主要體現在以下幾個方面：

1.全面提升了職業(yè)健康監(jiān)護的工作效率

自從信息化管理系統(tǒng)研制成功并投入使用之后，基本上可以將計算機單機管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優(yōu)勢更為明顯：（1）改變了傳統(tǒng)全紙質管理模式，使得檔案的存放空間進一步縮小，提檔歸檔的事時間和人力也得到了大幅度節(jié)約；（2）體檢流程得到了優(yōu)化，體檢人員在領取到體檢任務之后，需要前往不同的科室進行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應；（3）對于體檢人員的攝像信息會在第一時間傳達到各個科室內，以此來有效防止冒名頂替的問題發(fā)生，確保了體檢資料的真實性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設備的應用，以此來確保各項檢查工作可以以最短的時間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時間，提高了工作效率；（5）對與體檢人員相關的檢查結果的整理和錄入，直接由負責檢查的醫(yī)師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結果的準確性；（6）檔案室和各個檢查室的工作均錄入或傳輸到信息化系統(tǒng)中，受檢者的一般信息和歷次體檢結果完整保存并動態(tài)續(xù)加新內容。

2.信息化管理符合職業(yè)健康監(jiān)護的工作要求

對于為企業(yè)提供職業(yè)健康監(jiān)護技術服務的衛(wèi)生部門來說，其主要任務就是對出具的個體報告進行統(tǒng)計和保管。在信息化管理系統(tǒng)模式下，職業(yè)健康監(jiān)護工作應該具備以下幾項功能：（1）不同人員在操作權限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據自己的權限開展管理工作；（2）針對每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關的體檢時間、報告生成時間等信息都是系統(tǒng)自動生成的，具有極強的時效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號為依據的，實行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動而導致的檔案資料不連貫的問題發(fā)生；（5）對于體檢者的檢查報告，通常以PDF的形式打印出來，并進行存檔，不能對其進行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴謹、客觀和真實性，達到了維護勞動者和企業(yè)雙方權益的目的。

3.對檔案室工作人員的業(yè)務素質提出了新要求

與傳統(tǒng)的全紙質檔案管理模式相比，檔案信息化管理對管理者的業(yè)務素質也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對健康檔案進行整理和統(tǒng)計，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對企業(yè)單位批量在崗定期體檢，依據監(jiān)護醫(yī)師制定的體檢項目方案，轉化為信息系統(tǒng)里新的體檢計劃分組，對體檢名單進行分組之后，將其編號后導入管理系統(tǒng)中。再次，動態(tài)掌握體檢進度、體檢項目完成情況，及時反饋到企業(yè)，以便企業(yè)督促員工按時完成體檢，提高受檢率。最后，對上、轉、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規(guī)的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業(yè)病危害因素類別，根據職業(yè)病危害因素選擇相應的體檢項目，即時掛號、劃價、攝像、打印導診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。

三、結語

綜上所述，職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項重要管理工作，是企業(yè)對員工身體健康狀況進行全面了解的重要依據。近年來，隨著計算機技術和網絡技術的不斷普及與推廣，實現健康監(jiān)護檔案管理信息化也成為了企業(yè)發(fā)展中的一項重要工作。實現管理信息化，不僅可以提高健康監(jiān)護檔案的利用率，將其作用最大限度的發(fā)揮出來，而且還可以從整體上提高企業(yè)的管理水平，更好的促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

篇（3）

檔案管理的社會化是指檔案是全社會的共同財富,檔案管理是一種社會各級各類組織、機構和個人的共同行為,其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來,形成一個社會性的開放管理系統(tǒng)。我國檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門的執(zhí)法權,是實現檔案管理社會化的基本條件,較為完整的國家檔案管理網絡是檔案管理社會化的可靠基礎,檔案館是檔案管理社會化的基本形式,而文件中心、檔案事務所、檔案寄存中心和其他商業(yè)化運作的檔案中介機構則是檔案管理社會化的有效補充。

一、檔案管理的社會化與建立“兩個體系”的關系

檔案管理的社會化的本質屬性決定了它是檔案工作的基本職能,是檔案事業(yè)發(fā)展的主體內容。就“兩個體系”建設而言,又具有特殊的意義:(1)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的關鍵環(huán)節(jié),實現“兩個轉變”。建立“兩個體系”的重點是檔案資源的重新配置和檔案公共服務產品的再分配,關鍵就在于實現政府檔案管理的社會化職能的調整與完善。(2)檔案管理的社會化是“兩個體系”核心理念的重要體現。建立“兩個體系”的核心思想是以人為本,強化檔案管理的社會化職能,根本目的就是要通過轉變政府職能,更好地重視所有涉及人的檔案,重視檔案為人的全面發(fā)展服務,是以人為本的政府管理服務理念在檔案領域的具體體現。(3)強化檔案管理的社會化職能是建立“兩個體系”的根本辦法。建立“兩個體系”需要檔案法制體系、管理體制、工作機制、服務方式等各方面的改革與創(chuàng)新。管理的社會化不僅為推進建立“兩個體系”提供了科學的理論指導,并以其系統(tǒng)性、規(guī)范性、實踐性成為實現“兩個體系”建設目標的根本方法。檔案管理的社會化不到位,“兩個體系”就無從談起,“兩個體系”的建立和完善也必然伴隨著檔案管理的社會化職能的不斷強化。

二、建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機構

“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現了檔案管理的社會化,現階段,建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系,實現檔案管理的社會化,要建立符合社會發(fā)展需求的檔案中介機構。檔案中介機構,是當前一個非常熱門的話題。從名稱來看,有“檔案事務所”、“檔案咨詢服務中心”、“檔案事務服務中心”、“檔案技術服務中心”、“檔案托管中心”、“檔案寄存中心”等。我國目前的檔案中介機構按生成途徑和運作方式,可以分為由檔案館或檔案主管部門設立的、面向社會的公共性檔案中介機構和以法人資格存在的、以市場化運作的商業(yè)性檔案中介機構。我國首家檔案寄存中心,1998年8月9日成立的深圳市檔案寄存中心屬于前者,其服務職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產企業(yè)、社會團體、個人在工作、生產、經營等各項活動中形成的檔案,寄存在市檔案館中。相對于傳統(tǒng)的檔案機構來說,總體呈現弱勢。

市場經濟條件下,需要的檔案中介機構需具備以下條件:(1)政企分開、權責明晰、獨立經營、自負盈虧。首先政企分開、權責明晰要求檔案中介機構必須與檔案行政管理部門在人員、財務、職能等方面完全脫鉤,以獨立經濟法人身份參與市場競爭,不得再承擔原有的行政職能,即真正實現組織中介性。其次要做到獨經營、自負盈虧,必須保持檔案中介服務機構的獨立性、完整性和客觀性。獨立性可以使檔案中介機構不受行政部門影響,在檔案服務中保持獨立,不損害客戶的利益。(2)遵紀守法、規(guī)范經營、誠實守信、優(yōu)質服務。從某義上講,規(guī)范化程度不夠是影響檔案中介機構職能發(fā)揮的最大障礙。檔案中介機構的規(guī)范化實質上涉及的是其與服務對象的信用關系問題,檔案中介機構如果不規(guī)范,其信用度將大打折扣。從外部來說,檔案中介機構應自覺接受工商行政管理部門與檔案行政管理部門的監(jiān)管,前者是依據《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》對其經營活動進行依法登記注冊、年檢審計;后者是依照《檔案法》等法規(guī)對其業(yè)務活動進行監(jiān)管,以實現外部規(guī)范化管理。從自身來說。檔案中介機構應體現社會服務性、技術知識性和商業(yè)經營性。社會服務性指檔案中介機構能為企業(yè)、社會組織或個人提供全方位的檔案服務,包括檔案咨詢、檔案達標升級整理、檔案保管、檔案設備引進等。技術知識性指檔案中介機構進行的各項檔案業(yè)務如技術咨詢服務、傳授檔案工作理論知識和技能、檔案價值鑒定等是建立在對檔案信息的加工、利用或提供檔案信息技術服務之上的。商業(yè)經營性指檔案中介機構作為一個經工商注冊的企業(yè),有明確的服務方向和經營范圍,有企業(yè)行為參與市場競爭,通過各種渠道和方式為客戶提供最好的檔案有償服務,獲得收益,求得生存和發(fā)展。

篇（4）

“智慧地球”概念的提出促使城市從數字時代走向智慧時代。2013年，我國首批193個智慧城市試點起航，開辟了智慧城市建設的新征程[1]，在此背景下，檔案富有的人類智慧的支撐作用凸顯，如何留存和管理在智慧城市新型IT生態(tài)環(huán)境中形成的新的、動態(tài)的、海量的數字記憶，確保智慧城市的發(fā)展脈絡和業(yè)務活動以數字檔案的形式得以記載和傳承成為亟待解決的問題。而傳統(tǒng)檔案資源多層次分級、分散、孤島式管理方式與智慧城市的跨行業(yè)、跨區(qū)域、跨部門的業(yè)務協(xié)同、資源集約與交換共享等要求形成強烈的反差與不協(xié)調，這就迫切需要重構檔案館的基礎體系結構，建立一套完整的與智慧城市運營發(fā)展要求相適應的新的檔案管理基礎理論和方法體系。這一研究在檔案館理論體系構建和實踐應用發(fā)展等方面具有重要的價值和意義。

（一）理論方面，能夠豐富和拓展檔案學的基礎理論。未來的智慧檔案館必將跨越傳統(tǒng)實體檔案館的邊界而以數字形態(tài)且富有智慧地存在和發(fā)展，實現館際IT基礎設施共享，檔案資源互聯，制度、技術與業(yè)務集成，檔案人之間及其與利用者之間的業(yè)務協(xié)同和服務交互，這一發(fā)展態(tài)勢需要在實踐中研究和提煉一整套包括目標、功能、組織、人員、制度、資源和運作模式等基礎理論體系，以指導和支持數字檔案館業(yè)務流程優(yōu)化、檔案資源精細化管理和檔案信息服務多元化適應。

（二）實踐方面，從記載歷史、延續(xù)文明的角度豐富智慧城市的內涵，從數字生態(tài)、城市全局的角度部署檔案工作體系架構，提升和延伸檔案管理的整體功能。智慧檔案館作為智慧城市建設與發(fā)展的基礎單元納入城市頂層規(guī)劃而得到史無前例的重視，智慧城市建設集新技術、新行為、新思維于一體的新型城市生態(tài)環(huán)境，為智慧檔案館的檔案資源統(tǒng)籌管理、檔案工作高效開展、檔案服務能動與個性化提供了從法規(guī)到標準、技術到業(yè)務、風險識別到安全保障的智能化系統(tǒng)體系框架，在此框架下設計和實施的智慧檔案館整體解決方案將使國家檔案館功能得到提升并融入智慧城市體系。

二、智慧檔案館研究突破了現有數字檔案館的研究范疇

智慧檔案館是在數字檔案館發(fā)展和智慧城市建設背景下，檔案館發(fā)展的高級形態(tài)。20世紀90年代以來，國內外檔案專家和學者圍繞檔案資源的數字化加工和信息化管理方面取得了較大進展，推動了數字檔案館的快速發(fā)展，并在此研究的基礎上結合智慧地球、智慧城市的生態(tài)特征開始探討智慧檔案館的研究。

國外研究者雖未明確提出智慧檔案館概念，但其數字檔案館從建設之初，其標準建立、技術架構和運營模式等都充分考慮了如何實現檔案資源整體共享、跨部門協(xié)作和不斷適應現代新技術和新型智慧城市生態(tài)發(fā)展的問題。美國的電子文件檔案館（ERA）項目主要從技術視角，研究如何構建開放、敏捷的集成系統(tǒng)體系結構，以適應技術變革與業(yè)務拓展帶來的潛在需求；加拿大圖書檔案館（LAC）提議則從檔案管理與資源整合的視角，研究如何將數字文化遺產管理納入國家戰(zhàn)略，從而建立能夠管理國家文獻遺產的數字保存體系和可信任數字倉儲系統(tǒng)（TDR），以適應國家和城市快速發(fā)展的需要；澳大利亞數字文件管理協(xié)議（ADRI），從標準規(guī)范視角開展區(qū)域聯合行動，推動跨國、跨館數字文件和檔案資源統(tǒng)一管理標準體系的形成，以引導全球范圍內檔案工作的科學規(guī)范開展[2]。我國數字檔案館的理論研究和實踐探索經歷了從單一檔案業(yè)務系統(tǒng)、館藏數字化到整體信息系統(tǒng)構建[3]，從個體數字檔案館到區(qū)域性數字檔案館[4]運作模式變革的研究，從IT集約化服務型數字檔案館到云數字檔案館[5]的探索。

在智慧城市背景下，檔案界從數字檔案館功能提升、資源整合和深度挖掘、智慧技術運用、感知計算等角度，對智慧檔案館的概念、功能架構等進行了初步的探索[6]；在建設實踐方面，上海、浙江、青島等省市已作了一些有益嘗試。這些前瞻性的研究和開拓性的實踐為智慧城市背景下檔案資源的整體聚合、科學保管和高效利用奠定了良好的檔案文化意識、技術系統(tǒng)環(huán)境和專業(yè)操作技能，為提升檔案館“智慧”營造了基礎資源條件和專業(yè)業(yè)務氛圍。但現有這些研究和實踐還難以適應智慧地球和智慧城市的發(fā)展要求，主要體現在：

（一）在組織層面，缺乏從國家、城市數字化發(fā)展的整體角度規(guī)劃和安排數字檔案資源的整合服務，缺乏城市層面檔案管理的組織架構和工作體系的全局部署。以往依附于實體檔案館而架構的數字檔案館系統(tǒng)，難以實現城市檔案資源的系統(tǒng)化聚合、統(tǒng)籌化管理和高效化利用，而這一要求正是智慧城市發(fā)展的基礎保障。

（二）在理論層面，現有的研究多局限于檔案管理模式、運行機制、資源整合的宏觀構想以及系統(tǒng)功能的中觀要求，而智慧型數字檔案館的構建需要有在創(chuàng)新技術應用環(huán)境下的制度安排、業(yè)務模式和運作機制的一套完整理論體系的支撐，才能高起點、高水平地引領檔案事業(yè)方向，指導智慧城市背景下檔案工作的最新實踐。

（三）在實踐層面，缺乏深入到系統(tǒng)功能實現、文件對象控制、檔案資源聚合和組織管理運作等各個層面的完整的現代檔案館實施方法和操作規(guī)程，而局限于指南性的功能要求和宏觀描述，難以支撐檔案館現代化運作的全面實現。

隨著智慧城市快速發(fā)展，檔案館的信息化建設和發(fā)展將從檔案資源的數字化和信息化管理拓展和延伸到檔案館的全面現代化管理，包括檔案館運行管理智能化、檔案庫房管理現代化、檔案制度貫徹的系統(tǒng)化、檔案信息利用的知識化以及智慧檔案人經驗知識的代代相傳。應該說，智慧檔案館將逐漸突破實體檔案館的組織運作、基礎設施使用和檔案資源聚合的傳統(tǒng)管理運作模式，形成跨實體檔案館乃至跨區(qū)域的協(xié)同工作組織和城市檔案資源一體化集約管理與單點服務模式，它的基礎體系架構、系統(tǒng)構建原理和實施方法將隨著智慧城市生態(tài)環(huán)境的變化而調整和進化，這就需要檔案領域專家、學者在檔案館的組織運作和信息系統(tǒng)建設等方面進行突破。

三、智慧檔案館研究的基礎體系架構

與以往檔案館追求穩(wěn)定的靜態(tài)思維相比較，智慧檔案館的發(fā)展則更需要體現其與時俱進的動態(tài)特征。一方面，智慧檔案館的建設與發(fā)展需要深化應用物聯網、云計算、移動互聯網、大數據等不斷進化的新技術，再造檔案工作流程、整合檔案資源，使檔案館具有感知化、智能化、個性化的智慧能力，作為智慧城市不可或缺的重要單元而發(fā)揮其記載歷史、傳承文明和資政惠民的作用；另一方面，依賴網絡而發(fā)展的智慧檔案館將逐漸突破其實體檔案館的組織邊界、自給自足的IT基礎設施和檔案資源分層分級的傳統(tǒng)運作模式，形成跨實體檔案館乃至跨區(qū)域的協(xié)同工作組織和城市檔案資源一體化集約管理與單點服務模式，它的組織管理形態(tài)、技術系統(tǒng)結構、業(yè)務工作原理和管理運作模式將隨著智慧城市生態(tài)環(huán)境的變化而不斷地調整、優(yōu)化和進化。

圖1勾畫出智慧城市背景下智慧檔案館的基礎體系結構，它體現了智慧城市背景下檔案館全面現代化管理的新特征。技術層通過支撐保障系統(tǒng)、檔案倉儲系統(tǒng)來保證檔案館對人、事、物的智慧感知；并將這些感知經過互聯網、物聯網、通信網傳遞到海量數據中心，實現檔案資源的集約管理和全面整合；應用層通過智慧服務系統(tǒng)和智慧管理系統(tǒng)來滿足智慧城市的服務需求，提供檔案信息的集成服務和智慧啟迪。

這種“雙層四系統(tǒng)”的基礎模型構建，適應了智慧城市生態(tài)特征發(fā)展背景下，檔案館的全面現代化管理。因此對智慧檔案館的研究視角從制度、資源、業(yè)務的體系結構、技術、館員、服務六個維度全面拓展和延伸。

四、智慧檔案館研究的主要任務

智慧檔案館基礎體系結構決定了它的實現不僅僅是建設一個技術系統(tǒng)，它是檔案館發(fā)展的高級形態(tài)，它的構建需要深化使用物聯網、云計算、移動互聯網、大數據等不斷進化的新技術，全面整合檔案資源、再造檔案工作流程，使得檔案館具有感知化、智能化、個性化的智慧能力，作為智慧城市不可或缺的重要組成部分而發(fā)揮其記載歷史和傳承文化的作用。因此，智慧檔案館的實現而是需要將檔案人、檔案館基礎設施、檔案館業(yè)務、各類新型的信息技術和智慧城市對檔案館的信息消費需求進行緊密結合，實現檔案館內部全面信息化，這就需要有一套智慧檔案館的基礎理論、技術體系和實施方法論的支持，這些內容將是未來智慧檔案館研究的主要任務：

（一）智慧檔案館的基本理論體系的研究。基礎理論是檔案館及其系統(tǒng)建設與發(fā)展的統(tǒng)領和指南，其研究需要充分理解智慧城市新型城市生態(tài)環(huán)境的特征及其對信息資源管理與信息消費的整體要求，分析智慧城市背景下檔案館的發(fā)展趨向和存在形態(tài)，明確智慧檔案館的基本概念、組織形態(tài)和工作體系，研究其內涵、特征、構成要素、組織結構、職能分工及在智慧城市中的定位、作用和發(fā)展，并在此基礎上進一步探索國家檔案館的組織結構和整體部署。

（二）智慧檔案館系統(tǒng)框架結構研究。系統(tǒng)是業(yè)務開展的主體要素，是檔案資源安全保存和提供利用的主要工具，其研究需要從制度、業(yè)務、資源、技術、服務和館員六個維度研究智慧檔案館的基礎體系結構及協(xié)同工作機制。從檔案工作的全程控制性、檔案業(yè)務的制度遵從性、檔案資源的統(tǒng)籌管理性、檔案服務的社會多元性、館員技能的綜合要求性和管理實現的技術支撐性等角度全面設計智慧檔案館的體系結構及六個維度之間的相互關聯與制約的協(xié)作機制。

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關鍵詞 檔案管理；智慧；信息化

互聯網的飛速發(fā)展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術和智慧管理已經成為新的發(fā)展趨勢。

一、新技術發(fā)展與數字檔案館的局限性

數字檔案館的產生，解決了傳統(tǒng)檔案存儲的很多問題，比如存儲的數量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實現真正的革命，只是依托信息化實現了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實體上有革命性的進展。在技術上，數字檔案館相比傳統(tǒng)檔案館，建立了多元化的享用中心，達到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對檔案開展業(yè)務工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進行檔案的管理。在資源上，數字檔案館信息資源受到傳統(tǒng)檔案館檔案信息基礎的限制。它的核心資源是數字化的檔案信息，還有原生態(tài)的電子檔案。難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性。

解決這個問題需要新思路，還需要研發(fā)新技術。檔案部門在鞏固數字檔案館的同時，還需要提升它的建設成果。采用云計算、物聯網等新技術，建立智慧檔案館，并探討如何實現檔案管理的智能化。將檔案信息化建設推向新階段。

二、智慧檔案的服務方向

智慧檔案館是在互聯網、云計算等新技術的基礎上構建的一個智能模塊，這個模塊可以實現管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動感知和處置檔案信息能力的功能，是一個提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。

智慧檔案館能夠在數字檔案館的基礎上，利用現代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網絡技術，把物聯網、互聯網和移動互聯網等網絡都聯通起來，并時時采集檔案的環(huán)境信息、檔案變化的動態(tài)信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對的智能化，并能隨時對檔案的資源進行反饋，對客戶實現智能服務。

這里能最大化地發(fā)掘數字檔案的資源和傳播優(yōu)勢，在數字檔案館信息化的基礎上，運用更發(fā)達的通信技術和科技手段，對檔案的資源進行分析整合，并感知動態(tài)的檔案信息。在對檔案進行收集整理的時候，對用戶的需求做出智能響應和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎條件。

三、智慧檔案管理的特點

智慧檔案館的智能化，不僅要在數字檔案館的基礎上進行技術革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強的檔案室，建立更先進的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個綜合處理平臺就能完成。

（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個媒體和網站的信息都可以成為智能檔案館的信息構成。智慧檔案館的資源多元化，還體現在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一種預測能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進行自動化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯網和檔案實體聯系起來的同時，也需要對檔案內容和檔案管理信息進行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術，可以實現對檔案實體的感知、檔案內容信息的感知、檔案管理信息的感知。對檔案內容的感知，通過識別數據，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內容信息。對檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測和評價檔案的管理狀態(tài)。

（三）綜合處置能力更強。智慧檔案的管理先進之處在于它具有完善的處理應對和反饋機制。將檔案信息的需求特征通過解析和識別，對應相應的管理策略，利用管理人員的管理經驗，對感知到的檔案信息進行評價，進一步獲得對檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機制和查全率。對檔案管理業(yè)務工作需求的應對與處置，在檔案實體和管理信息上得到了綜合的分析。

建設智慧檔案館是一個長期的過程，更是一項復雜的工作。在技術方面，管理方面的軟件方面都會遇到諸多問題。技術的發(fā)展和推進，讓智慧檔案館的建設有了一定的基礎保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規(guī)范也不是很完善，沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，在很多方面都不是很完善。

參考文獻：

[1] 許德斌. 智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.

篇（6）

Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，國際電信聯盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯網的概念，指出物聯網是基于各種網絡系統(tǒng)的一種全新的動態(tài)網絡體系，它將信息和通訊技術領域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯。[1]該技術的發(fā)展與應用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯互通和更深入的智能化。此概念一經提出，便受到了世界各國的關注，有關“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。

近幾年來，檔案學領域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設計等內容的熱潮，但是智慧檔案館的建設是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構建基礎層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯網技術對檔案管理產生的重要影響，進而提出基于物聯網技術構建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式。

一、智慧檔案館的概念

我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯網、云計算等新技術管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現智慧化服務和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設實踐的角度出發(fā)，認為智慧檔案館是應用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對設施設備的自動監(jiān)控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機地結合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]

雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關注檔案信息資源的智慧管理，還是關注提供全面的泛在服務，智慧檔案館都離不開新的信息技術，尤其是物聯網技術的應用，它是實現智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯網的相關技術已經成功應用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應用，為檔案管理領域應用物聯網技術提供了大量可借鑒的經驗。部分省市檔案館已經進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術，實時聯動檔案實體和數字檔案資源，實現了檔案實體的區(qū)域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創(chuàng)新構建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實體檔案館和數字檔案館的基礎上，利用新興的智慧技術，實現檔案館內多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯的深層智慧化服務。

二、物聯網環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理

依托物聯網技術構建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統(tǒng)，可以實現檔案、館舍、設備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯服務。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統(tǒng)計等管理活動并對檔案實體保管環(huán)境進行維護，物聯網技術的應用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。

（一）傳統(tǒng)檔案實體管理

20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]

隨著檔案信息化建設的不斷發(fā)展，依托現代信息技術，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術的應用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發(fā)送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。

同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。

另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數檔案館會配備防火設備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨立運行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。

（二）基于物聯網的檔案實體管理

引入物聯網技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯網中每個聯網節(jié)點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點的方式可以實現對每一份檔案的實時感知和監(jiān)測。同時，通過建立物聯網管理系統(tǒng)與現有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實現檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區(qū)域定位、圖形化導航索取、快速查庫等智能化管理。

通過為每一份紙質檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進行比對更新，從而及時發(fā)現檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現檔案實體的錯位放置，讀寫設備就會報警提示，并通過精確的位置引導信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。

物聯網環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點去圖形化導航索取對應檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計工作提供了極大的便利。

另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關的要求。基于物聯網技術構建的智慧檔案館中，可以將館內的所有安全防護系統(tǒng)集成一體，形成一個統(tǒng)一的安全管理平臺。隨著技術的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點上增加更為復雜的深入感知能力，實現對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預先設定的程序對庫房溫濕度、光線等環(huán)境情況進行不需人工干預的智能化調節(jié)。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環(huán)境時，傳感器節(jié)點能夠自動向對應的管理節(jié)點發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導致檔案實體發(fā)生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節(jié)點和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對檔案實體實施監(jiān)控，如果檔案實體未經授權出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預設的管理人員發(fā)送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。

因此，隨著傳感器節(jié)點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進行信息交互，使得現有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個被動的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構建未來智慧檔案館的關鍵基礎。

三、物聯網環(huán)境下智慧檔案館的服務模式

如果說傳統(tǒng)檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側重于服務。隨著互聯網應用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務范圍、服務方式和服務質量也將越來越重要。[7]智慧技術的應用催生了智慧服務的革新，采用物聯網技術構建的智慧檔案館，其應用架構將發(fā)生根本性的轉變，它提供的服務模式也會隨之發(fā)生改變。

（一）由靜態(tài)被動服務轉變?yōu)橹腔壑鲃臃?/p>

現階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務過程中，檔案實體更多時候呈現出的是一種靜態(tài)的、被動地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。

而物聯網由傳感網絡設備、傳輸網絡和應用控制網絡系統(tǒng)構成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實時更新系統(tǒng)中的數據信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實的檔案狀態(tài)數據。當用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實體的相關信息時，檔案實體中的傳感器節(jié)點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。

（二）由水平單向服務過程轉變?yōu)榱Ⅲw互聯的服務過程

現階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務關系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進行中轉。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯系則呈現為明顯的服務單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進行相互的聯系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。

而基于物聯網的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網狀服務模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體都是具有計算能力的智慧節(jié)點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應，從而加強了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯系。而用戶可以通過持有智能設備加入到該物聯網系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進行順暢的信息交換，還可以通過手持設備和檔案上的傳感節(jié)點建立聯系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠實時感知到附近檔案的主題內容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點引導用戶快速高效地找到目標檔案實體。

（三）由孤立的淺層檔案服務轉變?yōu)榛ヂ摰纳顚有畔⒎?/p>

現階段的檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產生的相關信息，因此，目前的檔案服務往往局限于淺層的資料服務。

然而基于物聯網構建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯網的感知和控制能力使得應用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節(jié)點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯網形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內容信息之外，還將產生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節(jié)點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務。

四、結語

隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯網技術構建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現有機結合，從而實現更加高效、安全的智能化管理，服務模式也將比現階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯網環(huán)境下智慧檔案館的實際建設也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內完成，但是筆者堅信，物聯網技術的發(fā)展和復合型人才的培養(yǎng)與儲備終將促進智慧檔案館的健康發(fā)展。

注釋及參考文獻：

[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.

[2]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）：68-70.

[3]畢娟.智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設初探[J].北京檔案，2013（2）：13-16.

[4]陶水龍.智慧檔案館建設思路研究[J].中國檔案， 2014（6）：67-69.

[5]許德斌.智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J].山西檔案，2014（5）：72-74.

篇（7）

隨著社會進程的不斷向前推進，人類正逐漸從檔案管理的傳統(tǒng)時代走入數字時代，并在數字管理模式不斷推行和普及的過程中慢慢走向智慧時代。但是對于檔案管理這項工作而言，無論具體采取什么樣的模式、使用如何的管理方法，檔案信息安全問題都是其無法繞開的關鍵性一環(huán)。

一、何謂智慧檔案

智慧的一個重要表現特征是“獨立”，而“智慧檔案”的概念從根本上延續(xù)了這樣一種特征，成為能夠實現獨立管理和運行的，基于智慧時代、智能化兩大背景所提出的概念，是伴隨著云計算、互聯網+以及大數據分析等技術逐漸被應用于檔案管理領域而生成的一種智能化的檔案管理模式和手段。從其所呈現出的基本特征來說，智慧檔案具有強烈的開放性，是基于多樣化技術的融合而展開服務與管理的技術集合；也是能夠打破檔案擁有者或所屬管理區(qū)域、地域和時空上的界限，進行高度共享和信息傳輸的資源整合機構；更是一種能夠不斷吸收新資源、整合舊資源，依靠對外在形勢和信息內容不斷吸收、整合來實現自我更新和模式遞進的可持續(xù)發(fā)展系統(tǒng)。而且從其展開服務的對象，以及生存與發(fā)展的必然性來說，所呈現出強烈的以人為本的特征，即意味著其一切發(fā)展、規(guī)劃、細節(jié)設置和戰(zhàn)略選擇都必然基于社會大眾對于智能化、服務性的心理需求，也意味著其管理必然更加具有針對性。

二、智慧檔案的信息安全范疇

（一）信息傳輸安全

智慧檔案之所以會給人們生活帶來一定的便捷、給所有檔案管理工作人員帶來快速和高效，離不開基于網絡和數字信息所產生的傳輸性。當今社會大量的檔案信息通過云端存儲、通過計算機在四通八達的網絡當中進行點對點、甚至點對面的傳播，而這其中絕大部分信息都是具有一定隱秘性、不可對外泄露和公開的內容，一旦云端被攻克，或個人信息傳輸記錄被網絡漏洞所竊取，那么隨即而來的就是檔案信息安全性的全面喪失。所以說，智慧檔案的信息安全首先包括的是傳輸安全。

（二）信息介質安全

檔案信息之所以會面臨危險，除卻上文所提到的傳輸漏洞外，還有諸多來自客觀環(huán)境及人為的介質因素。當網絡和計算機技術成為智慧檔案生成的重要載體時，以計算機為代表的硬件設施，安全與否、其抗災害能力如何就成為關系到檔案安全的重要因素。舉例來說，檔案存儲的外在介質，當遭遇到不可抗力災害（地震、火災或其他類型的自然災害）時，其固有的信息數據很有可能隨著外在介質的被破壞，或遭到嚴重的損害；再比如進行信息數據維護的工作人員一旦出現擅離職守，或工作失誤對計算機操作和檔案管理系統(tǒng)造成數據損壞、導致其無法還原和備份時，便極容易造成智慧檔案獨立運作系統(tǒng)的全盤崩潰。鑒于此，智慧檔案生成和管理過程中所涉及到的各類介質以及工作人員的良性操作就成為維護其檔案安全的重要因素和環(huán)節(jié)。

三、智慧檔案的信息安全提升路徑

檔案管理的信息化、數字化和智能化進程是其不斷發(fā)展并實現自我更新的必然趨勢，但如何在延續(xù)和秉承這樣一種發(fā)展歷程的基礎上，維系其信息安全，實現智慧與安全的和諧與平衡，是長久以來我國眾多業(yè)內專家和科研工作人員始終專注于探討和研究的重要議題。筆者認為“安全”是一個相對概念，就如同意識形態(tài)中的正確與否并不是某一種絕對值，是基于一定的參照對象而產生的一種評判標準一樣，所以“安全”也是一個相對而生的概念。因此，對于智慧檔案的信息安全，只能在原有管理模式上不斷提升其安全指數，無法實現絕對安全、一勞永逸。

（一）重視智慧檔案信息安全內涵，加強相關安全業(yè)務培訓

基于上文中所提到的智慧檔案的信息安全范疇，故而加強對于智慧檔案信息安全的維護主要就是保障信息內容的完整性、可用性以及嚴密性。同時相對于傳統(tǒng)紙質檔案只限于紙質載體媒介的客觀形式，智慧檔案則將存儲介質擴充為光盤、硬盤等一切可以用于存儲數據的電子化載體，這就使得對其的安全性維護變得更加復雜與艱難；同時現階段電子設備更新換代的頻率日趨增高，在軟硬件設備交替的過程中，其固有的用于存儲電子信息和數據的載體是否能夠完整地保留到下一個時代卻是一個未知數（無數年前用于聽取音樂的磁帶因為錄音機的停產和消失，已經推出了歷史舞臺，而且近年來傳統(tǒng)CD和DVD隨著數字影像的傳播也開始呈現出消退的趨勢）。

鑒于此，相關檔案管理部門務必及時展開有關檔案信息安全的業(yè)務培訓，重視安全內涵、強化安全意識。從理論和實踐兩個角度出發(fā)，在提升其理論素養(yǎng)、促使廣大工作人員從理論上了解我們當今社會技術和科技的發(fā)展趨勢的同時，還要從實踐操作的角度加強其基本的業(yè)務技能，提升其有關計算機網絡應用技術、云端、大數據等的操作使用本領，強化自身的技能水平。此外，檔案管理人員個人的職業(yè)道德、敬業(yè)態(tài)度也是檔案安全鏈條中的重要一環(huán)，如果不加強對于自我嚴謹性的要求，那么人為原因造成的檔案管理疏忽，所帶來的損失亦是巨大的。

（二）打造互聯網+物聯網的安全監(jiān)控體系

所謂的物聯網就是物物相連而形成的網絡，近年來頻繁出現在生活中的“二維碼”就是一個簡單的物聯網形式，是能夠讓任何物品都能夠有效地和網絡發(fā)生關聯，快速實現定位、監(jiān)控和管理的重要方式之一。那么將其與檔案管理相結合，就能有效實現對于檔案信息的追蹤定位、對于維護其安全、生成具體的安全監(jiān)控體系具有十分重要和直觀的作用。而要想完善智慧檔案的整個監(jiān)控網絡還需要從以下兩個角度來開展和推進。

首先，對檔案管理機構進行全方位立體監(jiān)控，包括人口密集區(qū)、重要進出口通道以及檔案借閱和查詢大廳、微機室等。監(jiān)控攝像頭的設置要以靈活性和流動性為主，重要場所要實施多重控制，將指紋、門禁以及電子信息警報器等通過有效的程序設置，開發(fā)出對于安全隱患出現的警報功能。其次，構建重點檔案網絡，現階段國內的很多檔案都是“斷本”產品，一旦被損壞或丟失后果不堪設想。因此針對重點檔案要著重采用互聯網標簽和物聯網系統(tǒng)，在維系日常的監(jiān)控設施基礎上，應善用網絡進行追蹤管理，使其不游離于檔案管理的網絡，一旦出現非常規(guī)走向，便可立刻在網絡系統(tǒng)中做出警告和提示。

（三）云端分級，劃分共享和安全指數

檔案云端雖然是能夠實現網絡共享和平臺公用的非常有效的檔案管理方法，但是其所埋伏的有關信息泄露的安全隱患也是十分令人惶恐和擔憂的。作為智慧檔案的重要操作平臺，為了維護其內部的信息安全，需要將傳統(tǒng)的政務專網與物聯網和互聯網相結合來進行管理，通過彼此間的相互獨立運作，來保障檔案信息的安全、獨立、不為外界所竊。而要想實現這一點，則要構筑嚴格的云端分級系統(tǒng)，將其內部所置檔案信息的可共享程度、安全指數進行一定程度的劃分，核心程度和密級要求越高的信息內容越需要置于與外界相互隔離的核心平臺進行存儲和管理；而對于安全要求和密集程度較低的非核心性檔案則可以利用普通的云端進行管理。這樣將有助于實現檔案管理過程中云端共享和安全維護的所能融合共生的最大化。

（四）適時安全備份，降低風險指數

非人為的不可抗力因素，是能夠對檔案信息安全造成重大損害的癥結之一。計算機網絡硬件故障、各類自然災害和不可預估性事故一旦出現對于檔案，尤其是“孤本”檔案所造成的危害無疑是致命性的。其不僅會威脅到檔案信息本身的完整性，更會影響其使用價值以及日后可用性，所以在提高智慧檔案的信息安全性同時，還要適時做好數據安全備份工作，以備不時之需。筆者建議檔案工作者可對檔案信息進行多重備份，并定期進行數據在線、脫機模式下的雙重檢驗。備份至云端的數據需要及時構筑防火墻藝術、數字驗證碼及密碼校驗技術和入侵檢測技術來為其安全性提升打下籌碼。同時為了避免出現“一用皆可、一損俱損”的狀況出現，數據的備份還要充分考慮到原始數據所處地區(qū)可能會誘發(fā)的各類自然災害或是其它會威脅到檔案安全的因素，并基于此搭建異地備份平臺，必要時需要增加一定的資金和設備投入，來完善對于兩地同其檔案的備份與數據更新，以備突發(fā)事件下的特殊需求。

綜上所述，智慧時代的檔案信息呈現出一系列的優(yōu)勢與特點，但其中也存在著如何提升其安全性的問題。筆者認為，智慧檔案是從原始管理到數字時代，再由數字時代進化到智能時代這種必然發(fā)展趨勢下的必然產物，要想維護其安全性，就要在理解其內涵的條件下，從數據備份、云端分級和物聯網監(jiān)控等多重角度打造共性的安全系統(tǒng)維護網絡，從而讓檔案建設事業(yè)不斷發(fā)展的同時，進一步實現進步與安全的平衡，為我國的現代化檔案管理事業(yè)提供更多的發(fā)展可能性。

參考文獻：

[1] 劉遷.智慧時代檔案信息安全的提升路徑――以張家港市檔案館為例[J].檔案與建設，2015（5）：21024.

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智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負責的內容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據各自職位級別進行相應的管理，以保證各層級管理質量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現代檔案管理功能，實現智能化、科學化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項功能對管理水平提升有著良好的促進作用，值得進一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

1.1機構檔案信息管理層。機構檔案信息管理層主要是針對本單位的生產、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎工作，而這一道工作的質量直接影響后續(xù)工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構檔案信息傳播管理層。是以基礎管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉換成具有生產力的可利用信息，進而發(fā)揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構以及相關部門中應用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價值、信息管理方法、相關信息、競爭發(fā)展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現實生活、生產中，體現價值，為實現某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負責解決實際問題，如現實生活生產中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關聯與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構信息對照以及信息應用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應有的價值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設計實際上可以根據各機構的應用需求而合理設計，以保證檔案信息在機構中能夠以有利用價值的地位出現，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結構有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

2.1原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，其數字智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。2.2原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機構的發(fā)展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3智慧檔案管理系統(tǒng)功能設計分析

3.1安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統(tǒng)檢索中關鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關檔案資源信息，選擇關聯度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內容中與用戶所需更為接近化。系統(tǒng)中針對具有保密性的文章應設置專用的權限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機構在某時間段進行保密信息開放，實現既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，用戶評介、互操作功能的設計主要是為給用戶、系統(tǒng)之間提供交互平臺，實現用戶與系統(tǒng)或者系統(tǒng)于系統(tǒng)之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統(tǒng)者的身份出現，對系統(tǒng)中出現的問題進行有效解答，同時也可以對系統(tǒng)提出問題，系統(tǒng)會自動將問題和答案收納于幫助系統(tǒng)中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統(tǒng)的幫助。

用戶評介與互操作服務功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優(yōu)勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關題目以及獲取方式即可，這一程序的實現需要系統(tǒng)互聯支持。

作者:王冬梅

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1.1涌現大量數據

？隨著互聯網、物聯網的發(fā)展，我們已經進入大數據時代，這一時代具有數據數量多、數據類型豐富、數據生成速度快，以及數據價值大，但是數據密度低的實際特點。調查顯示，當前我國檔案館中的電子數據，主要包括兩種數據，一是非結構數據，二是半結構化數據。檔案，是對過去的歷史事件、歷史信息進行記載的記錄，具有保存價值。而在智慧城市當中，無論是哪個領域哪個行業(yè)，隨時都會受到電子信息化的影響，產生大量的數據，這些數據中，有些數據具有保存價值，可以收錄到檔案之中，成為檔案信息。大數據與信息化兩者的相繼到來，對檔案館而言是有些突兀的，當前的檔案館無論是技術水平，還是設施設備，都無法滿足大數據和信息化的要求，目前，檔案館在對電子數據信息進行處理時，經常發(fā)生信息過多，無法及時對其機械能處理的情況，導致大量信息堆積。

1.2增加了信息技術處理的難度

“智慧城市”的提出與建設，為云計算技術、移動無線通信技術、以及大數據處理技術等現代科學技術提供了用武之地。在智慧城市的發(fā)展和建設過程中，利用先進的信息技術，以互聯網為依托，通過感知與職能的方式，切實實現物理、信息、社會三種技術設施的有機結合，進而轉化為新型的智慧化城市基礎設施，為城市發(fā)展，以及城市居民的生活，提供更加完善、更加現代的基礎設施。這表明在未來智慧城市發(fā)展中，各個領域在發(fā)展過程中，都會生成大量的檔案，但因為領域之間、系統(tǒng)之間存在兩極或是多極交叉，又因為不同領域中的信息技術不同，則必然會增加檔案館的工作難度。因此，智慧城市中的檔案館，要充分利用信息技術，做好檔案信息化工作[1]。

1.3服務方式轉變

推動智慧城市形成的內在動力包括兩部分，一是現代信息技術，二是逐漸開放的城市創(chuàng)新環(huán)境。現代信息技術種類眾多，如計算機技術，云計算技術，大數據處理技術等等，歸屬于技術層面，而開放的城市創(chuàng)新環(huán)境，歸屬于社會經濟層面。智慧城市對檔案館的檔案管理工作提出了新的要求，要求檔案館從傳統(tǒng)的保存實體檔案，向保存電子檔案轉變，從傳統(tǒng)的提供紙質檔案，轉變?yōu)樘峁╇娮訖n案轉變，這兩種轉變加大了工作難度，電子檔案的保存要求更高。與此同時，也促進檔案館工作效率的提高，迫使檔案部門不得不加快對信息的采集，加速信息處理速度，保證檔案信息質量，密切檔案服務與檔案信息化兩者之間的關系，關注用戶對電子檔案的需求，構建智慧化檔案信息化的服務體系。

2智慧城市中的?n案館創(chuàng)新措施

2.1增強檔案信息協(xié)同性

進入信息時代以來，檔案信息化發(fā)展的重點是數字檔案，數字檔案具有一定的局限性。智慧城市中的檔案館與現行的數字檔案館相比，創(chuàng)造性的增加了兩種功能，一是檔案信息感知，二是協(xié)同處置。智慧檔案館，充分利用現代科學信息技術，為檔案館創(chuàng)設了一個可以實現自動搜索，并且能夠自動接收檔案信息的系統(tǒng)，這個系統(tǒng)是智能化的感知系統(tǒng)，與此同時，促使檔案管理工作各環(huán)節(jié)之間的關聯性，提高了各環(huán)節(jié)工作之間的協(xié)同性，以此進一步提高檔案館的工作效率，并有效提高了服務水平，方便用戶的使用[2]。

2.2提高服務水平

受移動服務技術的影響，智慧城市中的檔案館，與數字檔案館比較而言，其服務范圍更大。智慧城市背景下，人們在城市當中，可以隨時隨地不受限制的登錄互聯網，并能夠隨時運用4G通信提供的服務，這使得智慧城市檔案館，在保有數字檔案館優(yōu)勢的基礎上，可以滿足用戶實時收集動態(tài)信息的需求。相對于數字檔案館，無論是信息收集、信息分析、信息反饋，還是信息智能服務，智慧城市檔案館其優(yōu)勢更為突出，智慧城市檔案館，可以充分利用城市中的現代科學信息技術，對用戶針對檔案的需求提供智能反應與支持。

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【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）04-0349-02

大連市做為全國首批“智慧城市”試點示范城市，也把加強智慧醫(yī)療建設提到了前所未有的戰(zhàn)略高度。接下來，筆者將就大連市智慧醫(yī)療的現狀、存在的問題做一簡要的分析并對未來如何發(fā)展提出幾點建議。

1 智慧醫(yī)療與區(qū)域衛(wèi)生信息平臺

智慧醫(yī)療是以現代信息技術和通訊技術為手段，通過技術上的高度集成和應用上的深度整合，實現醫(yī)療衛(wèi)生信息資源自我采集、自我總結、自我完善、自我管理、自我提高，達到跨地區(qū)、跨部門、跨行業(yè)、跨系統(tǒng)的醫(yī)療衛(wèi)生信息共享最大化，并以此建立新的醫(yī)療衛(wèi)生服務模式，全面提升醫(yī)療衛(wèi)生行政管理水平和服務群眾水平。

區(qū)域衛(wèi)生信息平臺，是連接區(qū)域內的醫(yī)療衛(wèi)生機構基本業(yè)務信息系統(tǒng)的大數據交換和共享平臺，是不同系統(tǒng)間進行信息整合的云基礎和載體。

智慧醫(yī)療將通過打造區(qū)域醫(yī)療信息平臺，利用最先進的物聯網和實時通訊技術（包括WIFI、3G、4G、光纖專網等），從而實現患者與醫(yī)務人員、醫(yī)療機構、醫(yī)療設備之間的互動，逐步達到信息化。智慧醫(yī)療由三部分組成，分別為智慧醫(yī)院系統(tǒng)、區(qū)域衛(wèi)生管理系統(tǒng)以及家庭健康系統(tǒng)。

2 大連市醫(yī)療衛(wèi)生信息化現狀、不足及原因

2.1 大連市醫(yī)療衛(wèi)生信息化現狀基本情況。近年來，我市通過深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，增強醫(yī)療衛(wèi)生服務能力、緩解群眾看病難等一系列重要舉措，不斷加大信息化建設力度，目前已經取得了一定的成效，為推進我市智慧醫(yī)療建設打下了較好的基礎。

（1）420萬大連城鄉(xiāng)居民有建立了電子健康檔案。截至2012年底，我市已為420多萬城鄉(xiāng)居民建立了規(guī)范化電子健康檔案，建檔率67%。在社區(qū)衛(wèi)生服務機構建立健康檔案的居民，去大醫(yī)院就診時，既往病史及檢查結果在健康檔案中都有所記錄，縮減了醫(yī)生做出診斷的時間，減輕反復化驗、檢查給患者帶來的經濟負擔。同時為將來的衛(wèi)生信息化建設打好前站。

（2）醫(yī)療服務信息化建設統(tǒng)籌發(fā)展。借助最新的IT技術，我市醫(yī)療機構正不斷加快信息化醫(yī)院建設，目前，“預約掛號”、“排隊等候系統(tǒng)”、“遠程醫(yī)療”等已在多數醫(yī)院普及應用，“合理用藥監(jiān)控”“移動護理”等物聯網管理、護理系統(tǒng)也將在三級醫(yī)院逐步推廣。

大連醫(yī)科大學附屬二院是衛(wèi)生部信息化示范單位，大連大學附屬中山醫(yī)院是最早的我市數字化醫(yī)院試點單位，兩家醫(yī)院的信息化水平在國內處于領先地位。目前醫(yī)院基本形成了以HIS、PACS、LIS、電子病歷、合理用藥、分揀藥系統(tǒng)、氣動物流、OA辦公、財務與成本核算系統(tǒng)、數字圖書館暨電子閱覽室、Internet等為主的醫(yī)院信息化業(yè)務系統(tǒng)。實行了門診就診“一卡通”，建立了檢驗報告自助打印、網上查詢系統(tǒng)，床邊醫(yī)療信息服務等系統(tǒng)，同時無線移動醫(yī)療系統(tǒng)（EDA）已廣泛應用于臨床醫(yī)療護理管理中，還又推出利用手機短信提供檢驗結果等服務。

（3）建立了區(qū)級社區(qū)衛(wèi)生服務信息化平臺。2009年4月，沙河口區(qū)投資1200萬元搭建的涵蓋全區(qū)公共衛(wèi)生事業(yè)信息化平臺正式啟用，這一系統(tǒng)以有效緩解群眾“看病難看病貴”問題為切入點，通過建立社區(qū)居民數字化健康檔案，實現覆蓋區(qū)內衛(wèi)生信息共享，為醫(yī)生與居民溝通搭建橋梁，同時實現了診療、藥品、耗材、人事、財務等全過程管理。這一系統(tǒng)的建成使用使社區(qū)衛(wèi)生服務承擔起健康教育、預防、保健、康復、計劃生育技術服務和常見病、多發(fā)病的診療服務“六位一體”功能。

2.2 大連市“智慧醫(yī)療”建設中的不足。通過對我市衛(wèi)生主管部門和衛(wèi)生基層單位的調研，我們發(fā)現目前衛(wèi)生信息化建設方面主要存在以下幾個方面的不足：一方面，醫(yī)療衛(wèi)生信息在不同醫(yī)院機構、不同醫(yī)療業(yè)務條線之間還不能互聯互通，各地區(qū)各單位的信息化水平還不均衡，對醫(yī)療衛(wèi)生服務的支撐和信息質量的控制還比較欠缺，與先進水平相比，我市仍然存在較大的差距。第二方面，新建醫(yī)院（擴建醫(yī)院）的信息化規(guī)劃和建設缺乏合理的規(guī)劃和設計，基本上以滿足最基礎的應用為前提，造成新業(yè)務推行時缺乏必要的基礎設施。

3 推進大連市“智慧醫(yī)療”建設的對策和建議

3.1 科學規(guī)劃。應在充分調研的基礎上，成立智慧醫(yī)療專家組，根據城市智慧化的總體要求，結合新醫(yī)改的要求和醫(yī)院信息化建設的實際，同時引入專業(yè)具有國家發(fā)改委通信和信息資質的工程咨詢或者規(guī)劃設計單位，制訂智慧醫(yī)療頂層建設規(guī)劃。

3.2 循序漸進，抓住重點。要按照基礎先行、以點帶面、先易后難、協(xié)調發(fā)展的思路確定我市智慧醫(yī)療分階段目標和任務。應首先實現以完善網絡為基礎、信息資源充分共享的醫(yī)療衛(wèi)生信息化；其次推進以物聯網為基礎的醫(yī)療衛(wèi)生信息高度智能化管理。目前應該把醫(yī)院管理和電子病歷，推動數字化醫(yī)院的建設；建立居民健康檔案；以疾病防控網絡等方面的建設最為重點構建一個合理的區(qū)域衛(wèi)生信息平臺。

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智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據檔案機構的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個層次：（1）機構檔案信息管理。主要是對本單位已經形成或將要形成的生產、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構檔案信息傳播管理。這是在機構檔案信息管理的基礎上，增加檔案信息的傳播功能，關注將信息轉化為生產力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構或相關部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機構檔案信息能力管理。機構檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現實生活提供信息決策、指導生產生活的最終目的。同時，可以解決機構需要什么樣的信息，機構擁有什么樣的信息，機構內外的檔案信息存在什么樣的關系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構的信息進行對照等。

檔案機構信息管理系統(tǒng)應該根據自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保證檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

智慧檔案管理系統(tǒng)建設的前提就是檔案資源庫的建設。數據庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數據庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。

2.1 原存紙質檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。

2.2 原存數字檔案。數字檔案已經是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數字檔案所占比例較大。數字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數據在轉移或轉換過程中，保持數字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內容標示的保存。數字檔案移庫的方法包括數字遷移和數字仿真兩種：（1）數字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識別和利用。（2）數字仿真是指一個計算機或者一個系統(tǒng)對另外一個計算機或者系統(tǒng)進行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設一個兼容原始數據、設備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數字遷移技術是將數據整個升級到新的軟件中，但是在轉移過程中，容易造成部分數據和格式的丟失，造成信息失真。而數字仿真則不會出現這種情況，但是相當于在整個新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨的模塊來使用這部分數據，這在檔案信息利用過程中容易出現多種格式的數據模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發(fā)展，新產生的檔案將會成為檔案數據庫的重點，這就要求在新數據上傳過程中，嚴格按照數據格式、工作流程、數據大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數字檔案和紙質檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設計分析

根據檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展，其中擴展體現出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯性、知識庫等運用到相關環(huán)節(jié)，最終實現檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統(tǒng)的最高權限。

3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導入資源和元數據的功能，非數字作品的數字化、轉換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統(tǒng)應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據分類提取相關的關聯詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠將關聯度較高的檔案職能推送給用戶。