檔案管理中的合同管理大全11篇

緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案管理中的合同管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

中圖分類號(hào)：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2011)15-3582-03

It Began with SOA for Data Integration of System of Petrochina's Archives Management

WANG Xiu xia, QIAN Bo

(The Research Institute of Automation for Petroleum and Chemical's Commpany of Lanzhou, Lanzhou 730060, China)

Abstract: This article began with objective need for data integration of system of China Petroleum’s archives management, analysed present situation of system of China Petroleum’s archives management, and combining with highly duplicative and across platform characteristic of SOA, thought SOA’ architecture model can solve question of data exchange and bring more large market efficiency for enterprise.

Key words: service oriented architecture; web service; enterprice service bus

隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，企業(yè)越來越重視信息系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用，通過信息系統(tǒng)以支持或改進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提升企業(yè)總體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力和工作效率。但隨著信息系統(tǒng)的逐步增多，信息孤島現(xiàn)象普遍存在，以前建立的信息系統(tǒng)大部分是解決一個(gè)具體業(yè)務(wù)部門的工作職能和效率的問題。而現(xiàn)在更多的需要信息系統(tǒng)之間具備良好的數(shù)據(jù)交換接口，以實(shí)現(xiàn)信息資源和數(shù)據(jù)共享，更好地為企業(yè)跨部門、跨業(yè)務(wù)提供服務(wù)。針對(duì)企業(yè)信息整合需求特點(diǎn)，為了實(shí)現(xiàn)高效的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)異構(gòu)業(yè)務(wù)集成的技術(shù)成為集成的首選，這樣既可以增強(qiáng)企業(yè)面向市場(chǎng)的適應(yīng)性，還大大提高了企業(yè)各遺留系統(tǒng)的高重用性，從而為企業(yè)的發(fā)展帶來更高的效益。

SOA(Service Oriented Architecture, 面向服務(wù)的架構(gòu))，是一種業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的IT架構(gòu)方式，支持企業(yè)將業(yè)務(wù)整合為一系列相互銜接的服務(wù)或重復(fù)性業(yè)務(wù)任務(wù)，從而使企業(yè)能夠高效重復(fù)地利用現(xiàn)有IT技術(shù)[1]。SOA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有服務(wù)組件架構(gòu)(SCA，Service Component Architecture)、服務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)象(SDO，Service Data Object)和業(yè)務(wù)流程執(zhí)行語(yǔ)言(BPEL，Business Process Execution Language)，這三個(gè)技術(shù)分別解決了服務(wù)構(gòu)建、數(shù)據(jù)模型和流程編排領(lǐng)域的問題，被稱為“SOA鐵三角”[2-3]。

面向服務(wù)架構(gòu)(Service―Oriented Architecture，SOA)對(duì)各系統(tǒng)平臺(tái)規(guī)范性無相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，它本身在遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上開發(fā)服務(wù)，依據(jù)需求將企業(yè)應(yīng)用分解和封裝成服務(wù)，通過企業(yè)服務(wù)總線(Enterprise Service Bus，ESB)對(duì)服務(wù)進(jìn)行集中管理，使這些服務(wù)能在總線上安全的進(jìn)行交互通信，從而使整個(gè)系統(tǒng)更易維護(hù)和擴(kuò)展。中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)階段正處在一個(gè)組織結(jié)構(gòu)不斷變革的階段，組織的不確定性導(dǎo)致業(yè)務(wù)需求的不確定性，對(duì)辦公管理系統(tǒng)的靈活性提出了更高的要求。同時(shí)，辦公管理業(yè)務(wù)自身業(yè)務(wù)零散、橫向協(xié)作和縱向擴(kuò)展等特點(diǎn)，要求系統(tǒng)架構(gòu)松散但可集成。以上的環(huán)境因素和內(nèi)在因素都決定了松耦合、易集成的SOA是最適合集團(tuán)公司辦公管理系統(tǒng)的架構(gòu)。

1 建設(shè)思路

基于SOA的中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合的建設(shè)，在充分調(diào)研現(xiàn)狀，全面了解需求的基礎(chǔ)上，進(jìn)行整體規(guī)劃，解決數(shù)據(jù)整合問題。并在解決信息孤島與孤立應(yīng)用的集成與整合的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)考慮新應(yīng)用的規(guī)范接入；通過建立一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)框架與基礎(chǔ)支撐平臺(tái)，為應(yīng)用提供明確的數(shù)據(jù)接口、應(yīng)用接口、用戶接口規(guī)范與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)原有應(yīng)用的集成與新應(yīng)用的建設(shè)。此外，應(yīng)用檔案管理的“知識(shí)中心”、和“憑證中心”的理念于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中；應(yīng)用成熟的方案、先進(jìn)的技術(shù)和產(chǎn)品來搭建系統(tǒng)；優(yōu)化文檔信息管理工作流程和管理策略；貫徹真正的“文檔一體化”的管理理念和實(shí)施方式；采用相關(guān)的行業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來設(shè)計(jì)和開發(fā)系統(tǒng)，使系統(tǒng)具有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)；這些都為構(gòu)建“珍存企業(yè)記憶，提升公司價(jià)值，構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享”的檔案管理系統(tǒng)提供可靠的保障。

2 總體設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1 集成需求

從檔案管理的業(yè)務(wù)角度來看，檔案記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、銷售和研發(fā)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、保管、利用，成為企業(yè)發(fā)展新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。中國(guó)石油面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，引入先進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)來改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，啟動(dòng)了ERP、MES等信息系統(tǒng)。但是各個(gè)系統(tǒng)是相對(duì)獨(dú)立的，數(shù)據(jù)無法共享，造成了很多不必要的重復(fù)工作，使信息化的優(yōu)勢(shì)沒有得到充分顯示，同時(shí)也不利于檔案數(shù)據(jù)的收集、保管及利用。企業(yè)為提高工作效率和檔案利用率，免除不必要的業(yè)務(wù)流程，使各業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)信息能夠集成共享,中國(guó)石油需利用松耦合、易集成的SOA平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保管和應(yīng)用，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力及綜合價(jià)值。

2.2 系統(tǒng)架構(gòu)

SOA是一種服務(wù)導(dǎo)向的組件模型。服務(wù)是指軟件中的一些處理過程或是包裝成獨(dú)立業(yè)務(wù)模塊的程序邏輯單元，可以通過標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議來訪問和調(diào)用，且接口公開?；赟OA的業(yè)務(wù)分析由三個(gè)部分組織，分別是服務(wù)請(qǐng)求者（Service costomer）、服務(wù)注冊(cè)中心(Service UDDI)以及服務(wù)提供者(Service provide)。服務(wù)請(qǐng)求者從注冊(cè)中心查詢需要的服務(wù)，并通過傳輸機(jī)制綁定服務(wù)，然后通過接口契約規(guī)定的格式來執(zhí)行服務(wù)。服務(wù)注冊(cè)中心包含可用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)可尋址目錄，它是接受并存儲(chǔ)服務(wù)描述的實(shí)體，供服務(wù)消費(fèi)者查詢服務(wù)用，服務(wù)提供者將服務(wù)的描述信息到服務(wù)注冊(cè)中心。服務(wù)提供者是一個(gè)可以通過網(wǎng)絡(luò)尋址的實(shí)體，它接受和執(zhí)行消息者的請(qǐng)求。把自己的服務(wù)注冊(cè)到服務(wù)注冊(cè)中心，以便服務(wù)消費(fèi)者能夠發(fā)現(xiàn)和訪問該服務(wù)。

根據(jù)中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)和原則，使用SOA的技術(shù)架構(gòu)，把相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)、模塊功能等進(jìn)行統(tǒng)一的服務(wù)包裝和整合。基于本架構(gòu)，可以把檔案管理系統(tǒng)整體邏輯架構(gòu)圖從縱向分為四個(gè)層次，分別是：基礎(chǔ)設(shè)施層、應(yīng)用系統(tǒng)層、企業(yè)服務(wù)層（SOA部署）以及檔案管理系統(tǒng)層，如圖1所示。

1）基礎(chǔ)設(shè)施層：它是信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的基礎(chǔ)條件，主要包括存儲(chǔ)設(shè)備、應(yīng)用服務(wù)器、掃描儀以及計(jì)算機(jī)等資源設(shè)備。

2）應(yīng)用系統(tǒng)層：它是支持?jǐn)?shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)，主要包括MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、電子公文系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、A3管道生產(chǎn)系統(tǒng)以及合同管理系統(tǒng)等。

3）企業(yè)服務(wù)層（SOA部署）：SOA集成平臺(tái)主要由服務(wù)請(qǐng)求者、服務(wù)注冊(cè)中心以及服務(wù)提供者三個(gè)部分構(gòu)成。SOA將不同系統(tǒng)中的應(yīng)用功能通過服務(wù)之間定義良好的接口和規(guī)范契約聯(lián)系起來，用WSDL描述服務(wù)并在UDDI中WSDL文檔，UDDI中按照用戶需求從中查詢數(shù)據(jù)，當(dāng)服務(wù)消費(fèi)者發(fā)現(xiàn)提供服務(wù)的WSDL文檔，通過訪問服務(wù)注冊(cè)中心表來實(shí)現(xiàn)，并通過SOAP協(xié)議來與要訪問的服務(wù)通信。

4）檔案管理系統(tǒng)層：檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用緊緊圍繞檔案的生命周期管理，主要解決檔案的自動(dòng)收集、科學(xué)保管和知識(shí)利用三方面主要功能。檔案管理系統(tǒng)需要提供標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的歸檔接口，支持常見的接口技術(shù)，如Web Service、文件交換、數(shù)據(jù)庫(kù)訪問等，接口既能對(duì)電子文件實(shí)體進(jìn)行歸檔，也可以對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，歸檔接口的實(shí)現(xiàn)應(yīng)基于SOA的理念，在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)總線上實(shí)現(xiàn)，要避免系統(tǒng)間直連的方式，通過數(shù)據(jù)總線，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的松耦合。

2.3 主要實(shí)現(xiàn)技術(shù)

系統(tǒng)的分析設(shè)計(jì)采用面向?qū)ο蟮姆椒?，開發(fā)模式采用循環(huán)迭代模型的開發(fā)方式。在軟件實(shí)現(xiàn)階段，采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法，將軟件開發(fā)過程分為問題的定義及規(guī)劃、需求分析、軟件設(shè)計(jì)、程序編碼以及軟件測(cè)試五個(gè)階段，每個(gè)階段又具體為一個(gè)個(gè)的循環(huán)迭代的過程。為了提高系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)效率和規(guī)范性，采用統(tǒng)一建模語(yǔ)言UML和成熟的面向?qū)ο蟮腃ASE工具。

2.3.1 J2EE（Java 2 Platform, Enterprise Edition, Java2平臺(tái)企業(yè)版）

J2EE為我們提供了一個(gè)建立在開放和標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)之上、非常靈活的端到端的多層體系架構(gòu)，從而滿足企業(yè)各種不同應(yīng)用需求。J2EE是一個(gè)開放、基于標(biāo)準(zhǔn)的開發(fā)和部署的平臺(tái)，用于構(gòu)建N層的、基于WEB的、以服務(wù)端為核心的、模塊化的企業(yè)應(yīng)用。J2EE應(yīng)用的組件如企業(yè)JavaBcan、JSP和Servlet運(yùn)行于J2EE容器中，通過連接器訪問企業(yè)信息系統(tǒng)，如MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)以及其他應(yīng)用系統(tǒng)。J2EE應(yīng)用可以集成一系列的客戶端，包括獨(dú)立運(yùn)行的臺(tái)式客戶端、無線客戶端以及Web瀏覽器的客戶端等。J2EE為開發(fā)企業(yè)應(yīng)用提供了高可靠性能和可伸縮性的運(yùn)行支持環(huán)境。在設(shè)計(jì)J2EE應(yīng)用時(shí)，首先需要選擇的是J2EE客戶端類型，應(yīng)根據(jù)用戶的使用模式和應(yīng)用環(huán)境特點(diǎn)來選擇合適的客戶端類型和通信協(xié)議，如Java Web Start客戶端適合于復(fù)雜的圖形用戶界面，如大量的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等應(yīng)用，能滿足高效地用戶交互需求，根據(jù)具體應(yīng)用環(huán)境的不同，可選擇HTTP、RMI或JNLP等通信協(xié)議。

采用J2EE開發(fā)平臺(tái)是不錯(cuò)的選擇，它是目前為應(yīng)用提供分布式的、高可靠性的先進(jìn)解決方案。在中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)這樣的大型建設(shè)項(xiàng)目中，選擇J2EE也就意味著選擇了一個(gè)開放、自由、大型的技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)。

2.3.2 采用Web Service技術(shù)，允許異構(gòu)的客戶端調(diào)用以使用它提供的服務(wù)

Web Service是一種新的web應(yīng)用程序分支，他們是自包含、自描述、模塊化的應(yīng)用，可以、定位、通過web調(diào)用。使用一種共通的通信標(biāo)準(zhǔn)可以使不同的客戶端實(shí)現(xiàn)與各種不同技術(shù)編寫的Web Service互通，它可以使用標(biāo)準(zhǔn)的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議，像超文本傳輸協(xié)議(HTTP)和XML，將所有功能綱領(lǐng)性地體現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上。目前，最常用的是簡(jiǎn)單對(duì)象訪問協(xié)議SOAP，SOAP是XML規(guī)范的一個(gè)應(yīng)用，它非常依賴XML標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行定義和編寫函數(shù)，并以XML標(biāo)準(zhǔn)封裝調(diào)用遠(yuǎn)程服務(wù)的格式，有別于其它分布式對(duì)象模型調(diào)用特定的調(diào)用格式。由于SOAP以XML封裝調(diào)用格式，因此它可以使用任何的實(shí)體傳輸層來傳送，例如TCP、HTTP等。通過這樣一個(gè)架構(gòu)，Web Service實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的應(yīng)用集成，使檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享、資源共享。

2.3.3 采用XML實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出

XML是一種元標(biāo)記語(yǔ)言,它是Internet環(huán)境中跨平臺(tái)的，依賴于內(nèi)容的技術(shù)，是當(dāng)前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的有力工具。XML的簡(jiǎn)單使其易于在任何應(yīng)用程序中讀寫數(shù)據(jù)，并成為唯一的數(shù)據(jù)交換公共語(yǔ)言，雖然不同的應(yīng)用軟件也支持其它的數(shù)據(jù)交換格式，但它們都支持XML，這就意味著程序可以更容易的與Windows、Linux以及其他平臺(tái)下產(chǎn)生的信息結(jié)合，然后可以很容易加載XML數(shù)據(jù)到程序中并分析它，并以XML格式輸出結(jié)果。采用企業(yè)服務(wù)總線或中間件產(chǎn)品在異構(gòu)服務(wù)與傳統(tǒng)端點(diǎn)之間連接、調(diào)解和管理交互，并將企業(yè)服務(wù)總線的集成功能與單一產(chǎn)品中的操作服務(wù)管理結(jié)合起來。基于SOA基礎(chǔ)服務(wù)，可以快速配置服務(wù)間的交互，而無需過多的重復(fù)開發(fā)工作，可以降低變更的部署和操作成本，并為新計(jì)劃釋放IT資源，使用戶可以遠(yuǎn)離復(fù)雜的、緊耦合的、脆弱的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)集成實(shí)現(xiàn)，加速跨異構(gòu)基礎(chǔ)架構(gòu)的服務(wù)重用和部署。

2.4 集成效果

綜上所述，筆者主要結(jié)合企業(yè)數(shù)據(jù)整合現(xiàn)狀，介紹了數(shù)據(jù)整合總體思路和目標(biāo)，數(shù)據(jù)集成架構(gòu)以及實(shí)現(xiàn)的主要技術(shù)。通過SOA數(shù)據(jù)集成平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的有效整合，提高了從生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)領(lǐng)域電子歸檔效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的“知識(shí)中心”和“憑證中心”建設(shè)目標(biāo)。具體有以下優(yōu)點(diǎn)：

1) 充分利用現(xiàn)有的資源，消除了信息孤島。基于SOA的協(xié)同軟件提供了應(yīng)用集成功能，能將諸如MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等已存在的異構(gòu)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效集成和應(yīng)用。

2) 更易于集成和管理復(fù)雜性。可以方便地實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的互連互通，使管理和集成更易操作。

3) 更快地整合和實(shí)現(xiàn)?？梢钥焖俚亻_發(fā)新的業(yè)務(wù)服務(wù)，縮短開發(fā)時(shí)間，使企業(yè)迅速地對(duì)外界變化做出響應(yīng)。

4) 降低成本和增加重用。協(xié)同軟件就是一個(gè)全新的應(yīng)用領(lǐng)域，管理信息由完全結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，拓展到非結(jié)構(gòu)化信息的應(yīng)用領(lǐng)域。

5) 提供良好地運(yùn)行監(jiān)控功能。支持SOA的技術(shù)和原理使得對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控更加輕松。這種監(jiān)控類型支持來自日常運(yùn)行的反饋。

參考文獻(xiàn)：

[1] Minguez J,Jakob M,Heinkel U,et al.ASOA-based Approach for the Integration of a Data Propagation system[C].IEEE International Conference on Information Reuseand Integration,2009．

篇（2）

中小企業(yè)ERP管理系統(tǒng)貫穿企業(yè)生產(chǎn)管理的全過程，其中客戶關(guān)系管理是其重要的組成部分，其中存在著大量的客戶檔案信息，是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源。

客戶檔案信息指的是存在于企業(yè)客戶關(guān)系管理系統(tǒng)中以數(shù)據(jù)資料的形式存在的信息。它是企業(yè)在與客戶的業(yè)務(wù)中形成的專門數(shù)據(jù)，企業(yè)在這些數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，整合客戶的資料和數(shù)據(jù)最后形成了客戶檔案信息。企業(yè)客戶檔案信息不僅記錄了客戶的基本信息，也記錄了一些對(duì)客戶信息進(jìn)行綜合分析的數(shù)據(jù)結(jié)果，是企業(yè)相當(dāng)重要的信息資源。

1 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息管理的重要意義

為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，提升企業(yè)信息化建設(shè)水平和依靠信息化加強(qiáng)企業(yè)的決策及管理能力，一般企業(yè)都部署實(shí)施ERP管理系統(tǒng)，雖然目前各ERP管理系統(tǒng)形態(tài)萬(wàn)千，但其基本功能都趨于一致，基本上都覆蓋了客戶、項(xiàng)目、庫(kù)存和采購(gòu)供應(yīng)等管理工作，貫穿企業(yè)的進(jìn)銷存全過程，通過優(yōu)化企業(yè)資源達(dá)到資源效益最大化。

客戶檔案信息不僅是企業(yè)重要的經(jīng)營(yíng)資源，其本身也是客戶重要的個(gè)人信息，具有一定的社會(huì)屬性，它的安全管理同時(shí)具有重要的社會(huì)責(zé)任。由于企業(yè)員工個(gè)人素質(zhì)、企業(yè)歸屬感的不同，其對(duì)于信息的保密意識(shí)也存在很大的差異。同時(shí)由于系統(tǒng)設(shè)計(jì)、應(yīng)用以及管理等各方面的因素，系統(tǒng)中客戶檔案資料面臨著來自各方面的威脅，安全隱患不容忽視。

2 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的內(nèi)容及管理流程

2.1 ERP管理系統(tǒng)中客戶檔案信息的內(nèi)容

目前ERP管理系統(tǒng)中，客戶檔案信息一般主要由客戶的基本信息、經(jīng)營(yíng)水平、日常服務(wù)信息等模塊組成，含有多個(gè)字段。這些信息模塊和字段的原始信息維護(hù)，由不同崗位人員完成，對(duì)應(yīng)的崗位人員對(duì)檔案信息有錄入、修改和查詢等權(quán)限。

2.2 ERP管理系統(tǒng)中客戶檔案信息的管理流程

2.2.1 客戶檔案信息的獲取

客戶檔案信息一般采用業(yè)務(wù)過程中的采集，或者由客戶提供的一些相關(guān)材料等方式獲取，然后統(tǒng)一錄入到ERP管理系統(tǒng)的CRM系統(tǒng)中。

客戶檔案從采集到錄入，嚴(yán)格按照流程進(jìn)行管理，層層審核，步步完善。在流程管理過程中不斷完善客戶在CRM管理系統(tǒng)中的檔案信息。

2.2.2 客戶檔案信息變更

客戶檔案信息的變更，一般都通過現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地考察來確定。在客戶信息變更過程中，企業(yè)的客戶關(guān)系管理人員有著很大的變更權(quán)限，經(jīng)過嚴(yán)格把關(guān)審核后，最終實(shí)現(xiàn)客戶檔案的信息變更。

3 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的安全隱患

ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要有丟失和泄露等方面的安全隱患。ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，是指存在于系統(tǒng)內(nèi)的客戶檔案信息存儲(chǔ)載體處于良好的保管狀態(tài)，在一定范圍內(nèi)被知曉，并可隨時(shí)還原、處理、復(fù)制出載體中所包含的客戶檔案的信息內(nèi)容用于企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，但不能被隨意泄露，導(dǎo)致客戶檔案信息的公開，從而為不法人員利用，形成對(duì)客戶的危害?？蛻魴n案信息的安全問題涉及許多方面，存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)的載體的多樣性加上利用的多樣性，以及人員管理的復(fù)雜性，使得客戶檔案信息要面對(duì)許多的問題?？偨Y(jié)起來，影響客戶檔案信息安全的因素包括以下幾點(diǎn)：

3.1 客觀方面存在的隱患

3.1.1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒層出不窮，變化多端，防不勝防?？蛻魴n案信息的采集、錄入、整理等，都依賴于計(jì)算機(jī)處理，以至計(jì)算機(jī)硬盤上存儲(chǔ)了大量的數(shù)據(jù)信息，所以必須防御計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵和破壞。此外，在進(jìn)行客戶檔案信息維護(hù)的時(shí)候，無論聯(lián)網(wǎng)還是不聯(lián)網(wǎng)，外接存儲(chǔ)介質(zhì)仍可能將病毒植入而破壞系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)，從而造成巨大的損失。

3.1.2 應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)缺陷

應(yīng)用系統(tǒng)不可能是完美無缺的，一般的應(yīng)用系統(tǒng)都會(huì)存在設(shè)計(jì)缺陷。目前，客戶檔案信息的錄入、維護(hù)和變更等都依賴于CRM管理系統(tǒng)，系統(tǒng)本身設(shè)計(jì)的缺陷將對(duì)數(shù)據(jù)本身造成一定的威脅。由于系統(tǒng)的架構(gòu)很難有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和普遍適用性，以及技術(shù)原因和使用領(lǐng)域不同，在技術(shù)設(shè)計(jì)上肯定存在不一致現(xiàn)象，用不同的字段抽取，獲取的數(shù)據(jù)也存在差異。這些系統(tǒng)設(shè)計(jì)存在的缺陷，給客戶檔案信息的安全埋下一定的隱患。

3.1.3 人員素質(zhì)的參差不齊

由于員工的受教育程度不同，文化層次存在差距，以至于員工的綜合素質(zhì)參差不齊。相關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用水平和領(lǐng)會(huì)能力也存在差異，同時(shí)由于人員管理的復(fù)雜性，內(nèi)部人員的信息泄露成為客戶檔案信息安全管理重點(diǎn)考慮的內(nèi)容之一。

3.2 主觀應(yīng)用方面存在的隱患

3.2.1 數(shù)據(jù)利用監(jiān)管不夠

（1）客戶檔案信息查詢權(quán)限的限制機(jī)制不健全。企業(yè)相關(guān)人員可以隨意在系統(tǒng)中查詢客戶資料，并能獲取電子版本，隨意復(fù)制，無關(guān)人員接觸這些信息無人監(jiān)管。

（2）客戶檔案信息的查詢、調(diào)用審批程序不完善。目前，多數(shù)企業(yè)對(duì)客戶檔案信息的查詢、調(diào)用無審批和監(jiān)管流程，相關(guān)人員如有需要，只要獲取相應(yīng)的角色權(quán)限即可，缺少數(shù)據(jù)查詢、調(diào)用的審批手續(xù)。

3.2.2 流程管理監(jiān)管缺失

（1）在客戶信息新增過程中，無論是信息錄入人員還是信息審核人員，都能看到錄入的原始信息，每個(gè)環(huán)節(jié)都有可能造成信息的泄漏。所以加強(qiáng)每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)節(jié)點(diǎn)的監(jiān)管和保密管理對(duì)于信息的安全也是至關(guān)重要的。不但要小心外部人員有目的的竊取和盜用，還要防止內(nèi)部人員的有意識(shí)或無意識(shí)的信息泄漏。

（2）客戶檔案信息的變更過程中，審核流程一般都不完善，缺少監(jiān)管流程。操作人員操作失誤或者有意無意泄露客戶信息，都會(huì)給客戶檔案信息的安全帶來很大威脅。

4 ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的管理措施

針對(duì)ERP管理系統(tǒng)客戶檔案信息的管理流程和安全隱患，應(yīng)采取相應(yīng)的管理措施，來加強(qiáng)對(duì)客戶檔案信息的安全管理。具體為：

（1）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理。采取部署殺毒軟件和管理策略等相應(yīng)的技術(shù)和管理措施，確保整體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，避免網(wǎng)絡(luò)病毒的侵?jǐn)_。

（2）嚴(yán)格管理客戶檔案信息的存儲(chǔ)載體。加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)載體的管理尤為重要。要定期檢測(cè)存儲(chǔ)設(shè)備，檢測(cè)存儲(chǔ)載體上的數(shù)據(jù)有效性，確保這些載體不受到損壞，在出現(xiàn)意外情況時(shí)這些載體的信息能夠被完全、真實(shí)的還原出來。

（3）做好客戶檔案信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)?？蛻魴n案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，必須提前設(shè)定各項(xiàng)數(shù)據(jù)采集項(xiàng)，整個(gè)管理環(huán)節(jié)要采用適用的軟件。在具體日常數(shù)據(jù)的維護(hù)和采集中，注意客戶檔案信息的保管和整合。對(duì)于不斷增加和更新的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)要及時(shí)進(jìn)行備份，并保證備份資料的有效性。

（4）加強(qiáng)科技創(chuàng)新，不斷完善系統(tǒng)功能及設(shè)計(jì)架構(gòu)。根據(jù)應(yīng)用過程中發(fā)現(xiàn)的問題和缺陷，及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)版本，整改設(shè)計(jì)缺陷，完善系統(tǒng)功能。相關(guān)人員在修改完善客戶檔案信息時(shí)，做到修改有痕跡，完善有記錄。其他人員只能查詢?yōu)g覽信息，不能修改不能復(fù)制，并且有網(wǎng)絡(luò)訪問流量的統(tǒng)計(jì)記錄。

（5）加強(qiáng)數(shù)據(jù)利用監(jiān)管，提高數(shù)據(jù)利用的規(guī)范性和安全性。 1）建立有效的客戶檔案信息的管理規(guī)章制度，提高數(shù)據(jù)安全管理?？蛻魴n案信息的管理必須依據(jù)嚴(yán)格的規(guī)章制度，確保檢查、督促、獎(jiǎng)懲等措施的落實(shí)。客戶檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全意識(shí)尤為重要，提高這些人的數(shù)據(jù)安全意識(shí)，加強(qiáng)防范措施是最重要的。確保人員具備了安全意識(shí)才能從根本上杜絕威脅數(shù)據(jù)安全的隱患。2）嚴(yán)格控制客戶檔案信息的知曉范圍以及查詢權(quán)限?？蛻魴n案信息的知曉人員及其查詢權(quán)限應(yīng)該有嚴(yán)格的限制，尤其是那些重要的信息必須嚴(yán)格控制知曉范圍。做到無關(guān)人員不得接觸客戶檔案信息，不得查詢，不得復(fù)制。3）嚴(yán)格管理客戶檔案資料的查閱、調(diào)用等環(huán)節(jié)?？蛻魴n案信息的利用都應(yīng)按照相應(yīng)的規(guī)定做好各種登記、審批工作，對(duì)于重要的客戶信息的查閱還應(yīng)注明查閱人身份、查詢用途等。做到重要數(shù)據(jù)信息在辦理審批手續(xù)之后方可進(jìn)行調(diào)用。內(nèi)部工作人員要本著不擴(kuò)大知悉范圍和安全利用的原則。這些利用環(huán)節(jié)的管理要有專人負(fù)責(zé)，做好監(jiān)督、監(jiān)管工作。

（6）強(qiáng)化流程管理監(jiān)管，完善流程管理的審批流程和監(jiān)管措施。1）提高相關(guān)人員的安全意識(shí)，做好賬號(hào)和口令的保密工作。避免對(duì)外泄露自己的賬號(hào)、密碼，造成客戶資料外泄，誰(shuí)泄露誰(shuí)負(fù)責(zé)。定期進(jìn)行系統(tǒng)賬戶進(jìn)行梳理，對(duì)不再涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用的人員賬號(hào)予以收回禁用。2）規(guī)范使用人員的操作權(quán)限分配，不同崗位分配不同的角色，對(duì)應(yīng)不同的操作權(quán)限。嚴(yán)格規(guī)范權(quán)限分配，做到角色一致、權(quán)責(zé)統(tǒng)一。

篇（3）

21世紀(jì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用日漸廣泛，借助其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)歸納、處置功能，能夠?qū)崿F(xiàn)許多繁雜數(shù)據(jù)的妥善處理，將其應(yīng)用于院校的檔案管理中，能夠極大的提高管理的效率和質(zhì)量。隨著技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)逐漸體現(xiàn)，檔案管理信息系統(tǒng)成為各高等院校著力設(shè)計(jì)和開發(fā)的重要系統(tǒng)，對(duì)高校檔案管理的發(fā)展起到無可取代的推動(dòng)作用。

1 院校教學(xué)檔案的基本內(nèi)容

教學(xué)檔案是高校在進(jìn)行教W活動(dòng)中形成的檔案資料，包括文字、圖表、音頻、視頻等，是高校發(fā)展的縮影，具有極高的紀(jì)念和參考價(jià)值。按照檔案的內(nèi)容分類，院校的教學(xué)檔案大致分為以下幾類：

1.1 文件、規(guī)定等政策性資料

該類別涵蓋上級(jí)教育主管部門、學(xué)校、學(xué)院等下達(dá)的各類與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的文件、規(guī)定，是對(duì)教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行框架搭建、完善，制度體系理順和重、難點(diǎn)問題處置的重要資料，應(yīng)該將其作為重要的檔案內(nèi)容進(jìn)行妥善的整理、歸檔。

1.2 教學(xué)大綱、培養(yǎng)目標(biāo)等實(shí)踐性資料

這是對(duì)教學(xué)的文件、規(guī)定的細(xì)化和落實(shí)，包括具體的教學(xué)培養(yǎng)目標(biāo)、要求，專業(yè)設(shè)置和課程設(shè)計(jì)等。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對(duì)專業(yè)教學(xué)的教材、老師備課的教案和教學(xué)評(píng)價(jià)等進(jìn)行整理，形成歸檔資料。

1.3 學(xué)生名冊(cè)、成績(jī)等學(xué)生資料

學(xué)生作為教學(xué)活動(dòng)的對(duì)象，其個(gè)人資料是極為重要的，是教學(xué)檔案的基礎(chǔ)構(gòu)成。概況來說，包括學(xué)生的姓名、籍貫等基本信息，所學(xué)專業(yè)級(jí)課程學(xué)習(xí)情況，在校表現(xiàn)和畢業(yè)跟蹤等。是院校檢驗(yàn)和反思自身教學(xué)質(zhì)量的重要資料。

2 檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求分析

2.1 海量數(shù)據(jù)高速處理

毋庸置疑，院校的檔案資料數(shù)據(jù)量是極為龐大的，且呈現(xiàn)顯著的逐年增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，對(duì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理能力提出極高的要求，設(shè)計(jì)的檔案管理信息系統(tǒng)必須能夠快速存儲(chǔ)和處理海量的教學(xué)檔案，滿足院校對(duì)檔案管理工作的需要。

2.2 系統(tǒng)服務(wù)器虛擬化

伴隨這數(shù)據(jù)總量的增加，院校的檔案存儲(chǔ)所需要的計(jì)算機(jī)硬件的容量大幅提高，導(dǎo)致相關(guān)費(fèi)用占據(jù)院校財(cái)政支出的較大比例，給院校的發(fā)展造成極為不利的影響。鑒于此，應(yīng)該借助先進(jìn)的云技術(shù)，通過系統(tǒng)服務(wù)器的虛擬化降低對(duì)系統(tǒng)硬件的要求，起到降本增效的目的。

2.3 多平臺(tái)高效利用

檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用初衷在于提高檔案管理和利用的便捷性。所以，應(yīng)該順應(yīng)計(jì)算機(jī)終端的多元化發(fā)展潮流，構(gòu)建計(jì)算機(jī)、手機(jī)等多種載體的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用。

2.4 檔案管理安全防護(hù)

檔案管理信息系統(tǒng)是依托網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的數(shù)字化檔案管理體系，受到檔案屬性和網(wǎng)絡(luò)特性的影響，系統(tǒng)的安全防護(hù)成為設(shè)計(jì)和開發(fā)的重點(diǎn)，應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和訪問限制，對(duì)用戶進(jìn)行分類和管理，以此提高檔案管理的安全水平。

3 院校教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的功能架構(gòu)

按照各自功能的差異，系統(tǒng)的功能架構(gòu)分為三個(gè)層次，即平臺(tái)層、檔案管理層和業(yè)務(wù)規(guī)則模塊。

3.1 平臺(tái)層

所謂平臺(tái)層是指檔案管理信息系統(tǒng)的基本框架，包括管理系統(tǒng)的用戶界面、基本的功能按鈕和系統(tǒng)所能提供的基礎(chǔ)服務(wù)等。該層次是教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)所在，直接關(guān)系到系統(tǒng)的功能性。因此，必須重視該層次的設(shè)計(jì)和開發(fā)工作。

3.2 檔案管理層

檔案關(guān)聯(lián)信息系統(tǒng)是面向教師和學(xué)生的系統(tǒng)，理應(yīng)包涵學(xué)生和教師兩部分內(nèi)容，進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案管理層進(jìn)行分別設(shè)計(jì)，賦予不同的權(quán)限、功能和職能，確保用戶身份與檔案管理需求的相匹配。

3.3 業(yè)務(wù)規(guī)則模塊

該模塊是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行梳理和歸類，形成相應(yīng)的數(shù)字檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化改進(jìn)，形成體系齊全、架構(gòu)合理的教學(xué)檔案管理分支。

4 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)思路

4.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的軟硬件設(shè)施

硬件是支持系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)的基礎(chǔ)，應(yīng)該根據(jù)院校的檔案管理的內(nèi)容、數(shù)據(jù)量和功能需求進(jìn)行謹(jǐn)慎選擇，確保功能與需求相適應(yīng)。此外，還應(yīng)該考慮系統(tǒng)未來升級(jí)的可能，注意其拓展性和兼容性。本系統(tǒng)打算采用B/S結(jié)構(gòu)，前段頁(yè)面采用jsp技術(shù)開發(fā)，后臺(tái)程序基于Servlet+JavaBean技術(shù)及MySql數(shù)據(jù)庫(kù)，系統(tǒng)的最終目標(biāo)是大部分?jǐn)?shù)據(jù)顯示和操作都能再瀏覽器中完成，達(dá)到簡(jiǎn)單易用，權(quán)限明確，穩(wěn)定，方便維護(hù)，擴(kuò)展性良好的特點(diǎn)。

4.2 檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)步驟

4.2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建

對(duì)于院校的檔案管理信息系統(tǒng)來說，數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和調(diào)用的核心所在，應(yīng)該高度重視，通過妥善的構(gòu)建策略實(shí)現(xiàn)檔案資料的合理存儲(chǔ)。在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，首先對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的概念結(jié)構(gòu)進(jìn)行梳理，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)圖，之后進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的轉(zhuǎn)化，形成精練的邏輯結(jié)構(gòu)，進(jìn)而構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)。

4.2.2 主界面的設(shè)計(jì)

主界面是系統(tǒng)面向用戶的主要內(nèi)容，其設(shè)置的合理性和便捷性直接關(guān)系到用戶的使用體驗(yàn)。一般來說，檔案管理信息系統(tǒng)的主界面采取菜單式設(shè)計(jì)，即在界面的左側(cè)和上方設(shè)計(jì)對(duì)應(yīng)各功能的菜單，通過鼠標(biāo)單擊即可完成相應(yīng)功能菜單的調(diào)取，進(jìn)而按照相應(yīng)的指令進(jìn)行操作完成檔案的管理、查詢等功能。

4.2.3 用戶管理

從用戶的賬號(hào)功能角度分析，用戶分為三類，一是教師、二是學(xué)生、三是管理員。進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)該確保管理員具備足夠的權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。與此同時(shí)，應(yīng)該給予教師、學(xué)生不同的功能權(quán)限，使其能夠有效利用檔案管理信息系統(tǒng)。

4.2.4 附屬功能的實(shí)現(xiàn)

在實(shí)際的檔案管理工作中，涉及到打印、復(fù)制等多項(xiàng)內(nèi)容，這是檔案利用的主要途徑，系統(tǒng)在進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該考慮此問題，留設(shè)相應(yīng)的打印、復(fù)制接口，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的打印、復(fù)制等附屬功能，提高系統(tǒng)利用的便捷性。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上，借助檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)院校教學(xué)資料的有效管理是社會(huì)發(fā)展的需要，能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，應(yīng)得到院校的支持，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的快速構(gòu)建和應(yīng)用完善，發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]翟菲.舞蹈院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].教育科學(xué)：全文版，2016（06）：44-45.

[2]胡曉云.新建高校教學(xué)檔案管理的問題分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（08）：89-90.

篇（4）

中圖分類號(hào)：F206 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1723（2013）02-0089-02

一、引言

合同管理貫穿電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的始終，是一項(xiàng)重要的管理工作。尤其在當(dāng)前的背景下，世界金融危機(jī)的長(zhǎng)期影響仍將持續(xù)，國(guó)家拉動(dòng)內(nèi)需的方針不會(huì)改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實(shí)際上，良好的合同管理可以避免、預(yù)防或減少各種糾紛，促進(jìn)工程建設(shè)有序開展，實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益。

本文將具體分析合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，總結(jié)進(jìn)行合同管理的措施和方法重點(diǎn)，并從責(zé)任成本的角度，探討電力企業(yè)合同檔案管理的實(shí)施思路和改進(jìn)策略。具體而言，本文將結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，分析其合同管理的概念、特點(diǎn)，以及合同管理在責(zé)任成本管理中的地位和作用，結(jié)合責(zé)任成本管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，闡述實(shí)施合同管理的工作要點(diǎn)和應(yīng)用實(shí)施，建立可持續(xù)的創(chuàng)利和創(chuàng)譽(yù)運(yùn)行機(jī)制。

二、合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用分析

一般而言，合同是指平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。對(duì)于電力企業(yè)來說，總合同是主合同，是一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的根本大法。為履行主合同，在實(shí)施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認(rèn)單據(jù)。因此，電力企業(yè)合同管理除了對(duì)合同文本進(jìn)行管理，還要對(duì)書面原始證據(jù)進(jìn)行保存和管理。項(xiàng)目目標(biāo)分解過程中，派生出的各種經(jīng)濟(jì)合同包括勞務(wù)、購(gòu)銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進(jìn)行積極的管理?？傮w來看，合同管理對(duì)于電力企業(yè)而言具有以下特點(diǎn)：一是合同標(biāo)的以獨(dú)立工程項(xiàng)目為中心，多結(jié)構(gòu)、多層次的特點(diǎn)明顯。二是項(xiàng)目的邀約條件存在差異，地域性和行業(yè)性特征明顯。三是合同標(biāo)的內(nèi)容復(fù)雜、金額較大，合同具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性特點(diǎn)。四是合同簽訂后，各種要素必須按計(jì)劃到位，計(jì)劃性嚴(yán)格。

合同管理在電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的作用表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）合同管理是進(jìn)行成本管理的核心

電力企業(yè)的項(xiàng)目實(shí)施全都是通過一系列承發(fā)包合同來實(shí)現(xiàn)。通過對(duì)承包的內(nèi)容、范圍、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、索賠條款等條款的制定和履行和對(duì)管理目標(biāo)責(zé)任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責(zé)任成本管理工作需要建立有效的合同管理機(jī)制。

（二）合同管理在具備紐帶作用

責(zé)任成本管理實(shí)際上貫穿了項(xiàng)目的全過程，責(zé)任單元的責(zé)任預(yù)算以合同文本形式實(shí)現(xiàn)，是合同管理的基礎(chǔ)，也是制約合同雙方行為的準(zhǔn)則，是聯(lián)系的紐帶。

（三）合同管理能夠保障企業(yè)的合法權(quán)益

合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環(huán)境關(guān)系，與承包人的切實(shí)利益相關(guān)，電力企業(yè)可以結(jié)合工程特點(diǎn)利用合同權(quán)利組織施工，提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品，對(duì)其違約行為進(jìn)行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進(jìn)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的分?jǐn)偂?/p>

三、從責(zé)任成本的角度談合同管理的工作和要點(diǎn)

責(zé)任成本，即按照責(zé)任者的可控程度歸集責(zé)任者所應(yīng)負(fù)擔(dān)的成本。責(zé)任成本管理指的是將直接發(fā)生成本和費(fèi)用歸結(jié)到各生產(chǎn)單位和業(yè)務(wù)部門，將其作為責(zé)任單元，并采取合同形式逐級(jí)進(jìn)行承包的方法。責(zé)任成本管理包括設(shè)計(jì)和施工方案優(yōu)化、變更索賠管理、管理費(fèi)用控制等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前，電力企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識(shí)淡薄、經(jīng)營(yíng)運(yùn)作不規(guī)范、履約不力等管理責(zé)任缺陷造成。因此，企業(yè)在實(shí)施責(zé)任成本管理過程中，要能夠以企業(yè)合同檔案管理部門為中心，以項(xiàng)目合同管理為重點(diǎn)，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)處于可控狀態(tài)，提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平。從責(zé)任成本的角度看，合同管理的工作和要點(diǎn)如下：

（一）加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)

要加強(qiáng)電力企業(yè)對(duì)合同檔案管理部門和工作人員的培訓(xùn)，使其掌握合同管理知識(shí)，并在此基礎(chǔ)上建立專門的合同管理機(jī)構(gòu)。實(shí)際上，合同管理涉及工程招投標(biāo)、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業(yè)內(nèi)部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經(jīng)濟(jì)合同。因此，要針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，采取外培內(nèi)訓(xùn)相結(jié)合的方式，加強(qiáng)施工技術(shù)、工程造價(jià)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)過硬的檔案合同管理人員，在實(shí)踐中提高綜合素質(zhì)，將企業(yè)合同管理工作有效地組織起來，形成管理網(wǎng)絡(luò)，覆蓋施工企業(yè)各個(gè)層次。同時(shí)，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業(yè)應(yīng)該確保簽訂嚴(yán)密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎(chǔ)。在施工項(xiàng)目投標(biāo)階段，合同管理部門要會(huì)同有關(guān)部門對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，分析合同難點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)，形成書面報(bào)告，有效指導(dǎo)投標(biāo)報(bào)價(jià)。在合同簽訂階段，要再次對(duì)合同文本進(jìn)行研究，對(duì)發(fā)現(xiàn)業(yè)主開脫責(zé)任的條款等問題反復(fù)論證，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。

（二）對(duì)合同履行情況要進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤

在履行階段，合同檔案管理部門要嚴(yán)格按照合同要求，明確各方的責(zé)任義務(wù)，由各責(zé)任人具體控制，對(duì)費(fèi)用與控制指標(biāo)經(jīng)常進(jìn)行對(duì)比，對(duì)超標(biāo)情況及時(shí)反饋并查找原因。企業(yè)檔案合同管理部門要從宏觀角度對(duì)管理過程中的各種問題及時(shí)予以指導(dǎo)。

（三）加強(qiáng)索賠管理

項(xiàng)目履約中，要認(rèn)真分析研究合同，把準(zhǔn)變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強(qiáng)分包、分供合同的管理。同時(shí)，要及時(shí)組織項(xiàng)目竣工清算與結(jié)算，集中管理資金和財(cái)務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 李泓，鄭鳳君，趙玉珍.試論人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)化[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2007，（5）.

[2] 朱麗青.工程項(xiàng)目管理中合同全過程管理的規(guī)范化研究[J].建筑技術(shù)，2006，（5）.

[3] 謝瑞通，韓建平.建筑施工企業(yè)合同管理的幾點(diǎn)思考[J].甘肅科技，2009，25（1）.

篇（5）

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現(xiàn)今社會(huì)大環(huán)境下，企業(yè)為了維護(hù)自身的權(quán)益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場(chǎng)秩序和社會(huì)關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對(duì)企業(yè)合同檔案的管理進(jìn)行闡述。

2 企業(yè)合同檔案建立的必要性

企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實(shí)現(xiàn)某種經(jīng)濟(jì)目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。作為一家核電企業(yè)集團(tuán)下的二級(jí)子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運(yùn)行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環(huán)境的影響

隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的日益增強(qiáng)，近年來，國(guó)家提倡大力發(fā)展核電，對(duì)本企業(yè)的發(fā)展勢(shì)必帶來重大影響。國(guó)家引進(jìn)、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時(shí)展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強(qiáng)法制法律觀念，處理國(guó)際關(guān)系時(shí)，需要取長(zhǎng)補(bǔ)短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風(fēng)險(xiǎn)化解能力，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。而企業(yè)為維護(hù)自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，提供技術(shù)服務(wù)時(shí)會(huì)簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機(jī)制③。

2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求

企業(yè)每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國(guó)家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當(dāng)事人，對(duì)合同當(dāng)事人之外的任何單位和個(gè)人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當(dāng)然也有采購(gòu)合同，租賃合同、勞動(dòng)合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當(dāng)事方都需要通過利用合同檔案進(jìn)行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時(shí)

目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負(fù)責(zé)商務(wù)活動(dòng)的部門進(jìn)行管理，而采購(gòu)合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負(fù)責(zé)?；旧?，合同審批流程是由合同承辦人負(fù)責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時(shí)，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對(duì)比較分散，且在走流程時(shí)所花的時(shí)間不確定，周期長(zhǎng)短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進(jìn)行移交的，但往往移交歸檔不及時(shí)，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。

3.2 合同檔案的管理不規(guī)范

現(xiàn)國(guó)家對(duì)合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對(duì)企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對(duì)合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對(duì)合同文本進(jìn)行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個(gè)文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會(huì)議紀(jì)要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進(jìn)行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強(qiáng)

現(xiàn)階段，企業(yè)對(duì)文件的管理沒有專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機(jī)構(gòu)，但其職責(zé)并不對(duì)企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進(jìn)行負(fù)責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對(duì)崗位進(jìn)行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號(hào)出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。

4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號(hào)原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

按照國(guó)家對(duì)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實(shí)行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動(dòng)的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、資質(zhì)、信譽(yù)的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個(gè)專門的獨(dú)立類別來管理，對(duì)已要求歸檔的合同文本要加強(qiáng)質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強(qiáng)管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時(shí)，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識(shí)到企業(yè)合同檔案的重要性。在實(shí)際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時(shí)，通過利用合同檔案時(shí)，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時(shí)起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會(huì)到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會(huì)大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對(duì)合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時(shí)，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏?！痹谛畔⒒焖侔l(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲(chǔ)起來，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對(duì)合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號(hào)及檔案管理工作都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的在線處理和管理，完成實(shí)現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。

企業(yè)在辦公平臺(tái)上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實(shí)現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強(qiáng)，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進(jìn)行更改；另外，對(duì)紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強(qiáng)宣傳，樹立檔案意識(shí)和法律意識(shí)

近年來，企業(yè)加大了對(duì)部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對(duì)企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對(duì)比較少，爭(zhēng)取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識(shí)和簽約技巧，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同檔案管理人員的合同法律意識(shí)與工作責(zé)任感；另一方面加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識(shí)和法律意識(shí)，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進(jìn)檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定：當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對(duì)方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會(huì)涉及當(dāng)事人的一些重要機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對(duì)合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作⑩。

5 結(jié)束語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強(qiáng)重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機(jī)制，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)合同管理人員的效率意識(shí)和效益意識(shí)，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗(yàn)合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險(xiǎn)能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。

參考文獻(xiàn)

[1]沈紅 《芻議合同檔案管理》科技與企業(yè) 2013（06）

[2]《中華人民共和國(guó)合同法》

[3]盧麗云 《芻議合同檔案管理工作中問題和改進(jìn)措施》 企業(yè)文化 2014（04）

[4]李瑋 《企業(yè)合同檔案管理問題淺析》 黑龍江檔案 2013（01））

[5]蔡夏 羅 瑪 《論企業(yè)的合同管理》 知識(shí)經(jīng)濟(jì) 2012（09）

[6]周穎 《加強(qiáng)合同檔案管理 更好地為企業(yè)服務(wù)》蘭臺(tái)世界 2009 （08）

[7]中華人民共和國(guó)DA/T42-2009，企業(yè)檔案工作規(guī)范 [S]. 國(guó)家檔案局

[8]陳健靜 李珉俊 《關(guān)于企業(yè)合同檔案精益化管理問題與分析》商情 2012（32）

[9]樊抒婷 《論檔案信息化建設(shè)》 長(zhǎng)安學(xué)刊 2010年第1卷第1期

篇（6）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-8500（2013）03-0064-02

合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動(dòng)中與自然人、法人或其他組織就設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個(gè)獨(dú)特的特點(diǎn)，就是憑證性、規(guī)范性和時(shí)效性。合同作為企業(yè)對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴(yán)格的時(shí)效屬性，規(guī)范的合同管理是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復(fù)雜，材料多，參與人員廣、履行時(shí)間長(zhǎng)，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個(gè)企業(yè)必須重視的課題。

一、健全規(guī)章制度，明確管理責(zé)任

合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關(guān)管理制度，明晰合同檔案管理責(zé)任，明確責(zé)任單位和責(zé)任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)簽訂誰(shuí)履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個(gè)職能部門中。檔案管理部門對(duì)合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會(huì)主動(dòng)將應(yīng)歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權(quán)益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關(guān)鍵。

在市場(chǎng)條件下，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關(guān)系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對(duì)一定金額以上的合同及重大合同進(jìn)行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會(huì)簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應(yīng)在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動(dòng)與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對(duì)合同檔案管理負(fù)責(zé)，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時(shí)歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責(zé)要做好統(tǒng)計(jì)、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達(dá)到優(yōu)質(zhì)高效，具備規(guī)范性和時(shí)效性。

二、強(qiáng)化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性

（一）合同檔案齊全完整的重要性

合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實(shí)物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補(bǔ)充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對(duì)方資信調(diào)查資料、來往文書、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗?、現(xiàn)場(chǎng)簽證、會(huì)簽單及合同招投標(biāo)過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實(shí)施時(shí)間長(zhǎng)，如大型建筑工程需要幾年時(shí)間，特別有些單位只注重主合同的收集，對(duì)相關(guān)會(huì)議紀(jì)要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴(yán)重的會(huì)影響了合同結(jié)算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟(jì)合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進(jìn)行一項(xiàng)大型技改工程，其中基礎(chǔ)工程抽沙回填。有關(guān)管理人員十幾年后被誣告，說當(dāng)時(shí)該工程采取圍標(biāo)，招投標(biāo)造假，且在工程結(jié)算時(shí)隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機(jī)關(guān)到單位進(jìn)行取證，查閱了當(dāng)時(shí)合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標(biāo)文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標(biāo)和簽署合同過程的影像檔案和會(huì)議紀(jì)要，整個(gè)工程起止過程材料十分齊全、準(zhǔn)確，足以證明合同招投標(biāo)過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設(shè)計(jì)變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機(jī)關(guān)認(rèn)為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當(dāng)事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。

（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時(shí)、完整

合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應(yīng)及時(shí)收集、整理合同簽訂、履行等相關(guān)資料。對(duì)方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時(shí)合同主辦部門就將合同正本及相關(guān)資料提交合同歸口管理部門歸檔；對(duì)于我方先行簽章的合同交付對(duì)方簽章后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間（如10個(gè)工作日等）內(nèi)取得對(duì)方簽章的正式合同文本，及時(shí)交合同歸口管理部門歸檔。履行時(shí)間長(zhǎng)的合同當(dāng)雙方主要權(quán)利與義務(wù)履行完畢后應(yīng)及時(shí)交合同歸口管理部門。

（三）合同檔案的收集要求

合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質(zhì)量。合同檔案的收集應(yīng)及時(shí)才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應(yīng)實(shí)時(shí)歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。

三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編

（一）明確合同檔案的歸檔范圍

除在管理制度規(guī)范明確責(zé)任單位和責(zé)任人、健全責(zé)任網(wǎng)絡(luò)外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應(yīng)歸檔的材料包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會(huì)簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術(shù)協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉(zhuǎn)讓、終止等合同補(bǔ)充協(xié)議 （有補(bǔ)充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質(zhì)材料，包括：對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營(yíng)許可證等資信資料；對(duì)方簽約人、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價(jià)及招投標(biāo)資料、意向書、備忘錄、會(huì)談?dòng)涗?、中?biāo)單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產(chǎn)生的應(yīng)歸檔）包括：送達(dá)回執(zhí)或確認(rèn)書、往來信函、電報(bào)、傳真、電子郵件、質(zhì)量異議書、催款通知書等。（8）合同驗(yàn)收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認(rèn)單、驗(yàn)收確認(rèn)書、測(cè)試報(bào)告、工作報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（9）合同終結(jié)表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內(nèi)容外，還包括合同形成過程中的有關(guān)上級(jí)主管部門及政府（或相關(guān)部門）報(bào)批文件、批準(zhǔn)證書、領(lǐng)導(dǎo)批示等文檔資料。

合同檔案歸檔時(shí)一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關(guān)材料以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時(shí)根據(jù)合同統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬與檔案移交清單認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。有合同管理軟件運(yùn)行條件的單位可將電子文本實(shí)時(shí)邏輯歸檔，再按規(guī)定進(jìn)行合同檔案實(shí)體歸檔和電子版的物理歸檔。

（二）合同檔案的整理要求

合同檔案的整理必須保持一份合同內(nèi)相關(guān)資料的有機(jī)聯(lián)系，保證合同的完整性；應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ)，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。

（三）規(guī)范合同檔案的分類整理

合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實(shí)行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項(xiàng)一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負(fù)責(zé)合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對(duì)單項(xiàng)合同（如采購(gòu)、單項(xiàng)工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強(qiáng)的合同（如建筑、財(cái)務(wù)等），在整編中可多設(shè)一級(jí)類目，使合同檔案間關(guān)系更加清晰。檔案管理部門要肩負(fù)起合同檔案指導(dǎo)責(zé)任，指導(dǎo)相關(guān)業(yè)務(wù)人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。

四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益

合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當(dāng)重要。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)編制合同檔案檢索工具，及時(shí)有效地提供合同檔案利用服務(wù)。合同檔案的利用應(yīng)制度化，按保密規(guī)定設(shè)定利用者權(quán)限，并按規(guī)定進(jìn)行登記。檔案管理部門可對(duì)合同檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。

一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應(yīng)用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運(yùn)轉(zhuǎn)效率，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實(shí)時(shí)歸檔、實(shí)現(xiàn)資源共享，便于服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

二是加強(qiáng)對(duì)企業(yè)管理人員業(yè)務(wù)和相關(guān)法律知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作主動(dòng)性和提高法律意識(shí)，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。

三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實(shí)例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實(shí)例的編寫是凸顯檔案價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關(guān)鍵點(diǎn)，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對(duì)維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

篇（7）

西氣東輸工程檔案管理部門在開展工作之初，就遇到因合同中未包含有關(guān)工程資料要求的條款，在要求乙方單位提交相關(guān)資料時(shí)發(fā)生扯皮現(xiàn)象的情況。檔案部門及時(shí)協(xié)調(diào)合同管理部門，向他們說明問題，提出在合同簽訂時(shí)加入檔案有關(guān)要求條款的想法，努力取得他們的支持。開始一個(gè)階段，是合同管理部門在審核合同時(shí)，代檔案部門審核是否包括檔案有關(guān)要求條款，但受專業(yè)所限，合同管理人員不了解檔案有關(guān)要求，每次都要與檔案部門溝通后才能確定檔案有關(guān)條款，于是，在合同管理部門修訂合同會(huì)審程序時(shí)，就加入了檔案部門會(huì)審環(huán)節(jié)，由檔案部門自己審核，確保了合同中都加入明確檔案有關(guān)要求的條款，相關(guān)條款主要是以下兩個(gè)方面：

1.有關(guān)項(xiàng)目檔案要求的條款。各部門簽訂的合同中，必須要結(jié)合合同內(nèi)容，編寫具體條款，明確合同執(zhí)行完畢時(shí)合同乙方應(yīng)向甲方提交的項(xiàng)目檔案的范圍、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時(shí)間以及對(duì)所提交的項(xiàng)目檔案的整理、歸檔責(zé)任。這項(xiàng)條款使合同乙方單位在簽署合同時(shí)，就對(duì)檔案要求有了概念，也明確了檔案的有關(guān)要求，避免了合同結(jié)束時(shí)，就合同執(zhí)行中產(chǎn)生的資料的歸檔問題發(fā)生扯皮現(xiàn)象。

2.有關(guān)檔案保證金的條款。在合同中設(shè)立有關(guān)檔案保證金的條款，預(yù)留項(xiàng)目檔案質(zhì)量保證金。這筆預(yù)留款的多少，由制定合同的各有關(guān)部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質(zhì)量保證金捆綁在一起，通常在合同價(jià)款的10％左右。這項(xiàng)條款加入了經(jīng)濟(jì)制約手段，把項(xiàng)目檔案的編制和提交作為工程實(shí)施的一項(xiàng)內(nèi)容，不完成就無法拿到完整的工程款，強(qiáng)制合同乙方單位及時(shí)認(rèn)真完成。

通過合同會(huì)審流程中加入檔案審核的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化了各部門的檔案管理意識(shí)，在全公司范圍內(nèi)建立了通過合同簽訂環(huán)節(jié)控制檔案管理的概念，避免了合同資料歸檔時(shí)的扯皮現(xiàn)象，促進(jìn)了工程檔案歸檔工作。隨著公司員工檔案意識(shí)的不斷加強(qiáng)，經(jīng)協(xié)商，檔案部門、合同管理部門在修訂合同管理程序時(shí)，直接將檔案有關(guān)要求條款寫入公司通用合同范本的專用條款中。也就是說，按照公司合同范本，公司簽訂的每一份合同，都有關(guān)于資料要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡(jiǎn)化合同會(huì)審流程的同時(shí)，達(dá)到了通過合同簽訂環(huán)節(jié)強(qiáng)化檔案管理的目的。

二、強(qiáng)化合同執(zhí)行過程中的檔案管理

工程開展過程中，對(duì)工程資料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和編制對(duì)于保證工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性至關(guān)重要，西氣東輸檔案部門注重合同執(zhí)行中的過程管理，強(qiáng)化過程培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查工作，及時(shí)了解工程資料產(chǎn)生、收集、編制情況，督促參建單位竣工資料編制工作。

1.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案編制管理培訓(xùn)工作。根據(jù)實(shí)際需要，檔案部門在工程整體開工前、分段開工前、工程進(jìn)展中可組織開展靈活多樣的各類檔案培訓(xùn)。培訓(xùn)中明確項(xiàng)目檔案編制要求及各方責(zé)任，下發(fā)項(xiàng)目檔案編制手冊(cè)、表格模板等，指導(dǎo)項(xiàng)目檔案表格的填寫方法等。做到項(xiàng)目開工之初，各參建單位就清楚項(xiàng)目檔案的編制要求和方法。

2.不定期開展項(xiàng)目檔案編制現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、檢查工作。參建單位因?yàn)楣て诿Α⑷藛T緊張等多方原因，項(xiàng)目檔案管理工作容易滯后，必須要有外力推動(dòng)參建單位實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案編制工作與工程建設(shè)同步的目標(biāo)。檔案部門積極主動(dòng)開展工作，將檔案指導(dǎo)、檢查、督促工作延伸到工程一線。在西氣東輸工程開展過程中，檔案部門開展了大量的沿線竣工資料編制檢查、指導(dǎo)工作，通過現(xiàn)場(chǎng)檢查、指導(dǎo)，不僅能隨時(shí)了解各單位檔案收集、編制工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)存在問題使之得到及時(shí)糾正和整改，還可提高項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)檔案管理的重視程度，配備足夠人力、物力進(jìn)行項(xiàng)目檔案編制工作，保證項(xiàng)目檔案編制進(jìn)度。

3.通過竣工資料監(jiān)理周報(bào)制度，強(qiáng)化工程檔案過程控制。西氣東輸工程橫跨新疆至上海十一個(gè)省、市、自治區(qū)，工程檔案過程監(jiān)控難度大，檔案部門充分發(fā)揮監(jiān)理職能，建立“竣工資料監(jiān)理周報(bào)制度”，要求監(jiān)理對(duì)所轄區(qū)段參建單位竣工資料工作定期檢查、巡回指導(dǎo)和監(jiān)督，每周匯總區(qū)段參建單位竣工資料編制情況，形成竣工資料監(jiān)理周報(bào)，上報(bào)到工程和檔案管理部門。通過監(jiān)理單位對(duì)參建單位竣工資料日常管理、時(shí)時(shí)監(jiān)督，加強(qiáng)參建單位對(duì)檔案、竣工資料的管理力度，從而實(shí)現(xiàn)了檔案部門對(duì)西氣東輸全線竣工資料的過程控制。

在合同執(zhí)行過程的跟蹤管理中，檔案部門會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案編制工作嚴(yán)重滯后或忽視項(xiàng)目檔案管理的情況，通過協(xié)商工程管理部門，采取延遲支付合同進(jìn)度款措施，強(qiáng)制項(xiàng)目檔案管理薄弱的參建單位重視項(xiàng)目檔案編制工作，確保工程資料收集及時(shí)、編制整理規(guī)范，建立了全線竣工資料編制管理工作與工程建設(shè)同步的良好局面。

三、通過財(cái)務(wù)付款程序，嚴(yán)把合同付款關(guān)

篇（8）

中圖分類號(hào)：K826.16 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

建設(shè)工程合同是承包人進(jìn)行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價(jià)款的合同。是指由承包人進(jìn)行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價(jià)款的合同，通常包括建設(shè)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工合同。

一、建設(shè)工程合同的管理內(nèi)容

在我國(guó)建設(shè)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開工到竣工檢查過程中，工程合同管理工作需做到以下幾點(diǎn)。

（1）建立工程合同管理的體系及管理制度，同時(shí)建立健全相關(guān)的合同管理檔案制度。

（2）在建立工程合同簽訂關(guān)系之前，需持以認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，以事前做好相應(yīng)的市場(chǎng)預(yù)測(cè)、資訊調(diào)研等準(zhǔn)備工作。

（3）在工程合同簽訂中，需要進(jìn)行嚴(yán)格管理。由于簽訂工程合同是一種法律行為，簽字雙方要擔(dān)負(fù)一定的權(quán)責(zé)，責(zé)任雙方必須以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度擬定合同的內(nèi)容條款，同時(shí)確保工程合同的合法、公平原則。

（4）在責(zé)任雙方簽訂工程合同后，要認(rèn)真履行合同相關(guān)的內(nèi)容要求，按照合同內(nèi)容對(duì)在建設(shè)過程中發(fā)生的相關(guān)變更索賠事件和合同糾紛事件予以及時(shí)處理。

二、建設(shè)工程合同的分類及要求

工程合同通常都貫穿于工程項(xiàng)目的整個(gè)建設(shè)過程中，尤其是大、中型建設(shè)項(xiàng)目，需要從立項(xiàng)開始經(jīng)歷一個(gè)異常繁雜的過程。我國(guó)建設(shè)工程中合同類型可分為以下4 種。

（1）建筑工程勘察設(shè)計(jì)合同。建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目責(zé)任人要在與設(shè)計(jì)單位代表完成事前的勘察及設(shè)計(jì)任務(wù)后，明確責(zé)任雙方的權(quán)利及義務(wù)，合同內(nèi)容通常涉及有關(guān)的基礎(chǔ)資料、勘察設(shè)計(jì)文件、質(zhì)量控制要求及實(shí)體工程造價(jià)等。

（2）建設(shè)工程委托監(jiān)理合同。建設(shè)單位派請(qǐng)具有相關(guān)資質(zhì)的監(jiān)理機(jī)構(gòu)代表為權(quán)利代表，對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)體建設(shè)過程進(jìn)行全程監(jiān)督與管理。簽訂的建設(shè)工程委托監(jiān)理合同的內(nèi)容一般涉及監(jiān)理對(duì)象、雙方責(zé)任主體的權(quán)利以及其他一些相關(guān)的內(nèi)容，而合同要求的工作內(nèi)容是通過監(jiān)理機(jī)構(gòu)為建設(shè)項(xiàng)目提供高質(zhì)量的技術(shù)服務(wù)。

（3）建設(shè)工程承包施工合同。建設(shè)工程承包施工合同是承包責(zé)任人履行施工任務(wù)的依據(jù)性文件，其內(nèi)容主要包括工程范圍、施工工期、開工與竣工時(shí)間、工程施工質(zhì)量及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、工程造價(jià)成本、技術(shù)資料的交付時(shí)間、材料及設(shè)備的供應(yīng)、質(zhì)量保修范圍、保質(zhì)期和雙方互相協(xié)作條款等。

（4）建設(shè)工程物資采購(gòu)合同。建設(shè)工程項(xiàng)目的物資采購(gòu)合同具有一般合同的法律約束力，它指的是具有平等主體的自然法人、其他物資組織之間為實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程項(xiàng)目的物資買賣關(guān)系而建立的關(guān)于供求雙方相互權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的文本協(xié)議。

建設(shè)工程合同管理要求。建設(shè)工程合同需要合法的管理與維護(hù)，以防范在建設(shè)工程中出現(xiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)，這也對(duì)相應(yīng)的工程合同管理工作提出了一定要求。簽訂工程合同的主體必須具有相應(yīng)的法人資質(zhì)，并且要求法人必須是能夠獨(dú)立承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任的企業(yè)組織。不具有資質(zhì)的其他部門、機(jī)構(gòu)以及自然人不能私自簽訂合同。因此，在簽訂合同之前應(yīng)對(duì)簽訂合同的當(dāng)事人的資質(zhì)和資信能力進(jìn)行全面調(diào)查，以確保簽字的法人單位有能力履約工程合同；簽訂的工程合同需以書面形式表達(dá)，其內(nèi)容要包括當(dāng)事人的名稱、住所，合同的抬頭、落款、公章以及簽字當(dāng)事人提供的資信情況與載明的當(dāng)事人的法人名稱、住址要保持一致。

三、建設(shè)工程合同在工程中的作用

本文主要以建設(shè)施工合同為例分析建設(shè)工程合同在工程中的重要作用。建設(shè)施工合同是建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主與承包人需共同遵守的具有法律效力的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件，具有特殊性和繁雜性。在簽訂施工合同之后，為實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)目標(biāo)，建設(shè)單位與施工單位在協(xié)議中都會(huì)明確雙方的相互權(quán)責(zé)與義務(wù)關(guān)系，因此，在履約過程中都要以施工合同的內(nèi)容要求作為主要依據(jù)，并將其作為業(yè)主單位進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)，撥付計(jì)量款，控制施工質(zhì)量、工期和成本，以順利促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的重要憑據(jù)。由此可見，一份內(nèi)容全面的施工合同將對(duì)實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、進(jìn)度和成本目標(biāo)起到事半功倍的效果，同時(shí)也會(huì)對(duì)規(guī)范工程管理和提高管理效率起到較好的促進(jìn)作用。

四、加強(qiáng)工程合同管理的措施

為加強(qiáng)合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，應(yīng)做好以下幾方面的工作：

（1）增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)

做好工程合同的管理工作，意識(shí)是關(guān)鍵。首先要爭(zhēng)取項(xiàng)目經(jīng)理部對(duì)合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強(qiáng)合同管理人員的檔案意識(shí)，使他們知道自己承擔(dān)著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。最后要說明的是，檔案意識(shí)是合同管理人員的最基本的素質(zhì)與要求，對(duì)合同管理工作起著至關(guān)鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎(chǔ)和基礎(chǔ)前提。

（2）建立完善的管理制度

企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進(jìn)行。從項(xiàng)目的立項(xiàng)階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗(yàn)收的檔案管理工作與五大目標(biāo)等同視之，設(shè)置相關(guān)的機(jī)構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個(gè)完整的管理體系，專門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應(yīng)建立一套可靠的管理方針和實(shí)施細(xì)則，使每個(gè)檔案管理人員都明確自己的管理職責(zé)，保證日常工作的規(guī)范，充分發(fā)揮工程合同在工程各個(gè)方面的作用。

（3）加強(qiáng)合同信息化建設(shè)

伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫(kù)、合同分析系統(tǒng)等。工程建設(shè)應(yīng)該運(yùn)用這點(diǎn)，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，加快合同信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。

（4）加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)

要想要做好工程合同的管理工作，對(duì)檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，全面了解合同的內(nèi)容、特點(diǎn)、規(guī)律和方法，又要學(xué)習(xí)了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強(qiáng)對(duì)工作崗位的責(zé)任心和使命感。由此可見，勢(shì)必要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)行合同管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，使工程從由始至終都規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質(zhì)量。

（5）嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)

一般而言，工程在竣工驗(yàn)收前，都會(huì)對(duì)工程合同進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，一旦出現(xiàn)合同驗(yàn)收不合格的情況，是不可以進(jìn)行竣工驗(yàn)收的。所以在工程竣工驗(yàn)收過程中，工程合同的各級(jí)管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)，要仔細(xì)審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實(shí)性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。

五、結(jié)論

對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目，需要事前分析施工合同履約過程中的風(fēng)險(xiǎn)因素，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)大的工程更要強(qiáng)化合同分析工作，以避免或減少合同風(fēng)險(xiǎn)因素帶來的問題。

參考文獻(xiàn)：

篇（9）

近年來，隨著建設(shè)領(lǐng)域的市場(chǎng)化和投資主體的多元化發(fā)展，項(xiàng)目管理變得急功近利，建設(shè)領(lǐng)域的“三重三輕”現(xiàn)象日益凸現(xiàn)，即重項(xiàng)目投資、進(jìn)度和質(zhì)量管理輕項(xiàng)目檔案管理；重檔案驗(yàn)收前突擊整理輕項(xiàng)目建設(shè)中對(duì)檔案的過程管理；重項(xiàng)目檔案的齊全完整輕對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化整理。上述現(xiàn)象導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創(chuàng)新建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式，提升檔案部門“話語(yǔ)權(quán)”，加大對(duì)項(xiàng)目檔案管控力度，補(bǔ)上建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的“短板”。筆者經(jīng)過多年的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐和探索，認(rèn)為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理，下面，從三個(gè)方面進(jìn)行分析探討。

1 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的可行性分析

建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項(xiàng)目檔案的質(zhì)量要求、管理職責(zé)、違約責(zé)任，通過履行合同條款實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理的工作機(jī)制。筆者認(rèn)為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：

1.1 從法定依據(jù)分析。《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規(guī)定“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任”。[1]另外，由于合同是聯(lián)系業(yè)主和參建單位的橋梁和紐帶，項(xiàng)目實(shí)施的過程也是合同履行的過程，項(xiàng)目檔案管理作為項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，理應(yīng)通過合同的訂立和履行來實(shí)現(xiàn)。因此，通過強(qiáng)化合同管理來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理具有法定依據(jù)。[2]

1.2 從業(yè)務(wù)需求分析。項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的歷史見證，業(yè)主和參建單位都期望進(jìn)行規(guī)范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業(yè)技能不能滿足項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的需要，需要建設(shè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。而建設(shè)單位檔案部門由于工作千頭萬(wàn)緒，不可能在項(xiàng)目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔(dān)負(fù)起項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔責(zé)任，雙方互補(bǔ)性強(qiáng)，容易對(duì)合同中的檔案管理?xiàng)l款達(dá)成共識(shí)。

1.3 從預(yù)期效果分析。建設(shè)項(xiàng)目的合同涵蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、采購(gòu)、環(huán)保、地質(zhì)勘測(cè)等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設(shè)環(huán)節(jié)，項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實(shí)現(xiàn)無縫管理。不會(huì)導(dǎo)致無主檔案或責(zé)任缺失的情況發(fā)生，有利于項(xiàng)目檔案的齊全、完整和有效管理。同時(shí)，因合同具有法律約束力，可以有效規(guī)避傳統(tǒng)管理模式缺乏管控手段的弊端，預(yù)期效果明顯。

2 建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的基本框架

2.1 規(guī)范招標(biāo)文件，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理打好基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)管理模式下，因多數(shù)招標(biāo)文件很少涉及檔案管理的具體內(nèi)容，導(dǎo)致在合同中增加檔案管理?xiàng)l款時(shí)，遭到合同乙方的抵制。為此，經(jīng)與相關(guān)部門充分溝通和協(xié)調(diào)，在項(xiàng)目招標(biāo)書中增加了檔案管理的具體要求，投標(biāo)方需對(duì)檔案管理?xiàng)l款進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)應(yīng)答，作為中標(biāo)單位簽訂合同的依據(jù)，避免了在合同簽訂和履行中出現(xiàn)推諉“扯皮”現(xiàn)象，為項(xiàng)目檔案合同化管理提供了依據(jù)，奠定了基礎(chǔ)。

2.2 固化參建單位職責(zé)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的載體，合同約定的內(nèi)容直接影響項(xiàng)目檔案管理的效果，因此，合同內(nèi)容既要全面，又要突出重點(diǎn)，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權(quán)責(zé)明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個(gè)方面：

2.2.1 質(zhì)量要求。為確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，合同條款應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累、整理、驗(yàn)收、歸檔工作提出具體的質(zhì)量要求：①項(xiàng)目檔案載體及字跡材料要求；②項(xiàng)目檔案的歸檔范圍；③項(xiàng)目檔案的整理規(guī)范；④項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容及評(píng)分細(xì)則；⑤項(xiàng)目檔案的歸檔要求。

2.2.2 管理職責(zé)。合同條款在確定參建單位的管理職責(zé)時(shí)，應(yīng)總分結(jié)合，職責(zé)明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于參建單位各司其職，各負(fù)其責(zé)，共同做好項(xiàng)目檔案管理工作。由于監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行投資、進(jìn)度和質(zhì)量控制，在監(jiān)理合同中明確并落實(shí)監(jiān)理單位在項(xiàng)目檔案工作中的監(jiān)管職責(zé)，是實(shí)現(xiàn)對(duì)文件材料實(shí)時(shí)監(jiān)控和全過程管理的關(guān)鍵所在。[3]具體來講，建設(shè)單位負(fù)責(zé)前期依據(jù)性文件及竣工驗(yàn)收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察設(shè)計(jì)文件的收集整理，施工單位負(fù)責(zé)竣工技術(shù)文件的收集和整理，供貨單位負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)資料、安裝調(diào)試、軟件研發(fā)、功能測(cè)試等文件的收集和整理，監(jiān)理單位除負(fù)責(zé)監(jiān)理文件的收集整理外，負(fù)責(zé)匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊(cè)。

2.2.3 違約責(zé)任。為提高參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案的重視程度，合同應(yīng)設(shè)立檔案質(zhì)量保證金條款。根據(jù)投資規(guī)模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗(yàn)收時(shí)檔案綜合評(píng)定分?jǐn)?shù)在90分以上（含90分），竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)全額退還檔案質(zhì)保金；如果檔案評(píng)定分?jǐn)?shù)在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質(zhì)量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評(píng)定分?jǐn)?shù)在60分以下，則沒收全部檔案質(zhì)保金，將其中一部分作為聘請(qǐng)專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行整理的經(jīng)費(fèi)。

2.3 強(qiáng)化項(xiàng)目法人管理義務(wù)，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供組織保障。建設(shè)單位作為項(xiàng)目建設(shè)的法人代表，是項(xiàng)目檔案管理工作的組織核心，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目檔案工作負(fù)有組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)的總體責(zé)任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對(duì)勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、環(huán)保、供貨等單位進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查等，合同條款應(yīng)明確項(xiàng)目法人的權(quán)利義務(wù)：

①審閱監(jiān)理周報(bào)，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)通過監(jiān)理周報(bào)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。②編制項(xiàng)目檔案管理手冊(cè)，將有關(guān)項(xiàng)目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制成冊(cè)，通過多種形式對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項(xiàng)目專兼職檔案人員業(yè)務(wù)技能。③邀請(qǐng)行業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門或檔案行政管理機(jī)關(guān)對(duì)項(xiàng)目檔案的管理情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)，加強(qiáng)過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收。根據(jù)合同條款中檔案驗(yàn)收評(píng)分細(xì)則，對(duì)項(xiàng)目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、編目整理情況、安全保管情況逐項(xiàng)打分，確定檔案驗(yàn)收等級(jí)。

2.4 嚴(yán)格落實(shí)質(zhì)量保證金支付會(huì)簽制度，為建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理提供管控手段。為增強(qiáng)檔案質(zhì)量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質(zhì)保金支付會(huì)簽制度，即向參建單位支付檔案質(zhì)量保證金，應(yīng)履行項(xiàng)目主管部門、財(cái)務(wù)部門、檔案部門三方會(huì)簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進(jìn)行款項(xiàng)支付。[4]檔案質(zhì)量保證金是項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中摸索的行之有效的方法，對(duì)提高參建單位對(duì)檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識(shí)，提升檔案部門在項(xiàng)目建設(shè)中的話語(yǔ)權(quán)，提升項(xiàng)目檔案管理水平具有重要意義。

3 項(xiàng)目檔案合同化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題

為讓合同化管理模式切實(shí)取得成效，真正體現(xiàn)出傳統(tǒng)管理模式不具有的法律約束力、經(jīng)濟(jì)管控力等優(yōu)勢(shì)，在實(shí)施過程中應(yīng)處理好以下幾個(gè)問題：

3.1 加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式的順利實(shí)施，需要同很多部門進(jìn)行充分的溝通和協(xié)調(diào)，在取得理解和支持的基礎(chǔ)上，積極促進(jìn)建設(shè)流程的再造，例如：在項(xiàng)目招標(biāo)書的編制中增加檔案部門會(huì)審職責(zé)，在合同簽訂中增加檔案部門會(huì)簽環(huán)節(jié)，在竣工驗(yàn)收中強(qiáng)化檔案部門的組織管理職責(zé)，在檔案質(zhì)保金支付中賦予檔案部門“一票否決權(quán)”，提高檔案部門在項(xiàng)目管理中的話語(yǔ)權(quán)，以增強(qiáng)管控手段的有效性。

3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設(shè)工程檔案質(zhì)量，容易產(chǎn)生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)規(guī)范，[5]在項(xiàng)目檔案的形成、收集、積累、整理、驗(yàn)收、移交歸檔等工作中做到有據(jù)可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規(guī)范、有序，為合同化管理順利實(shí)施保駕護(hù)航。

3.3 量化考核指標(biāo)。在項(xiàng)目檔案合同化管理中應(yīng)改變“做多做少一個(gè)樣，做好做壞一個(gè)樣”的“大鍋飯”考評(píng)機(jī)制，完善正向激勵(lì)措施，量化考核指標(biāo)。例如：將項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果作為建設(shè)單位檔案部門年度績(jī)效考核的加（減）分項(xiàng)目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關(guān)人員盡職盡責(zé)做好項(xiàng)目檔案管理工作。

3.4 推行項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)。建設(shè)單位檔案部門應(yīng)積極推行項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)制度，在竣工驗(yàn)收后審視各個(gè)工作環(huán)節(jié)和做法的利弊得失，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法，優(yōu)化工作流程，完善作業(yè)模式，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制的運(yùn)行活力。同時(shí)，將項(xiàng)目檔案管理后評(píng)價(jià)同合同爭(zhēng)議解決結(jié)合起來，在實(shí)踐中摸索管控分歧和解決爭(zhēng)議的有效途徑和方法，并逐步優(yōu)化、完善合同條款，促使項(xiàng)目檔案合同化管理模式日臻完善。

結(jié)論：實(shí)踐證明，建設(shè)項(xiàng)目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項(xiàng)目檔案管理中的話語(yǔ)權(quán)，通過合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，目標(biāo)明確、措施具體、管控有力，為項(xiàng)目檔案的科學(xué)、有效管理提供一種新的思路和模式。

參考文獻(xiàn)：

[1]DA/T28-2002，國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].

[2]劉海波.合同管理強(qiáng)化建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的做法[J].中國(guó)檔案，2010（9）：50～51.

[3]裴嵐.淺議企業(yè)重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理[J].云南檔案，2008（3）：25～26.

篇（10）

工程施工承包合同是施工承包方和業(yè)主兩方在一定時(shí)間內(nèi)為完成某項(xiàng)工程任務(wù)進(jìn)行簽訂的契約。工程施工合同管理則是指業(yè)主委托監(jiān)理方對(duì)工程施工承包合同進(jìn)行的管理，工程監(jiān)理師利用施工承包方和業(yè)主二者之間依法簽訂的合同為準(zhǔn)則，使得工程質(zhì)量得以保證。并且在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)利用比較低的成本費(fèi)用達(dá)到工程項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)，同時(shí)應(yīng)用公平、科學(xué)、合理的原則處理雙方權(quán)利和責(zé)任之間的關(guān)系，對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行有效管理。這也是施工合同管理的基本內(nèi)容的體現(xiàn)。

一、簡(jiǎn)述合同管理于工程監(jiān)理的重要性

（一）合同具有較強(qiáng)的法力約束效力

工程監(jiān)理是施工管理中的重要環(huán)節(jié)，建設(shè)單位的業(yè)主或者建設(shè)單位通過招標(biāo)的方式對(duì)施工單位進(jìn)行擇優(yōu)錄取，將項(xiàng)目管理工作交予其監(jiān)管。工程承包合同和監(jiān)理委托合同是監(jiān)理工程師進(jìn)行監(jiān)理工作的依據(jù)。委托是一種契約關(guān)系，委托是以契約形式存在的一種雙方之間的合作關(guān)系，而工程監(jiān)理的管理是以管理性的政府監(jiān)理經(jīng)濟(jì)法律和委托過程中的社會(huì)監(jiān)理經(jīng)濟(jì)法律的綜合。工程承包合同以國(guó)家經(jīng)濟(jì)合同法作為法律依據(jù)。監(jiān)理工作的依據(jù)是委托雙方簽訂的合同，合同一旦具有法力效力就可以說監(jiān)理工作受到法律的保護(hù)。從以上論斷可以看出，合同管理在監(jiān)理工作中的重要地位。

（二）加強(qiáng)合同管理有助于監(jiān)理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

建立目標(biāo)控制一方面在于采取科學(xué)有效的方法和手段，另一方面主要是取決于合同管理和控制的好壞與否。項(xiàng)目施工的行為和過程要滿足合同的要求，一方面建設(shè)行為要合乎合同規(guī)范，施工建設(shè)過程要得到監(jiān)理工程師的肯定，另一方面工程建設(shè)效果也要讓業(yè)主滿意。因此，加強(qiáng)合同管理有助于建立目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)費(fèi)用控制是做好監(jiān)理工作的有效手段

費(fèi)用控制時(shí)間里工作中四大控制內(nèi)容的核心，也是進(jìn)行進(jìn)度控制與質(zhì)量控制的有效手段。費(fèi)用、進(jìn)度、質(zhì)量控制目標(biāo)的制定是經(jīng)過合同形式確定的。因此，合同管理在整個(gè)監(jiān)理工作中是最基本的工作也是重要的手段。監(jiān)理工程師在項(xiàng)目施工中進(jìn)行的監(jiān)理工作其實(shí)質(zhì)上也就是合同管理工作。建立行業(yè)在建設(shè)市場(chǎng)中作為主體之間參與到建設(shè)工程的管理環(huán)節(jié)中，要想做好監(jiān)理工作，除了要協(xié)調(diào)好工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、以及項(xiàng)目投資外，還要讓所有參與工程建設(shè)管理的監(jiān)理人員切實(shí)認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性。這樣才能讓建設(shè)施工更好、更快的達(dá)到預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)。

二、監(jiān)理工作中合同管理的內(nèi)容

合同履行管理和合同文檔資料管理都屬于合同管理的具體內(nèi)容。合同履行管理也叫做合同控制管理，即在工程施工過程中，依據(jù)合同上所列出的條款規(guī)定，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目雙方的建設(shè)行為及過程實(shí)行科學(xué)有效地控制監(jiān)督，確保合同得以順利執(zhí)行。合同文檔資料管理又稱為合同檔案管理，從屬于建立檔案管理的一環(huán)節(jié)。其中包括合同管理、與合同有關(guān)的文件、函件、電子信息資料、傳真資料、電子郵件、電子數(shù)據(jù)、各種證明、影像資料、工程紀(jì)實(shí)和圖紙的分析和使用的系統(tǒng)管理工作。

合同檔案是工程技術(shù)檔案的重要組成部分，也是證實(shí)合同是否的有效法律證據(jù)，這進(jìn)一步說明合同檔案管理的重要性。監(jiān)理工程師主要在施工階段進(jìn)行合同管理工作。合同管理的主要內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：（1）建設(shè)工程項(xiàng)目分開承包管理；（2）工程施工變更管理；（3）工程延期管理；（4）合同賠償管理；（5）協(xié)調(diào)合同糾紛；（6）管理合同支付；（7）合同檔案管理；（8）管理工程各項(xiàng)保險(xiǎn)。

三、監(jiān)理工作中合同管理的措施

（一）管理好合同事件

基于施工合同的履行時(shí)根據(jù)所有合同事件的處理完結(jié)而完成的，因此，監(jiān)理工程師可以對(duì)施工方在編制工程計(jì)劃的時(shí)候提出要按照分項(xiàng)工程來進(jìn)行合同事件表的制定，實(shí)行責(zé)任落實(shí)到位，工作安排恰當(dāng)，以便更好的進(jìn)行合同管理工作。同時(shí)監(jiān)理工程師也必須按照合同事件表實(shí)施對(duì)合同事務(wù)的監(jiān)督控制和處理。對(duì)于正常的一般的合同時(shí)間只要做好統(tǒng)計(jì)，而存在違約行為的合同事件或者是涉及到工程變更的事件就要嚴(yán)格按照合同條例進(jìn)行處理。

（二）合同履行的信息管理

合同履行情況的好壞與否要由信息來證實(shí)，也就是說要靠客觀數(shù)據(jù)來證明，而不是主觀的判斷或者概述。文檔資料是否全面和可靠很大程度上影響到管理工作的好壞。一個(gè)良好的工程監(jiān)理系統(tǒng)首先都有一個(gè)良好的信息管理系統(tǒng)，而且進(jìn)行信息化方式進(jìn)行管理。在信息管理系統(tǒng)中要充分做好合同管理子系統(tǒng)與其他各項(xiàng)信息系統(tǒng)之間的相互溝通和聯(lián)系工作，各子系統(tǒng)輸入輸出的信息構(gòu)成合同管理系統(tǒng)的信息結(jié)構(gòu)。比如各項(xiàng)工程的開工時(shí)間、工程完成日期、工程質(zhì)量檢測(cè)、費(fèi)用結(jié)算、施工安全數(shù)據(jù)記錄等按照工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程造價(jià)分別輸入并與計(jì)劃值進(jìn)行比較，合同事件履行的情況便可一目了然。

（三）合同文件的管理和整理

篇（11）

總結(jié)小浪底水利樞紐工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，尤其是研究小浪底水利樞紐工程檔案管理特點(diǎn)，對(duì)促進(jìn)工程檔案管理，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義和作用。

以工程師為紐帶的檔案管理體系

，小浪底工程建社按照國(guó)際通用的FIDIC(菲迪克)合同條款，采用項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制、招標(biāo)投標(biāo)制、建設(shè)監(jiān)理制的管理體制。FIDIC的中文全稱為國(guó)際咨詢工程師聯(lián)合會(huì)(International Federation of ConsultingEngineers)是世界工程咨詢行業(yè)權(quán)威組織，其制定的有關(guān)工程建設(shè)項(xiàng)目管理的一系列合同條款等，已被聯(lián)合國(guó)有關(guān)組織、世界銀行、亞洲開發(fā)銀行等國(guó)際開發(fā)銀行和國(guó)際組織普遍承認(rèn)并廣泛采用。FIDIC(菲迪克)合同條款的“工程師”與國(guó)內(nèi)技術(shù)職稱的工程師具有本質(zhì)的區(qū)別，在“菲迪克”條款中，工程師是獨(dú)立的第三抗工程師應(yīng)公平、公正、公開履行合同中規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限。項(xiàng)目法人與國(guó)際承包商的工作聯(lián)系，包括公文傳遞、工程資料的收集都是通過工程師完成的。

水利部小浪底水利樞紐建設(shè)管理局(簡(jiǎn)稱小浪底建管局)作為小浪底工程建設(shè)項(xiàng)目法人，承擔(dān)建設(shè)管理任務(wù)；小浪底工程咨詢有限公司受小浪底建管局委托承擔(dān)小浪底工程建設(shè)監(jiān)理和咨詢?nèi)蝿?wù)，即履行FIDIC(菲迪克)合同條款中的“(工程師”職責(zé)。小浪底工程咨詢有限公司下設(shè)4個(gè)工程師代表部和5個(gè)職能部門，每個(gè)代表部下設(shè)綜合部、合同部、工程技術(shù)部、現(xiàn)場(chǎng)部等部門，全天候、全方位實(shí)施工程監(jiān)理工作。工程師代表部負(fù)責(zé)項(xiàng)目法人與承包商往來文件的收發(fā)、翻譯、流轉(zhuǎn)、存檔等。工程師代表在主持分部工程驗(yàn)收時(shí)就要檢查工程資料整理情況，使其基本具備移交條件，在單位工程驗(yàn)收時(shí)承包商要按照合同要求整理應(yīng)移交的工程資料，工程師代表部重點(diǎn)審核工程項(xiàng)目的施衛(wèi)情況、質(zhì)量檢測(cè)情況、進(jìn)度控制情況、資金運(yùn)作情況等材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及是否符合檔案管理規(guī)定，從而把整個(gè)項(xiàng)目施工形成的大量資料，都納入到小浪底建管局檔案管理范圍，成為建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要組成部分。承包商移交的工程資料達(dá)到檔案管理部門的要求后再組織竣工驗(yàn)收。因此，工程師成為檔案資料收集整理的紐帶和橋梁。

以合同管理為核心的檔案管理機(jī)制

國(guó)際招標(biāo)工程項(xiàng)目的運(yùn)作完全是依照合同進(jìn)行。因此，工程項(xiàng)目合同中關(guān)于施工、竣工資料移交條款，從根本上制約著建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理。如在大壩標(biāo)臺(tái)同文件第六章合同特別條件12款規(guī)定：“承包商應(yīng)提交此合同和技術(shù)規(guī)范規(guī)定的圖紙和技術(shù)資料。提交的材料應(yīng)包括設(shè)計(jì)資料，計(jì)算，目錄表，圖表說明，安裝、操作和保養(yǎng)說明書，所有有關(guān)永久工程設(shè)備的必要細(xì)節(jié)，關(guān)于承包商設(shè)備的詳盡說明與性能資料關(guān)于臨時(shí)工程的詳盡說明、圖紙與計(jì)算，有關(guān)施工方法與程序的細(xì)節(jié)，有關(guān)實(shí)驗(yàn)室和現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)程序的詳細(xì)說明。所有提交的材料必須加蓋印章或附有承包商簽字的證明書以表明這些資料已由承包商審核。提交材料E的印章或證明書向工程師表明，承包商已確定和核對(duì)了所有的工程量、尺寸、現(xiàn)場(chǎng)施工標(biāo)準(zhǔn)、材料、目錄編號(hào)和類似資料，同時(shí)表明已根據(jù)合同文件的要求對(duì)每份材料進(jìn)行了審查?！卑凑赵摋l款規(guī)定，承包商就必須對(duì)工程施工、竣工圖紙、使用說明書、合同管理、信函往來等大量資料按照我國(guó)檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、整理、立卷，經(jīng)過工程師審查后移交小浪底建管局檔案管理部門。

在小浪底工程建設(shè)中，合同管理處于工程建設(shè)的核心地位，承包商把工程合同當(dāng)作圣經(jīng)，因?yàn)楣こ毯贤歉鶕?jù)國(guó)際通用的菲迪克條款簽訂的，整個(gè)工程建設(shè)的一切行為都必須圍繞合同進(jìn)行，小浪底工程合同主要有以下特點(diǎn)：一是工程規(guī)模大、工期長(zhǎng)、技術(shù)復(fù)雜，最大單項(xiàng)合同額約30億元人民幣，合同工期最長(zhǎng)8年；二是“雙軌制”管理，不斷出現(xiàn)國(guó)內(nèi)項(xiàng)目管理體制與國(guó)際合同執(zhí)行的矛盾；三是合同主體構(gòu)成復(fù)雜，存在多層次，多方面復(fù)雜的利益博弈，管理協(xié)調(diào)難度大，四是項(xiàng)目法人為中方人員，國(guó)際承包商的主要管理人員為外抗施工隊(duì)伍或勞務(wù)為中方，新型的管理機(jī)制對(duì)合同管理構(gòu)成較大挑戰(zhàn)，五是工程建設(shè)期間國(guó)家政策法規(guī)、匯率和價(jià)格機(jī)制發(fā)生較大調(diào)整。合同的復(fù)雜情和多樣性必然在合同管理過程中形成的大量資料，如小浪底建管局與工程師、承包商往來的大量信函、人員管理、設(shè)備管理，現(xiàn)場(chǎng)管理等基礎(chǔ)資料都是檔案收集的重要范圍，也是解決合同爭(zhēng)議的重要依據(jù)

以反索賠為重點(diǎn)的檔案利用

檔案最終目的就是利用。在小浪底工程項(xiàng)目建設(shè)實(shí)踐中，檔案的有效利用在與國(guó)外承包商的索賠與反索賠中發(fā)揮了巨大的作用。國(guó)外承包商為了中標(biāo)一般是采用低報(bào)價(jià)高索賠的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略達(dá)到盈利的目的。因此，索賠與反索賠從工程建設(shè)伊始就埋下了伏筆，隨著工程建設(shè)的進(jìn)展，這種博弈逐漸明朗，以至于愈演愈烈，在小浪底主體工程建設(shè)過程中，大壩標(biāo)承包商提出索賠15項(xiàng)；泄洪工程標(biāo)承包商提出索賠80余項(xiàng)；引水發(fā)電系統(tǒng)標(biāo)承包商提出索賠35項(xiàng)；索賠額度高達(dá)數(shù)十億元人民幣。

索賠與反索賠的法律依據(jù)是合同，證據(jù)就是現(xiàn)場(chǎng)記錄，也就是檔案資料。檔案資料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)成為反索賠的關(guān)鍵。小浪底建管局在工程建設(shè)中，按照合同要求及時(shí)收集檔案資料，僅泄洪工程就收集了3萬(wàn)余卷，從合同文本到談判備忘錄，從監(jiān)理工程師日志到承包商現(xiàn)場(chǎng)記錄，大量完整、準(zhǔn)確的檔案資料為反索賠工作提供了直接的證據(jù)。在與承包商索賠與反索賠的談判中，小浪底建管局堅(jiān)持以合同為準(zhǔn)則，以事實(shí)和。檔案資料為依據(jù)，既堅(jiān)持原則又充分協(xié)商，積極發(fā)揮國(guó)內(nèi)國(guó)際各行業(yè)專家的作用，對(duì)承包商提出的130余項(xiàng)索賠駁回100余項(xiàng)，大幅度降低了索賠額度，牢牢掌握索賠爭(zhēng)議處理的主動(dòng)權(quán)，為國(guó)家挽回了巨額經(jīng)濟(jì)損失。

以信息化為標(biāo)志的檔案資源共享