銀行檔案管理大全11篇

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我們主要做了以下幾方面工作：

（一）加強領導，落實責任，強化檔案工作組織建設。

一是明確部門，落實責任。由綜合管理部門負責全行檔案日常工作管理及年度目標考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時向行領導匯報。二是配備精干高效，結構合理，數量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續開展。三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發展規劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業務的發展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業務發展的需要，我們及時對相關的管理制度、辦法、操作流程進行了梳理，確保檔案管理與業務發展的有效結合。上半年，按照上級行的總體安排部署，并結合我行實際，我們制定了檔案管理三年目標規劃，確立了“一年一進步，三年一大步，力爭20xx年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。四是檢查監督日?；Ｎ覀儼雌趯θ械臋n案工作及檔案管理情況進行檢查監督，及時發現問題，及時整改。五是努力加強檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高了員工的檔案法制意識，在全行上下形成良好的檔案工作環境。

（二）強化檔案標準化管理，努力提高檔案管理質量。

一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統一管理原則，我們對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理；二是規范操作流程，強化管理制度。我們在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。三是重視全卷宗的建設。我們正在逐步建立內容充實，規范的全宗卷。四是做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。

（三）堅持“防治結合，以防為主”的方針，加強檔案安全工作

篇（2）

當前，有關基層人民銀行的會計檔案管理部門，主要包含了會計、事后監督和檔案管理等部門：對于會計部門而言，主要是按照會計制度的要求裝訂會計檔案、辦理有關會計檔案的調閱及銷毀工作以及將達到某一時限的會計檔案移交到檔案管理部門；對于檔案管理部門，主要是接受會計部門移交的會計檔案，并依據有關規定對會計檔案進行管理；事后監督部門，主要是按照會計制度的規定，由各分層行領導進行審批。

一、基層人民銀行會計檔案管理現狀分析

自《銀行會計檔案管理辦法》實施以來，我國有關銀行檔案的管理已經逐步地向規范化與完善性轉變。

當前，有關基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發行會計以及基層國庫會計資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門，對有關會計資料進行事后監督，在中心監督完畢后，將有關資料返回至貨幣金銀部門，實現其自行裝訂、歸檔、保管等有關檔案管理的工作；二是縣支行國庫業務的會計憑證、賬表、清單、系統工作日志等會計資料經事后監督中心監督完畢后，有關的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門，由縣支行綜合檔案管理部門來實施有關檔案管理的歸檔、查詢以及事后監督中心對賬表、清單、系統工作日志等會計資料負責裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問題。一是對于會計檔案的定期檢查與修復工作，沒有依照預定日期如期進行；二是對于檔案中的磁介質等相關的資料，管理不規范，容易產生磁介質失去信息；三是檔案管理手段落后，有關檔案管理的自動化程度不高，難以對會計檔案的安全性以及完整性進行有效地維護；四是對于一些保管期滿的檔案沒有進行及時的銷毀與清理。五是磁介質管理，比如，個別行核算系統數據未做到雙備份，對于個別行備份磁介質、光介質數據也沒有實施異地的存放等管理模式。

對于檔案管理制度的執行等情況，有關當前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會計檔案管理現狀，主要體現在會計檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對于會計檔案的查詢，會計檔案的查閱除應會計業務檢查的要求恢復會計核算系統備份數據，以查看是否存在磁介質、光介質會計檔案失效的情形外，均為紙介質的會計檔案?；鶎尤嗣胥y行能夠實現按照會計檔案管理制度中規定的相關法規，嚴格的建立以及執行有關會計檔案的登記、審批等制度，實現有關會計檔案的查詢工作的嚴格辦理，其次，對于會計檔案的復制，在基層人民銀行的會計管理中，為保證會計檔案能夠在有效的時間內得到妥善的保管，主要采取的是對郵政局傳遞的傳真件形式的電報底稿進行復印保存的管理模式。再次，有關會計檔案的銷毀，基層人民銀行的銷毀工作的主要對象是一些紙介質的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽，對于一些諸如會計核算系統月終備份等磁介質的會計檔案，沒有進行及時的銷毀。

二、基層人民銀行會計檔案管理中存在的問題及原因探究

當前，人民銀行在實施會計檔案管理中，主要執行的是中國人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國人民銀行會計基本制度》，這一管理制度并為專門對于會計檔案的管理制定專門的指導條款。但是隨著經濟的發展以及人民銀行對于銀行會計電算化管理要求的迅猛發展，對于人民銀行實施檔案管理的內容以及形式都發生了較大的變化。

(一)會計檔案管理部門分散，統一管理流于形式

當前，基層人民銀行在實施會計檔案管理時，盡管一些檔案資料的管理已經實現了事后監管部門的集中化管理與監督，盡管實施檔案管理的部門沒有進行統一的管理，對于一些資料的條約也主要是由事后監管部門進行有關資料的管理，這樣就導致會計檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問題。在這樣的管理狀態下，就會造成有關檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會計檔案入檔不及時，存在檔案遺失的風險；二是由于內部人員對于調閱檔案不履行審批程序等問題，造成有關檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問題；三是由于會計檔案資料主要實施的是各部門分散化管理，這就給有關會計檔案資料的保存與監管帶來了管理條件上的限制；四是調閱資料主要是由事后監管部門進行管理，這就給會計檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關會計檔案存在影響會計檔案安全性的問題，就很容易帶來會計檔案管理難以實現人民銀行會計檔案管理的“四防”“四無”基本管理標準。

與此同時，由于會計檔案管理與核算系統的升級沒有實現同步化，結果就導致對于磁介質檔案的調閱存在較大的難度。在實際的管理中，一些磁介質會計檔案是在特定的應用系統中生成的，那么在實施磁介質的調閱中，就需要在特定的運行環境中進行。但是核算管理應用系統版本的升級、更新，對于一些舊有的磁介質檔案已經無法實現調閱，這樣就失去了檔案管理在實施會計檔案管理的有效使用

(二)內部保密管理制度與司法執行存在矛盾，會計檔案管理存在風險

為防止會計檔案在管理中造成的會計數據丟失或者泄密，中國人民銀行頒布了《銀行會計檔案管理辦法》，對于會計檔案的管理明確作出“各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續?！边@一嚴格的規定。但是這一有關會計檔案數據的內部管理制度，與行政司法管理中的公開化、透明化監管之間存在沖突，這就導致在實施的過程中存在執行難度大、實施效度不充足等問題。比如對于司法部門執行有關公務時，就會要求基層人民銀行出具有關的會計檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會計檔案管理帶來比較大的困難。與此同時，由于基層會計檔案管理中存在的人手不足、職責不明以及會計檔案管理知識欠缺等問題，導致對于一些會計檔案的管理難以實現專人的保管，內部管理制度執行的不嚴格，就導致在會計檔案的管理中存在諸多的管理與監督隱患。

(三)會計檔案制度制定不完善，有關會計檔案監督不到位

在目前運作的會計檔案管理模式中，全轄市、縣兩級行包括事后監督中心、業務核算部門和綜合檔案管理部門共9個部門參與會計檔案管理工作。對于會計工作檢查而言，會計檔案屬于其中一項最為基本的內容，但是部分人民銀行在實際的會計工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對于一些檔案的入檔是否及時以及檔案的歸類是否正確等問題，實施檢查的比較少，結果就造成會計檔案監督管理上存在漏洞。

會計檔案制度制定不完善，主要表現在：一是對于會計檔案的保管期限不明確。在《中國人民銀行會計檔案保管期限表》中，涉及會計財務、國庫會計、貨幣發行會計等業務產生的會計資料的規定較為明確，但未提及事后監督過程中產生的監督資料保管期限。2004年下發的《中國人民銀行事后監督中心工作規程》第二十七條規定：“事后監督產生的文檔資料，由事后監督中心按照檔案管理規定保管?！庇捎谏鲜鲋贫取⒁幊虒κ潞蟊O督過程中產生的監督資料保管期限沒有明確、具體的規定，基層人民銀行在實施有關會計檔案的管理會出現真空和時緊時松現象，造成會計監管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關會計檔案管理質量得不到有效的保證。二是有關會計檔案監督形成的資料歸類不明確。新的《中國人民銀行會計基本制度》明確了事后監督部門的會計監督職能，由于分別隸屬會計序列和政工序列的會計檔案管理部門，工作職責的側重點不同，管理力度、操作要求、執行標準也不盡相同，涉及監督形成的資料管理沒有明確歸屬哪一類會計資料。

三、提升基層人民銀行會計檔案管理質量的建議

(一)嚴格會計檔案統一管理，明確管理部門責任劃分

針對當前存在的檔案管理部門分散帶來的問題，就應在制定與實施相關會計檔案管理制度的基礎上，對檔案管理部門的職責進行明確的劃分，依據各部門之間存在的差異有效地規范會計檔案管理部門的職責。首先，為徹底解決基層人民銀行會計檔案管理存在的職責不明確、操作不規范、硬件不配套等問題，建議逐步實施“集中監督，集中管理”的會計檔案管理模式。通過實施會計檔案資料的異地保管，定期對會計檔案進行復制，由事后監督部門對監督完畢的會計資料以及會計核算輔助資料進行統一整理歸檔，不再將監督完畢的會計資料進行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個管理部門，因此各部門要高度重視會計檔案管理工作，不斷強化自身在關于會計檔案制度管理方面的學習，在掌握基本規定要求的基礎上，嚴格按照規章制度操作，嚴厲杜絕會計檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問題。再次，規范會計檔案交接、歸檔操作，嚴格會計檔案查閱手續，庫房設施要滿足規定要求。不斷加強指導基層人民銀行還應按照自身發展的實際，不斷地對本行的內控制度中存在的問題進行及時的修訂，明確自身職責，積極地將有關會計檔案管理的工作落實到人，對于檔案管理中存在的風險進行有效的規避與防范。

(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實加大會計檔案的檢查力度

為切實的強化基層人民銀行的日常管理，對于人民銀行的基層管理，就應積極的強化自身的制度建設。首先，針對《中國人民銀行關于改進和加強事后監督工作意見》強調了事后監督職能定位，這一管理弊端，應積極的將有關事后監督資料劃歸到會計資料的管理范疇中，并及時的對事后監管部門在實施監管的過程中產生的主要監督資料保管期限進行及時的明確；其次，針對會計檔案管理工作中的檢查，應積極的從有關檔案登記薄記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性以及入檔的及時性等方面著手，對于銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面化的監督與管理，以實現會計檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對司法部門調閱會計檔案審批制度進行有效的完善，不僅要強化會計檔案管理人員的安全、保密教育，還應對其在實施會計檔案管理中的保密與安全意識進行有效地提升，以積極的確保會計檔案的不泄密和信息的絕對安全；最后，為有效防止會計信息的安全管理，就應加強與司法部門之間的溝通與聯系，積極的就基層人民銀行會計檔案信息的管理措施，進行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。

(三)盡快制定人民銀行會計檔案管理實施辦法，明確會計檔案管理職責

為確保會計檔案資料管理的安全性，中國人民銀行總行應根據《中華人民共和國檔案法》、財政部和國家檔案局印發的《會計檔案管理辦法》的規定，結合本系統實際情況制訂科學、合理、規范、操作性強的會計檔案管理實施辦法，并切實貫徹實行。還應應在實施檔案管理的過程中，盡可能的減少檔案管理流通環節，還有利于立卷、歸檔、復制、查閱、移交等各環節的統一和規范。

切實加大會計檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環節。對會計檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進行實地盤查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規范性、歸類的正確性、入檔及時全面性、簿實核對是否相符、銷毀手續是否健全、安全措施是否符合規定等進行全面檢查，確保會計檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴防毀損、散失和泄密。針對磁介質會計檔案的調閱可能受到特定應用環境的限制，可通過積極的改進磁介質、光介質等措施，以及強化有關會計檔案管理資料的調閱、備份等管理方式，實行雙備份，異地保管，避免因會計檔案的磁化、老化造成會計檔案管理實效等問題。

參考文獻：

[1]馬曉芳.略論銀行信貸檔案管理工作[J].云南檔案,2010,(03).

[2]杜鴻,梁萍.新時期檔案管理的特點與思路探析[J].人才資源開發,2010,(03).

[3]惠洪霞.電算化環境下企業會計檔案管理的對策[J].蘭臺內外,2010,(01).

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【關鍵詞】電子檔案 內容管理 影像

目前，銀行在日常業務中使用大量的票據檔案，這些紙質票據憑證對于銀行來說無疑是重要的資料和財富。用傳統紙張保存這些票據檔案，占據了大量的空間，需要特殊的環境，而且不方便查詢。隨著時間的推移，還有面臨著腐蝕、老化等問題。

近年來，掃描、存儲、網絡等技術飛速發展，帶來文檔存儲管理的革命，用文檔電子影像信息代替紙張逐漸得到用戶的認可。文檔電子影像具有如下特點：可以節約空間，實現海量存儲，傳輸速度快，零距離存??；方便引用，便于檢索；不失真復制；延長保存時間等。

1 銀行電子檔案應用方式分析

通過對銀行業務的分析和歸納，我們得出銀行電子檔案的業務需求主要包括下述幾種業務應用模式：

1.1 歸檔和審計

各部門在業務辦理過程形成的各種有保存價值或能反映業務過程的電子、紙質文件，利用掃描、識別、分類等方式整理后存入內容管理系統，便于審計和參考。

1.2 電子影像管理

結合銀行具體的業務處理，將非結構化數據和紙質電子化后同業務管理流程結合，加強對各種資料的管理，實現非結構化數據利用和共享，支持風險控制和會計稽核。

1.3 內容驅動的業務處理

針對以內容作為業務辦理驅動的各種銀行業務，內容管理提供對關鍵非結構化數據的全生命周期的管理，并與其它應用系統充分集成，實現內容數據需求的實時響應或在內容管理應用體系上完成業務的全部流程。

1.4 Web內容管理

作為信息門戶的后臺支持，提供來自不同應用系統、不同部門的各種應信息的存儲，并支持內容前的格式轉換與預處理以及后的歸檔。

2 系統設計

本文通過以電子檔案管理為中心，以內容管理為非結構化數據存儲的平臺，搭建一個統一視圖的電子檔案管理應用程序，通過檔案管理平臺的外部接口，把各業務系統的電子檔案集成到這個平臺中。本系統總體結構如圖1所示。

電子檔案管理系統提供的功能：

2.1 掃描錄入

影像掃描、質量檢查（含圖像優化）、要素的輸入（索引項的建立）。掃描錄入工作一般在業務辦理/點完成。

影像的掃描要求支持不同檔次的掃描設備，可以兼容平板掃描儀設備、高速掃描儀設備。

支持在圖像質量檢查前，對圖像的質量優化處理，如去黑邊，對比度、亮度調整、圖像加批注、加水印等。批注主要在影像審批過程中使用，而水印是一個可選功能主要是防止篡改。

索引要素與影像的關聯。采用手工錄入索引要素方式，實現影像與索引、具體業務的關聯。

影像掃描后存放在傳輸的緩存器中，需要經過質檢步驟才能上傳。

2.2 影像傳輸

為掃描后的圖像以及相關的要素從網點傳輸到后端服務器提供高效、穩定、安全的傳輸路徑。一般影像傳輸應該有實時和異步傳輸兩種功能，可以支持不同的帶寬。

傳輸服務器的主要功能是未經過質檢的影像數據緩存、經過質檢的影像隊列傳輸。

傳輸服務器自身的安全性，防止未經授權的人員訪問和修改傳輸服務中的內容。傳輸過程應該提供安全保障功能，要求有效防止傳輸密碼的泄漏、防止影像在傳輸過程中被竊取和篡改。

傳輸優先級控制，即在影像掃描時加入優先級選項。傳輸服務的監控功能，可以通過終端交易查詢當前傳輸任務狀態，管理員可以根據實際情況調整隊列優先級。

緩存功能，即對于已經傳輸到影像服務器的圖像做短期緩存，即保留2至3天的備份，超出緩存期限的，傳輸服務器自動清除。當網點有查詢需求時，先從傳輸服務取圖像，若圖像已經被批注或本地緩存已經過期，則從服務器獲取。

2.3 影像存儲、調閱

為影像數據提供存儲及索引管理功能，性能要求高。

為影像數據提供存儲組織管理、索引維護、調閱檢索等功能。影像服務器的業務要求如下：實時接受各業務辦理網點上傳的影像文件，并且實施存儲、索引化。完成存儲以及索引化后，通過調用業務系統的接口，更新業務系統中圖像已到達的狀態。業務系統通過影像服務提供的影像調閱接口，調閱顯示業務相關的影像。同時該調閱接口提供影像修改能力，如影像批注。

由于影像服務系統屬于事中系統，為保證其性能需要對歷史數據進行歸檔。當一筆業務完成以后，由業務系統發起歸檔動作。

2.4 工作流系統

根據不同的業務特征提供業務流轉功能。

為構建基于檔案管理系統之上的各類業務系統提供了公用的工作流管理及運行服務，用以實現作業任務在不同業務人員之間的自動調度與流轉，以及通過相應的接口動態控制這一流轉過程。

3 結束語

本文設計實現的電子檔案管理系統，主要用于滿足商業銀行內部各種文檔和影像信息的電子化管理，通過將紙質文檔掃描成圖像后進行存儲，方便了文檔的檢索查閱，傳輸，打印等，同時也能夠存儲其他非結構化數據，大大提高了銀行的信息化管理水平。

參考文獻

[1]李青.紙質檔案與電子檔案的比較研究[J].晉圖學刊，2005，3：51-53.

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第三條___銀行會計檔案包括業務會計、儲蓄會計、外匯會計和經費會計四種檔案材料，統稱___銀行會計檔案。

第四條各級___銀行會計檔案工作，由本級行檔案部門統一管理，并接受上級行和本地區檔案行政管理部門以及有關業務部門的指導、監督和檢查。

第五條各級行在各種會計業務活動中形成的會計憑證、帳簿、報表等會計核算專業材料，均屬歸檔之列。有關財務計劃、財務預決算管理和會計制度辦法以及財會工作方面的請示、報告、批復等文件材料，列入文書檔案管理的范圍。

第六條保管期限

1．___銀行會計檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩種，定期保管的會計檔案又分為保管15年和5年兩檔。

2．因國家有關部門對外匯會計檔案管理尚無規定，各級行外匯會計檔案暫全部按人民幣會計檔案期限管理。

3．各級行可根據本行庫房條件、利用需要等實際情況，適當延長會計檔案的保管年限，但不能縮短。

4．對已兌付的公債、國庫券（含國庫券收文秘站 款憑證）、金融債券及其他有價證券的保管年限，按有關單行辦法規定辦理。

第七條會計檔案的整理立卷

1．各級行形成會計檔案的部門，應有專門人員負責會計檔案的整理立卷和移交歸檔工作。會計年度終了后，會計經辦人員應將裝訂好的會計憑證、帳簿、報表移交給本部門立卷人員，由立卷人員負責以本（冊）為單位填裝會計檔案盒（袋），并對會計憑證、帳簿、報表分別進行排列

編號。

2．經過整理立卷的會計檔案，由立卷人員分別對憑證、帳簿、報表逐盒（袋）填寫案卷目錄一式兩份。一份留本部門備查，另一份隨會計檔案一同移交給本行檔案部門保存。

3．會計檔案案卷外型應整齊美觀。各行可根據整齊、美觀、適用的原則，選用盒式或袋式裝具存放。

4．案卷封面和脊背一般應包括立卷部門、類別、冊數、時間、保管期限和檔號等項目，具體式樣各行可自行設計。

5．會計經辦人員對破損的憑證、帳簿、報表要進行修補。裝訂要規范、牢固整齊，裝訂時不得壓字和掉頁。

第八條使用計算機打印、套印的帳表憑證，其規格必須符合會計制度的要求，其管理方法及保管期限與一般紙制會計檔案同。

第九條磁記錄的會計檔案，是___銀行會計檔案的組成部分。各級行對使用計算機處理會計核算數據和資料而形成的軟盤、硬盤等磁性材料，應按磁性材料的技術要求提供保管環境，妥為保管。其保管期限與歸檔方法與紙制會計檔案同。

第十條會計檔案立卷完成后，先在會計檔案形成部門保管二年以便于查找利用。會計檔案形成部門在保管會計檔案期間，應按照檔案管理要求，保證會計檔案的齊全、完整。

第十一條各類會計檔案在其形成部門保管期滿之后，由本部門立卷人員于次年三月底之前向本行檔案部門移交。交接雙方部門負責人和經手人均應在移交表上簽字或蓋章。

第十二條各級行檔案部門對接收的各類會計檔案，應進行分類、編目，以便于保管和提供利用。

業務會計檔案、儲蓄會計檔案、外匯會計檔案和經費會計檔案應分別編目保管。

第十三條各類會計檔案均采用“形式——年度”分類法，即首先按會計檔案的形成分成會計憑證、會計帳簿、會計報表三大類，每一類中再按年度順序進行分類。

第十四條檔案部門在會計檔案分類的基礎上應分別對業務會計檔案、儲蓄會計檔案、外匯會計檔案、經費會計檔案的實體進行排列編目，即在同一種會計檔案內，先把會計報表、會計帳簿、會計憑證各自分開，再分別按照年度順序進行排列，然后以卷（冊）為單位，分別按照流水順

序編制混年度案卷號，并在案卷目錄“卷號”一欄內填寫相應的案卷號，使每一種會計檔案均擁有按會計報表、會計帳簿、會計憑證分類的三個順序號及相應的三本案卷目錄。

第十五條會計檔案排列編號不體現保管期限特征，如遇會計檔案保管期滿需要銷毀時，可在相應案卷目錄中加蓋“銷毀”戳記，并注明銷毀日期。

第十六條各級___銀行的會計檔案，原則上由本級行檔案部門集中保管。如果檔案部門庫房條件不能滿足實際需要，個別數量多，利用率高的會計檔案，如儲蓄會計檔案，也可在執行檔案部門統一的管理與操作規定的前提下，由有關的業務部門代為保管。

第十七條各級行要加強對會計檔案的科學管理。創造必要的保管條件和良好的保管環境。檔案部門應編制完整的案卷目錄和其他檢索工具，積極為財會和有關工作提供服務。

第十八條本級行內部借閱會計檔案應由借閱人填寫借閱單，并經借閱部門負責人批準方可借閱。檔案借閱單應注明借閱日期、借閱人、審批人、檔案的種類、年代、期限和卷號、歸還日期及檔案部門經手人等基本項目，以分清責任，確保會計檔案的完整與安全。

公安部門、司法 部門和有關單位處理案件或特殊情況需要查閱會計檔案時，必須持縣級以上主管部門的正式介紹信，經行長或辦公室主任批準后方可查閱、抄錄、復制或拍照，但不得將原件借出。

第十九條各級行應建立會計檔案的審查和保密制度，定期檢查會計檔案的保管情況，對破損或變質的會計檔案，應及時修補、復制或做其他技術處理。

第二十條檔案部門保管的會計檔案，原則上應保持原卷冊的封裝，如需拆封重新整理，則應會同財會部門立卷人員或經辦人共同進行，并在案卷封皮適當位置（或設記錄本）作拆封情況記錄。記錄內容應包括被拆封會計檔案的年度、種類、卷號、拆封原因和拆封時間。財會、檔案部

門經手人應在拆封情況記錄上簽字。

第二十一條會計檔案的鑒定銷毀工作，按照《中國人民___銀行檔案管理暫行辦法》中的有關規定執行。

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在實行銀行檔案集約化之前，為了加強內控防范風險，銀行需要將主要業務的檔案都建立相關制度規范，并且要求從分散化的檔案管理模式慢慢向專人管理專庫分設檔案室的模式發展。各個業務部門不僅要管理好相關檔案，還要對對應業務線的檔案管理負責指導和檢查。通過對管理機制及其流程來看，可以發現存在各條業務線多頭指導、各自為政的情況，綜合檔案室沒有充分發揮其統籌管理的作用。從管理的成本角度進行分析，以條線實施小集中進行檔案管理會在一定程度上浪費或重復配置資源，這種做法明顯不夠經濟。因此，要實現真正意義上的檔案大集中管理，要求管理層高度重視檔案管理工作，并且還需要人力資源部門對流程整合和機構、人員配置方面的問題給予一定幫助，還有財務管理部門應該確保集約化所需庫房等硬件設施的經費支持，以上所述都是銀行檔案實現集約化管理的基本要求，下文將對銀行如何實現檔案集約化管理的目標提出幾點建議：

一、對如何實現銀行檔案集約化管理進行相關分析

（一）因地制宜，從實際出發

為了豐富檔案集約化管理的內涵，在不斷深化對集約化管理的認識和實踐下，逐步地將集約化管理發展成一項系統性的工程。中國銀行在十多年前早已嘗試開展這項工作，其旗下一家分行在2004年便成立了檔案管理中心，將包含主要業務檔案在內的各類檔案全部實施集中保管的方案，在制定了相應的規避風險制度的同時，對庫房安保人員的管理也制定了相關策略。該分行的管理模式和做法得到了一定的認可，但由于各單位的資源配置方面的條件有所不同，檔案管理的水平也各有差異，無法采取統一的管理模式，只能夠自上而下地進行分類規劃并指導，注重因地制宜，從實際出發[1]。積極倡導各行不斷探索、大膽實踐，努力尋找出合適的集約化管理模式。

（二）調解矛盾，統籌規劃

在銀行檔案種類越來越豐富的情況下，其中幾類主要業務檔案先后被歸入全行規范管理的范圍，形成了一個部門牽頭管理檔案的模式，不再是由單一部門主導，而是多個業務部門共同管理的復雜局面。在實現集約化的目標指引下，科學合理對各部門進行分工是十分必要的，還應該健全溝通協調機制，保證在政令一致和暢通的情況下工作。此外，檔案化的管理還要注意避免本位主義，努力突破條線限制，對全局統籌規劃、并且將時效性低、簡單的檔案資料整合納入電子化管理。

（三）集約高效，簡約高能

允許分行采取不同的實施模式，這就要求在集約的管理基礎上為各分行提供多種備選方案，讓分行根據各行具體情況進行集約化管理。例如，可以建立不同區域共享的檔案中心，讓毗鄰的分行可以共同享用，這在一定程度上降低了庫房在使用前期時空置的成本；還可以推行“一城一庫”的管理模式，合理規劃，同城集中；還可以選擇專租賃業化庫房或是外包整個檔案管理服務；還可以根據檔案的種類對庫房和裝具的類型進行合理安排，比如說預先做好數字化處理、調閱次數相對不多的檔案就可以選擇倉儲式庫房，若是跳躍較為頻繁的檔案采用密集柜則更為妥帖。以上所述管理模式，皆以“集約高效、簡約高能”為目標，為持續提高檔案集約化管理的水平而努力。

二、集約化管理的具體內容與實施重點

（一）以中國銀行為榜樣，做到“應歸盡歸”

檔案管理的覆蓋面積應該包括銀行各項業務一切有保存價值的文件資料，保證重要檔案的“應歸盡歸” [2]。在中國銀行《檔案分類規則》中，對于檔案分類和歸檔要求都有明確的規范，并對集約化收集和管理工作的范圍也有詳細的介紹。因此，各行可以以中國銀行為榜樣，爭取對稱和同步其各項經營活動和業務發展所產生的信息。

（二）完善檔案集約化管理模式和構架

明確集約化管理的職能，健全相關機構，對管理流程有一定的了解，建立并完善檔案集約化管理模式與構架。現階段二級分行以下已經開始不設檔案管理單位，這是檔案管理構架逐漸扁平化的結果。因此，對于各一級、二級分行在不同階段分步驟實現全部集中管理檔案實體的目標給予鼓勵，條件相對較好的分行可以施行“人隨檔案走”的管理方針，對各業務分檔案室的職能和相關人員進行整合，并設置檔案管理中心，對于所有檔案進行集中、專業、規范的管理。這樣一來，不僅可以減少管理層級，還能夠對風險進行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

結束語z6

在推進檔案集約化管理的進程中，要充分發揮其專業、集中、仔細的管理優勢，在優化資源配置的同時，爭取降低成本，從而實現提高管理效能的目的。所以，推進檔案管理的集約化也可以說是貫徹落實“科學發展觀”，只有這樣才能確保銀行檔案管理工作的可持續發展，真正為提高銀行核心競爭力做出一定貢獻。

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篇（6）

檔案外包商應具有以下特征：

第一，是一種實體性管理機構；

第二，是一種社會化、集約化和專業化程度高的檔案管理機構；

第三，有較大的規模，服務對象也較多；

第四，對其保管的文件只有保管權，而無所有權；

第五，是介于文件形成者與檔案館之間的一個中間性機構，它要對雙方負責，作為一個過渡性的、中間性的檔案管理機構，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時又要擔負起為檔案館積累檔案的重任；

第六，可以承擔文件管理咨詢與培訓的職能。

一、銀行檔案外包的背景

二戰后，美國大量的文件需要歸檔保存，文件中心應運而生。1950年，美國《聯邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機構。把使用次數不多，但又必須保管一段時期的文件集中存放在造價較低的專門庫房里，受到人們的認可。

從某種意義上講，商業銀行就是“經營風險”的金融機構，以“經營風險”為其盈利的根本手段。商業銀行是否愿意承擔風險，是否能夠妥善控制和管理風險，將決定商業銀行的經營成敗。隨著業務發展和競爭加劇，商業銀行面臨的風險也呈現出復雜多變的特征，對這些風險進行識別、分析、計量、監測并采取科學的控制手段和方法，是商業銀行保持穩健經營的根本所在。健全的風險管理體系在銀行可持續發展過程中具有重要的戰略地位，具備領先的風險管理能力和水平，成為商業銀行最重要的核心競爭力。利用先進的風險管理技術，最大限度地減少銀行檔案外包可能造成的損失，是商業銀行檔案外包風險管理目的。

二、商業銀行檔案外包的風險管理重點

風險是一個常用而寬泛的詞匯，頻繁出現在經濟、政治、社會等領域。就銀行風險的定義主要有以下三種：

一是風險是未來結果的不確定性（或稱變化）；

二是風險是損失的可能性；

三是風險是未來結果對期望的偏離，即波動性。風險是一個明確的事前概念，反映的是損失前事物的發展狀態。

從風險的定義上可以看到，風險是對未來結果的不確定性，是可能存在的損失，銀行檔案做為銀行經營活動的歷史記錄，是傳承銀行社會記憶，再現銀行歷史面貌的憑證，為銀行經營、管理提供信息支持，并為銀行業務相伴產生的法律風險提供原始的憑證依據，其重要性不言而喻。因此，防范銀行檔案外包過程中可能產生的風險，是確保銀行檔案外包安全的首要工作，銀行檔案外包風險管理的重點是：

（一）檔案外包風險的評估

商業銀行在制定檔案外包政策時，應當評估以下風險要素：

1.外包活動的戰略風險、法律風險、聲譽風險、合規風險、操作風險、國別風險等風險因素；

2.影響外包活動的外部因素，因外包供應商的過錯而造成的服務中斷或撤銷而引發的風險；

3.銀行對外包活動的風險管控能力；

4.外包供應商的技術能力、業務策略和業務規模、業務連續性及破產風險，風險控制能力及外包服務的集中度；

（二）外包供應商的盡職調查

1.外包供應商的主體資質、經營管理能力、經營聲譽、行業地位；

2.財務穩健性、技術實力和服務質量、對銀行業的熟悉程度；

3.對銀行托管檔案客戶信息的安全性；

4.外包供應商對突發事件的應對能力；

5.外包供應商的關聯關系；

（三）外包合同的審查要素

1.外包合同中的服務內容、范圍、標準、期限；

2.外包服務的業務連續性安排；

3.外包服務的保密性和安全性的安排；

4.外包服務的結算、支付方式；

5.外包服務的審計和檢查；

6.外包爭端的解決機制；

7.外包合同或?f議變更或終止的過渡安排、違約責任；

8.外包供應商的應急管理；

三、商業銀行檔案外包的風險評價標準

商業銀行檔案在外包后，定期對檔案外包商進行風險評估，做到早發現早預防。將銀行檔案外包風險納入銀行日常管理并持續監控、評價，就能及時發現檔案外包風險，并在發現風險后及時采取有效處置措施，將損失減少到最低程度。

日常工作中可采用平衡計分卡方式設計評分標準，可按月、季、半年、年度要求進行檔案外包業務檢查，檢查內容包括：

（一）外包供應商的評估：

1.資質：是否符合專業資質；

2.財務：收費是否合理，程序是否完善；

3.日常經營：是否出現異常；

4.及時性：是否能及時辦理檔案的收、取、查閱流程，在辦理過程中有無差錯發生；

5.差錯性：資料能否及時、準準、無差錯地領取、歸還，不存在遺失情況；

6.溝通性：溝通是否順暢，是否對銀行服務需要的反應能迅速、及時、有效完成；

7.保密性：無違反保密原則，業務合作期間能保護好銀行信息及銀行商業秘密；

8.監督檢查：是否能積極配合商業銀行開展外包監督工作，及時報送外包工作情況；

9.違規性：是否存在違規行為，是否存在隱瞞事實，阻擋、抗拒檢查、偽造、隱匿、篡改、毀滅違規證據行為。

（二）外包人員的評估

1.人員：有符合要求的檔案管理人員，能夠高效完成各項工作；

2.外包?I務人員能夠妥善保管商業銀行委托保管的各類客戶資料、檔案資料；

3.服從銀行管理，無主觀故意，通過內外勾結、惡意操作等措施規避銀行風險控制措施；

4.無擅自向客戶做出不實承諾行為，向客戶提供虛假資料或誤導性宣傳；

5.無假借銀行名義進行客戶約談行為，無冒用銀行商譽的行為；

6.無利用職務之便，竊取客戶資料等進行違反職業操守及銀行管理規定的其他行為；

（三）突發事件的應急預案及演練

1.是否事先制定建立檔案外包風險突發事件應急預案和機制，確保檔案外包業務活動的正常經營；

2.是否建立替代方案，尋求合同項下的保險安排等措施；

3.是否定期組織外包商開展演練，建立外包業務連續性計劃，確保業務活動的正常經營；

篇（7）

1.1檔案意識不強,音像檔案難以及時完整歸檔

一是多科室拍攝,收集上難以控制。拍攝多為業務部門,隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄像數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了,也是星星點點,很不完整。在收集上,檔案人員常常叫苦連天,工作往往處于被動。調查中還發現攝錄人員中存放著音像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案,而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等,拍完、錄完就算完成任務了,不需要歸檔保存;另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰,送往報社、電臺和某個領導就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。更有甚者隨著人員變動和機構調整,連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,還說這屬于個人知識產權。造成了音像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴重影響了音像檔案的長久保護和開發利用。

二是目前由于音像檔案載體材料成本較高,而且,屬于“賬外”檔案,不易控制。許多科技音像檔案形成部門,出于使用便利,不愿將其無償交給檔案部門管理,而往往從個人實際工作需要出發,對音像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。其次是音像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現,有近80%的單位有積存照片沒歸檔,且多數照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔憂,相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”,原始錄音(像)沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的音像檔案,雖管理不規范,但當檔案部門去收集時,往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識不強,對音像檔案管理缺乏重視。

1.2音像檔案管理混亂,問題復雜

1.2.1管理制度不健全音像檔案沒有集中統一管理

調查中有4個單位制定了相應的音像檔案管理制度,占50%,有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查,音像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統一管理,隨時形成隨時移交,僅占15%;二是各科室一年一次移交檔案室,占25%;三是由科室分散保管或個人保存,占40%。四是科室、個人都沒有保存,占20%。由此表明有五分之三的單位音像檔案沒有集中統一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實不夠,缺乏有效的保障措施。

1.2.2管理狀況“喜”“憂”懸殊,發展不平衡

調查單位中設備、人員、音像檔案、音像檔案管理制度都比較規范的有1個單位,占12.5%;有設備無音像檔案管理制度,有音像檔案收集不齊全的有3個單位,占37.5%,而有設備無音像檔案、有音像檔案沒集中統一管理的4個單位,競占50%,兩極所占比例懸殊。從照片數量看:最多的一個檔案室存有1000余張,其余7個單位1000多張,平均150張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項看,音像檔案的管理水平就很懸殊。

1.2.3保管條件差,音像檔案難以長久保存

音像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現,沒有一個單位設置了音像檔案室,只有4個單位配備了音像檔案專柜,其余各單位都將音像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于音像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!

1.2.4重大活動檔案失控,音像檔案流失嚴重

眾所周知,每次縣局組織重大活動,召開重要會議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價值的音像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個單位同時參與的大型活動,檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的,各自負責一塊工作,相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中,活動結束后,檔案材料也各歸東西,音像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作,也造成檔案材料流失;三是有關專業人員檔案意識不強,加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。

2加強音像檔案管理工作的對策及建議

2.1加強宣傳、提高意識,爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取主管部門、各個科室的大力支持,引起全體職工干部的廣泛關注,從而提高全體職工干部,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇服務中心工作。檔案主管部門、各立檔科室要善于抓住機遇,結合本單位中心工作,通過室藏檔案以及生動的利用實例,發揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.2加強管理,制定辦法,狠抓制度落實

要改變音像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。各立檔單位也要建立相應的管理制度,強化規范管理,對產生的音像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理,制定一套嚴格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對音像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的音像檔案應定期向檔案室移交;在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保音像檔案歸檔質量。

2.3加強監督,分類指導,注重業務培訓

針對音像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對音像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理的重點內容。同時,針對不同科室現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下功夫;對有設備、有專業攝錄人員,而檔案管理沒跟上的單位,應在依法管理、建章立制上加強指導和監督,促其逐步規范管理;對問題較多、基礎薄弱的單位,要限期建檔,加大指導監督力度,不留死角。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好音像檔案奠定良好的基礎。

2.4結合實際,創造條件,力求妥善保管

從長久保護和利用考慮,音像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際,創造條件,力求妥善保管是當務之急。首先,音像檔案要獨立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度,遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施,盡量延長音像檔案的壽命。

2.5全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道

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電子檔案主要有著以下的層面的特點。首先電子檔案具有存儲空間小的特點，即電子檔案一般存在于移動或者固定的存在載體中，主要利用計算機磁盤，或者應用應硬盤進行存儲。例如，音像資料，以及圖片一般存儲在磁盤。比較于傳統的檔案存儲，電子檔案存儲空間較小，這對于檔案管理而言，是一種優勢。其次，電子檔案還具有存儲信息量大的特點，存儲信息量大的特點，還是比較于傳統的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢所在。對于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統的檔案資料，電子檔案管理的過程較為簡單，這種管理的過程中，體現在電子檔案的歸檔，加工以及存儲的層面[2]，總體的流程是較為簡單的，是電子檔案的優勢所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過程較為簡單，但是具有較高地技術性，即在管理的過程中，需要大量的信息技術作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調用等，這對于檔案管理人員的專業素質也提出了較高地要求?？偟膩碚f，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內容，不斷地分析其特點，根據其特點進行進行管理策略的提出，提升其管理層面的實效性，積極意義十分深遠。

二、提升音像與圖片檔案管理的實效性的策略分析

上文中對于電子檔案的特點進行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優勢，但是在管理過程中，以及管理技術層面有著新的要求。根據電子檔案的特點，分析提升音像與圖片檔案管理的特點，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實效性，能夠為社會健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進服務發展，對于全市健康事業發展有著積極作用。

1、應用信息化平臺開展檔案管理

當前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計算機進行保存，或者是應用存儲硬盤進行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實效性，不斷地提升效率，促進檔案管理的質量，積極應用信息技術，開展平臺化的檔案管理模式十分關鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據工作建立相應的系統，系統對于各個檔案進行歸檔，分類，形成相應的目錄，對于各個檔案的信息進行存儲。例如，根據存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進行劃分，然后按照已經劃分好的類別，直接進行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應的信息能夠完備地進行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會彈出相應的窗口，填寫相應的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時間，文件類型，打開方式等信息均進性記錄，然后進行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應用信息化平臺[3]，進行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進行資料的調取，不用像直接利用計算機磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調取，還可以不斷地引入新技術，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網絡接入的狀態下應用，并且通過技術手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統，更加規范，對于檔案管理的實效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統檔案有著較大的差別，為了適應今后大量電子檔案出現的趨勢，建立相應的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規范化的開展，對于實效性的提升十分關鍵，主要有著以下層面的體現。首先，建立適應于單位自身工作特點的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關信息進行規定，對于文件大小，類型進行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應的歸檔制度，應當高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標準，使得制度更加適應工作實際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統檔案管理有著較大的區別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關鍵的[4]。其一，應當定期地對于音像與圖片檔案進行檢查，及時地發現存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進行及時地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應的物理環境也要進行制度層面的建立，對于光，磁等環境要素進行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關鍵的，因此應當建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責任人之間做好相應的工作移交。總的來說，制度的建立，能夠有效地規范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實效性提升十分有利，同樣促進了檔案管理的規范化發展，應當引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專業素質

篇（9）

中圖分類號：G718 文獻標識碼： C 文章編號：1672-1578（2012)05-0241-01

檔案工作是進行社會主義現代化事業的重要組成部分，同志在全國檔案工作會議上指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的不可缺少的方面?！睘榇?，如何做好新世紀的檔案工作，如何充分利用檔案的信息資源，更好地為經濟建設和校園管理工作服務成為檔案工作者的當務之急。它將成為校園管理的發展起到很大的推動作用。那么檔案工作也是其中不可缺少的一項工作，筆者作為一名檔案工作者在新形勢下，就如何做好檔案工作從其內在和外在因素上談些個人的看法。

1 良好的外部環境是外在因素，它是做好檔案工作的前提

1.1檔案工作者是檔案管理的中心因素

第一，檔案工作者具者有一定的文化水平是其代從事檔案工作的先決條件，否則將無法準確的對檔案進行分類和科學的管理；第二，檔案工作者的自身素質是決定其是否能盡心盡力做好工作的關鍵，作為一名檔案工作者必須要熱愛這份工作，要有較強的責任感，能認識到檔案工作的重要性；第三，檔案工作者要學習有關檔案管理的法律法規。深入貫徹和學習《檔案法》，加強檔案法制建設，保證檔案內容的嚴密性，真正達到依法制檔；第四，檔案工作在信息時代必須掌握一定微機操作技能，能靈活的使用檔案管理軟件，使檔案管理微機化、現代化，從而提高檔案的總體質量和調閱效率。充分發揮計算機的作用，對檔案整理、保管、統計和提供利用等進行現代化管理。

1.2先進、完善的設施也是提高檔案管理水平的關鍵

為了使檔案保存的完整和長久，在裝訂時都要按統一規格用卷皮裝訂后，裝入檔案盒中，科技檔案要裝在無酸卷盒中，擺放到密集架上。

新形勢下的檔案管理不再是以往單純的手工操作，隨著計算機在檔案管理中的應用，一些檔案管理軟件不斷出現，我們應用這些軟件可以方便、快捷、準確的把檔案分類、歸檔，在檔案管理軟件上，還應深層次的開發，而且盡可能形成檔案管理計算機網絡化，那將使檔案管理達到更高的水平。

待檔案歸檔完畢后，為了使“檔案家庭”有個良好的生活環境，檔案室要做好七防措施：防潮、防塵、防火、防鼠、防蟲、防盜、防光。為此需配備一些設施：密集架、除濕機、吸塵器、滅火器、電風扇、溫濕度表等，這些都是為了創造一個適合檔案存放的環境，不致使檔案由于周圍環境的影響而損毀或丟失。

2 歸檔的質量是內在因素，它將直接影響檔案的利用效果。

我校的檔案分為文為檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案四類，而其中文書檔案的歸檔較復雜。文書檔案是由文件轉化而來的，要達到文書檔案的標準化就要從文書工作抓起。所以在收發文件上要做得精、細，收發文登記是文書外理工作的重要程序之一，是綜合后映本單位內發文和上級機關來文的真實紀錄。所以規范的填寫收發文登記簿是十分關鍵的，為了立卷時的方便，我們在收發文登記時可以提前登記上該文件是否歸檔、類別、保管期限，這樣助于日后更便于捷的立卷、歸檔，在歸檔后也可以在上面寫上該文件的盒號和案卷號，那么這樣的收發登記簿以后可以成為調閱文件的索引工具之一。我校在收發工作上嚴格按照啟封、登記、擬辦、批辦、承辦、收回的程序執行，定期核查文件是否收回，未收回的要催繳，以免時間長造成文件的損壞和丟失。年末根據收發文登記簿對全年的文件進行核查。

把所有的文件收回后，按規定把需歸檔的文件篩選出來，按檔案部門下發的檔案歸檔范圍和如何分類以及保管期限表，對文件進行處理，再按科學的方法對其進行排序，使其有條理的擺放，以便查閱方便。在檔案裝訂過程中要去除金屬物。待檔案立卷后，要輸入計算機，打印出案卷目錄，作為文件索引工具。對于一些不需歸檔的文件可以單獨的做短時間保存，打印出案卷目錄，以免丟失或銷毀有用的資料；對于一些簡訊、情況反映等可以將同類的裝訂成冊，以備撰寫或查詢情況時使用。

3 檔案管理資源的利用和管理

篇（10）

中圖分類號：G271；F830.42 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）44-0127-01

一、銀行會計檔案管理工作概述

會計檔案是重要的經濟檔案組成部分，也是存在單位重點管理的內容之一。2005年我國實施的《中國人民銀行會計檔案管理辦法》中，對銀行會計檔案的管理工作給出了明確的指示，目的是促使檔案管理的規范化、完善化。

從定義角度來說，銀行會計檔案是指在銀行機構日常的工作中，所形成的會計憑證、賬簿以及財務報告等所有用于核算的專業材料。這些材料是反映本機構中經濟業務的重要證據。作為經濟金融類檔案的一種，銀行會計檔案很顯然與科技類檔案、人事類檔案有很大的區別。

這種區別表現在兩個方面：

其一，銀行會計檔案具有很強的針對性。一般來說，凡是可以進行獨立財務核算的單位，都會形成會計檔案，但銀行本身也是一個對外服務的金融窗口，這就要求其會計檔案中除了一般企業（單位）所進行的會計檔案管理內容之外，還要包括更寬泛的金融經濟信息。

其二，銀行會計檔案種類較為穩定。無論是大型國有銀行還是區域性地方銀行，在統計會計檔案類別中極少進行變動，便于作為管理部門的中央人民銀行實行規范化制度。

總體而言，銀行會計工作由于其特殊性、復雜性和嚴密性特點，促使形成了與其他會計行業明顯不同的檔案特點。

1.1 專業性

銀行會計檔案工作不僅僅是針對本機構的，更多的是關系到國家經濟統計部門，并優先考慮整體經濟的需求，換句話說，受到宏觀經濟政策的影響很大。而與宏觀部門對接的過程中，需要通過各種專業性較強的手段提高效率。

1.2 嚴謹性

銀行會計檔案工作的形成過程造就了其嚴謹性的本質，從業務角度來說，所有的操作都是依賴于憑證完成，并形成相應的賬簿，最后構成整體報表，任何一個數字都是有緣可查，彼此之間的依賴程度很大。

1.3 廣泛性

銀行會計檔案工作涉及、服務和影響的范圍很廣，幾乎包括所有的社會經濟體（個人和組織）。同時，銀行機構自身的發展也表現為廣泛性的特征，幾乎所有的銀行機構都會建立分支，根據實際需要建立側重點，篩選業務對象。

二、當前銀行會計檔案管理工作存在的問題

銀行會計檔案工作的穩定性，必然造成其管理問題的集中統一性，在目前國內的各類銀行系統中，所面臨的會計檔案管理問題大同小異。

首先，會計檔案管理部門沒有固定的形式，只注重工作對象而忽視管理流程。根據《中國人民銀行會計基本制度》（2006版）中規定，銀行會計檔案資料的管理必須進行集中管理和監督。但從實際操作中，檔案資料的最終處理實行了集中統一處理，但在會計檔案的管理形勢上，則采用的是分散和柔性模式，趕進度的情況普遍存在。

其次，銀行會計檔案具有保密性，在一定程度上與社會管理制度形成了矛盾。例如銀行的會計檔案是否應該接受公安部門的監督，這是一個討論已久的問題。根據我國法律規定，公安部門（經偵）有權利對存在一點的經濟賬目從銀行檔案中調查的權力，但根據《中國人民銀行會計基本制度》規定，銀行保存的會計檔案不得外借。這種實際存在的 矛盾，必然導致中間手續的形成，既破壞法律原則，又對銀行會計檔案管理工作造成了不利影響。

再次，當前國內的銀行會計檔案管理制度缺乏完善，一些必要數據容易丟失。從會計工作本身而言，是在體制下進行嚴格的經濟記錄、整理和協調工作。但是，中央財政與地方財政之間存在的信息不對稱情況十分嚴重，容易造成監督管理上的漏洞，如檔案保存周期、檔案監督權限等，最終形成監管分散、多頭參與的復雜局面。

三、針對銀行會計檔案管理工作的改進策略

3.1 明確部門職責，加強統一管理

銀行會計檔案的形成是通過不同渠道完成的，換而言之，部門越多檔案的細分化就越具體，但造成的溝通協作問題就越多。由于不同部門之間的權責不同，所進行的操作規范和硬件匹配各有差別，因此容易造成監督部門的監管乏力；如果將銀行的分支結構考慮在內，必然會收到異地異步管理的影響。明確不同部門之間的職責，在體系內形成多條檔案管理交流的信息流，有利于部門之間的縱向溝通和橫向協作。因此要在銀行體系內部明確規定各部門的會計檔案類別，劃定工作區域，避免重復勞動浪費資源。最終的檔案數據進行匯總，實行統一管理的模式。

3.2 完善銀行制度管理，提升會計檔案科學監督力度

隨著國內經濟的快速發展和金融服務體系的擴充，我國的銀行機構中所包含的經濟成分也越來越復雜，嚴格意義上說，目前的銀行體系中沒有一家是國有獨資企業。不同的利益成分坐擁在一起，必然會對銀行制度化的形成產生不同的作用，并向有利于自身的角度發展。央行作為管理機構，可以從銀行制度管理完善為方向，以銀行會計檔案為切入點，加大管理力度和完善力度。同時，雖然銀行企業不得不遵守經濟類法律法規，但真正發揮約束作用或者約束作用較強的，依然來源于中央人民銀行的相關監督條例。從這一角度來說，完全具有管理和提升的可行性。

3.3 強化會計從業人員意識，明確檔案管理責任范圍

銀行會計從業人員是主導檔案形成的力量，也是檔案管理的薄弱環節，會計人員的專業性、職業道德等方面培養也是必須要考慮的。一般來說，會計人員首先要完成業務工作，其次才能夠針對檔案進行立卷、審查、整理和歸檔等操作。對銀行會計從業人員的管理，不僅要從體制內入手，還要包括體制外的檢查和監督，例如定期抽檢檔案的完整性、規范性和及時性等，在相關專業性方面，通過定期培訓或者引發學習材料的方式，督促銀行內部檔案管理工作的改革。同時，對從業人員的職責范圍必須做出明確的界定，防止過度放縱或過度約束的現象發生。

參考文獻

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2.銀行會計檔案集約化和電子化處理工作主要集中于業務運營檔案管理方面，而對銀行內部財務會計檔案管理等方面推進明顯滯后，仍采用傳統做法，使電子化整體效應難以充分發揮。

3.實行實物會計檔案集中存管后，統籌規劃和提質增效仍有許多工作要做。比如歷史留存檔案的數字化補錄、集中存管紙質檔案的到期鑒定銷毀和新舊檔案更新優化，以及檔案管理系統提供必要技術支持等問題，都需要予先考慮安排。

4.在實現不同載體的會計檔案以電子檔案為主，紙質檔案為輔的管理模式下，由于電子存檔的法律地位尚未得到最終確認，其直接關乎銀行會計檔案存管發展取向和管理成本問題。（目前，在電子化存檔能夠極大滿足利用需要的情況下，銀行仍保管著數量龐大的紙質會計檔案，且增長迅速，而其利用率很低，且越來越少，在保管與利用之間形成巨大反差，這對銀行來說已構成不小的成本負擔。）

5.對銀行后臺檔案作業實行第三方服務外包，可緩解銀行人員緊張矛盾，實現不同資源優化配置和工作效率提高，但安全因素始終是一個不容忽視的問題。

6.會計憑證的鑒定銷毀標準單一，只考慮業務價值，而忽略歷史價值，在一定程度上造成歷史記憶的缺失。

二、轉型中銀行會計檔案管理優化的對策與思考

1.對數字化前歷史積存會計檔案進行整體優化瘦身。最直接、最有效的方法就是開展檔案的鑒定銷毀工作。這項工作以前也開展過，但不是每家銀行機構都做了，或者做得不徹底、不全面，檔案超期保管的現象普遍存在。銀行歷史會計檔案不能夠及時鑒定銷毀的主要原因，概括起來說：就是沒有樹立正確的檔案觀，沒有明確的工作目標和建立必要的檔案管理責任制，具體業務指導沒跟上，才使“畏難求穩”、“無事無責”的錯誤觀念得以存在和通行，以致貽誤處理時機。因此，在轉型中，必須對癥下藥，加快對沉淀、超期保管的歷史檔案進行去庫存化，達到優化庫存和輕裝上陣的目的。對在去庫存化中，保留下來的、有繼續保存價值的歷史檔案，須經數字化處理后納入檔案系統管理，其實物檔案則采取集中存管，實現新老檔案合并管理。

2.加快銀行內部財務管理系統的建設，推進其電子化進程。要建立統一的銀行內部財務檔案管理系統，實行分級授權管理。對各級銀行機構的內部財務會計核算資料，均須轉換成電子數據納入管理系統處理，并由系統自動生成為電子檔案保管，實現綜合利用。其原始資料則由產生機構按紙質檔案管理模式統一進行處理，從而實現全部會計檔案的電子化管理和有效銜接，充分發揮系統整體綜合效應。

3．科學規劃，提高檔案集約化科學管理水平。實物會計檔案集中存管的核心是降低管理成本，實現規模效應。因此，在檔案庫建設規劃時，須對檔案形成、分布、數量及保管期限進行預測分析和成本核算（目前，銀行集中入庫的檔案主要是15年和永久兩個期限），要考慮庫房的選址條件和成本、檔案存管輪替周轉使用等因素，合理規劃確定庫房位址、建設面積和檔案存放劃區。庫房建設要符合檔案保管要求，并根據檔案的不同保管期限，采取差異化保管措施。對永久保管的檔案，可按較高標準建設和管理；會計憑證則采取?；?，滿足防盜、防火、防水等要求即可。要建立健全庫房檔案管理的各項規章制度，提高檔案科學化管理水平。

4.改進對新到期檔案的鑒定銷毀工作方式。一是建立檔案管理責任制，把新到期檔案鑒定銷毀工作納入目標管理考核內容。上級行和檔案行政管理部門要加強對檔案業務的具體指導，通過專業培訓等形式提高涉檔管理人員的業務知識水平和工作能力，為開展鑒定銷毀工作奠定基礎。檔案鑒定銷毀工作須嚴格按照檔案管理規程組織實施，落實計劃、審批和監督等措施，確保工作有序規范進行，實現庫管檔案到期正常輪替周轉，提高庫房使用效率。二是構建檔案管理系統技術支撐平臺。為減輕檔案鑒定銷毀工作壓力，必須將檔案管理先進理念導入系統（前端）管理控制中。在新業務推出時，凡涉及會計核算資料的，都應先與會計部門溝通，對其名稱、用途、性質、歸檔范圍及保管期限等信息進行界定，詳列明細，納入系統控制管理，并提供會計信息的電子閱讀和打印。對涉及債權債務、借貸關系的交易事項，須建立系統邏輯關系模型，實行跟蹤管理和有效對接，提供銀行債權債務管理支持。在檔案到期鑒定時，通過向系統輸入到期檔案鑒定范圍信息，計算機就可依據事先設定條件進行自動搜索篩選，提交未了結債權債務檔案信息（如業務發生時間、機構、網點、柜員及金額、檔案存放位置等），作為實物會計檔案清分、存毀工作的重要依據，從而破解以往銀行會計檔案銷毀鑒定分揀的難題，大大提高工作效率。

5.積極推進銀行會計檔案電子存檔合法化?！耙噪娮訖n案為主，紙質檔案為輔”是現代銀行會計檔案管理的主要形式，即充分發揮電子檔案在銀行會計檔案管理利用中的主導作用，同時，為滿足司法需要保留紙檔。現行銀行會計檔案保管期限按《銀行會計檔案管理辦法》規定分為3年、5年、15年和永久四檔，但在執行中，各行都明確規定：“同一會計檔案采用不同介質保存的，應以電子檔案為主，紙質檔案為輔。除隨傳票裝訂的檔案及其他必須打印的檔案外，其余會計檔案可不再打印，統一納入會計檔案管理系統或采用其他磁性介質儲存和查詢?！边@樣，3年、5年期限的電子會計檔案已不再打印和保留紙質存檔。實現會計檔案的電子歸檔后，逐步減少紙質檔案的保管已成一種趨勢?！稒n案法》第二十一條規定“：各級各類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。”這為確認銀行電子檔案的法律地位提供了政策依據。為適應銀行會計檔案的電子歸檔需要，建議國家有關部門加快推進銀行會計檔案制度的改革，研究制定對電子文件真實性、完整性確認的方法及相應法定確認程序，通過法定途徑，實現銀行會計檔案電子存檔合法化。