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檔案數(shù)字化管理是現(xiàn)代的一種新型管理模式，通過各種渠道來將檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換，變成數(shù)字檔案信息，用數(shù)字化的形式來進(jìn)行保存，借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的便捷來進(jìn)行傳遞和應(yīng)用，建立一個龐大的檔案信息庫，提高檔案的利用率，達(dá)到資源共享的目的。現(xiàn)階段，我國的信息化程度比較高，電子商務(wù)等新型的商務(wù)模式相應(yīng)出現(xiàn)，這是我國檔案事業(yè)發(fā)展的最佳時代，檔案數(shù)字化工作目前已經(jīng)正式啟動，在不斷的深化當(dāng)中。

1、數(shù)字化檔案概述

自二十一世紀(jì)以來，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)的發(fā)展就越來越快，高科技時代已經(jīng)到來。檔案數(shù)字化是計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等新型技術(shù)的應(yīng)用擴(kuò)展。資源轉(zhuǎn)化市檔案管理的重要方面，在資料的管理當(dāng)中需要將紙質(zhì)的資料轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)的文檔形式，或者在資料整理的時候就以文檔的形式進(jìn)行板寸。檔案數(shù)字化需要對其規(guī)范性進(jìn)行統(tǒng)一，使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)管理和應(yīng)用；檔案數(shù)字化需要以實(shí)際為立足點(diǎn)，通過組織來確保工作的正常開展，抓好文件的質(zhì)量問題；檔案數(shù)字化建設(shè)要以完善的系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行發(fā)展，需要將目前的系統(tǒng)進(jìn)行完善化；檔案數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)工作是數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。

目前的信息化程度越來越高，如何快速的對信息服務(wù)進(jìn)行利用，減少工作中的失誤，讓工作變得規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，讓我們的工作目標(biāo)能夠快速實(shí)現(xiàn)，降低工作成本，提升效益，這些是目前的檔案管理部門所需要去思考的問題。檔案信息過去是以紙質(zhì)的形式來進(jìn)行存儲，使用和查閱都非常的不便，浪費(fèi)人力和無力。因此，需要使用數(shù)字化檔案信息管理來實(shí)現(xiàn)更加高效的應(yīng)用，滿足社會快速發(fā)展的需求。

2、目前檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的問題

我國的數(shù)字化檔案管理發(fā)展的比較晚，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還不健全，處于發(fā)展初級階段。因此，存在很多問題：第一，沒有有效的領(lǐng)導(dǎo)。科技的發(fā)展如此的快速，數(shù)字化檔案管理體現(xiàn)的重要性已經(jīng)得到大家的認(rèn)可，但是領(lǐng)導(dǎo)對于數(shù)字化管理仍然有著太多的不足之處。因此，管理上要是摸索階段，這樣就缺乏一個系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)，來以科學(xué)和規(guī)范的檔案管理制度和模式來對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理；第二，沒有完善的保障。數(shù)字化檔案管理體系是以大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才組成的，目前的數(shù)字化檔案管理工作中，人才比較缺乏。因此，人才的總量和結(jié)構(gòu)存在一定的不合理。因此，高層次、高技術(shù)的人才缺口比較大，而數(shù)字化檔案管理工作還不完善，沒有足夠的培養(yǎng)人才的能力，導(dǎo)致了發(fā)展緩慢。而且硬件跟不上時代，軟件落后，兼容性差；第三，網(wǎng)絡(luò)安全性低。網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字化檔案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易導(dǎo)致信息的丟失，對于信息的應(yīng)用是非常大的損失。

3、數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則

數(shù)字化檔案管理的工作原理主要是通過先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)將檔案資料儲備在計算機(jī)內(nèi)部進(jìn)行檔案資料的分類和管理。只有通過對這些檔案資料的信息分類才能夠促使數(shù)字化管理的有效性和合理性。總體而言，對數(shù)字化檔案管理的基本行為準(zhǔn)則的內(nèi)容需要進(jìn)行全面掌握，主要從以下幾個關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行規(guī)范：第一、需要對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行不斷提高，對檔案管理的人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，同時，不斷更新檔案管理方面的計算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。第二、在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。第三、數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。

4、數(shù)字化檔案管理的重要意義

隨著數(shù)字化管理方式的深入落實(shí)很多的企業(yè)開始對檔案管理的工作效率進(jìn)行關(guān)注。只有充分改善數(shù)字化檔案管理的工作水平才能夠促進(jìn)工作效率的提高。數(shù)字化檔案管理具有重要的意義。具體表現(xiàn)在三個方面：第一、可以提高資料管理的工作效率，促進(jìn)工作的積極完成。通過計算機(jī)等高科技設(shè)備的引進(jìn)提高了企業(yè)的工作效率，減輕了工作者的工作的繁瑣程度，在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。現(xiàn)代社會是信息化時代，只有充分將這些信息進(jìn)行整理和保存才能夠?qū)⒐ぷ鬟M(jìn)行整體的規(guī)劃，促進(jìn)信息的暢通無阻。第二、計算機(jī)的辦公設(shè)備給工作人員帶來了很大的幫助，很多的資料通過計算機(jī)就可以傳遞，工作人員通過計算機(jī)就可以進(jìn)行信息的交換。同時，應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存。第三、計算機(jī)技術(shù)的普及對于檔案資料的保存也具有重要的意義。通過計算機(jī)備份系統(tǒng)可以講大量的信息同構(gòu)文檔的形式儲備起來，促進(jìn)工作的完成。關(guān)于信息的保存在充分利用計算機(jī)技術(shù)的前提下不斷改善技術(shù)改善措施，增強(qiáng)工作人員的管理水平。總之，數(shù)字化檔案管理的技術(shù)對于信息和資料的高效管理做出了很大的貢獻(xiàn)，值得進(jìn)行普遍推廣。

5、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)越性分析

數(shù)字化檔案管理在各個方面都有很多需要注意的問題，其優(yōu)越性白哦現(xiàn)在很多的地方，主要是為提高工作效率，儲備信息的可靠性以及節(jié)省工作人員的工作量等多個方面，具體而言，首先，數(shù)字化檔案管理的工作方法對檔案管理的人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)的訓(xùn)練有助于不斷更新檔案管理方面的計算機(jī)設(shè)備，加強(qiáng)計算機(jī)方面的基礎(chǔ)設(shè)施。其次，在檔案管理方面需要不斷加強(qiáng)管理，只有系統(tǒng)的管理才能夠?qū)n案資料管理的有條理和有步驟。綜合服務(wù)的管理體系是現(xiàn)代化企業(yè)管理發(fā)展的最終方向和追求目標(biāo)。在現(xiàn)代企業(yè)里數(shù)字化的檔案管理方法成為了企業(yè)的重要的內(nèi)容，這種資料管理的方法在各行各業(yè)都收到了青睞，更得益于這種資料的管理方法便于管理，有利于檔案資料的管理。最后，數(shù)字化檔案管理的管理方法可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)對于資料管理的能力，提高管理資料的效率，促進(jìn)資料管理的高效完成。提高辦事效率是這項資料管理的有效的方法，可以促進(jìn)檔案管理方法的深入貫徹和持續(xù)進(jìn)行。只有綜合將數(shù)字化管理的方方面面進(jìn)行整合才能夠配合管理效率的提高，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的管理模式的改善。

6、總結(jié)分析

由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化和發(fā)展是數(shù)字化檔案管理的目前發(fā)展現(xiàn)狀，對于這個轉(zhuǎn)變的完成非常需要建立數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫是進(jìn)行資料保存和整理的關(guān)鍵，數(shù)字化檔案管理的工作方法結(jié)合了計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及現(xiàn)代的管理方法。只有綜合在各個方面進(jìn)行提高才能夠?qū)?shù)字化檔案管理的水平真正提高上去。我們應(yīng)該知道，由于應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備可以快速查閱各種管理資料有助于資料的管理和保存，在很多方面都存在很多的優(yōu)勢，因此需要在各個領(lǐng)域進(jìn)行推廣。

參考文獻(xiàn)

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根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來看，主要對其總結(jié)了以下這幾個方面特點(diǎn):第一，學(xué)校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業(yè)生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動，此時檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動較為頻繁等一系列特點(diǎn)，再加上要對學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費(fèi)大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點(diǎn)，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點(diǎn)

過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運(yùn)而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補(bǔ)充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強(qiáng)大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機(jī)緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機(jī)讀的形式，就這一點(diǎn)來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實(shí)性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點(diǎn)都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點(diǎn)：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進(jìn)行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機(jī)將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點(diǎn)，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機(jī)對電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲存在文檔的資料庫當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點(diǎn)就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點(diǎn)。再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠完成整個的統(tǒng)計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運(yùn)用數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實(shí)踐。數(shù)字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，對相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問題。現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進(jìn)行統(tǒng)計這個環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動化的統(tǒng)計，可以節(jié)約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機(jī)的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機(jī)系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會對學(xué)校或者學(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強(qiáng)高校檔案的內(nèi)部管理，對學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲存模式當(dāng)中存在著很多的問題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學(xué)校帶來相當(dāng)大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級管理，請專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個完整的管理體系，每個人都要認(rèn)真地對待工作，對于信息要加強(qiáng)管理，對于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過程當(dāng)中，要時刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強(qiáng)防范意識。

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中圖分類號：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01

前言

21世紀(jì)是一個信息技術(shù)發(fā)展日新月異的時代，信息技術(shù)在各個行業(yè)各個方面的運(yùn)用已經(jīng)越來越普遍，并逐漸成為各個行業(yè)競爭的有力技術(shù)手段已經(jīng)各方面進(jìn)步和發(fā)展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，正確的認(rèn)識檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并使其向數(shù)字化的方向發(fā)展，使得檔案管理更加的系統(tǒng)、及時、準(zhǔn)確和高速，從而實(shí)現(xiàn)對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進(jìn)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，減小管理工作過程中的工作量及難度。

一、我國檔案管理的現(xiàn)狀

我國檔案管理是以服務(wù)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)檔案資源為目的，其主體是依據(jù)《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實(shí)現(xiàn)諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發(fā)展。發(fā)展到現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，對檔案管理也產(chǎn)生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數(shù)字化技術(shù)得到了成功地應(yīng)用，使得檔案管理方面產(chǎn)生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產(chǎn)出，以及計算機(jī)技術(shù)下紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)步，促進(jìn)了檔案包含信息內(nèi)容的加速，并逐漸出現(xiàn)檔案管理對象檔案實(shí)體與檔案信息管理工發(fā)生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達(dá)、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然會導(dǎo)致不同區(qū)域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數(shù)字化技術(shù)，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內(nèi)的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。

二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)

信息化建設(shè)的關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理已受到社會各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。正是在這樣的背景下，為適應(yīng)各行業(yè)發(fā)展的客觀需求，數(shù)字化檔案管理運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進(jìn)行數(shù)字化的管理，全面的管理，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無縫銜接。數(shù)字化檔案管理是由若干年前西方“數(shù)字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計算機(jī)多媒體技術(shù)的新型檔案管理形式，基于高速網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進(jìn)行管理。

數(shù)字化檔案管理包括諸多方面的內(nèi)容，主要可完成以下工作：首先是以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，多媒體技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)，建立起能過在外部進(jìn)行信息調(diào)整的公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次是將不同時期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎(chǔ)信息，形成能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化，自動生成電子檔案的數(shù)據(jù)庫形式。再則是實(shí)現(xiàn)智能處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫到知識庫的轉(zhuǎn)變，并運(yùn)用自然語言進(jìn)行全網(wǎng)絡(luò)的檔案搜索，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡(luò)共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。

數(shù)字化檔案管理作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)的分布是檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同的需求提供各類檔案信息服務(wù)，數(shù)字化檔案管理主要有以下幾種特點(diǎn)及優(yōu)勢：

1、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。

如今，社會經(jīng)濟(jì)得到的飛速的發(fā)展，造成現(xiàn)實(shí)的辦公效率難以應(yīng)付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統(tǒng)辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業(yè)管理成本大幅度的增加，相反數(shù)字化檔案管理一改傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息，將其轉(zhuǎn)化為機(jī)讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費(fèi)用，節(jié)約了大量實(shí)體空間，還能有效地方便查詢，進(jìn)而避免了印制紙質(zhì)資料而造成的浪費(fèi)和成本的增加。

2、實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升

數(shù)字化檔案管理能夠做到資料的及時歸納和盡早利用。譬如，在企業(yè)人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負(fù)責(zé)性，員工調(diào)動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準(zhǔn)確記錄和了解這些動態(tài)的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能輕松準(zhǔn)確的統(tǒng)計這些信息，同時回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關(guān)的工作人員做到對所有信息進(jìn)行實(shí)時的控制和處理。并且，由于計算機(jī)技術(shù)以及信息都不受物理空間的限制，因而數(shù)字化的檔案管理更是能實(shí)現(xiàn)檔案的無界性，由此檔案庫也由實(shí)體的檔案館變?yōu)榭晒╇S時隨地利用的信息處理中心。

3、實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用

傳統(tǒng)的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內(nèi)進(jìn)行的，而且是以紙質(zhì)材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數(shù)字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理更是能使使用者不受時間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。

三、數(shù)字化檔案管理建設(shè)應(yīng)注意的問題

數(shù)字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實(shí)現(xiàn)全面檔案管理的數(shù)字化建設(shè)在，實(shí)踐過程中應(yīng)注意一下幾個方面的問題：

1、系統(tǒng)工程的構(gòu)建

我們必須認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)的工程，它包括設(shè)計、開發(fā)、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當(dāng)大的工作量，所需要的設(shè)備也是多種多樣。為了提高管理系統(tǒng)的效率還應(yīng)管理查詢系統(tǒng)的設(shè)置以達(dá)到資源查詢及共享的目的，并進(jìn)一步開發(fā)操作系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等已全面提高檔案管理的水平。

2、保證檔案的安全性及可靠性

運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理最重要的一點(diǎn)就是安全性的保證，全網(wǎng)絡(luò)資源共享對其安全也提出了更高的要求。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)注意及時更新保護(hù)系統(tǒng)以保證管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止其被惡意破壞或侵入。

3、注意與辦公系統(tǒng)的高效銜接

篇（4）

近年來，房產(chǎn)市場不發(fā)展快速，檔案使用頻率大幅提高，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案的促進(jìn)社會發(fā)展功能。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷在檔案管理中得以運(yùn)用，激發(fā)了檔案管理策略運(yùn)用的多重性，促進(jìn)了檔案管理功能的有效發(fā)揮。因此，主管部門必須思考如何有效實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這也是檔案管理發(fā)展的必然方向。

1 現(xiàn)階段我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的任務(wù)

1.1 形成數(shù)字化管理思維

我國住房制度改革日漸深化，房地產(chǎn)檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產(chǎn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型，管理模式已經(jīng)由封閉型轉(zhuǎn)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型管理模式。在新形勢下，房地產(chǎn)檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉(zhuǎn)變。基于此，要適應(yīng)社會的發(fā)展，將數(shù)字化的管理理念應(yīng)用到房地產(chǎn)檔案管理中，形成數(shù)字化管理思維。

1.2 明確各構(gòu)建階段的內(nèi)容與任務(wù)

數(shù)字化管理檔案館是房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然方向，體現(xiàn)在檔案管理的每一個管理環(huán)節(jié)當(dāng)中。研究表明，房地產(chǎn)數(shù)字化檔案館的構(gòu)建分成不同的發(fā)展階段：

（1）檔案館業(yè)務(wù)自動化管理階段，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動化管理。

（2）館藏檔案的數(shù)字化發(fā)展階段，完善網(wǎng)絡(luò)，通過檔案館局域網(wǎng)和與主管單位辦公自動化接口的連接，實(shí)現(xiàn)資料和信息的共享網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)文檔向數(shù)字化信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與保存。

（3）數(shù)字房地產(chǎn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)階段會將各檔案館的聯(lián)網(wǎng)，全面數(shù)字化。

1.3 制定與長期堅持構(gòu)建原則

實(shí)踐證明，改革與創(chuàng)新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統(tǒng)籌規(guī)劃，重點(diǎn)突出，將視野放長遠(yuǎn)，明確工作重點(diǎn)，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導(dǎo)向，應(yīng)用促發(fā)展，明確構(gòu)建目的、房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的服務(wù)對，以及為什么要構(gòu)建數(shù)字化檔案管理.

（3）整合資源，機(jī)制創(chuàng)新，注意現(xiàn)有管理資源的利用，通過刪除機(jī)制不合理內(nèi)容及創(chuàng)新，使管理數(shù)字化有效實(shí)現(xiàn)。

（4）防管結(jié)合，保障安全，構(gòu)建數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點(diǎn)關(guān)注。

2 我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略

直管公房等保障房是我國房地產(chǎn)檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略中的重點(diǎn)。

2.1 建立健全各項規(guī)章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設(shè)是檔案收集完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責(zé)任制、管理人員培訓(xùn)制度，等等。

2.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作

首先，數(shù)字化是現(xiàn)代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調(diào)查和搜集，對房產(chǎn)檔案進(jìn)行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內(nèi)容要精確簡潔，應(yīng)精簡檔案中的不必要內(nèi)容。最后，保證檔案資料內(nèi)容清晰，排序也符合規(guī)定；數(shù)字化后，還應(yīng)對信息質(zhì)量進(jìn)行檢查。

2.3 實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容、新發(fā)展，有許多問題需要解決：如數(shù)字化檔案中信息歸納問題、檔案的執(zhí)行憑證問題、數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規(guī)范化問題，等等。因此，必須在相當(dāng)時間內(nèi)，對檔案管理實(shí)行雙保險：在使用電子計算機(jī)保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。

2.4 加強(qiáng)前期資料的收集

據(jù)我國相關(guān)法律規(guī)定，房產(chǎn)檔案必須是真實(shí)準(zhǔn)確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發(fā)揮憑證作用時出現(xiàn)證據(jù)無效和證據(jù)不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴(yán)格把關(guān)：一是加強(qiáng)文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實(shí)、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎(chǔ)；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進(jìn)行再檢查，如發(fā)現(xiàn)錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當(dāng)事人及時采取補(bǔ)救措施。

2.5 注重人才的培養(yǎng)

從直管公房等保障房檔案管理未來發(fā)展來看，只懂得計算機(jī)技術(shù)和紙質(zhì)等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現(xiàn)代化發(fā)展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設(shè)具有專業(yè)管理能力的復(fù)合型人才隊伍，實(shí)現(xiàn)直管公房等保障房檔案管理的全面進(jìn)步。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才必須是全面的人才才能適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，積極面對挑戰(zhàn)，解決問題。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務(wù)，有效增強(qiáng)了檔案的安全性和可靠性。因此，房產(chǎn)檔案部門必須抓住機(jī)遇，積極探索和努力實(shí)踐，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，制定完善的管理制度，全面推進(jìn)直管公房等保障房檔案管理的發(fā)展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺

為了支持直管公房等保障房檔案管理數(shù)字化的有效、高效，還應(yīng)積極建設(shè)信息系統(tǒng)管理平臺，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：

（1）以網(wǎng)絡(luò)全程監(jiān)控，實(shí)行申請調(diào)查、審核登記、批準(zhǔn)發(fā)放等保障房申購程序的全面監(jiān)管。

（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實(shí)行全程管理，對保障對象從申請到實(shí)施保障的信息實(shí)行跟蹤管理。

（3）設(shè)置合理化保障標(biāo)準(zhǔn)及合同模板，如租金、補(bǔ)貼、住房面積等。

（4）實(shí)行數(shù)據(jù)自定義管理，開通業(yè)務(wù)提醒，提倡業(yè)務(wù)流程查詢，時限控制系統(tǒng)。

（5）建立資源共享系統(tǒng)，加強(qiáng)與其他相關(guān)房產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)的溝通聯(lián)系。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

篇（5）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.094

[中圖分類號]R197.3；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-02

醫(yī)學(xué)檔案是醫(yī)院最關(guān)鍵的信息源，其具備記錄、收集、分類、貯存以及管理等功能。而醫(yī)學(xué)檔案信息的價值以及其在醫(yī)學(xué)研究等方面的應(yīng)用，得到了越來越多人的關(guān)注。對于新時期的醫(yī)學(xué)檔案管理工作，醫(yī)院必須要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建醫(yī)學(xué)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的開發(fā)、利用與服務(wù)的信息化，這對促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。

1 現(xiàn)代醫(yī)學(xué)檔案的特點(diǎn)分析

第一，數(shù)量和類型逐漸增多。現(xiàn)代人的生活條件和醫(yī)療條件得到了改善，致使醫(yī)學(xué)檔案不管是數(shù)量亦或是類型上都有很大程度的增加。這給醫(yī)學(xué)檔案管理人員帶來了大量的工作量，并對其工作效率產(chǎn)生了很大影響，工作內(nèi)容變得更加復(fù)雜，工作范圍也逐漸擴(kuò)大。

第二，醫(yī)學(xué)檔案的來源和內(nèi)容越來越廣。隨著時代的發(fā)展，人們的健康理念也在逐漸加強(qiáng)，醫(yī)學(xué)服務(wù)體系的日益完善，使醫(yī)學(xué)檔案的來源方式也呈現(xiàn)出了更加多元化的局面，其內(nèi)容也更為豐富。醫(yī)學(xué)檔案自身的跨越性長、時間跨度大、綜合性較強(qiáng)，其與其他諸多專業(yè)學(xué)科之間有著較為緊密的聯(lián)系。

第三，載體形式日益多元化。醫(yī)學(xué)檔案管理從過去的紙質(zhì)管理發(fā)展到如今，即便是電子化信息化技術(shù)已經(jīng)得以較多的應(yīng)用，但因為醫(yī)學(xué)檔案自身存在的特殊性，紙質(zhì)檔案依舊在醫(yī)學(xué)檔案中占據(jù)了較多的比重。另外，以縮微醫(yī)學(xué)檔案、聲像醫(yī)學(xué)檔案等其他不同類型的醫(yī)學(xué)檔案也越來越多，醫(yī)學(xué)檔案載體多元化的形式為檔案的查找、保存和傳遞提供了更多的便利。

第四，社會需求逐漸增多。在現(xiàn)代社會中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代人的信息需求量也越來越大。對醫(yī)學(xué)檔案信息來說，其與現(xiàn)代人的實(shí)際生活聯(lián)系緊密，社會需求量也持續(xù)增多。另外，生活水平的提升與生活節(jié)奏的加快讓社會對醫(yī)學(xué)檔案的需求也越來越高。醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)中的各項工作幾乎都在很大程度上涉及醫(yī)學(xué)檔案，其種類多、強(qiáng)度大、需求廣，需要進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的變革。

2 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中應(yīng)用的必要性

2.1 順應(yīng)時代的需要

過去的醫(yī)學(xué)檔案管理往往是手工作業(yè)的方式，以紙質(zhì)檔案為主要載體。近年來，隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，其在人們的生活與工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也開始朝著信息化的方向發(fā)展。即便是計算機(jī)在醫(yī)學(xué)檔案管理中已經(jīng)有了非常普遍的應(yīng)用，但其具體功能依舊集中于存儲目錄信息、檔案檢索等方面，沒有真正實(shí)現(xiàn)用戶自行使用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行檢索或者提供其他相關(guān)服務(wù)的能力。所以為了順應(yīng)時展的要求，醫(yī)學(xué)檔案管理工作也要堅持與時俱進(jìn)，大力推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。

2.2 提高工作的質(zhì)量

把醫(yī)學(xué)檔案從過去紙質(zhì)的管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代的數(shù)字化管理模式，可以在很大程度上促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作質(zhì)量的提升。過去的醫(yī)學(xué)檔案管理一般是在檔案管理人員根據(jù)相應(yīng)的管理規(guī)范所進(jìn)行的，這樣的管理模式可能會由于工作人員自身業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)能力的差異，而造成醫(yī)學(xué)檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在差異。而借助于數(shù)字化技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)代的信息管理模式，其最主要的工作內(nèi)容可以說是計算機(jī)代勞，計算機(jī)根據(jù)已經(jīng)編制好的程序完成相關(guān)工作，能有效避免人工作業(yè)時可能出現(xiàn)的失誤。

2.3 提高檔案利用率

應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)開展醫(yī)學(xué)檔案管理工作，和過去的管理模式相比，最大的優(yōu)勢在于促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作效率的提升，進(jìn)一步完善醫(yī)學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，提升醫(yī)學(xué)檔案的利用率。選擇現(xiàn)代化的管理模式，讓用戶在查找所需檔案材料的過程中更為便捷，對一部分保密文件也能夠借助設(shè)置密碼的辦法來設(shè)置權(quán)限，進(jìn)一步簡化了授權(quán)與查找的流程，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案信息Y源的共享。

3 數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

3.1 融傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化于一體

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中，可以說是傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新與改革，過去的醫(yī)學(xué)檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理的前提和基礎(chǔ)。數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理能夠極大地促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，降低人力、物力的消耗。數(shù)字化管理模式和過去人工管理模式既有區(qū)別，也有聯(lián)系，隨著檔案管理工作的改革，醫(yī)院要意識到數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理手段的融合是醫(yī)學(xué)檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢，把互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境和各種高效的數(shù)字化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，讓醫(yī)學(xué)檔案管理能夠煥發(fā)出新的活力，在醫(yī)院管理系統(tǒng)甚至于其他相關(guān)領(lǐng)域中發(fā)揮作用，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的重組建設(shè)。

3.2 加強(qiáng)硬件設(shè)施的投入

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作，必須要擁有較為全面的硬件設(shè)施作為工作開展的前提與基礎(chǔ)，醫(yī)院方面要加強(qiáng)對硬件設(shè)施的資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和完善具備一定的科學(xué)性與預(yù)見性，在醫(yī)院發(fā)展的過程中要“一步一個腳印”的構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，為數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用提供更大的發(fā)展空間。同時，還應(yīng)對醫(yī)學(xué)檔案信息材料予以有效保存，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)置與選擇方面，必須要充分考慮其可維護(hù)性和先進(jìn)性。在現(xiàn)代醫(yī)院中已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，可在某一范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，在這種形勢下，數(shù)字化技術(shù)必然能夠在醫(yī)學(xué)檔案管理中得以更加全面的應(yīng)用。

3.3 整合醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化的原始資源

數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的有效應(yīng)用的基本前提是數(shù)字化資源，缺乏資源的醫(yī)學(xué)檔案信息化建設(shè)管理工作就如同無根之水，不能真正發(fā)揮出有效的作用。醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化管理工作必須要從兩個方面出發(fā)：一是對醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資源的數(shù)字化管理，二是對社會化資源的開發(fā)管理。醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)學(xué)檔案資源的信息化建設(shè)，是按照醫(yī)療機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和發(fā)展方向所構(gòu)建的全面數(shù)據(jù)資料庫，并提供醫(yī)學(xué)檔案的檢索查詢功能，另外，對相應(yīng)的病例和學(xué)術(shù)論文進(jìn)行信息化處理。在這樣的前提下，才能對所掌控的檔案信息實(shí)施全面立體化的索引，進(jìn)而提供更具有針對性的查閱與下載功能。社會化資源的開發(fā)管理，是對部分擁有較高學(xué)術(shù)價值的醫(yī)學(xué)檔案進(jìn)行收集整理，盡可能地對醫(yī)療信息予以過濾、整合，確保醫(yī)學(xué)檔案資源更加高效的應(yīng)用。

3.4 創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理的組織模式

現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展和社會主義建設(shè)的逐漸推進(jìn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)、醫(yī)學(xué)檔案作為與現(xiàn)代人實(shí)際生活密切相關(guān)的一個重要因素也得到了發(fā)展，不管是從行政管理、學(xué)術(shù)研究亦或是確保普通百姓的合法權(quán)益等方面來說，醫(yī)學(xué)檔案管理工作都是至關(guān)重要的。要構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理的組織模式，建立一個和現(xiàn)代社會發(fā)展相符合的醫(yī)學(xué)檔案管理新模式，必須要努力開展好下面幾方面的工作：一是從數(shù)字資源、網(wǎng)絡(luò)化存取和分布的角度進(jìn)行創(chuàng)新；二是從檔案需求者與使用者的查詢、處理、檢索系統(tǒng)等基礎(chǔ)系統(tǒng)實(shí)施創(chuàng)新；三是站在社會組織機(jī)構(gòu)的角度實(shí)施創(chuàng)新。唯有循序漸進(jìn)的開拓發(fā)展，才能確保數(shù)字化技術(shù)更為有效地應(yīng)用于醫(yī)學(xué)檔案管理工作中。

3.5 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全保障措施

近年來，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中得到了更加廣泛的應(yīng)用，但與此同時，醫(yī)院也必須要注重其安全防范。醫(yī)院信息技術(shù)工作人員和檔案管理人員必須要主動樹立安全防范意識，通過有針對性的信息安全技術(shù)確保數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案在開發(fā)利用過程中的安全性，對醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的保護(hù)，如設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)加密或者設(shè)置登陸動態(tài)口令等方法有效避免醫(yī)學(xué)檔案信息資源的泄露。醫(yī)學(xué)檔案如果被泄露必然會引起非常嚴(yán)重的后果，因此，檔案工作人員必須要主動學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)，掌握一定的安全防范技術(shù)措施，確保醫(yī)學(xué)檔案的高效利用。

4 結(jié) 語

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理工作中的應(yīng)用已成為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢。但數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，并非是短期內(nèi)能夠得以全面推廣的，它還需要一個發(fā)展與延伸的過程，醫(yī)院檔案管理人員必須要主動樹立信息化、數(shù)字化的管理理念，把數(shù)字化資源更加科學(xué)地應(yīng)用到各項工作中去。唯有逐漸推進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，才能真正提升醫(yī)學(xué)檔案管理工作的實(shí)效性，并開辟出一條具有自身特色的數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理之路。

主要參考文獻(xiàn)

篇（6）

房產(chǎn)檔案管理包括房屋面積、產(chǎn)權(quán)屬人、交易紀(jì)錄、司法部查封、權(quán)屬登記、離婚產(chǎn)權(quán)分析、拆遷補(bǔ)償、房屋結(jié)構(gòu)、租賃抵押擔(dān)保、產(chǎn)權(quán)處理以及房屋繼承等。所謂產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化，指的是通過多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲技術(shù)有機(jī)結(jié)合，利用數(shù)字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，實(shí)現(xiàn)資源共享。以便更好的實(shí)現(xiàn)原件管理和數(shù)據(jù)管理[1]。

1.1 主要特征

首先，管理內(nèi)容數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時代中，實(shí)施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠?qū)⒋蚱苽鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理方式的局限性，借助先進(jìn)計算機(jī)技術(shù)和高端設(shè)備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節(jié)省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務(wù)全面化和社會化。計算機(jī)設(shè)備既能實(shí)現(xiàn)文本存儲，還能實(shí)現(xiàn)圖像存儲，借助網(wǎng)絡(luò)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)信息全面、準(zhǔn)確搜集，有利于構(gòu)建全方面的檔案服務(wù)模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進(jìn)行信息搜集、應(yīng)用，以便提升工作質(zhì)量和速度，從中能夠體現(xiàn)服務(wù)社會化特點(diǎn)。

1.2 主要方式

房產(chǎn)檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術(shù)保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進(jìn)設(shè)備實(shí)施具體的掃描工作，以便資料查詢和實(shí)際應(yīng)用，雖然該設(shè)備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機(jī)設(shè)備兼具快速和優(yōu)質(zhì)兩種效果；第三種是數(shù)據(jù)分析，即對房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)詳細(xì)、合理分析，借此方式實(shí)現(xiàn)信息保存。

1.3 基本原則

首先，真實(shí)性原則。房產(chǎn)檔案從原始信息過渡到數(shù)字化信息，務(wù)必要保證信息的一致性和真實(shí)性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實(shí)性。然后，安全性原則。確保房產(chǎn)檔案信息安全，即保證權(quán)利人合法權(quán)益的基本表現(xiàn)，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)于房產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。

2 房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問題和解決措施

2.1 問題

首先，房產(chǎn)檔案資料缺乏完整性，影響相關(guān)政策、法規(guī)的健全性，具體表現(xiàn)為實(shí)際房屋和資料記載存在結(jié)構(gòu)、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務(wù)僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網(wǎng)上服務(wù)研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機(jī)設(shè)備被片面應(yīng)用于房產(chǎn)檔案人工管理，然而房產(chǎn)檔案尚未實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化處理，這在一定程度上影響信息查詢?nèi)嫘訹2]。

2.2 措施

2.2.1健全房產(chǎn)檔案數(shù)字化體系

只有健全房產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系，才能確保房產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)信息規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮信息價值，提高房產(chǎn)檔案的利用率。如果房產(chǎn)檔案未能標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施數(shù)字信息管理，那么房產(chǎn)檔案需要經(jīng)歷較長時間實(shí)現(xiàn)管理工作質(zhì)量優(yōu)化，促進(jìn)管理工作有序發(fā)展。

2.2.2完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)

雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時代提高了信息技術(shù)的應(yīng)用率，但是目前大多數(shù)房產(chǎn)檔案仍利用紙質(zhì)化形式，僅在特定條件下才會通過人工應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備，檔案只是實(shí)現(xiàn)了輸入形式的數(shù)字化，未能實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實(shí)性和實(shí)用性。完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準(zhǔn)確率。

2.2.3大力培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才

提升房產(chǎn)檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，有利于促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作穩(wěn)健進(jìn)行。為此，聘請專家對工作人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中，傳播豐富的專業(yè)知識、提高工作人員對數(shù)字化技術(shù)的掌握能力和運(yùn)用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導(dǎo)下，規(guī)范房產(chǎn)檔案的工作行為，積極配合房產(chǎn)檔案管理。

2.2.4構(gòu)建檔案信息輸送平臺

篇（7）

1.國土資源檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

國土資源檔案數(shù)字化是指利用較為新型的數(shù)字化技術(shù)及設(shè)備，包括掃描儀、計算機(jī)、圖像處理技術(shù)等，處置、管理普通載體的國土資源檔案，是指最后成為數(shù)字檔案信息資源。對國土資源檔案進(jìn)行有效的管理，能夠促進(jìn)國土管理工作的順利推進(jìn)，達(dá)到良好的管理效果，包括妥善解決土地糾紛、已發(fā)管理土地資源、合理開發(fā)資源、制定土地利用規(guī)劃方案等，還更好的開展土地租金及國有土地使用稅的繳納[1]。

2.國土資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

2.1提高工作效率

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，能夠有效的提升檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)的檔案一般需要管理人員親自進(jìn)行各項工作，包括檔案保管、檢索、利用等，其效率較低，而現(xiàn)代的檔案數(shù)量巨大，信息儲量越來越大，導(dǎo)致人員工作量大，容易出現(xiàn)失誤，無法適應(yīng)現(xiàn)代國土管理工作的發(fā)展，需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)行檔案的管理工作，包括電子文件的采集、整理、分類、歸檔，有效的提升檔案管理各項工作的效率及質(zhì)量。

2.2國土歸檔的工作要求

各種土地檔案文件材料，是在國土管理工作中逐步形成的，其也能夠為國土管理的日常工作提供相應(yīng)的材料，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化國土管理，就需要構(gòu)建數(shù)字檔案室。將電子文件妥善的整理歸檔，逐步成為了檔案數(shù)字化建設(shè)的主要部分，且現(xiàn)代國土管理工作的辦公自動化程度越來越高，且網(wǎng)上辦公逐漸普及，包括土地申報、項目審批等，需要檔案工作加快數(shù)字化進(jìn)程。

2.3適應(yīng)社會發(fā)展

過去對于檔案的需求屬于點(diǎn)信息及片信息，不具有連續(xù)性及整體性，為現(xiàn)代社會對于信息的利用更加深入，對檔案的需求逐步轉(zhuǎn)化為全面化的信息需求。現(xiàn)代城市的規(guī)劃、建設(shè)等，均需要以土地資源為基礎(chǔ)，所需全面的土地信息對其進(jìn)行評估判斷，需要大量的信息。要達(dá)到上述要求，需要做好數(shù)字化檔案工作，才能適應(yīng)社會的發(fā)展[2]。

3.國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)

3.1網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)

信息各項活動均需要以網(wǎng)絡(luò)作為依托，包括信息的傳輸、交換、信息資源共享等。因此需要建設(shè)國土管理檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其建設(shè)過程可以分為以下幾點(diǎn)：①推廣普及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 當(dāng)前的國土管理系統(tǒng)已經(jīng)逐步構(gòu)建了土地管理信息系統(tǒng)，其內(nèi)容包括當(dāng)前的土地利用情況、土地利用規(guī)劃、遙感動態(tài)監(jiān)測土地的使用情況、補(bǔ)充耕地、地籍?dāng)?shù)據(jù)庫等，并有針對性的研發(fā)出了各種管理軟件，如綜合統(tǒng)計軟件、大調(diào)查項目管理軟件。各個國土管理部門需要靈活的運(yùn)用該系統(tǒng)，并不斷進(jìn)行推廣，在實(shí)踐中積累經(jīng)驗，收集反饋信息，完善其功能，規(guī)范操作程序，并制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，更好的發(fā)揮出系統(tǒng)的效能；②構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng) 現(xiàn)在投入使用的辦公自動化系統(tǒng)中，采用微機(jī)與局域網(wǎng)模式，有效的處理國土管理部門的內(nèi)部信息資源，且你能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享；③數(shù)字化建設(shè) 利用多種現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案處理的數(shù)字化，包括多媒體技術(shù)、光處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化信息傳播技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)信息的傳遞、資源共享等更加方便、快捷。另外在進(jìn)行國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)時還需要做好安全保密工作，可以采用現(xiàn)代較為先進(jìn)且可靠的安全技術(shù)，保障信息系統(tǒng)的順利運(yùn)轉(zhuǎn)及安全，避免信息泄露[3]。

3.2數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

各個地區(qū)及等級的國土部門在土地管理檔案的數(shù)字化建設(shè)方面的力度及水平均有較大的區(qū)別，許多部門還是處于初步探索的階段，其運(yùn)用方法也有所不同，因此很有必要構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，其是保障國土管理檔案數(shù)字化工程建設(shè)質(zhì)量及效果的基本條件之一。在實(shí)踐中構(gòu)建統(tǒng)一的國土管理檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系時，需要嚴(yán)格遵循一定的原則，即主要是進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，兼顧制度管理，并要求以internet網(wǎng)絡(luò)的信息管理平臺為就基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)合理的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，并具有實(shí)際的可操作性，實(shí)用性強(qiáng)。

3.3構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)站是數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，具體措施如下：①檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。首先需要將案卷級及文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。國土管理的所有檔案資料均需要把案卷級目錄、文件級目錄完整的錄入數(shù)據(jù)庫，保障檔案數(shù)據(jù)庫的全面性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。還需要利用現(xiàn)代的設(shè)備將源文件的信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化，包括掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等；②檔案網(wǎng)站的建立。構(gòu)建檔案網(wǎng)站的作用在于，政府及社會人員能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查詢到檔案信息及相關(guān)的政策法規(guī)。國土檔案管理部門也可以吧經(jīng)濟(jì)及建設(shè)、依法管理土地、合理利用土地的成果，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行展覽。該網(wǎng)站需要和地方政府政務(wù)網(wǎng)及公眾網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，可以充分的利用信息資源[4]。

3.4數(shù)字化人才培養(yǎng)

篇（8）

數(shù)字化檔案管理不僅通過采用先進(jìn)的數(shù)字化儲存技術(shù)對檔案進(jìn)行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡(luò)相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個高速、及時，準(zhǔn)確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案資源因其標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的操作越來越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及計算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實(shí)物、文書、聲像、照片、財務(wù)和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對價值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進(jìn)行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲數(shù)字信息的倉庫。是計算機(jī)有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對檔案進(jìn)行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡(luò)資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進(jìn)行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時代的重大挑戰(zhàn)。為適應(yīng)社會信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對檔案信息進(jìn)行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)

（1）經(jīng)濟(jì)效益高。社會和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費(fèi)用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機(jī)讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費(fèi)用。而且方便查閱，因此也避免了重復(fù)印刷而造成的紙張浪費(fèi)和不必要的增加人員的費(fèi)用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動性，如工人進(jìn)廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。（2）加強(qiáng)檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應(yīng)該提高職業(yè)技能，進(jìn)一步加強(qiáng)對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應(yīng)當(dāng)鼓勵檔案管理者積極參加以計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并給予必要的支持。檔案管理者還應(yīng)熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓(xùn)，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強(qiáng)后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團(tuán)隊的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實(shí)施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。檔案管理數(shù)字化的真正實(shí)現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨(dú)立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實(shí)現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，積極促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的有效實(shí)施，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立，實(shí)現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點(diǎn)就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]姜亮，張宇陽.淺談數(shù)字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

篇（9）

數(shù)字化檔案管理工作的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）有助于檔案原件的保護(hù)。首先，當(dāng)紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化后，就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質(zhì)檔案，這能夠有效保護(hù)檔案原件。其次，紙質(zhì)檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質(zhì)污損而出現(xiàn)不易辨認(rèn)的情況，而數(shù)字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數(shù)字化檔案還能夠?qū)堎|(zhì)圖片檔案運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行修復(fù)，避免紙質(zhì)圖片檔案因為自然老化的原因而失真。

（二）有助于節(jié)省檔案存儲空間。傳統(tǒng)檔案作為紙質(zhì)文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當(dāng)數(shù)字化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化存儲技術(shù)來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數(shù)字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強(qiáng)的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質(zhì)檔案在存儲過程中可能出現(xiàn)的各種損壞、損毀危險。

（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，由于是紙質(zhì)檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。

（四）有助于檔案資源的共享。傳統(tǒng)檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數(shù)字化檔案后，則可以憑借互聯(lián)網(wǎng)突破時空限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地共享，增強(qiáng)檔案的使用價值和傳播范圍。

二、做好數(shù)字化檔案管理工作的對策與途徑

（一）構(gòu)建完善數(shù)字化檔案管理制度。為了進(jìn)一步提高數(shù)字化檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，構(gòu)建健全完善的數(shù)字化檔案管理制度是一個有效途徑之一。各個檔案管理部門應(yīng)當(dāng)切實(shí)結(jié)合自身數(shù)字化檔案管理工作實(shí)情，從實(shí)際出發(fā)對現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理制度予以健全完善，以構(gòu)建出一套更加科學(xué)合理的管理制度，并在制度的運(yùn)行過程中不斷考證、不斷實(shí)踐，針對出現(xiàn)的問題以及不足不斷加以完善。健全完善的數(shù)字化檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包括數(shù)字化檔案收集制度、數(shù)字化檔案歸檔制度、數(shù)字化檔案保管制度，以及制定數(shù)字化檔案歸檔范圍、數(shù)字化檔案保管期限等規(guī)定，還需要將這些制度與規(guī)定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的崗位責(zé)任意識以及對制度和規(guī)定的執(zhí)行力度，確保數(shù)字化檔案能夠按照規(guī)定的流程得到規(guī)范化的管理。

（二）規(guī)范數(shù)字化檔案的利用方式。對于數(shù)字化檔案的利用應(yīng)當(dāng)額外制定相關(guān)查、借閱利用制度，不能無原則，當(dāng)利用者需要查閱利用數(shù)字化檔案的時候，必須滿足借閱、利用制度的相關(guān)規(guī)定。比如根據(jù)數(shù)字化檔案內(nèi)容的密級層次對借閱、利用人員進(jìn)行相關(guān)規(guī)定，不符合查、借閱規(guī)定的人員不能借閱、利用數(shù)字化檔案。還有就是針對檔案內(nèi)容不是開放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監(jiān)控下進(jìn)行。為了確保數(shù)字化檔案在共享過程中的網(wǎng)絡(luò)安全性，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)對含有密級信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數(shù)字化檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子檔案造成損壞或者更改檔案內(nèi)容。此外，伴隨數(shù)字化檔案管理工作的加深，相信數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)容量也會不斷增加，從而給儲存設(shè)備帶來儲存壓力，而且伴隨時間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時可以根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的訪問頻率來管理檔案數(shù)據(jù)，對各種數(shù)字化檔案進(jìn)行分級存儲，在滿足檔案利用者需求的同時，也能夠最大程度降低數(shù)字化檔案的存儲成本。

（三）實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包。為了節(jié)約檔案數(shù)字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作外包給專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)公司。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己的實(shí)際需求，嚴(yán)格評估和審核外包商的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)能力，選擇信譽(yù)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的服務(wù)商。其次，檔案原件在移交數(shù)字化加工單位前，由檔案部門工作人員預(yù)先清點(diǎn)、檢查、登記，確定需要數(shù)字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴(yán)格按照檔案管理要求，履行出入庫手續(xù)和交接手續(xù)。在檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進(jìn)行全程監(jiān)督，及時解決生產(chǎn)加工中出現(xiàn)的問題，排除泄密隱患，與承擔(dān)檔案數(shù)字化生產(chǎn)加工單位簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)字化加工單位的保密義務(wù)和責(zé)任，并要求數(shù)字化加工單位必須與從事檔案數(shù)字化加工的人員簽訂保密協(xié)議，檔案數(shù)字化工作人員必須提供無犯罪證明，明確工作人員的保密義務(wù)和責(zé)任。再次，檔案部門工作人員應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)度，不定期對已完成數(shù)字化加工的檔案原件進(jìn)行抽樣檢查，確保檔案原件準(zhǔn)確、完好。最后，檔案數(shù)字化加工完成后，數(shù)字化加工單位應(yīng)當(dāng)將生產(chǎn)加工的檔案原件、檔案數(shù)字化信息及其存儲介質(zhì)全部移交給檔案部門，不得擅自復(fù)制或留存，并辦理移交手續(xù)。例如：2014年開遠(yuǎn)市檔案館開始按照“分批實(shí)施、逐步完善”的原則，采用招投標(biāo)形式將檔案數(shù)字化項目外包給云南蘭臺商貿(mào)有限公司，??館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描和數(shù)據(jù)掛接，建立全文數(shù)據(jù)庫。開遠(yuǎn)市檔案館按照社會利用面廣、利用率高和更具有利用價值的原則優(yōu)先對這些檔案進(jìn)行全文數(shù)字化錄入。開遠(yuǎn)市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁，今年繼續(xù)做第三批。通過檔案數(shù)字化有效改變了檔案利用的現(xiàn)狀，更好地為社會提供高效便捷的服務(wù)，也標(biāo)志著檔案管理工作向規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)邁出了一大步。

篇（10）

（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強(qiáng)的流動性，如工人進(jìn)廠，退休，流動性等，要想準(zhǔn)確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進(jìn)行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映當(dāng)前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實(shí)際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實(shí)體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。

（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準(zhǔn)確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

二、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務(wù)意識。單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應(yīng)該進(jìn)一步落實(shí)加強(qiáng)。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強(qiáng)有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡(luò)信息社會條件下，檔案管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應(yīng)該要加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務(wù)意識。

篇（11）

在城市化進(jìn)程不斷加快的過程中，城建檔案管理的重要性也突顯出來。城建檔案能為城市化發(fā)展提供必要的背景資料研究，促進(jìn)城市的合理規(guī)劃。但隨著城市規(guī)模的擴(kuò)大，城市化進(jìn)程的加快，城建檔案管理的難度也越來越大，大量的資料需要?dú)w類、整理，這給城建檔案管理提出了新的難題。因而，有必要實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化，使得資料管理能更加便捷有效，以提高城建檔案管理水平。

一、城建檔案管理數(shù)字化的意義

（一）實(shí)現(xiàn)便捷高效的管理

傳統(tǒng)的城建檔案管理主要是紙質(zhì)資料的管理，在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對紙質(zhì)資料的管理中，資料必須依照相應(yīng)的順序規(guī)定進(jìn)行歸類整理，而且紙質(zhì)資料在存放過程中需要大范圍的存儲空間，并且在長期的保存中，容易造成資料的破損。而在信息技術(shù)的發(fā)展下，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為資源的共享提供了一個便捷的途徑。因而在城市化進(jìn)程的推進(jìn)下，城建檔案管理模式也應(yīng)隨著社會的進(jìn)步加以創(chuàng)新。隨著人們生活方式的變化，人們對信息資料的便捷化、高效化要求進(jìn)一步增加，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理也不再適應(yīng)人們獲取信息的需求。因此，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化是時展的要求。

（二）實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理

在傳統(tǒng)的城建檔案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的過程中不免會出現(xiàn)失誤，造成檔案的破損或遺失，并且在傳統(tǒng)的檔案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不當(dāng)就會影響管理的科學(xué)性。因而，人工化的管理模式不利于城建檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，并且在缺乏統(tǒng)一有效的管理中，檔案資料管理在利用上也會出現(xiàn)許多問題，影響檔案資料的及時獲取，增加管理成本。

（三）便于城建檔案的開發(fā)利用

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能實(shí)現(xiàn)高效規(guī)范的管理，還有利于城建檔案的開發(fā)利用。因為城建檔案不僅是城市建設(shè)的重要依據(jù)，還能為城市管理等提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)理論支持，因而數(shù)字化管理模式的應(yīng)用，對城建檔案資料的開發(fā)與應(yīng)用會有新的突破。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)對城建檔案網(wǎng)站進(jìn)行訪問，對各項信息進(jìn)行查詢，從而提高了城建檔案的利用率，并且用戶在應(yīng)用的過程中還可以對資料進(jìn)行擴(kuò)充，從而豐富城建檔案資料內(nèi)容。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）管理信息的缺失

在城建檔案管理中會因為信息網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定造成檔案資料的缺失，影響管理的有效性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，信息資料相對比較穩(wěn)定，基本不會發(fā)生改變。但利用數(shù)字化的管理模式，在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網(wǎng)絡(luò)的問題還是人為因素，都會影響檔案資料的穩(wěn)定性，造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴(yán)重影響城建檔案的完整性，給后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建檔案資料具有保密性，除了一些可以對外公布的資料外，大部分資料是要進(jìn)行嚴(yán)密管理的。但利用數(shù)字化的管理模式，城建檔案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子會對城建檔案管理信息系統(tǒng)造成攻擊，對信息進(jìn)行盜取，影響城建檔案信息的安全性。因而，相對于紙質(zhì)檔案資料的管理，數(shù)字化的城建檔案資料的管理更應(yīng)重視信息的安全。

（三）初期建設(shè)難的問題

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的初期需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，因而在初期的建設(shè)中需要對所有資料進(jìn)行整理，并做好信息錄入工作。在系統(tǒng)建設(shè)的初期，對于信息網(wǎng)站的建立、搜索引擎和各項條目的制作都需要投入大量的人力、財力。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的過程中，不同的城市建設(shè)管理單位所用的數(shù)字化管理模式會存在一些差別，因而管理會難以統(tǒng)一，以致于影響后期資料的利用。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

（一）合理的規(guī)劃

對于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)來說，初期的工作至關(guān)重要，只有在初期合理計劃，做好充分的準(zhǔn)備，后期的工作才能有條不紊地進(jìn)行。因而，在初期的工作中要進(jìn)行合理的規(guī)劃，在紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案的時候，應(yīng)做好相關(guān)的調(diào)查工作，對具體的檔案數(shù)量及檔案類型作詳細(xì)地了解。在整理的過程中，應(yīng)按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，將資料進(jìn)行分類，整理出具體的條目，從而在制作搜索引擎的時候能依據(jù)條目呈現(xiàn)具體的檔案資料。

（二）制定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

由于缺乏統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，會給后期的資料查找?guī)碓S多問題，影響具體的操作，并且難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享，給管理造成巨大的困擾。因而，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)制定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得紙質(zhì)資料在轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的過程中，能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，從而進(jìn)行統(tǒng)一的管理，無需將不同的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)資料的有效共享。

（三）優(yōu)秀的管理人才

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，優(yōu)秀的管理人才是尤為必要的。因為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理模式意味著與信息技術(shù)的發(fā)展相接軌，因而管理人員不僅要有相應(yīng)的檔案管理知識與能力，還應(yīng)具備一定的計算機(jī)操作技能，在管理過程中能熟練操作計算機(jī)。過去的紙質(zhì)資料管理，管理人員只要對資料進(jìn)行分類管理，做好相應(yīng)的檔案資料擺放等工作，但數(shù)字化管理則要求管理人員能在日常工作中應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行操作，熟悉檔案資料查找流程，能將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，從而使得檔案管理更加高效。

（四）數(shù)字化管理模式的應(yīng)用與推廣

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，在城建檔案管理中推行數(shù)字化的管理模式是時展的需要。因而，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)突出其建設(shè)的重要性與意義，以獲得各方的支持。在具體的建設(shè)過程中，應(yīng)加大城建檔案管理數(shù)字化的建設(shè)力度，對數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行推廣；應(yīng)充分發(fā)揮城建檔案管理部門的職能，通過城建檔案數(shù)字管理模式的應(yīng)用，主動建設(shè)數(shù)字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會資源的集中部門，應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，著力建設(shè)一個檔案管理服務(wù)平臺，從而建立兩方面的資源管理模式，因為檔案的一部分資料是可以公開查閱的，而另一部分則是內(nèi)部資料，不便于對外開放。因而在建設(shè)中應(yīng)建立統(tǒng)一門戶，實(shí)現(xiàn)資源共享，而另一方面應(yīng)建立內(nèi)部的資源利用平臺，方便內(nèi)部資料的查找，并進(jìn)行必要的加密處理，防止資料的泄露。此外，還應(yīng)對資料進(jìn)行備份處理，防止因數(shù)字化資料的不穩(wěn)定造成資料的丟失。

總而言之，應(yīng)對數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行推廣，并且履行好檔案管理部門的職責(zé)，提高城建檔案管理數(shù)字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的，隨著城市建設(shè)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，因而有必要應(yīng)用數(shù)字化管理模式對城建檔案資料進(jìn)行管理。但城建檔案數(shù)字化管理建設(shè)仍存在一些問題，因而在建設(shè)的過程中應(yīng)采取有效措施加以解決，強(qiáng)化城建檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，提高城建檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]白建峰.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考[J].江西建材,2014(3):292.