檔案合規(guī)管理大全11篇

緒論：寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案合規(guī)管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

二、辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的不足之處

(一)歸檔文件材料的收集不全面

在辦公室文書檔案的管理過程中,通常會(huì)見到歸檔文件收集不齊全的情況,具體包括未經(jīng)檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內(nèi)容廣泛，來源渠道較多，具備重要的參考價(jià)值等。文件材料一旦遺留在其他的人員或者部門，無法完整的收集回來，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時(shí)間與精力來整理與保管檔案資料，或因種種因素而無法及時(shí)進(jìn)行檔案文件的歸檔工作等，這些均能導(dǎo)致文書檔案文件材料無法及時(shí)的收集完整。

(二)檔案文件材料的收集力度不夠

當(dāng)前，由于多數(shù)檔案人員沒有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或者缺損。具體原因主要包括：

1.各部門的檔案管理流程不規(guī)范，各種文件資料隨意擺放，混亂不堪，不能及時(shí)歸檔;

2.各單位的歸檔模式不科學(xué)，主要存檔文字檔案較多，對(duì)于電子文書檔案的收集與歸檔意識(shí)淡薄;

3.文書檔案的連續(xù)性完整性不夠好，文件資料不完整，普遍出現(xiàn)文件資料斷章、斷頁、缺時(shí)間、缺單位落款公章等不齊全的情況，或者有正文缺發(fā)文稿，或有發(fā)文稿有正文但是缺定稿的情況，遇到這些情況，我們立即要求有關(guān)部門補(bǔ)交文件缺失部分才給予收集歸檔;

4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門為應(yīng)付上級(jí)的檢查，通常模擬前幾年的數(shù)據(jù)展開評(píng)估，致使檔案文件的歷史性與真實(shí)性喪失。

(三)檔案人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳎募牧戏稚⒉缓霉芾砗屠貌殚啞＞唧w表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、如何加強(qiáng)辦公室文書檔案的收集與歸檔工作

(一)強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

(二)構(gòu)建和健全文書檔案收集與歸檔工作的管理制度

首先，檔案管理人員必須明確文書檔案收集的時(shí)間、歸檔范圍、保管期限及注意事項(xiàng)，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開展。根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，依照相關(guān)法規(guī)與職責(zé)分工的制度，合理確定切合實(shí)際的檔案文件材料歸檔范圍，同時(shí)給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進(jìn)檔案收集的工作順利進(jìn)行。另外，還應(yīng)明確規(guī)定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統(tǒng)一進(jìn)行保管，不得私自留作它用。明確規(guī)范文書檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發(fā)檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況適時(shí)更新文書檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。

(三)加強(qiáng)臨時(shí)性檔案文件材料的收集

在各單位中因部分人員的調(diào)動(dòng)或者離職，往往會(huì)有少量的重要文件遺留在他們手中，導(dǎo)致檔案文件資料無法及時(shí)歸檔，甚至丟失。對(duì)此，負(fù)責(zé)管理文書檔案的人員應(yīng)定期在每年的年初開始收集與整理上一年度的文書檔案，重點(diǎn)加強(qiáng)臨時(shí)性檔案資料的收集工作。比如召開重大會(huì)議之后，應(yīng)及時(shí)通知各部門收集完整的會(huì)議資料。當(dāng)發(fā)生人員調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，可以及時(shí)通知這類人要交出他們柜中的經(jīng)手的文件，作為檔案文件提供給大家今后好查閱，使其的意義和利用價(jià)值最大化;時(shí)檔案管理部門的工作人員，必須嚴(yán)格把好相臨時(shí)性文件材料的移交接收工作，及時(shí)將他們交來的文件材料給予對(duì)應(yīng)交接，將收集完整的檔案文件編好打印成移交清單或移交目錄兩份或三份，簽上移交人和接收人的名字，移交人和接收人雙方各持一份備查，保證離職或調(diào)動(dòng)人員手上的文件材料能交給檔案管理部門。

(四)更新文件材料的收集與整理方式

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二是要大力宣傳城建檔案管理的作用。目前，許多城建單位沒有按規(guī)定將技術(shù)工程檔案送給當(dāng)?shù)爻墙n案館審驗(yàn)，建設(shè)施工單位及相關(guān)的項(xiàng)目管理人員對(duì)城建檔案知識(shí)了解不多，對(duì)城建檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，也是社會(huì)各界對(duì)城建檔案知之甚少，沒有產(chǎn)生一種城建檔案必須規(guī)范管理的氛圍所至。因此城建主管部門、城建檔案管理部門要采取多種方式向社會(huì)宣傳城建檔案的作用，使公眾充分認(rèn)識(shí)到規(guī)范的城建檔案工作有利于推動(dòng)城市進(jìn)步，有利于豐富人民的文化生活，使全社會(huì)共同關(guān)心支持城建檔案工作。

三是要加強(qiáng)檔案的收集和整理。目前，各地檔案館普遍存在的問題是館藏內(nèi)容不豐富、形式單一、結(jié)構(gòu)不合理。因此，城建檔案館要加強(qiáng)經(jīng)常性的接收檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，及時(shí)幫助建設(shè)施工單位整理資料，積極上門收取檔案，防止檔案資料的散失、殘缺不齊；經(jīng)常與建設(shè)施工系統(tǒng)單位、主管部門溝通關(guān)系，掌握市政施工、建筑的動(dòng)態(tài)，將建筑規(guī)劃?rùn)n案、市政工程檔案等及時(shí)接收到檔案館存檔。疏通建設(shè)系統(tǒng)的建設(shè)檔案收集渠道，使檔案的收集做到全面、系統(tǒng)、完整。隨著服務(wù)措施的到位，收集渠道的暢通，收集方法的改善，檔案資料將會(huì)大幅增加，這時(shí)就要注重梳理、精選，做到既全面又突出重點(diǎn)，講究檔案質(zhì)量。

四是要采用科學(xué)的保管方法。首先要做好立卷和編號(hào)。對(duì)工程設(shè)計(jì)檔案通常按“性質(zhì)――工程項(xiàng)目”分類法進(jìn)行分類，其立卷與編號(hào)要與分類科目體系相對(duì)應(yīng)，規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案最好能按歸檔年代立卷，每輪規(guī)劃按年代順序排列，對(duì)其案卷編號(hào)固定不變，即在一個(gè)案卷號(hào)下按年代順序排列多卷檔案，有利于調(diào)閱時(shí)對(duì)比，提高利用價(jià)值。其次要注意保管方法。為了更大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，同時(shí)又便于提供利用，工程圖紙最好實(shí)行單獨(dú)保管，即把工程圖紙從文書檔案中分離出來，按照全宗、目錄、案卷的先后順序分門別類，編制目錄，另設(shè)庫房空間進(jìn)行存放，具體地保管方法有兩種：平攤式和卷筒式。平攤式保管，就是將工程圖紙整張攤開平放，每張圖紙編寫一個(gè)順序號(hào)，并按號(hào)編制目錄即可。卷筒式保

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公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。公文制發(fā)的質(zhì)量，影響和決定著檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。因此，在公文制發(fā)中必須要打好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作基礎(chǔ)，以提高檔案管理的整體質(zhì)量，為檔案管理工作實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化做好前期工作。首先，公文在用紙規(guī)格上要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要，注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題、主送單位和抄送單位是否準(zhǔn)確，落款與公文是否一致，有無日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點(diǎn)，要區(qū)分文件與資料，特別是要在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

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Abstract: The management of hospital personnel files as the basis and foundation of the hospital management, plays a key role in the development of hospital construction, is of great significance in the reform of the hospital. This paper summarizes the current status of hospital personnel archives management and the existing problems, on how to change the status quo, to improve hospital personnel file management level and provides the solution to the problem, has the reference significance to the management of hospital archives.

Key words: Hospital; internal personnel files; management; countermeasure

中圖分類號(hào)：G271

引言：醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院在人才引進(jìn)和管理的過程中形成的，是記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷和表現(xiàn)以備考查的文件資料。在新時(shí)期，把握醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院人事制度的改革，提高檔案的自身價(jià)值，服務(wù)醫(yī)院的各項(xiàng)工作，具有十分重要的意義。如何規(guī)范加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)人員檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，是新時(shí)期醫(yī)療體制改革不斷深化所面臨的重要課題。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理制度不健全

在醫(yī)院的整個(gè)管理體系中，管理層都根據(jù)工作特點(diǎn)和工作需要制定了適用于本單位的相關(guān)管理制度和各類科室、人員工作職責(zé)，而在人員檔案管理方面的規(guī)章制度卻比較少，對(duì)人員檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)、要求、規(guī)程和檔案內(nèi)容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評(píng)缺少一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)。由于各項(xiàng)管理制度的不健全，導(dǎo)致檔案交接不及時(shí),缺少有效的核對(duì),特別是對(duì)部分外調(diào)人員的檔案手續(xù)“不規(guī)范”，甚至出現(xiàn)檔案中姓名、出生時(shí)間等基本資料前后不對(duì)應(yīng)等現(xiàn)象，使有人事資料不能及時(shí)完整收集，材料不準(zhǔn)確，給醫(yī)院在人事審核、審批工作中帶來不便。

2.人事檔案管理方式和手段落后

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的方式方法和手段相對(duì)落后，還存在諸多問題，一是部分醫(yī)院人事檔案收集的材料和信息不合理，大多是一些經(jīng)歷性材料，通過這些檔案材料很難真實(shí)客觀地反映一個(gè)人的素質(zhì)能力和綜合表現(xiàn)，更不能為醫(yī)院管理層選拔使用人才提供可靠的依據(jù)；而是目前多數(shù)醫(yī)院在內(nèi)部人員檔案的收集上多是以紙質(zhì)的文本材料形式，這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重，導(dǎo)致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展對(duì)人才信息的需求；三是雖然部分醫(yī)院能投入人力、物力進(jìn)行人事檔案管理工作，但觀念仍停留在“關(guān)門編研”、“重藏輕用”上，只注重對(duì)人事檔案資料的收集、管理，卻忽視了對(duì)檔案資源的開發(fā)利用，不能將檔案信息利用與醫(yī)院人才培養(yǎng)、選拔、使用有機(jī)結(jié)合。

3.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理工作的水平直接取決于醫(yī)院檔案管理人員的能力素質(zhì)。目前，大多數(shù)醫(yī)院往往只注重醫(yī)療技術(shù)方面人員的培養(yǎng)，而對(duì)從事醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門人員兼管, 或由其它專業(yè)、科室轉(zhuǎn)崗過來，檔案專業(yè)出身的人員較少。這部分管理人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)參差不齊，又缺少相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，他們對(duì)醫(yī)院檔案的管理僅僅局限于簡(jiǎn)單的維護(hù)保養(yǎng)，甚至連基本的分類整理收集工作都難以應(yīng)付，就更談不上有效管理利用了。

4.個(gè)人檔案意識(shí)淡薄。在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著衛(wèi)生事業(yè)改革不斷深入，人才流動(dòng)也較為頻繁。很多醫(yī)院個(gè)人不關(guān)心自己的人事檔案問題，有些重要的檔案資料遺漏；或者因?yàn)榕汕驳仍颍紮n案無從查找，只能回原單位補(bǔ)新檔案。這樣建立的資料一般內(nèi)容匱乏，缺少系統(tǒng)性，也不利于基本情況的核實(shí)，真實(shí)性和可靠性也容易遭到質(zhì)疑。

二、醫(yī)院人事檔案管理的對(duì)策和設(shè)想

1.按制度操作，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的制度化。在人事檔案的管理上，要把制度建設(shè)貫穿到人事檔案管理工作的全過程中。在制定和健全人事檔案管理制度的同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行制度，加強(qiáng)監(jiān)督，使檔案的管理制度都能夠有效落實(shí)；要堅(jiān)持用制度管人、管事，在制度面前人人平等，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性；要明確各崗位的工作職責(zé)，強(qiáng)調(diào)工作原則，制定工作規(guī)范，從制度上規(guī)范員工工作行為；同時(shí)檔案管理部門要和檔案材料形成的有關(guān)部門加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，使檔案管理制度化、程序化。

2.加強(qiáng)檔案的宣傳教育，增強(qiáng)意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案的管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，要使人事檔案的管理與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展和規(guī)劃，要對(duì)員工宣傳醫(yī)院人事檔案管理的意義，加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使干部職工認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，從而更好地支持人事檔案的管理工作；要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的教育，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)化水平，使他們自覺抵制和防止各種違法行為，維護(hù)檔案的完整性、真實(shí)性，使他們更具有專業(yè)知識(shí)，知道怎么做好對(duì)現(xiàn)有檔案的保管和利用工作，不斷提高專業(yè)服務(wù)水平。

3.規(guī)范檔案資料的收集整理工作。檔案資料的收集整理和補(bǔ)充是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作。醫(yī)院人事檔案內(nèi)容涉及較廣，人事部、護(hù)理部、科教部等部門提供人事檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)和各部門聯(lián)系，做好經(jīng)常性的收集歸檔工作。收集手續(xù)要完備、內(nèi)容要完整、表述要準(zhǔn)確、觀點(diǎn)要明確，對(duì)于不符合要求的材料應(yīng)及時(shí)退回，限期糾正；不屬于歸檔范圍的材料要及時(shí)退回有關(guān)部門；收集到的人事檔案資料要及時(shí)裝訂、不散失、不積壓。

4.加大科技投入，加快人事檔案管理的信息化進(jìn)程。醫(yī)院要加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。一是要提高檔案的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備和保護(hù)設(shè)備，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的空調(diào)、除濕等設(shè)備的建設(shè)，合理利用防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。二是引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理，建立醫(yī)院的人才信息數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理工作科學(xué)化、信息化，同時(shí)可實(shí)行對(duì)人事檔案信息的計(jì)算機(jī)動(dòng)態(tài)化管理，保證檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性、準(zhǔn)確性。

人事檔案是醫(yī)院考察和了解人才的重要手段，是醫(yī)院能否科學(xué)用人的重要依據(jù)，對(duì)于醫(yī)院人才的開發(fā)具有至關(guān)重要的意義。因此，通過對(duì)醫(yī)院人事檔案現(xiàn)有問題的分析，提出相應(yīng)的改革措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，對(duì)開發(fā)醫(yī)院人力資源，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展具有十分重要的作用

三、結(jié)束語

醫(yī)院人事檔案是人事管理活動(dòng)的一個(gè)專門檔案范疇，是醫(yī)院在人事管理工作中形成的，反映醫(yī)院?jiǎn)T工個(gè)人工作、學(xué)習(xí)等情況的真實(shí)記錄，部人員檔案資料是醫(yī)院管理層對(duì)醫(yī)院內(nèi)部人事調(diào)整的信息依據(jù),對(duì)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的作用。也是醫(yī)院檔案的重要組成部分檔案是社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。

參考文獻(xiàn)：

[1]蘇紅艷.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國(guó)病案.2009

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單位的檔案記載著從創(chuàng)立到發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果，涉及到科技圖紙、文件文書、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、信用憑證、科技成果大量資料，主要包括文件、圖片、錄音、錄像和實(shí)物等等，對(duì)研究本單位的工作提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長(zhǎng)避短、制定發(fā)展方向的好教材。做好規(guī)范化檔案管理工作，對(duì)于實(shí)現(xiàn)本單位工作決策，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。

那么，如何加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，提高檔案管理工作水平呢？筆者認(rèn)為，要從以下四個(gè)方面著手：

一、要牢固樹立檔案意識(shí)

何謂檔案意識(shí)？簡(jiǎn)單地說，檔案意識(shí)就是對(duì)檔案和檔案工作認(rèn)識(shí)、了解、熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的基礎(chǔ)和保證。檔案意識(shí)主要涵括兩方面內(nèi)容：既包括社會(huì)上人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，也包括檔案工作者對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)。這兩方面結(jié)合起來才是完整的檔案意識(shí)，缺一不可。

檔案工作事關(guān)全局、影響深遠(yuǎn)。檔案管理工作者必須具有較強(qiáng)政治意識(shí)、大局意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和紀(jì)律意識(shí)。檔案工作是默默無聞的工作，生活清苦，工作辛苦，因此要做好檔案工作就要求我們每個(gè)檔案工作者要具有“五種精神”：埋頭苦干、任勞任怨的“老黃牛”精神；兢兢業(yè)業(yè)、忠于職守的公仆精神；精益求精、一絲不茍的工匠精神；勇于進(jìn)取、不斷創(chuàng)新的開拓精神；淡泊名利、默默奉獻(xiàn)精神；同時(shí)要過得了“五苦”關(guān)：頂?shù)淖　巴诳唷保痰米　肮驴唷保缘昧恕靶量唷保痰米　扒蹇唷保Φ眠^“艱苦”，做到“待名利用平常心，視富貴如云煙”。

二、要重視提高工作能力

俗話說的好“在其位，謀其事”。隨著科技的進(jìn)步、時(shí)代的變遷，特別是信息化電子技術(shù)的運(yùn)用使人類進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，社會(huì)方方面面發(fā)生了重大變化。作為最深刻、最系統(tǒng)記錄時(shí)代變遷的檔案工作也必然隨著社會(huì)的發(fā)展而發(fā)展。各層次檔案室的應(yīng)運(yùn)而生，多門類檔案資料的不斷出現(xiàn)，現(xiàn)代化管理手段的逐步運(yùn)用，給檔案工作的發(fā)展帶來了勃勃生機(jī)，同時(shí)也對(duì)檔案管理工作人員提出了新的挑戰(zhàn)和要求。

提高檔案工作能力，首先要熟悉單位性質(zhì)、作用、職能，熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)。比如要做好醫(yī)院檔案管理，就要熟悉掌握衛(wèi)生專業(yè)知識(shí)、文教衛(wèi)生工作文件；要做好財(cái)政檔案工作，就要具有一定的會(huì)計(jì)、財(cái)政理論知識(shí)，這樣才能合理分類整理各門類檔案、及時(shí)為查檔者找到所需的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效價(jià)值。其次要掌握文件歸檔和編研方法。整理歸檔文件應(yīng)根據(jù)檔案工作有關(guān)要求，堅(jiān)持“以我為主”、“保持歷史聯(lián)系”的歸檔原則，統(tǒng)籌兼顧單位工作特點(diǎn)，進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、歸檔。各類檔案的歸檔要嚴(yán)格做到分類科學(xué)，組卷合理，排列有序，保管期限劃分合理，做到歸檔案卷美觀、檢索利用便捷。再次要健全檔案檢索工具。檢索工具好比人的一雙眼睛，遇到查閱檔案時(shí)通過檢索工具快捷地調(diào)出來，所以編制檢索目錄時(shí)應(yīng)考慮周到、細(xì)化、便于查找利用。比如在編制專題目錄時(shí)，要有效維護(hù)全宗內(nèi)的專題檢索工具的完整性。編制時(shí)不受案卷、年度、保管期限的限制，應(yīng)把同一主題內(nèi)容所涉及的目錄統(tǒng)一起來，分項(xiàng)目設(shè)置專題檢索工具，為提供完整的檔案查閱省時(shí)省力，降低漏檢率與誤檢率。

三、要加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)施建設(shè)。

常言道“巧婦難為無米之炊”。保管檔案離不開使用方便、節(jié)省空間、管理規(guī)范的硬件設(shè)備，一個(gè)單位檔案工作的管理成效、工作水平，往往在硬件配套設(shè)施建設(shè)上就可以管中窺豹略見一斑。

合格的檔案庫房檔案室對(duì)溫度、溫度、防火、防風(fēng)都有嚴(yán)格的要求。一般情況下，一個(gè)單位的檔案室不像檔案館進(jìn)行獨(dú)立建筑，大多都是在一幢辦公樓中設(shè)定幾間辦公室作為檔案室，主要包括檔案整理室、檔案利用室、檔案管理技術(shù)室（主要用來放置服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，由于有的服務(wù)器噪音比較大，在房間安排時(shí)應(yīng)考慮獨(dú)立，其余的因素暫且不談）、檔案庫房4間。檔案柜、電腦、空調(diào)、保濕器等硬件配套設(shè)施必不可少。

在我單位創(chuàng)建4A級(jí)檔案管理工作中，上級(jí)檔案驗(yàn)收部門在實(shí)地檢查時(shí)，重點(diǎn)抽查了歸檔材料、翻看了各類臺(tái)賬、參觀了榮譽(yù)室，細(xì)致詢問了各創(chuàng)建單位硬件建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用等方面的具體工作情況，并對(duì)創(chuàng)建工作進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)點(diǎn)評(píng)及指導(dǎo)，大大提高了檔案管理工作水平。

篇（6）

加強(qiáng)對(duì)國(guó)土檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是國(guó)土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的原則。成立了國(guó)土檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由分局工作人員，兼職國(guó)土檔案員，在師局專職檔案員的幫助下，形成了全系統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)一模式。同時(shí)，完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無論是在師國(guó)土局發(fā)的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理 

長(zhǎng)期以來、我們對(duì)國(guó)土檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識(shí)、沒有很好地和師局檔案員聯(lián)系。沒有將國(guó)土檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長(zhǎng)期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。06年來，我分局意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作、開始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定措施，對(duì)國(guó)土檔案進(jìn)行超前管理。

3．國(guó)土檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道 

從實(shí)際情況看、國(guó)土檔案是比較復(fù)雜的。它分類為九大部分，從每個(gè)部分的內(nèi)容比較來說層次不齊。建設(shè)用地類的報(bào)批經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對(duì)哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。

4．制定規(guī)范，及時(shí)立卷 

根據(jù)國(guó)土資源檔案的實(shí)際情況、我們制定了《檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》，建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號(hào)分類方法等，將國(guó)土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計(jì)劃財(cái)務(wù)類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規(guī)劃類；(5)建設(shè)用地類：(6)土地監(jiān)察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產(chǎn)資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類可以裝訂成正規(guī)卷的、及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。

5、強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平

客觀上對(duì)國(guó)土檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，從事國(guó)土檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)與其它單位的檔案人員更單一。為達(dá)到國(guó)土檔案整理規(guī)范化的要求、兼職檔案管理人員要進(jìn)行一次正規(guī)的培訓(xùn)、講解了國(guó)土檔案工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照國(guó)土檔案管理要求。對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作詳細(xì)的講解。使大家對(duì)國(guó)土檔案內(nèi)容提前了解，在工作個(gè)有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障。

6通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作 

篇（7）

檔案管理工作無論是內(nèi)容還是形式都是企事業(yè)單位的有機(jī)組成部分，但是就目前很多部門來說，對(duì)檔案管理不夠重視，導(dǎo)致檔案資料的管理非常的混亂，當(dāng)需要查閱和借閱檔案資料的時(shí)候，由于管理的不規(guī)范直接導(dǎo)致檔案資料的殘缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事業(yè)單位的發(fā)展。為此，新形勢(shì)下，我們必須重視檔案資料的管理，不斷的創(chuàng)新工作方法，結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)提升檔案資料的管理水平，確保檔案資料的管理規(guī)范化，為企事業(yè)單位的發(fā)展提供助力。

一、思想上給與重視，提升認(rèn)知水平

在我國(guó)，檔案資料的規(guī)范化管理起步較晚，主要原因是對(duì)檔案資料的認(rèn)知不到位，很多的企事業(yè)單位認(rèn)為檔案資料工作不重要，也沒有直接的價(jià)值體現(xiàn)，另外甚至覺得檔案資料的管理如畫蛇添足般，顯得多此一舉，為此，檔案資料管理部門無論是地位、權(quán)利還是工作環(huán)境都較為惡劣，很長(zhǎng)一段時(shí)間我國(guó)企事業(yè)單位的檔案資料管理非常的混亂，沒有專業(yè)的人員管理。為了優(yōu)化檔案資料的管理，提升管理的規(guī)范化程度，首先就要給予思想上的重視和正確的認(rèn)知。檔案資料管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分，起到的作用也是顯而易見的，特別是在當(dāng)下，它的作用越來越明顯，為此，在人員聘用和培養(yǎng)上、在設(shè)備采購和管理上，在檔案資料的管理與利用上都要構(gòu)建相應(yīng)的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值。

二、與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案資料管理的現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的發(fā)展，企事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案資料越來越多，存在的形式也是五花八門，那么對(duì)于不同類型和不同內(nèi)容的檔案資料要分門別類的就行規(guī)范化管理就顯得非常的繁瑣和復(fù)雜，為此，當(dāng)下的檔案資料管理應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷的革新管理觀念和管理技術(shù)，提升檔案資料管理規(guī)范化的水平。實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)保障。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，一些新的檔案資料管理設(shè)備與系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了一定的技術(shù)保障。為了實(shí)現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化管理，檔案管理部門要革新管理系統(tǒng)，購買一些必備的管理設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、管理系統(tǒng)、錄影機(jī)、打字復(fù)印機(jī)等。在采用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的時(shí)候，注意檔案資料的安全等。

三、構(gòu)建管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化管理

檔案資料的管理較為繁瑣，管理的環(huán)節(jié)也較多，有檔案資料的收集、整理、歸檔、封存、存儲(chǔ)、借閱、銷毀等，每一個(gè)環(huán)節(jié)又牽扯到很多的內(nèi)容，如果不能構(gòu)建一定的管理制度，那么檔案資料的管理操作是很難進(jìn)行的，所謂無規(guī)矩不成方圓。在檔案資料的管理中，制度是確保管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，也是最強(qiáng)的力量支持。對(duì)于檔案資料的管理制度來說，牽扯到每一個(gè)檔案資料的管理環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該構(gòu)建齊全的規(guī)范化與科學(xué)化的制度。比如在檔案資料的分類歸檔中，要對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的分類，進(jìn)行編號(hào)排序，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排版，這樣不但清晰明了的把檔案資料進(jìn)行了分類，也為檔案資料的利用提供了便利條件。再如，在檔案資料的查閱和借閱上，要有一定的規(guī)章制度，這樣既能保障檔案資料的安全，又能提升檔案資料的利用效率。

四、提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì)，提高檔案資料管理的質(zhì)量

對(duì)于檔案資料管理來說，工作是枯燥乏味的，以往由于對(duì)檔案資料管理的不重視，幾乎沒有專業(yè)的人員，很多都是兼職人員，在檔案資料的管理中缺乏專業(yè)化的操作與管理勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)很多的問題，也一定程度上限制了檔案資料管理的水平。由于不重視檔案資料管理，在人員的聘用上也較為寬泛，只要能簡(jiǎn)單的操作都可以錄用，而這些人員在工作中又不能實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化與科學(xué)化，大大降低了檔案資料管理和利用的效率。為此，要想實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化管理，提升工作人員的素質(zhì)勢(shì)在必行。既然檔案資料管理的作用日趨重要，那么實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的操作與管理就成為大勢(shì)所趨，形勢(shì)所迫。為此，在檔案資料管理人員的錄用上，要把好關(guān)口，選擇那些專業(yè)能力強(qiáng)，操作能力強(qiáng)，專業(yè)對(duì)口的人才。對(duì)于檔案管理人員來說，還要對(duì)他們進(jìn)行一定的培訓(xùn)，這個(gè)培訓(xùn)的內(nèi)容要視工作而定，包括崗前培訓(xùn)、在職培訓(xùn)、離職培訓(xùn)等。在工作中，要檔案資料從業(yè)人員思想上重視自身的工作，正確的看待和認(rèn)識(shí)檔案資料管理的重要性，與此同時(shí)引導(dǎo)他們樹立積極的工作態(tài)度和工作熱情，只有這樣他們才會(huì)努力工作，提升工作質(zhì)量。

新形勢(shì)下，檔案資料的管理越來越重要，我們必須采取有力的措施，革新管理的技術(shù)和手段，提升檔案資料管理的質(zhì)量和利用效率。檔案管理作為企事業(yè)單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分，應(yīng)該得到重視，但是檔案資料管理的規(guī)范化是一個(gè)長(zhǎng)久的系統(tǒng)化工程，它不是一蹴而就的，所以必須實(shí)現(xiàn)檔案資料的常態(tài)化管理，只有這樣才能真正的做到檔案資料的規(guī)范化與科學(xué)化管理。

參考文獻(xiàn)：

篇（8）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 075

[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）18- 0123- 02

檔案管理是新農(nóng)合的基礎(chǔ)工作，是新農(nóng)合基金支付和參合農(nóng)民費(fèi)用報(bào)銷補(bǔ)償?shù)闹匾罁?jù)和憑證，做好新農(nóng)合檔案管理工作是保障新農(nóng)合基金安全和健康發(fā)展的重要保障，也是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，關(guān)注民生，加強(qiáng)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)的具體體現(xiàn)，因此必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真研判其發(fā)展趨勢(shì)及問題，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理走上規(guī)范化、科學(xué)化道路。

1 會(huì)計(jì)檔案的收集與整理

會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等4個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。

1.1 會(huì)計(jì)憑證

它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表等。會(huì)計(jì)憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。

1.2 會(huì)計(jì)賬簿

它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁，按科目順序整理成冊(cè)，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計(jì)算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁非裝訂線一側(cè)上角編頁號(hào)，每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)可用號(hào)碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫。

1.3 會(huì)計(jì)報(bào)表

分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報(bào)表附注和決算說明等。會(huì)計(jì)報(bào)表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報(bào)表附注和決算說明應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。各類會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫頁碼，其方法與賬簿相同。

1.4 其他會(huì)計(jì)核算資料

屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。

2 會(huì)計(jì)檔案形成與保管

（1）上述會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容。這些的會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

（2）當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

（3）會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。總賬、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算等保管期限為永久。

（4）保管到期的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。

3 會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

3.1 會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范

有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過多，無處存放。

3.2 會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范

有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案箱不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。

3.3 會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)制不完善

一是會(huì)計(jì)信息披露進(jìn)程中的政府監(jiān)管不足，準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力，缺乏效率；會(huì)計(jì)信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠。二是注冊(cè)會(huì)計(jì)師制度不完善，一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師既要對(duì)受托單位的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行客觀公正的審計(jì)，又要收取審計(jì)費(fèi)用，對(duì)被審計(jì)單位依賴性強(qiáng)；另一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)還沒有形成有效的監(jiān)管機(jī)制，部分從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)差。

3.4 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全及會(huì)計(jì)軟件存在隱患

首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，每個(gè)部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)只有在會(huì)計(jì)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用，會(huì)計(jì)軟件對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會(huì)計(jì)軟件在開發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會(huì)計(jì)軟件處理功能陷阱，或會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對(duì)系統(tǒng)的破壞性極大。

4 會(huì)計(jì)檔案管理存在問題的解決措施

4.1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制

由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是單位，單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

4.2 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷

裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。必須按賬頁編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表” 。

4.3 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管

已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

4.4 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理

各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門和財(cái)會(huì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。

4.5 加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量

會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

4.6 完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)

實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份

篇（9）

農(nóng)業(yè)檔案真實(shí)地記錄著我國(guó)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研、教育等方面的實(shí)況、經(jīng)驗(yàn)、措施和方法，對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展起著重要的作用。為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民服好務(wù)，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案工作，推進(jìn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程，保持農(nóng)業(yè)穩(wěn)定與發(fā)展，幫助農(nóng)民奔小康，是檔案工作部門義不容辭的責(zé)任。隨著時(shí)間的推移， 收集整理料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學(xué)的方法保管，以便最大限度地延長(zhǎng)其“壽命”，這對(duì)于農(nóng)業(yè)檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個(gè)重要任務(wù)。

一、檔案損壞的原因

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的載體形式多種多樣，現(xiàn)就紙質(zhì)制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復(fù)雜的，但主要是兩個(gè)因素：一是紙質(zhì)制成材料的質(zhì)量、紙質(zhì)好壞、印刷工藝、寫字墨水質(zhì)量等都會(huì)影響檔案“壽命”，是紙質(zhì)檔案遭到損壞的內(nèi)在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環(huán)境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理規(guī)范化的必要性

農(nóng)業(yè)是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，農(nóng)業(yè)為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農(nóng)村經(jīng)濟(jì)，不僅要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，而且還要推廣先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在這些活動(dòng)中產(chǎn)生和形成了許許多多重要的農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案，記載了我國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展歷程，記錄了農(nóng)村各項(xiàng)工作和農(nóng)民生產(chǎn)、生活的真實(shí)情況，為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究提供了依據(jù)，為維護(hù)廣大農(nóng)民權(quán)益提供了重要憑證。

近年來，村級(jí)檔案雖然實(shí)現(xiàn)百分之百的建檔，但是還有待進(jìn)一步完善，使村級(jí)檔案管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。從目前來看，農(nóng)業(yè)科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴(yán)重問題，比起其他門類或?qū)I(yè)檔案差距太大，我們發(fā)現(xiàn)農(nóng)業(yè)方面的檔案大多數(shù)是經(jīng)驗(yàn)式管理，自討方便，談不上立卷標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范。個(gè)別的檔案還存放在各業(yè)務(wù)部門個(gè)人手中，雖然鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數(shù)是文書、會(huì)計(jì)、村民檔案，要使農(nóng)業(yè)檔案真正為“三農(nóng)”建設(shè)中發(fā)揮作用，非常有必要對(duì)農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案建立后，加強(qiáng)規(guī)范化管理，是一個(gè)重要的問題，規(guī)范的內(nèi)容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質(zhì)等。1、建立農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案管理制度。農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統(tǒng)地管理好農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案就必須從上到下建立健全嚴(yán)格的規(guī)章制度和崗位責(zé)任制，既有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，又要有檔案室機(jī)構(gòu)和檔案人員，還要有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施完備的檔案用房和用柜，使農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣、良種繁育供應(yīng)、農(nóng)業(yè)氣象、農(nóng)業(yè)機(jī)械、農(nóng)作物新品種等項(xiàng)工作中形成的檔案都能進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，而且對(duì)農(nóng)業(yè)檔案形成的時(shí)間、歸檔內(nèi)容、歸檔份數(shù)都要進(jìn)行嚴(yán)格要求，并由專人負(fù)責(zé)立卷、歸檔、保管、利用、做到制度健全、標(biāo)準(zhǔn)一致、管理規(guī)范。2、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案基礎(chǔ)材料的收集、整理。農(nóng)業(yè)檔案要圍繞農(nóng)村“三農(nóng)”、基層民主選舉、村務(wù)公開、科技興農(nóng)、農(nóng)村精神文明建設(shè)、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）企業(yè)經(jīng)營(yíng)、糧棉購銷、體制改革減輕農(nóng)業(yè)社會(huì)化服務(wù)體系和農(nóng)產(chǎn)品市鎏逑檔雀饗鈧氐愎ぷ髦行緯傻撓斜4婕壑檔母髦置爬嗪透髦衷靨宓蛋覆牧轄行廣泛的收集，對(duì)這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范進(jìn)行嚴(yán)格要求，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中作到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)要起點(diǎn)高、一步完善到位。3、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村檔案材料的保管條件。為確保檔案安全和便于社會(huì)各方面利用，對(duì)各單位、個(gè)部門、各專業(yè)戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

篇（10）

科學(xué)化規(guī)范化的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)改革開放的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，很多人在認(rèn)識(shí)上存在一個(gè)誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。多年來，檔案管理工作對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度改革發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。要規(guī)范化管理好檔案工作，就必須立足于我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，完善檔案管理工作的新要求，激發(fā)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步發(fā)揮更大作用。

1 全面普查案卷

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復(fù)現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2 提高案卷質(zhì)量

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

3 注意有效的維護(hù)全宗的完整性

在堅(jiān)持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

4 嚴(yán)格立卷歸檔原則

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。

二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

5 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡(jiǎn)化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識(shí)，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)施一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動(dòng)增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長(zhǎng)度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢(shì)：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。

6 實(shí)施“以我為主”的歸檔原則

實(shí)現(xiàn)檔案保管的完整化、價(jià)值的最大化和檢索的便捷化是當(dāng)代檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)。近似公文的重復(fù)、立卷的無序無疑成為阻礙檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大障礙，推行“以我為主”的歸檔方式則是解決這一問題的關(guān)鍵所在。

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長(zhǎng)期堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

在實(shí)際工作中，不僅要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，更要注意處理好以下三點(diǎn)問題：

首先：要避免檔案的無序及混亂，就應(yīng)從準(zhǔn)確掌握文件歸檔時(shí)機(jī)著手，明確劃分已經(jīng)完成的任務(wù)文件及未完成的。為已經(jīng)完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件予以立卷或歸檔。其次：要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點(diǎn)，進(jìn)行明確合理的分工，注意區(qū)分文件與資料。在工作中，會(huì)遇到許多在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，這就要求我們有針對(duì)性的對(duì)文件進(jìn)行分類整理，減少歸檔中出現(xiàn)的重復(fù)現(xiàn)象，降低信息冗余度，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化，提高檢索效果。

7 提高人員素質(zhì)

檔案管理人員對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進(jìn)了檔案管理，現(xiàn)代化的進(jìn)程，為初步建成計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》，中國(guó)檔案出版社，2001年版。

[2]王榮國(guó)、李東來：《數(shù)字圖書館的概念形態(tài)及研究范圍》，《圖書館學(xué)刊》，2001年第5期。

篇（11）

當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息化浪潮席卷全球，我國(guó)信息化建設(shè)的推進(jìn)、電子政務(wù)的應(yīng)用，對(duì)檔案和檔案工作產(chǎn)生著巨大影響。近年來，在國(guó)家檔案局“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略部署下，北京市各綜合檔案館館藏檔案數(shù)字化工作有步驟推進(jìn)；同時(shí)，各綜合檔案館也陸續(xù)接收電子檔案，產(chǎn)生了大量檔案數(shù)字資源。《北京市“十二五”時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館列入工作目標(biāo)，而《規(guī)范》是區(qū)域性數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的重要內(nèi)容之一。目前，我們正在建設(shè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)，全市檔案數(shù)字資源都將在該系統(tǒng)中運(yùn)行，迫切需要一套檔案數(shù)字資源的管理規(guī)范。

在總結(jié)以往人工管理、系統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，以數(shù)字檔案館為依托，找規(guī)律、定規(guī)則，研究制定出了一套適用于綜合檔案館檔案數(shù)字資源管理的規(guī)范，這對(duì)北京市綜合檔案館檔案數(shù)字資源的共建共享具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義，又為順利建設(shè)區(qū)域性數(shù)字檔案館提供規(guī)范性支撐，引領(lǐng)全市檔案數(shù)字資源管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向邁進(jìn)。

二、《規(guī)范》的主要內(nèi)容

《規(guī)范》正文共包含8章，分別為總則、整理、建庫、存儲(chǔ)、利用、維護(hù)、傳輸和安全，合計(jì)47條。《規(guī)范》本著統(tǒng)籌規(guī)劃、集中管理、分權(quán)負(fù)責(zé)、全程監(jiān)管的原則，從綜合檔案館檔案數(shù)字資源的技術(shù)流程、數(shù)據(jù)類型、管理和技術(shù)要求三個(gè)維度來分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏檔案數(shù)字資源全生命周期的規(guī)范化安全管理，對(duì)綜合檔案館館藏檔案數(shù)字資源從整理到維護(hù)，以及傳輸和安全等工作提出了技術(shù)要求和管理要求。

（一）總則

本章主要對(duì)檔案數(shù)字資源提出了總體要求，包括規(guī)劃、安全保障、制度流程、軟硬件建設(shè)等。

檔案數(shù)字資源管理工作首先應(yīng)確定好總體原則，編制中長(zhǎng)期規(guī)劃，且規(guī)劃要與本地區(qū)、本行業(yè)、本單位信息化建設(shè)相適應(yīng)。其次應(yīng)建立安全保障體系、各項(xiàng)制度（包括管理維護(hù)、審批授權(quán)、監(jiān)督檢查、人員管理培訓(xùn)等），確保檔案數(shù)字資源的安全。最后，檔案數(shù)字資源管理需要依靠軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施和業(yè)務(wù)系統(tǒng)來開展，故提出了軟硬件選型和建設(shè)的總體要求。

（二）整理

理想情況下，接收進(jìn)館的檔案數(shù)字資源，無論是電子檔案本身，還是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化副本，數(shù)據(jù)格式都應(yīng)該是規(guī)范的，否則，不予接收或重新修正。但現(xiàn)實(shí)工作中，由于多種原因，仍然存在不規(guī)范的館藏檔案數(shù)字資源。例如，北京市檔案館接收的奧運(yùn)專題檔案，由于版權(quán)屬于國(guó)際奧委會(huì)，形成后不能擅自更改內(nèi)容或形式，只能接收進(jìn)館后，用數(shù)字化副本來規(guī)范；又如，許多單位早期紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本分辨率、展現(xiàn)形式等都不符合現(xiàn)有規(guī)范；因此，本章主要針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在著的不規(guī)范的館藏檔案數(shù)字資源的規(guī)范、整理提出具體要求、細(xì)則。

整理檔案數(shù)字資源時(shí)應(yīng)先備份，避免整理出現(xiàn)問題時(shí)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。整理應(yīng)在臨時(shí)處理庫中進(jìn)行，而不是直接在正式的檔案數(shù)字資源庫中進(jìn)行，避免操作失誤導(dǎo)致正式的檔案數(shù)字資源庫破壞或失效。整理檔案數(shù)字資源不是隨意行為，想改就改，故應(yīng)先履行審批程序。

對(duì)于檔案數(shù)字資源的格式、元數(shù)據(jù)、目錄著錄項(xiàng)《規(guī)范》中都提出了具體的要求，其他未提出具體要求的可參考相關(guān)規(guī)定。

（三）建庫

存儲(chǔ)、管理檔案數(shù)字資源需要依賴資源庫來開展，本章主要對(duì)建設(shè)檔案數(shù)字資源庫提出了具體要求、細(xì)則。

首先應(yīng)整體規(guī)劃建設(shè)資源庫，有效整合不同類別、依托不同操作系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫的異構(gòu)檔案數(shù)字資源，避免缺乏規(guī)劃導(dǎo)致以后異構(gòu)檔案數(shù)字Y源進(jìn)庫存在不兼容、不匹配等問題。其次，建議按照不同需求建庫，如臨時(shí)庫、正式資源庫、利用庫等，同時(shí)建議將結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)從邏輯上分開建設(shè)管理，并兼顧檔案諸如“全宗-目錄-案卷-文件”層級(jí)結(jié)構(gòu)等業(yè)務(wù)需求，以及使用相關(guān)的信息技術(shù)手段保證資源庫的平穩(wěn)運(yùn)行，避免資源庫搜索速度慢、擴(kuò)容性差、系統(tǒng)中斷等。另外，還應(yīng)建立檔案數(shù)字資源、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如采用數(shù)據(jù)庫視圖、索引等來實(shí)現(xiàn)。其他的如參考規(guī)范建庫、考慮擴(kuò)容需求等，《規(guī)范》中也有具體要求。

（四）存儲(chǔ)

建庫后，需將檔案數(shù)字資源存儲(chǔ)起來，以便后續(xù)的利用、維護(hù)等，故本章主要對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)字資源提出了具體要求、細(xì)則。

檔案數(shù)字資源有很多類別，如文本類、圖形類、圖像類、音頻類、視頻類等，建議邏輯上分類別分開存儲(chǔ)（物理上是否分開存儲(chǔ)需根據(jù)存儲(chǔ)硬件的策略和性能分析確定），同理也建議將電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等其他檔案數(shù)字資源邏輯分開存儲(chǔ)，以便管理、備份、恢復(fù)時(shí)更靈活、更具針對(duì)性。存儲(chǔ)的數(shù)字檔案資源主要目的是長(zhǎng)期保存和提供利用，《規(guī)范》中對(duì)長(zhǎng)期保存和提供利用的檔案數(shù)字資源存儲(chǔ)環(huán)境、介質(zhì)都有不同的要求。另外，長(zhǎng)期保存的檔案數(shù)字資源不應(yīng)加密，其安全性可以從管理手段（如授權(quán)、審批等）、存儲(chǔ)設(shè)備（如加強(qiáng)存儲(chǔ)環(huán)境管理、存儲(chǔ)策略優(yōu)化等）上來加強(qiáng)。

（五）利用

本章主要對(duì)檔案數(shù)字資源提供利用環(huán)節(jié)提出了具體要求、細(xì)則。

首先對(duì)不同利用需求的檔案數(shù)字資源要求相關(guān)人員應(yīng)采用不同技術(shù)手段及時(shí)，以保證提供利用的檔案數(shù)字資源的時(shí)效性。其次，應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，且只鑒定為開放的檔案數(shù)字資源，避免誤發(fā)、錯(cuò)發(fā)等；時(shí)可根據(jù)利用需求進(jìn)行相關(guān)的格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)處理，提高資源利用的安全性；對(duì)的途徑也應(yīng)多元化，如網(wǎng)絡(luò)、抵館現(xiàn)場(chǎng)利用等。再次，為方便群眾快捷利用，因特網(wǎng)利用方式是單位主動(dòng)的，無需審批程序，其他利用方式，都需履行審批程序；同時(shí)還應(yīng)附加版權(quán)標(biāo)識(shí)來提高檔案數(shù)字資源利用的安全性。最后，《規(guī)范》中還提出了幾種利用服務(wù)，但不限于這幾種，有條件的單位可以自行增加。

（六）維護(hù)

本章主要對(duì)檔案數(shù)字資源的數(shù)據(jù)檢查、格式轉(zhuǎn)化、遷移、統(tǒng)計(jì)和銷毀等日常維護(hù)工作作了具體要求。

首先，對(duì)長(zhǎng)期保存的檔案數(shù)字資源要求至少每?jī)赡赀M(jìn)行一次“真實(shí)、完整、可用和安全性”四性檢查，而經(jīng)傳輸、遷移后的檔案數(shù)字資源則應(yīng)及時(shí)檢查，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并改正，具體要求按《規(guī)范》執(zhí)行，有條件的單位也可高于《規(guī)范》要求執(zhí)行。其次，長(zhǎng)期保存的檔案數(shù)字資源原則上是不允許改動(dòng)的，但由于相關(guān)政策、技術(shù)發(fā)展、環(huán)境改變等因素導(dǎo)致不得不進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)遷移，《規(guī)范》對(duì)何時(shí)開展此兩項(xiàng)工作作了詳細(xì)闡述，同時(shí)對(duì)此兩項(xiàng)工作也提出了具體要求。再次，檔案數(shù)字資源的年度統(tǒng)計(jì)是要求的，其他統(tǒng)計(jì)分析則要求業(yè)務(wù)系統(tǒng)有能力及時(shí)實(shí)現(xiàn)。另外，檔案數(shù)字資源的銷毀處置需謹(jǐn)慎按照國(guó)標(biāo)規(guī)定執(zhí)行。本章最后一條要求對(duì)檔案數(shù)字資源的操作（除檢索和讀取外）應(yīng)有系統(tǒng)日志記錄并至少保存一年，以備安全審計(jì)和處理故障時(shí)用。

（七）傳輸

檔案數(shù)字資源的遷移、利用、存儲(chǔ)備份等工作都涉及數(shù)據(jù)傳輸工作，故本章對(duì)在線、離線傳輸作了具體要求。

（八）安全

安全是檔案數(shù)字資源管理的根本目的，貫穿整個(gè)檔案數(shù)字資源管理工作，故本章主要從檔案數(shù)字資源所依托的軟硬件系統(tǒng)、應(yīng)急響應(yīng)工作、安全審計(jì)工作作了具體要求。

三、《規(guī)范》釋疑

（一）《規(guī)范》的適用范圍是什么？

本《規(guī)范》適用于除檔案數(shù)字資源之外的北京市綜合檔案館館藏檔案數(shù)字資源的全流程綜合管理。

（二）《規(guī)范》中第5.5條是如何定出的？第5.5條具體內(nèi)容如下：

5.5檔案數(shù)字資源格式應(yīng)符合如下要求：

a）文本類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括PDF、OFD格式等；

b）數(shù)據(jù)類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括DBF、XLS、XLSX格式等；

c）圖形類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括SVG、DWF、DWG及其他原始生成的矢量圖格式等；

d）圖像類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括JPEG、TIFF格式等；

e）音頻類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括WAV、MP3格式等；

f）視頻類檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)格式包括MPEG、AVI、MXF格式等。

本條款主要規(guī)定了各類別檔案數(shù)字資源的格式要求，主要根據(jù)（GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、（京檔發(fā)[2009]1號(hào)）《北京市檔案館電子文件接收辦法》以及北京市綜合檔案館實(shí)際數(shù)據(jù)格式現(xiàn)狀，并結(jié)合國(guó)家檔案局和評(píng)審專家的反饋意見修改完善而最終定出本條款內(nèi)容。

（三）《規(guī)范》中第6.6條的“未碇遼2年”、第9.2條的“至少每?jī)赡辍薄⒌?.8條的“至少保存1年”、第11.2條的“至少每?jī)赡辍薄⒌?1.3條的“至少每?jī)赡辍笔侨绾味ǔ龅模?/p>

這些條款里面所有的數(shù)值（如“保存1年、每?jī)赡辍钡龋┚鶠楸本┦袡n案館實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)累積，加之平時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)了解的信息綜合而定的最低值，有條件的單位可以提高要求、標(biāo)準(zhǔn)。

（四）《規(guī)范》中第7.7條“檔案數(shù)字資源數(shù)據(jù)量占存儲(chǔ)空間的80%時(shí)，應(yīng)及時(shí)擴(kuò)容”是如何定出的？

一是結(jié)合業(yè)界經(jīng)驗(yàn)，需要預(yù)留10%-20%存儲(chǔ)空間用于存儲(chǔ)內(nèi)部raid等算法計(jì)算、存儲(chǔ)遠(yuǎn)程復(fù)制、外部虛擬化、仲裁、數(shù)據(jù)交換等存儲(chǔ)高級(jí)功能。二是如存儲(chǔ)空間使用超過總?cè)萘?0%之多，考慮業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)增長(zhǎng)，此時(shí)再進(jìn)行擴(kuò)容可能時(shí)間上來不及（考慮擴(kuò)容項(xiàng)目周期），很可能會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)暫停，甚至存儲(chǔ)爆滿、數(shù)據(jù)丟失。三是市檔案館在實(shí)際工作中已遇到兩次此類情況：兩個(gè)檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間在使用至82%、88%時(shí)，系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間延長(zhǎng)約2～3倍，當(dāng)時(shí)只能暫停相關(guān)檔案業(yè)務(wù)，進(jìn)行應(yīng)急處理，擴(kuò)容存儲(chǔ)空間、清理數(shù)據(jù)、重新規(guī)劃存儲(chǔ)策略后，系統(tǒng)響應(yīng)時(shí)間恢復(fù)至原本速度。