檔案管理信息化建設大全11篇

時間：2023-05-25 18:13:01

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1.引言

隨著科學技術的不斷發展，信息化已經成為社會發展的必然趨勢，在企事業單位中，檔案管理的信息化建設作為檔案建設工作中重要的組成部分，如今已經廣泛運用到了檔案管理工作之中，并且發揮著重要的作用。近幾年來，檔案管理建設由傳統模式逐漸過渡到現代模式，并逐步朝著信息化、數字化的方向不斷發展。檔案管理信息化建設在結合單位自身實際情況的同時，運用先進的現代信息技術統一對檔案信息資源進行科學有效的管理，這在一定程度上既提高了企事業單位的工作效率，也有利于檔案管理規模的不斷擴大和發展。但在檔案管理事業的具體發展轉型中，仍舊存在著部分問題尚待解決，只有徹底清除這些阻礙，才能夠不斷推動檔案信息化建設進程，使之在長期的信息化建設中得到充分的發展。

2.檔案管理信息化建設的內涵及意義

檔案管理信息化是指國家檔案行政管理部門結合單位自身的實際情況，運用現代化科學信息技術對在檔案工作中涉及的信息資源進行統一的組織和規劃，旨在實現檔案信息的傳遞、接受、利用及存儲，并逐步實現資源共享。檔案管理的信息化建設對現代檔案管理工作具有十分重要的意義。實際上，現代檔案管理工作中的檔案信息多以電子文件的形式保存，與傳統的紙質檔案管理模式相比能夠有效避免檔案的原材料在長時期的保存過程中受到損壞，從而確保檔案資料的完整性和準確性。此外，檔案管理信息化還能夠一定程度上提高各單位檔案工作的辦事效率，在保證檔案信息傳輸速度的同時確保信息的安全性，從而實現信息資源的交流和保存。

3.檔案信息化建設及檔案管理工作中出現的問題

3.1檔案管理的標準化水平較低。我國對檔案管理工作缺乏統一的規范和標準，在具體實施過程中更是缺乏良好的規范性和準確性，部分企事業單位的檔案管理水平仍舊有待提高。此外，各個地區和單位檔案管理建設的進度各不相同，且對檔案的信息化建設缺乏足夠重視，部分地區甚至嚴重落后，這也導致各個地區和單位無法全面有效地開展檔案信息資源的統一建設，阻礙了檔案管理工作的完善和發展。

3.2缺乏資金支持。檔案管理信息化建設需要充足的資金支持來完善工作中的專業軟硬件設備，從而為檔案信息化建設提供相關基礎設施支持，也為檔案管理工作提供良好的環境條件。但從目前信息化建設發展過程中看，有關單位對檔案信息化管理的資金投入力度遠遠不夠，大都缺乏高性能的基礎設施，部分企業和單位在后期檔案的儲存和完善中，也未能對檔案進行及時有效的維修升級，從而影響了檔案管理信息化建設的發展。

3.3對檔案信息化建設管理的重視程度不夠。部分企事業單位的檔案管理人員對檔案管理信息化建設的認識不夠全面，重視程度遠遠不夠，也對現代檔案管理模式信息化、數字化的轉變進程缺少足夠的了解，部分單位內部更是缺乏完整的質量監督體系，從而導致相關管理人員無法對檔案信息化管理的工作情況進行全面有效的掌握，致使檔案管理工作帶有一定程度的滯后性，這對檔案管理的發展進程造成了阻礙。

3.4缺少檔案管理信息化的專業人才。檔案管理的信息化建設工作對相關人員的專業知識和技術要求較高，不僅要求其掌握專業的檔案信息化科學技術和管理知識，還需要具備一定的專業素養和工作經驗，在具體工作時結合實際情況對檔案進行數字化管理。但目前從事檔案管理信息化建設的專門人才數量較少且素質不高，并且缺乏一定的管理和工作經驗，不利于檔案管理及檔案信息化建設工作水平的提高。

4.加強檔案管理及檔案信息化建設的措施辦法

4.1推動檔案管理工作規范化及標準化進程。目前我國各地、各系統的檔案管理工作仍舊缺乏規范性，在具體檔案管理信息化建設過程中依舊存在著不少漏洞。對檔案管理及信息化建設的具體工作流程制定統一的工作標準，這不但有助于企事業單位提高辦事效率和資源利用率，還能從根本上確保檔案管理的工作質量。實際上，技術人員在將紙質資料文字轉化成數字化信息的工作過程中，不僅要對檔案資料進行錄入、掃描等工作，還包括檔案歸檔、存儲等其他具體工作程序，這之中的每一步程序都需要具體詳細的行業規范來約束，只有這樣，才能將檔案管理和信息化建設工作落實到實處，以防止日后工作中出現一系列問題。

4.2增強檔案管理基礎設施建設。加強檔案管理的基礎設施建設，首先應當加大對檔案管理工作的資金投入。只有各企事業單位將檔案管理工作的資金落實到位，全面了解和宣傳檔案信息化建設工作的重要性，才能確保有專門的資金購買質量可靠的軟硬件設施，保證之后檔案管理工作的有序進行。另外，在保證軟硬件基礎設施正常運行的同時，也要加強對計算機網絡平臺的建設完善，不斷運用先進的信息多媒體技術建立健全檔案管理網站，實現信息資源的全面共享。

4.3提高對檔案管理信息化建設的認識水平。相關企事業單位應當定時定期對檔案管理及信息化建設的工作人員開展培訓教育工作，使之充分認識到檔案資料信息化管理的重要性，增強宣傳力度的同時不斷強化對檔案管理模式轉變的認識。此外，有關單位和部門管理階層及領導應當不斷提高自身的責任意識，運用有效措施和手段不斷建立健全檔案管理工作責任體系，使檔案信息化建設的工作合理有序進行。

5.加強對檔案管理信息化建設人才隊伍的培養

檔案管理的人才隊伍建設及培養是檔案信息化建設中的重要環節，也影響著檔案信息化管理水平的高低。但就目前檔案管理工作的實際情況來說，從事檔案管理信息化建設的高級人才數量匱乏，技術人員的專業知識水平也有待提升。因此，各企事業單位應當積極引進檔案信息化管理專門人才，不斷壯大檔案信息化建設的工作隊伍，提高建設的工作能力和工作水平。另一方面，也要增強對現有檔案信息化建設工作人員的管理力度，強化其專業知識和技能的培養，不斷擴充檔案管理信息化建設的人才隊伍。

6.結束語

如今，信息化已經成為當今社會發展的重要標志之一，檔案管理的信息化建設勢在必行，它不但影響著各企事業單位檔案管理工作水平和質量，還對經濟建設的發展有著重要意義。實際上，檔案管理的建設是一個長期且復雜的工作，需要多方面進行配合，只有不斷發現并及時解決檔案管理及檔案信息化建設過程中出現的各類問題，才能更好的推動檔案管理工作的發展進程，實現資源的全面有效利用，不斷加快信息化建設的步伐。

參考文獻

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Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598

【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）03-0385-02

隨著科學的飛速發展，信息化管理登陸了各行各業。信息化管理以其極高的管理效率以及人力資源利用率逐漸取代了以人力為主的管理方式，成為了新型管理方法中普及最為廣泛的一種[1]。醫院檔案信息化管理也是在信息化管理方式基礎上研究開發的。醫院檔案信息化管理是以計算機硬軟件為管理主體，少量人力資源作為引導，大容量資料庫作為支持而建設的，可以為院內日常工作提供大量的便利。本文對醫院檔案信息化與檔案管理細則進行探討如下。

1 醫院檔案信息化建設的重要性

醫院具有人員流動性大的特點，每天收治以及出院的病患以及家屬很多，如使用大量人力資源進行檔案管理，不僅浪費了人力資源，還容易因為工作量大而造成人為錯誤，利用計算機以及相關檔案管理軟件，對資源進行錄入、儲存、并提供搜索、管理等功能可以節省大量有限的人力資源，并且檔案管理工作信息化整個流程井然有序的，可很大程度上避免人為失誤[2]。醫院檔案信息化建設是跟隨時代腳步的必要進程，是具有時代特色的一種先進管理辦法，其建設并投入使用具有重要性以及必要性。

2 醫院檔案信息化建設的優越性

2.1 適應大量檔案信息形成的當代醫院。當代醫院檔案信息日產生量十分驚人，筆者分析，其主要來源與兩種途徑[3]：①醫院日常、行政事務。醫院屬于單位，每日內部產生的檔案量很多，來自上級傳達的文件、通知、報表等。各科室考勤、評優指標統計，甚至各講座、研究出席情況、會議文件等都歸屬于醫院日產生的檔案之中。②醫療業務流程。每一名患者從入院掛號開始直到病愈出院都會產生形形的檔案信息，醫院人流量巨大，每日因患者產生的檔案信息也非常多。上述兩種途徑產生的大量檔案信息單純采用傳統檔案管理方法很難完成，而醫院信息化檔案管理方法則可以輕松通過計算機將每日復雜繁多的檔案信息進行管理，相較于傳統檔案管理方案具有明顯優勢。

2.2 醫護人員以及患者對信息化管理的需求。信息化檔案管理模式的建立不僅方便患者就診，給院內各部門工作人員也帶來了福音，第一方面免去了紙筆檔案錄入的過程，防止紙質檔案容易損壞等問題；第二方面節省檔案室空間，大量的書面檔案的儲存勢必占用有限的院內空間，在條件限制之下，必然一些重要性不高的檔案會缺失，而檔案信息化管理僅需一張硬盤，節省了有限的空間，并取締了檔案留存的限制性。第三方面信息檔案隨時可以調用，并且檢索過程簡單易行，界面干凈明了，省去了檔案人員翻閱大量書面檔案的時間，減輕了工作量。醫院信息化檔案管理不僅是病人就診所需，也是院內工作人員所需，屬于公眾需求，相對于傳統檔案管理，更是具有顯著優越性，所以其建設勢在必行。

3 醫院檔案信息化建設以及檔案管理內容

3.1 辦公自動化以及檔案信息化。日常院內信息流通采用計算機網絡化，并采用信息化辦公方式，即日常工作中按照基本規劃化流程，采用辦公軟件進行自動化檔案流轉、儲存、歸檔等操作，實現辦公自動化、無紙化。并在每日工作結束后，檔案人員進行日常檔案整理維護，可保證檔案庫的正常運作，雖然每日需要進行整理，但工作量與以往全年檔案整理相比，明顯更小，同時也提升了辦公效率，節省了人力資源。

3.2 臨床病歷檔案信息化。徹底免去紙張記錄患者就診信息的原始方法，病人進入院內就診開始，便將該患者納入院內信息網絡，使用計算機網絡將病人資料送達院內有需求的各處，在病人就診結束后，將病人資料自動化歸入檔案庫，將之儲存以便利用。

3.3 人事檔案管理信息化。日常工作中的各項人事檔案都經信息管理系統進行管理，方便進行迅速、準確的查閱，并且可將日常工作分門別類，使用查閱統計、處理報表、變更檔案、維護系統等多種功能使工作效率得到提升，并且避免人為錯誤的產生。

3.4 建立具有醫院特色的資料庫以及信息交互平臺。醫院特色的資料庫是指結合當地情形以及醫院情況建立完善的資料儲存系統，例如地方醫院及小型衛生單位可將片區居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區工作的開展；綜合醫院則全面納入各患者就診記錄、醫院研究科室成果、院內知識、工作經驗等，方便醫院發展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發展。提升全院醫療服務水平以及醫療技術水準，為院內工作人員提供豐富的學習資料。

3.5 檔案庫、網絡安保措施。隨著信息化、網絡化在管理系統中的深入運用，網絡以及信息化檔案的脆弱性被逐漸暴露，網絡潛在威脅多種多樣，加強網絡安全措施以及資料庫保全措施勢在必行，需求不斷的技術研發，不斷升級安保措施，充分保障信息檔案資源的安全。隨著醫院檔案管理信息化的進程加快，未來勢必實現信息高度共享，采取必要的隱私保護措施、應用安全措施，訪問控制措施以及數據加密措施是必要的。

4 小結

醫院檔案信息化建設與檔案管理是受大勢所趨所必須完成的進展性任務，其可大量節省人力資源，提高工作效率，并促進交互[4]。盡管其有諸多優勢，但是醫院檔案信息化管理是一柄雙刃劍，在運用時如不采用先進安保措施進行輔助，必將導致嚴重后果。所以筆者認為，醫院檔案信息化建設是必要的，但是在建立、完善、使用過程中的安全性問題需要格外謹慎。

參考文獻

[1] 厲紅霞，張景華.關于醫院檔案信息化建設的幾點思考[J].西部中醫藥，2012，25（05）：43-44

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通常情況下，檔案信息化建設便于檔案管理的優勢主要體現在以下幾個方面：首先通過相關計算機網絡技術建設的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據計算機極小內存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發霉變質，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價值。通過建設信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。其次，建設信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統檔案管理經過長時間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關鍵字就能夠短時間內找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發揮檔案資料所存在價值。最后通過建設檔案信息化徹底改變了傳統檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數都需要通過人工手動完成，相關的資料收集、歸類與保存都需要相關操作人員來進行。這種模式極其消耗工作人員的時間與精力，而且工作人員在進行相關工作時難免會出錯，導致檔案資料的準確性有所降低。通過建設信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產生，相關技術人員只需將檔案信息歸來在網絡平臺的相關行列當中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準確性。

2檔案管理信息化建設現狀

當前，檔案信息化建設已經成為優化檔案管理質量的最佳方法，但是，仍有有許多相關單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進行相關建設過程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見的操作人員技術問題而言，當前從事相關檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術不能夠滿足建設檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進行相關檔案管理工作。另外，相關操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發揮價值。

3檔案信息化建設相關介紹

檔案信息化所包含的內容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結合各個行業的檔案資料通過準確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內容涵蓋了經濟、文化以及政治方面的資料。將各種資料進行準確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計算機網絡技術的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設利用計算機網絡技術能夠有效地把許多現代化的檔案資源結合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發揮作用，服務社會以及大眾。

4改進檔案管理的建議與方法

4.1注重檔案管理人員的服務意識與技術培養

優化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關部門與相關人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統管理觀念的同時加強自身專業素養，建設信息化檔案需要相關工作人員具有足夠的專業才能得以實現，信息化檔案管理相關工作需要具有較高的專業素養的綜合型人才，提高相關工作人員的專業素養加強對管理人員的技術培養，對檔案信息化管理具有重大意義。

4.2提高檔案信息管理水平

在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內容朝檔案信息化方向發展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發揮其潛在的經濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業素養，前后兩者均對提高管理質量起到重要作用。

4.3加強檔案信息管理

在進行檔案信息化建設過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹的態度。信息化檔案建設應當結合當前社會需求進行規劃，在構架檔案管理網絡平臺時，應充分發揮網絡平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結合社會需求，拓展開發相關功能，更新軟件系統，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關人員應從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應注重對專業人才的培養，同時逐步改革相關培訓與考評，提高檔案工作人員的專業素養與工作能力。另外充分結合計算機網絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網絡管理技術發展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關計算機網絡技術所構建的網絡平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節約絕大多數人力資源。

5結語

通過建設信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統的方式通過紙張來進行檔案相關資料的管理，已經滿足不了當今社會的需求。因此，建設信息化檔案已經成為優化檔案管理質量的最佳方法，相關管理單位應從實際出發，結合社會需要，構建高效的檔案信息化平臺，實現檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關管理人員的專業素養，從而更好地推動檔案信息化發展進程。

作者:蘭志芳單位:內蒙古烏蘭察布市中心醫院

參考文獻:

［1］張玄.檔案信息化建設的幾點思考［J］.辦公室業務,2013(11).

［2］趙群.解析檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考［J］.辦公室業務,2014(23).

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1必須加快檔案管理基礎平臺建設

檔案管理信息化基礎設施的建設，是檔案管理實現現代化的基礎和前提，是檔案信息資源建設的保障，是成功建設各項檔案應用系統的先決條件，檔案管理信息化基礎建設的優劣，直接影響到檔案管理現代化的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃主要包含了以下兩大部分，即檔案信息化建設的平臺和網絡。首先，我們要加強檔案的網絡化建設，使檔案覆蓋到網絡的每一個節點。其次，要加強檔案管理軟件的開發，使其較好地應用于檔案網絡之中，建立起穩固的檔案信息資源共享的支撐平臺，實現信息傳輸的網絡化。再者，要對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。同時，需要建立各種規范化、標準化的目錄和內容數據庫，提高檔案信息服務的整體水平。

2檔案管理信息化與電子政務建設同步發展

檔案信息資源是人類社會發展的歷史產物，是對歷史的一種真實的、有效的記錄，是國家的一種原始的、惟一的、無可取代的信息資源，是建設電子政務過程中不可缺少的重要信息資源。我們應當把檔案信息化建設融入于國家電子政務建設的大環境內，在依法行政、政務公開的大局中去思考，合理建設，合理規劃。這樣，才能使檔案信息化建設、檔案信息資源的應用真正成為電子政務的重要組成部分，發揮其真正的作用。我們不僅要把檔案信息化建設作為檔案部門目前和以后的一項重點工作來做，而且同時也要把檔案信息化建設工作作為政務信息化建設的重要組成部分。兩者合一，穩步推進電子政務建設與檔案信息化建設的協調發展。

3提高檔案管理現代化水平

在信息資源洶涌澎湃的當今社會，高品質、高層次的信息管理手段就變得尤為重要，是信息化建設能否良好運行的條件，提高管理現代化水平已經刻不容緩，是檔案部門能否順利進一步發展的關鍵所在。我們要借鑒當代管理學中優秀的科學理論依據和方法，結合檔案管理的實際工作，在實踐中摸索、總結和發展，最終形成一套趨于完美的、符合我們的檔案管理現代化理論體系。我們還要不斷將現代社會中先進的技術設備、技術手段和成果引入到檔案管理之中來，利用這些現代化的手段和方法，有效地提高檔案管理的專業化和自動化。

4加強檔案管理中信息技術人才的培養

在信息化社會中，決勝的關鍵所在是人的受教育程度及其綜合素質高低。目前，在檔案管理中，能夠掌握檔案管理同時又懂得計算機技術的復合型人才十分缺乏。所以，檔案部門首先要重視對這種復合型人才的培養，加大其培養力度，采用科學的、優質的培養手段，強化人才培養體制，建立起以管理人才為基礎、復合型人才為重點、高科技人才為骨干的檔案管理隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。另一方面，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業教育，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具備較強的開拓創新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。

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隨著網絡信息技術的不斷延伸與擴展，在構建檔案管理信息化建設的同時，也要切實保證檔案信息資源的真實性與可靠性。因此，構建與遵循檔案信息化建設的標準與規范，也早已成為檔案信息化建設的重要基礎。

1．2城建檔案信息化建設中的人才隊伍

檔案信息化人才作為城建檔案信息化建設的直接執行者，其個人素質、專業技能水平的高低，直接影響到檔案信息化建設成功與否。因此，可以說檔案信息化人才是檔案信息化建設的關鍵。各級檔案部門在構建檔案信息化建設中，應該高度重視檔案信息化人才隊伍的建設，從而為檔案信息化管理提供更好的服務。

2加強檔案管理信息化建設的幾點建議

2．1加強對檔案信息化硬件設施的建設，提高城建檔案管理信息化質量

目前我國絕大多數的城建檔案館所擁有的硬件設備嚴重落后，制約了城建檔案信息化建設的發展與落實。因此，應以硬件建設為突破口，提高城建檔案信息化質量。主要可從以下兩點入手:首先，改造檔案館舍。在檔案存儲中，必須擁有一個安全的保管場所，使其重要的信息資源能夠得以長久保護。其次，為檔案管理環境工程配備相應的輔助工具。為了更好滿足檔案信息的存儲要求，應配備相應的檔案消毒設備與空氣凈化設備，以達到保護檔案信息的目的。

2．2加強對檔案信息化的軟件建設，提升城建檔案管理信息化水平

為了更好地加強城建檔案信息化建設，不僅要從硬件設施入手，更應該從軟件建設著眼，提升城建檔案管理的信息化水平。首先，做好檔案信息資源的網絡建設。檔案信息資源網

絡是檔案信息資源開發與應用的基礎，也是檔案信息資源進行交換、共享、傳遞的必要前提。因此，在實際建設中，檔案工作人員應該以互聯網建設為起點，加強檔案管理現代化軟件基礎設施建設。其次，提高信息化檔案軟件處理信息技術的水平。就城建檔案信息資源的種類來看，城建檔案信息中不乏圖片、圖形、聲像等信息資源，而這類的信息資源在存儲處理中具有很強的專業性。因此，應針對城建檔案信息資源的根本特點，提高檔案應用軟件信息處理技術水平。同時，也應該重點考慮從應用軟件的承載形式、預覽功能以及對今后電子文件的處理等多個方面進行完善。

2．3加強對檔案信息化專業人才的培養，強化城建檔案管理信息化水平

檔案工作人員個人素質、專業技術水平的高低，直接影響到檔案信息化管理水平的高低。尤其是隨著網絡信息技術的快速發展，要想做好檔案信息化建設，更應該引進一批專業能力強、職業道德素質高的檔案計算機人才，從而滿足檔案信息化建設的根本需求。也正因如此，從長遠角度出發，城建檔案部門在日常檔案信息化管理、建設中，更應該以培養復合型人才為重點，引進一支管理型人才隊伍。同時，加強對現有檔案工作人員信息化意識的培養，以適應檔案信息化的發展需求。

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【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；建議

檔案工作，是各個組織、單位對工作內容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規范管理的基礎。檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。

一、提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障

各組織、各單位，為進一步推進檔案管理信息化建設，必須領導在思想上要提高檔案信息化建設的重要意義，將檔案信息化建設作為重要的工作任務來抓。為了推進檔案管理信息化建設，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設備、服務器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設所需的硬件條件。

二、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息化管理

傳統的檔案管理，是以紙質材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發展，除了必要的紙質材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革，節約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。

三、優化檔案信息化管理建設工作人員的專業性結構，提升工作能力

從事檔案工作的人員，是專業技術性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業人員的學歷的專業性，還要定期的組織從業人員學習檔案信息化管理建設的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設需要從業人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應用能力培訓，努力將檔案工作隊伍培養成會檔案管理、又會計算機的復合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設對人員的需要。

四、加強檔案網站建設，落實檔案信息

公開檔案網站建設是檔案信息化管理建設工作的另一項重要工作內容。通過檔案網站建設，能夠實現遠程在線檔案服務和信息公開。當前，一些組織、單位雖然建設了檔案工作網站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務功能無人應答回復，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網站建設，完善檔案網站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務意識，實現信息公開。

五、注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用

檔案信息化管理建設必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網絡安全的重要性，加強網絡安全技術水平提升，設置防火墻和安全掃描監控系統，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網站用戶，要建立實名制準入驗證，拒絕非法訪問和未授權訪問。要根據用戶進行分類，以授權不同的檔案信息查詢權限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯網隔離儲存。

六、規范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確

電子檔案信息在錄入時，容易出現錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內容標準。

七、完善數字化檔案館建設,開拓檔案工作的新局面

數字化檔案館建設，是檔案信息化管理建設的另一項組成部分。數字檔案館是數字時代或者說大數據時代檔案館的發展方向，是現代的新型檔案館，是對傳統檔案館的升級。檔案工作是否現代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數字檔案館。數字化檔案館建設是一項復雜的系統工程，其集成的檔案信息數量與內容更加廣泛，更便于檔案信息統計、查詢、保存。數字化檔案館建設不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協調建設的關系，需要根據實際情況做好信息管理的統籌規劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數據庫質量管理系統完善數字化檔案建設。傳統檔案館必須向數字檔案館轉變，才能適應檔案環境的新變化，開拓檔案工作的新局面。

參考文獻：

[1]吳冬梅.淺談信息時代的檔案利用工作[J].科技與經濟,2001,(5).

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1 檔案管理信息化建設的內涵及意義

檔案管理信息化是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，運用現代化的信息技術和檔案網絡建設平臺等，科學合理的處置、管理和應用檔案信息資源，推進檔案管理現代化進程。檔案管理中檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，數字技術的大規模應用，檔案信息資源的數字化、網絡化和共享等是檔案管理信息化的主要特點。檔案管理信息化建設的最終目標是提高檔案管理的現代化水平，充分挖掘檔案的社會價值，以為社會提供優質的檔案信息服務。

與傳統檔案管理相比，檔案管理信息化具有明顯優勢：第一，利用信息化的檔案管理方式，檔案存在形式由傳統的“紙質形式”轉變為“以電子文件為形式的文字、圖片、音視頻”等，檔案資源的收集、儲存、分類、統計和查閱更為便捷，檔案資源更易于保存、檢索，提高了檔案傳輸速度和傳輸安全性。第二，積極推進檔案管理信息化建設，檔案管理活動中全面應用現代信息技術實施，傳統的檔案管理方式發生變革，檔案管理工作的效率和質量大大提升。第三，檔案信息化建設促進了檔案資源的開發、利用、保存和傳遞，有利于實現檔案資源的共享。

第四，檔案管理信息化建設有利于促進我國檔案工作標準規范體系的建設和檔案管理體制的創新和完善，從而全面推進我國檔案事業的蓬勃發展。

2 檔案管理信息化建設面臨的主要問題

2.1 缺乏對檔案管理信息化重要性認識

當前，雖然我國的檔案信息化建設工作取得了一定的進展，但檔案管理工作中“為保管而保管，重保管輕利用”的思想依然存在，思想認識上出現偏差，往往怠于配合、協助。

2.2 資金投入不足，基礎設施不夠完善

檔案信息化建設必須以高性能的軟硬件基礎設施來保證，但目前因缺乏對檔案信息化建設的資金投入，相關的軟硬件設施配備不全，且維修、更換、升級等未及時跟上，制約著檔案信息化建設。

2.3 檔案管理的標準化水平低

檔案管理信息化標準的制定和執行是信息化建設的保證，但就目前而言，我國各地、各系統檔案信息和網絡建設的形式尚未建立統一標準和規范，規范性有待提高，檔案信息資源建設落后，無法全面實施。

2.4 缺乏專業的檔案管理信息化人才

由于缺乏一支綜合素質高的檔案管理信息化人才隊伍，嚴重阻礙我國檔案管理信息化建設。目前，部分從事檔案信息化管理的人員的綜合素質偏低，其技術能力、管理經驗等不能適應新時期n案信息化建設的需求，同時由于人員的穩定性不足，阻礙檔案信息化建設工作的進展。

3 推進檔案管理信息化建設的對策

3.1 加強檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設

檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設是檔案管理信息化建設的核心任務和基礎工作。加強檔案管理信息化的基礎設施建設，一方面要配備質量可靠、性能優良的軟、硬件設備。

另一方面，綜合考慮館藏規模、檔案管理軟件運行要求等諸多因素開發檔案管理軟件，提高檔案管理軟、硬件的安全、正常運行。同時提高檔案管理計算機和網絡技術的應用程度，建立和健全面向社會、服務公眾的檔案管理網站，以有效實現檔案信息資源的共享。而加強檔案管理信息化的資源體系建設，應積極運用信息技術與多媒體技術、信息技術等全面整合檔案信息資源，重點加強檔案目錄中心建設、檔案目錄數據庫建設、紙質檔案數字化建設、檔案電子文件歸檔及多媒體檔案數據庫的建設。

3.2 健全檔案管理信息化的管理制度，重點加強安全管理制度建設

檔案管理部門應不斷建立和完善檔案工作的管理制度，規章制度要體現合理性、科學性、簡明實用性和制度約束的雙向性。

同時應嚴格執行管理制度，維護制度執行的嚴肅性，制定相應的獎懲制度，提高制度的權威性。另外，鑒于檔案信息化管理體系的資源共享性，應重點健全檔案管理信息化的安全管理制度，檔案管理人員應提高警惕性，自覺遵守和貫徹相關的法律、法規、制度與標準，依法對檔案資源進行管理，確保檔案信息化系統安全、穩定運行。同時可采用防范病毒的網絡系統、數據庫自動備份、身份認證、查閱權限、加密保護等安全防護措施，提高檔案數字化的安全性，維護網絡信息系統的安全。

3.3 加強檔案管理信息化的標準體系建設

檔案管理信息化決不僅僅是檔案的錄入、掃描和網絡傳輸，每個步驟都應有其相應的標準，以防止各自為政帶來的一系列問題。因此，應制定重點行業檔案工作規范，加強檔案管理信息化的標準體系建設。具體而言就是對檔案資料的歸檔、管理檔案信息的資源標識、描述、轉化、存儲、查詢、交換與使用等過程制定統一的技術標準，如音頻文件按照統一格式進行轉化、掃描件要達到統一清晰度，以保障檔案信息化工作有統一的工作規范可以依據，確保檔案信息化工作有章可循。另外，在檔案管理信息化標準體系建設過程中應避免檔案信息資源的重復開發，提高檔案信息資源的利用率。

3.4 加強認識，促進檔案管理信息化的人才隊伍建設

各級檔案管理部門要摒棄傳統工作理念，積極改變工作思路，樹立現代性的檔案管理理念，可通過培訓等手段強化檔案管理人員對檔案管理信息化的理解和認識，創新檔案管理方式及服務方式，以更好的適應時展的新需求。另外，高素質的人才支持是檔案管理信息化建設的基礎和保障，因此應不斷加強檔案管理信息化的人才隊伍建設。為提高檔案管理信息化人才隊伍綜合素質，有必要加強定向培訓力度，加強對檔案管理人員的繼續教育工作，提高檔案管理人員的專業知識、業務技能、檔案管理信息化技術。可定期組織業務培訓及專業技術培訓，使檔案管理人員掌握局域網、網絡設備、數據庫、網站、軟件系統等信息技術和檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史、檔案管理學等檔案專業知識，成為復合型的檔案專業人才。同時要求檔案管理人員具備良好的職業素養、較強的開拓創新意識。

總之，檔案管理信息化建設是一項系統工程，各級檔案部門應積極推進檔案管理信息化建設，提升檔案的公共服務能力，促進檔案事業的科學發展，以適應時展的需要，更好地服務社會。

篇（8）

企業檔案管理的信息化屬于比較復雜的工作類型，并且檔案管理工作質量會直接影響企業的發展，所以必須要不斷地完善企業內部檔案管理建設，提升檔案管理質量及管理的科學性。雖然各大企業都在努力完善檔案管理，但是依然存在較多的問題影響信息化建設在企業中的應用效率。檔案的信息化建設不平衡，是比較常見的問題。許多企業都為了順應時展的腳步，引入信息化檔案管理技術，但是差異較大。一些大型企業可以通過檔案管理信息化建設的方式來實現檔案管理高效建設，提升企業綜合管理能力，為企業盈利。但是這一情況卻不適合經濟效益比較差的企業，財政入不敷出，效益不好，是影響企業檔案管理信息化建設的主要因素之一。

一些企業基礎條件比較差，不論是在技術方面還是資金方面都達不到社會同行業企業的平均水平，外加企業內部高技術檔案管理人才缺失，導致這部分企業沒有專業化的設備及工作人員對檔案管理信息化進行支撐，影響企業檔案管理信息化建設力度，影響企業檔案信息化管理的同時，也會影響企業的正常發展。因為缺少統籌規劃，導致許多企業都在盲目建設信息化檔案管理設施。從我國整體發展情況來看，在企業的檔案信息化建設方面缺乏統一性的規劃以及組織協調措施。因為企業的檔案管理信息化建設章程及相關標準缺乏統一性規定，使企業的檔案管理信息化運行效率低，影響企業正常運行。企業檔案管理信息化建設不是孤立建設體，是需要與企業其余管理方向相互結合的，其中文書處理以及生產活動管理等，都是比較常見的管理模式。因為企業檔案管理信息化建設在機制上存在較大的問題，影響了企業檔案管理信息化建設與其余管理環節的正常溝通。

二、完善企業檔案管理信息化的措施

（一）制定標準規范。想要提升企業檔案管理信息化建設質量，首先要保證其基礎建設（標準規范與章程）落到實處，并且這也是企業檔案管理信息化建設的必要制度保證，只有在明確的標準規范監督下，才能全面提升企業檔案管理信息化建設質量。企業可以構建檔案管理綜合性信息管理機構，提升工作人員的責任意識，不斷強化企業檔案管理信息化建設機構管理職能的重要性，提升員工工作積極性，進而保證檔案管理質量。不斷完善企業檔案管理信息化建設相關制度及管理體系，在基層管理體系的基礎之上來強化體系的綜合執行能力，讓企業檔案管理工作有法可依，在遇到各種問題時有相應的規章制度管理，提升企業檔案管理信息化建設的科學性。

（二）建設原則。企業檔案管理信息化建設必須要遵循相關規定，才能保證建設速度及質量。首先應當遵循實用性原則，因為企業開展檔案管理信息化建設的目的就是要讓企業檔案管理信息共享，進而提升企業管理質量與經濟利益，促使企業走向科學化發展。其次要秉承有效化與逐步推進原則，因為企業的檔案管理信息化建設不是可以在段時間內完成的工作，需要企業投入大量的資金與人力，所以企業必須要抓住機會，實現企業管理和檔案管理工作的同步運行。最后要秉承全面發展與經濟效益原則。企業的經營目標就是盈利，所以檔案信息化管理的最終目的也必然是為企業贏取更大的利潤，如果進行檔案管理信息化建設，則企業必須要將檔案管理工作和長期效益目標相互結合，保證企業的長遠發展。因為企業檔案管理信息化建設工作并不是獨立運行的，所以其余部門必須全力配合該系統的建設，和企業其余建設項目、建設目標相互協調，保證信息與需求同步運轉及相互協調發展，為企業未來更好更快的發展保駕護航。

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人事檔案就是對企事業單位的信息資源進行管理,當前社會經濟以及信息技術快速發展,企事業單位要實現良好的發展就應積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩定、高效發展具有積極地意義。在現代化發展的今天,傳統的人事檔案管理方法已經不適應當前社會發展的實際需要,因此應積極轉變人事檔案的管理方法,促進人事檔案實現信息化的管理與建設,更好的適應社會以及單位發展的實際需要。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

當前信息技術發展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學技術的快速發展,人事檔案的信息化管理建設成為發展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設需要以信息技術為依托,不再是傳統的紙質管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發和利用。人事檔案中的信息數量比較大,利用網絡技術進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統紙質管理中復雜的工作環節,減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業單位領導能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學的依據。同時,實現人事檔案管理的信息化建設,能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現,促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權威性。人事檔案信息的建設應尊重員工,保證員工的知情權,這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設,員工能夠通過網絡查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現人性化服務。因此應加強人事檔案的信息化建設,促進人力資源管理效果和水平的提高。

二、新時期人事檔案管理的信息化建設對策

1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度

當前信息化建設逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設也得到了一定的發展,人事檔案的信息化建設就是利用信息管理系統進行動態化、即時性的建設,促進人事檔案管理水平的提高。因此應提高對人事檔案信息化建設的重視程度,了解信息化建設的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就可以實現的,應將人事檔案管理信息化建設納人到日常管理工作中,從企事業單位的實際情況出發,循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設效果和水平,對人事檔案的信息化建設進行綜合的研究和分析,及時發現存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設能夠實現高效、順利的建設與發展。

2.加強信息化軟件的開發力度

人事檔案管理的信息化建設需要利用信息管理平臺來實現,因此應檔案管理以及科學技術人員應加強對人事檔案管理信息化軟件的開發和利用,對各種操作系統進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數據系統,實現人事檔案管理信息化建設的有效推進,在人事檔案數據系統建設時,應注重管理系統的功能實現,數據管理系統應具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設中,數據庫中包含著大量人員信息,這些信息數據是需要重復利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設為核心,促進信息資源的利用效率,實現信息的共享,保證信息資源的科學性、安全性,提高人事檔案的信息服務質量,促進人事檔案管理信息化建設的高效推進。

3.提高檔案管理人員的素質能力

人事檔案管理的信息化建設最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設中,應努力提高人事檔案管理人員的素質能力,提高人事檔案管理人員的服務水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現人事檔案信息的數字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應掌握一定的信息處理基礎,明確檔案管理的相關知識,以高度的責任感投人到人事檔案管理信息化建設中,促進人事檔案管理水平的提高。

4.做好人事檔案的安全管理工作

由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設中,應加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數據庫的使用權限,保證人事檔案的管理能夠按照相關的制度進行,實現人事檔案的安全管理。

三、結束語

當前社會經濟以及信息技術快速發展,計算機技術被廣泛的應用到社會生產及生活的各個領域,在人事檔案管理中,計算機技術也得到了普及,實現了紙質檔案向信息化檔案管理的轉變,促進了人事檔案管理效率的提升。

參考文獻:

[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析口].科協論壇(下半月),2013.14(11):148一149.

篇（10）

（一）檔案管理的信息化意識不足

實現企業檔案管理的信息化不是一項簡單的工作，需要大量的時間來逐步完成，而且投資較高。因此部分企業選擇繼續使用傳統的檔案管理模式，而將資金更多的用于例如設備改造、產品銷售等直接投資上，疏于對檔案的管理，忽視對檔案管理人員的業務培訓，導致管理人員缺乏經驗、缺乏服務意識，使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而，事實上雖然檔案管理信息化的應用不能直接為企業創造效益，但是通過對檔案的合理管理能夠為企業的發展提供可靠的支持，間接為企業創造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業的發展。

（二）檔案管理信息載體的破損

在企業信息化的背景下，磁性載體的電子檔案成為繼紙質載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網絡技術的應用，許多企業實現了工程設計、施工和產品研發中的二維繪圖、三維仿真模擬設計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等，這些載體會因為各種原因而發生破損，例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用，嚴重的還會導致系統運行出現問題。

（三）標準化建設不夠完善

檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉變過程中，必須有相關的規范與標準對其進行指導。信息化是一個非常嚴密的信息系統，各個業務環節的相關信息為數據處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現，為企業檔案管理信息化提供數據計算的標準卻難以滿足企業的需求，企業管理和業務流程以及工作程序標準、數據交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業發展提供支持的因素將給企業內部或企業之間的數據交換或資源共享造成諸多不便，甚至會嚴重制約企業獲得更多的經濟效益和社會效益。

二、改善企業檔案管理信息化建設的建議

通過分析企業檔案管理信息化建設過程中出現的相關問題，可以知道，只有在一定范圍內實現資源的優化配置，完善檔案管理人員的培訓，才能徹底實現檔案管理的信息化水平，可以從以下三個方面進行：

（一）檔案管理人員要提升檔案信息意識

檔案信息化在某種意義上講就是觀念信息化，檔案管理人員是檔案信息化工程的基本力量，他們的能動性關系到信息化建設的成敗，檔案管理人員只有在思想上樹立了檔案信息的意識，認識到檔案管理信息化建設的重要性，才會具有強烈的使命感與責任心，做到主動關心檔案信息化建設工作，認真做好信息化建設中的每個流程。

（二）實現管理工具的信息化

一是，配置計算機、服務器、交換器、路由器、光盤刻錄機掃描等設備。計算機系統軟件的開發或應用，都可通過計算機系統軟件的操作進行培訓和推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。二是，每個員工的檔案全文的數字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案雙管齊下的工作模式，避免重復，節約人力、財力的同時，也大大加快了檔案信息數字化的進程。三是，對上網的員工檔案信息進行密級界定。首先確定密級標準，對內部檔案按公開、內部、秘密、機密等級進行界定;其次在網上對檔案信息使用者進行身份驗證，信息查詢權限針對不同身份的使用者有所不同，身份越高權限越寬，以保障軟件系統的安全性。

（三）全面提高檔案管理信息化水平

檔案基礎建設的重心隨著信息技術的廣泛應用逐漸向檔案信息化建設的方向轉變。如今，在計算機系統滲透的形式下，計算機管理軟件的運用為實現檔案管理現代化做出了重大貢獻，在開發系統和檔案利用過程中發揮著極為重要的作用。

隨著大量產生的電子文件，如何安全且高效地管理電子檔案已成為企業不可回避的現實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可規避的一項重點工作。檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的計算機系統管理軟件，就可以使企業的檔案達到高效的管理。

信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件為支撐，僅僅用傳統方式管理大量的電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，提高檔案管理工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

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