緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇檔案管理基本理論范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

教學檔案是高校本科教學評估的重要依據(jù)，各高等院校都根據(jù)國家教育部頒布的《普通高校本科教學工作評估指標體系》制定了相應(yīng)的教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規(guī)定，但是原始材料的系統(tǒng)性，完整性和可靠性依然欠缺，同時由于上級教育主管部門對高校的檢查門類較多，包括學士學位授予權(quán)的評估，新專業(yè)評審等，在根據(jù)不同評估指標體系進行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉(zhuǎn)而發(fā)生遺失現(xiàn)象。

一、會計循環(huán)與檔案管理流程

通常情況下，企業(yè)以一年作為一個會計周期，以日常交易為基礎(chǔ)，以記帳憑證為依據(jù)，對財物的進出進行分類登記，全面連續(xù)系統(tǒng)地記錄各項交易。因此，會計信息處理是一個周而復始、循環(huán)往復的過程，這個過程叫做會計循環(huán)。它通常包括以下幾個環(huán)節(jié)：

(一)開設(shè)帳戶：根據(jù)企業(yè)歷史交易情況開設(shè)總分類帳戶，設(shè)置會計科目。

(二)會計分錄：根據(jù)會計憑證在分錄簿中序時記錄交易項目，并編制科目匯總表。

(三)過帳：將分錄簿記錄的內(nèi)容過到相應(yīng)的總分類帳戶中。

(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗分類帳戶中各項借方余額與貸方余額是否相等。

(五)編制財務(wù)報表：通過編制財務(wù)報表說明本會計年度內(nèi)會計主體的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動。

會計循環(huán)的具體圖示如下：

與會計循環(huán)類似，高校教學擋案的收集整理、歸檔、統(tǒng)計、分析等工作環(huán)節(jié)也是一個連續(xù)的動態(tài)管理過程，前后繼起，環(huán)環(huán)相扣。與此同時，對教學檔案的交接流轉(zhuǎn)也必須如會計帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現(xiàn)象的發(fā)生。但和會計循環(huán)不同的是，它通常以一個學期為管理周期。因此，我們有必要根據(jù)教學常規(guī)工作先編制目錄索引，建立目錄與數(shù)字代碼之間的對應(yīng)關(guān)系，同時記錄每個目錄項下資料的存放，交接和流轉(zhuǎn)情況。然后開設(shè)總分類目錄，根據(jù)總分類目錄，設(shè)置文件盒。依據(jù)內(nèi)容需要，建立統(tǒng)一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據(jù)要求將收集的教學文件分類歸檔，以實行標準化的集成管理模式。其具體操作圖示如下：

二、會計科目與檔案目錄

會計科目是對會計對象的具體內(nèi)容進行分類核算的標志或項目。會計對象包含資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、收入、費用、利潤等要素。為了對會計對象的具體內(nèi)容進行會計核算和監(jiān)督，就需要根據(jù)其各自不同的特點，分門別類地確定項目。由于會計要素反映的經(jīng)濟內(nèi)容有很大不同，在經(jīng)營管理中當然也會有不同的要求，在會計核算中不僅要按照各會計要素的不同特點，還應(yīng)該根據(jù)經(jīng)濟管理的要求進行分類別、分項目的核算。

(一)目錄設(shè)置必須結(jié)合教學主體的特點。即根據(jù)教學主體的需要，本著全面反映教學活動的全過程及結(jié)果的目的來確定應(yīng)該設(shè)置哪些檔案目錄。

(二)設(shè)置檔案目錄必須滿足本科教學工作評估指標體系的要求。一是要符合國家本科教學工作評估指標體系的要求來劃分教學業(yè)務(wù)檔案的類別，設(shè)定分類的標識；二是要符合高校自身教學管理的要求，以便于為高校的常規(guī)活動、項目決策及信息管理。

(三)設(shè)置檔案目錄要將統(tǒng)一性與靈活性結(jié)合起來

由于各高校的教學管理制度和教學活動有一定差別，因此在分類目錄的設(shè)置上，需要將統(tǒng)一性與靈活性相結(jié)合。所謂統(tǒng)一性，就是在設(shè)置檔案目錄時，對指標的設(shè)置標準、口徑需要統(tǒng)一。所謂靈活性，就是在能夠提供統(tǒng)一指標體系的前提下，各個單位根據(jù)自身的具體情況，設(shè)置或者增補反映本高校特色項目的目錄。 轉(zhuǎn)貼于

(四)設(shè)置檔案目錄的名稱要簡單明確，字義相符，通俗易懂

檔案目錄作為分類標識，要求簡單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡單明確是指根據(jù)教學活動的特點盡可能簡潔明確地規(guī)定科目名稱；字義相符是指按照中文習慣，能夠望文生義，不致產(chǎn)生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數(shù)人正確理解，也能夠為高校之間的學習交流提供便利。

(五)設(shè)置檔案目錄要保持相對穩(wěn)定性

為了便于在不同時期分析比較教學評估指標和在一定范圍內(nèi)匯總各項指標，應(yīng)保持檔案目錄相對穩(wěn)定，盡量不要變動目錄的名稱、內(nèi)容、數(shù)量，使分析指標保持統(tǒng)一性和可比性。

根據(jù)以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級目錄名稱對照表：

在一級目錄下，為方便查找和管理，還可以下設(shè)二級目錄和三級目錄。此外，對于跨連續(xù)幾個學期的教學檔案，如 ：專業(yè)建設(shè)，實踐教學體系創(chuàng)建，實驗教學區(qū)，產(chǎn)學研基地等項目可以靈活處理，單獨開設(shè)獨立的目錄，突出反映學校的辦學特色，而不必仍以一個學期作為檔案的管理周期。

三、財務(wù)報表與文件匯編

會計財務(wù)報表是根據(jù)日常會計核算資料定期編制的，綜合反映企業(yè)某一特定時期財務(wù)狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量的總結(jié)性書面文件。它是企業(yè)財務(wù)報告的主要部分，是企業(yè)向外傳遞會計信息的主要手段。我國現(xiàn)行制度規(guī)定，企業(yè)向外提供的會計報表包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、資產(chǎn)減值準備明細表、利潤分配表、股東權(quán)益增減變動表、分部報表和其他有關(guān)附表。會計報表為評價企業(yè)經(jīng)營業(yè)績和改善經(jīng)營管理提供重要信息；為國家經(jīng)濟管理機構(gòu)進行宏觀調(diào)控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進行決策提供有用信息。

與之相類似的是，本科教學評估過程中通常要求提供三個部分的材料，即：（一）自評匯報材料，也就是《自評綜合報告》。它是在利用原始檔案的基礎(chǔ)上，進行歸納后重新撰寫制作而成的材料，作用是讓專家了解本科教學工作的基本情況，使專家看了以后能對學校本科教學的整體水平作出價值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門、校內(nèi)各部門所保存的檔案經(jīng)過統(tǒng)計分析等加工處理而來，作用是支撐自評材料中所反映出的對自身教學工作所作出的正面評價，起到增強說服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門、校內(nèi)各部門所保存的原始檔案直接轉(zhuǎn)化而來的。其中，備查材料的準備在每學期平時的資料整理過程中已經(jīng)完成，在迎接本科教學評估的準備過程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內(nèi)容的查漏補缺工作。佐證材料部分應(yīng)在學期末聘請專人對各部分材料進行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系的內(nèi)容，裝訂成冊，總結(jié)學校在辦學過程中的進步和不足。自評匯報材料起到了會計財務(wù)報表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎(chǔ)上進行歸納后重新撰寫制作而成的綜合報告，是全面反映本科教學水平的總結(jié)性書面文件，此部分通常于本科教學評估前一個月內(nèi)完成。

四、結(jié)束語

教學檔案材料內(nèi)容豐富、類別繁雜，涉及面廣，如何根據(jù)教學規(guī)律和教學工作性質(zhì)并結(jié)合學校自身特點建立行之有效的檔案管理辦法，對于整個教學管理工作的組織及日常檔案管理的質(zhì)量具有重要意義。本文借鑒財務(wù)會計賬目處理的方法對檔案管理進行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑。總之，遵從客觀性和實用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學檔案管理的有效方法，是學校教學改革與發(fā)展的基礎(chǔ)保證，是每一個檔案管理工作者的不懈追求。

參考文獻

[1]趙彥昌，劉柳.高校本科教學評估與檔案管理[J].中國檔案學研究，2006，(4).

篇（2）

1 權(quán)變管理理論概述

權(quán)變管理理論是20世紀70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是力圖研究組織的各子系統(tǒng)內(nèi)部和各子系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，以及組織和其所處的環(huán)境之間的聯(lián)系。它強調(diào)在管理中要根據(jù)組織所處的內(nèi)外部環(huán)境隨機應(yīng)變，針對不同的具體條件尋求不同的最合適的管理模式、方案和方法[1]。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯（f.luthans）認為權(quán)變管理理論的特征在于把環(huán)境對管理的作用具體化，并使管理理論與管理實踐緊密聯(lián)系起來。權(quán)變理論以系統(tǒng)觀點為理論依據(jù)，主要從系統(tǒng)觀的角度考慮問題。其理論實質(zhì)上是一種因地制宜的管理理論[2]。

2 檔案管理基本理論概述

檔案管理基本理論的主要內(nèi)容包括兩個方面，一是對檔案管理工作的總體理論認識與剖析。目前中國檔案界將檔案管理工作分為“八項內(nèi)容”與“兩個方面”，并將其看作是一個與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開放系統(tǒng)。其中“八項內(nèi)容”實質(zhì)上是檔案管理學的內(nèi)容，而“兩大方面”即“實體管理”與“信息內(nèi)容的開發(fā)利用”。實體管理是“手段”、“基礎(chǔ)”，內(nèi)容信息的開發(fā)利用是“目的”“方向”，同時它可以解釋檔案管理基本方法的“二元”現(xiàn)象，即實體管理與內(nèi)容信息的開發(fā)利用分別采取了兩種理論性質(zhì)不同的基本方法：前者以歷史主義為主，后者則是多種方法同時并用，并且以邏輯主義方法為主。

檔案管理基本理論另一方面的內(nèi)容是對檔案管理基本方法的探討。檔案管理基本方法是歷史主義的方法，它始終是檔案管理的靈魂。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各個具體的社會組織與個人的社會實踐活動之中，人們保存使用檔案的目的也在于考證歷史、保持歷史事實的本來面目，所以其實體管理一般只采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主；而檔案的信息則有多向成類性且人們對其的需求也是多種多樣的，所以對檔案信息的分類則是多種方法同時并用。一般以邏輯主義方法為主，并鋪以歷史主義的方法[3]。

3 醫(yī)院檔案管理運用權(quán)變管理思想的可行性與必要性

3.1 醫(yī)院檔案管理工作的特點為實現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺

醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，它記載了一個醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，從不同的角度客觀地反應(yīng)各個不同歷史時期、不同背景條件下的重要工作、人物和事件，是醫(yī)院在工作活動中形成的具有參考利用價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種門類和各種載體的寶貴財富[4]。對這一信息資源進行有效和系統(tǒng)的管理，可以極大提升醫(yī)院領(lǐng)導決策科學化程度和醫(yī)院現(xiàn)代化管理建設(shè)水平。一般情況下，醫(yī)院設(shè)有綜合檔案室，主要管理黨政文書檔案、人事檔案、會計檔案以及基建檔案等，病案由于其特殊性，一般由病案室專門保管，本文對此不做探討。根據(jù)檔案管理基本理論，檔案管理是一個與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開放系統(tǒng)，并且不斷和外部環(huán)境發(fā)生能量和要素的交換，這樣，檔案管理工作的系統(tǒng)性就必然要跟醫(yī)院這個大系統(tǒng)的發(fā)展變化保持協(xié)調(diào)一致，也只有這樣，檔案才能發(fā)揮其輔助科學決策的功能。而審時度勢、因地制宜正是權(quán)變管理思想的本質(zhì)所在，因此，可以說醫(yī)院檔案管理的特點為實現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺。

3.2 解決當前醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題需采用權(quán)變管理思想

在以業(yè)務(wù)為中心的醫(yī)院管理中，如何提高醫(yī)療技術(shù)水平和改善醫(yī)療環(huán)境是醫(yī)院管理的重點，檔案管理往往被忽視，近年來由于開展檔案目標管理評審，檔案管理工作已成為醫(yī)院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.2.1 檔案分散管理，缺乏系統(tǒng)性

在醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)中，各級醫(yī)院都制定了符合自身實際、較為健全的管理制度和工作人員的管理職責，但涉及醫(yī)院檔案管理的制度、職責并不十分完善，造成部分歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個人手中，已立卷歸檔的材料不夠規(guī)范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監(jiān)督，阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展[5]。加上檔案載體復雜，業(yè)務(wù)部門無法長久保管。由于對檔案法認識和執(zhí)行不夠，未能認清檔案管理在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展建設(shè)中舉足輕重的作用，一些部門單純強調(diào)工作特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案盡快地統(tǒng)一到院檔案室管理。還有一些部門或個別人員未真正認識到：一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實地反映出全院當時的歷史面貌和歷史活動，具有極重要的認證和參考作用。這種現(xiàn)狀如不解決，其對考察歷史造成的損失將無法估量[6]。

3.2.2 檔案管理制度不健全，管理水平低下

在醫(yī)院管理中沒有涉及檔案管理的相關(guān)制度和職責，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)都做了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、設(shè)備投入等考慮較少或完全沒有納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)水平同步發(fā)展，檔案管理水平滯后勢必影響醫(yī)院管理水平的提高，影響基礎(chǔ)設(shè)施的修繕和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展。

3.3 培育優(yōu)秀醫(yī)院文化需要對醫(yī)院檔案實行權(quán)變管理

醫(yī)院文化是醫(yī)院的精神所在，是辦院宗旨的重要體現(xiàn)。醫(yī)院文化是由醫(yī)院幾代人在辦院實踐中逐步積淀而形成的。檔案中對一代又一代的辦院人的精神文化都有了真實的歷史記載，對于醫(yī)院精神文化的傳承與積淀起著重要的作用。只有通過檔案的真實與完整的記錄，才能將一代代的醫(yī)院精神文化傳承下去，不斷積累沉淀，從而形成厚實而豐富多彩的醫(yī)院文化[7]。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育醫(yī)院優(yōu)秀文化提供豐富的素材。

4 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的新思路

4.1 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理的工作模式中的應(yīng)用

醫(yī)院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內(nèi)部保存，隨著醫(yī)院的變遷、機構(gòu)調(diào)整，個別檔案不可避免地要出現(xiàn)遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現(xiàn)狀極不適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院的需要，而且對開發(fā)利用檔案資料也十分不利。只有對各類檔案進行系統(tǒng)的管理，才能保證其完整性。根據(jù)權(quán)變管理系統(tǒng)觀的理念，可將醫(yī)院綜合檔案室獨立出來，作為一個職能部門，對醫(yī)院各類檔案集中管理，并配置檔案管理專業(yè)人員對檔案進行系統(tǒng)的管理。這樣不僅可以保證檔案的完整性，也極大提高醫(yī)院檔案管理的水平。

4.2 權(quán)變管理對醫(yī)院檔案管理外部環(huán)境動態(tài)適應(yīng)中的應(yīng)用

檔案信息化管理是信息時代檔案工作的主題。國家檔案局在2002年11月了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，并指出檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化，信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展[8]。在這個過程中，需要檔案管理人員運用權(quán)變管理的工作思路，時刻關(guān)注不斷變化的外部政策、技術(shù)等環(huán)境因素，并將其融入到檔案管理的日常工作中去，使檔案管理工作真正達到與時俱進的時代要求。

參考文獻：

[1]周三多.管理學[m].北京：高等教育出版社，2000年.30-31.

[2]王健群.試探“權(quán)變管理理論”在師專圖書館管理中的應(yīng)用[j].情報雜志，1998(11):100.

[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[m].中國人民大學出版社，2005年.290-293.

[4]張秀玲.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理體會[j].經(jīng)營管理，2010(1)：87.

[5]姜月仙.新形式下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析與對策[j].醫(yī)學信息，2010(1):96-97.

篇（3）

一、權(quán)變管理理論簡介

權(quán)變管理理論的形成始于上世紀七十年代，由美國一些管理學家共同提出。權(quán)變管理理論的核心是由內(nèi)部子系統(tǒng)相互之間嘗試互動聯(lián)系的關(guān)系組成，它必須涉及這些關(guān)系組成與所能影響管理效果的環(huán)境因素。權(quán)變管理理論強調(diào)在管理中要依據(jù)內(nèi)部組織和外部環(huán)境之間不斷變化和適應(yīng)的情況和實施管理工作所處的不同現(xiàn)實條件因地制宜采取最為合理有效的管理方法。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯則認為權(quán)變管理理論的主要特征在于不管是何種工作條件都需要將管理理論與工作實踐活動相互結(jié)合。實際上，權(quán)變管理理論也是一套十分有效的管理理念，權(quán)變管理理論在針對檔案管理理論主要體現(xiàn)兩方面內(nèi)容，即對檔案管理工作的認識和分析兩個過程。而我國在檔案管理工作中的文件檔案管理分為“八個要素”和“兩個方面”，這是一個直接的信息交流與外面的和開放的系統(tǒng)關(guān)系。“八個要素”本質(zhì)上是一個內(nèi)容文件的管理，“兩個方面”即指企業(yè)在對“單位管理”和“信息內(nèi)容”兩方面的開發(fā)和應(yīng)用，實際也是一種具有實體管理效果的手段。同時，也可以解釋為“二元化”的現(xiàn)象，即基本的文件管理方法，與實體管理和內(nèi)容信息的開發(fā)利用進行了不同理論性質(zhì)的兩種基本方式：前者由歷史上的第一次，后者則是以各種各樣的方法在同一時間應(yīng)用用邏輯的方法。

另外，針對檔案管理基本理論，其管理內(nèi)容則主要是為了討論檔案管理性質(zhì)和基本操作方法，基本操作方法是一種具有歷史主義色彩的過程，自始至終都作為檔案管理工作的靈魂所在。也就是說，檔案的形成是對社會組織和企業(yè)生產(chǎn)活動的原始記錄，它以保存文件的形式形成記錄并保存歷史本色。因此，本文所講的檔案管理所要求的記錄文本應(yīng)該具有格式多樣性和需求多樣化，一切都應(yīng)該以邏輯主義方法為主，同時輔以歷史主義。

二、權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用及意義

（一）實踐應(yīng)用

1.權(quán)變管理理論的合理應(yīng)用。

不同歷史時期的檔案資料應(yīng)分類保存于不同的檔案科室，而我們在需要提取需要的檔案資料時就必然會將以往的存檔資料進行重組和檢索，如果其中的某些文件資料丟失或者是損壞，再無法保證檔案資料的完整性。實際上，就目前我國檔案管理工作的體制顯然已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)工作的需求程度，長期不做改善將于這些檔案資料信息的開發(fā)和利用極為不利。只有對檔案管理系統(tǒng)所管理的各種文件檔案進行專項的應(yīng)急處理，才能確保檔案資料的完整性。根據(jù)應(yīng)急管理系統(tǒng)的概念，檔案室作為職能部門可以從企業(yè)的綜合檔案管理部門中獨立出來，配置專業(yè)管理人員進行更為系統(tǒng)的管理工作，以便提高企業(yè)對檔案管理工作的水平。

2.權(quán)變管理理論在外部環(huán)境中的動態(tài)應(yīng)用。

檔案管理呈現(xiàn)電子化、信息網(wǎng)絡(luò)化將成為未來工作的主要方式。國家檔案館早年就了一系列有關(guān)檔案管理信息的實施方案，特別指出了在對檔案管理工作一定要適應(yīng)國家對于大中企業(yè)所提出的檔案信息化管理要求。首先，應(yīng)該將信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)逐層深入到國家建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)的大布局內(nèi)，以檔案管理網(wǎng)絡(luò)化作為基礎(chǔ)，以檔案信息化作為建設(shè)核心，以此拓展信息化檔案的科學利用和合理開發(fā)成為了首要目標，最終從檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化、電子化兩個方面提升管理水平，為促進檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展提供保障。我們應(yīng)該知道，實現(xiàn)以上目標必然需要有關(guān)檔案管理人員廣泛應(yīng)用權(quán)變管理理論來拓寬工作思路，并即時相應(yīng)外部因素，然后融合權(quán)變理論到具體的檔案管理工作當中，以滿足對檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)運行當中的實際需求。

（二）實踐意義

1.為檔案管理工作提供了更為靈活多變的應(yīng)用及操作平臺。

文檔資料管理是現(xiàn)代檔案管理工作的一項重要組成，它可以記載每一項人為活動或重大事件的演變過程和處理結(jié)果，并且人為地可從不同角度主觀或客觀地反映出不同時期的歷史過程及經(jīng)驗總結(jié)。同時，不同環(huán)境下，每一項管理工作中合理使用文件的寶貴財富。信息資源的有效、系統(tǒng)的管理，可以大大提高領(lǐng)導科學決策水平和現(xiàn)代化管理水平的建設(shè)。一般來說，一個檔案室的檔案文件應(yīng)用主要管理人員記錄、會計記錄和其他資料。根據(jù)檔案管理的基本理論，檔案管理是一種直接的信息交流與外部系統(tǒng)的關(guān)系，不斷和該系統(tǒng)的外部環(huán)境形成交流聯(lián)系。

2.解決檔案管理中出現(xiàn)的問題需采用權(quán)變管理思想。

如何改善管理技術(shù)水平和管理環(huán)境是關(guān)鍵點，文件檔案的管理工作往往容易被忽略，近些年來由于企業(yè)在長期發(fā)展過程中逐漸認識到了檔案管理工作的重要性，依此檔案管理工作也成為了整個企業(yè)管理的重要組成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和執(zhí)行措施兩個方面。本文就這兩方面內(nèi)容在此不作累述。

在對文件檔案進行分類管理和開發(fā)利用過程中，文件分散性較大，檔案管理缺乏系統(tǒng)性。各級別單位的管理制度和管理人員自身的實際能力都有所不同，可謂良莠不齊導致檔案管理工作體系的不完善。如申請材料分散于各個部門或個人手中，無法實現(xiàn)統(tǒng)一歸納，借閱制度不健全導致檔案管理制度缺乏必要的考核和監(jiān)督秩序，一定程度上也阻礙了企業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行力度。再有檔案管理所囊括的資料載體魚龍混雜，相關(guān)的業(yè)務(wù)部門限于職權(quán)范圍無法統(tǒng)一管理也是一方面問題。

3.優(yōu)秀文化的培育需要實現(xiàn)檔案管理。文化既是一種精神，也是經(jīng)營企業(yè)的一個重要目標表現(xiàn)。文化是由企業(yè)幾代人在不同實踐中逐步總結(jié)形成的。一代又一代人的精神文化在檔案管理中應(yīng)該有真實的歷史記錄，對于企業(yè)精神文化的傳承和積淀起著極為重要的作用。在繼承這種精神文化的過程中，只有通過對真實和完整的檔案記錄，才能夠代代相傳和積累沉淀，從而形成一個豐富多彩的文化體系。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育企業(yè)優(yōu)秀文化提供豐富的素材。

三、結(jié)束語

權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用具有諸多貢獻。首先，可認真總結(jié)和繼承的遺產(chǎn)管理理論，對他們的思想統(tǒng)一管理理論的新途徑；其次提出的“萬能”的挑戰(zhàn)，強調(diào)動態(tài)管理，即不同的具體情況，采取不同的管理方法；第三，企業(yè)管理的出發(fā)點并不是一件簡單的事情，但社會系統(tǒng)作為一個整體；第四，加強管理理論指導管理實踐的有效性，管理理論與管理實踐之間的橋梁。而我們也應(yīng)該正視權(quán)變理論自身存在的局限性。第一，只有兩維模型來描述多而復雜的管理實踐，解決管理問題，尤其是被忽視的決定性因素，而不是人的動態(tài)變量的權(quán)變理論的基礎(chǔ)，從而制約和管理理論的創(chuàng)新發(fā)展；第二，在反對和一般情況，具體的和一般的反對。強調(diào)特殊性，否認普遍性；只強調(diào)個性，否定共同。它是滑入實證立場必然；第三排除分析與科學方法論的概念，缺乏統(tǒng)一的概念，缺乏有機聯(lián)系，以便和管理科學的實踐和缺乏相應(yīng)的標準理論。在實際應(yīng)用權(quán)變理論中，應(yīng)該對這兩方面的內(nèi)容多加注意。

參考文獻：

[1]周三多；管理學[M]；北京：高等教育出版社；2000.

[2]王健群；試探“權(quán)變管理理論”在師專圖書館管理中的應(yīng)用[J]；情報雜志；1998，（11）.

篇（4）

中圖分類號：G71 文獻標識碼：A

原標題：基于職業(yè)能力培養(yǎng)的文秘專業(yè)《檔案管理學》課程實踐教學的探索

收錄日期：2012年1月9日

《檔案管理學》是高職高專文秘專業(yè)的一門主干課程，它的教學目標為培養(yǎng)文秘專業(yè)學生的檔案管理能力。鑒于《檔案管理學》既有一般課程的科學性、理論性和系統(tǒng)性的特點，更具有其程序性、實踐性和操作性很強的特點，在教學過程中，既要讓學生學好該課程的有關(guān)基礎(chǔ)理論知識，諸如檔案管理的性質(zhì)、特點、作用、原則、規(guī)律、方法等，更要在學好基本理論知識的基礎(chǔ)上，讓學生掌握檔案管理的具體方法，諸如有關(guān)文件檔案的收集與整理、甄別與分類、立卷與歸檔、保管與查閱等，要在提高學生的實訓、實操、實務(wù)上下工夫。這就決定了《檔案管理學》的教學計劃和教學設(shè)計，必須重視實踐環(huán)節(jié)的教學，必須重視學生實踐能力的訓練和培養(yǎng)。本文試從分析《檔案管理學》課程實踐教學的現(xiàn)狀及其原因入手，對《檔案管理學》課程的教學改革，特別是實踐環(huán)節(jié)的教學改革，提出自己的一些粗淺看法。

一、文秘專業(yè)《檔案管理學》課程實踐教學現(xiàn)狀

文秘專業(yè)《檔案管理學》的實踐教學是指學生在教師的指導下，在一定的實驗室或檔案室中，培養(yǎng)學生的實際動手能力，動腦能力，觀察問題、分析問題和解決問題的能力，創(chuàng)新能力，吃苦耐勞和團隊意識，使學生具有良好的思想素質(zhì)、心理素質(zhì)和檔案管理業(yè)務(wù)技能，從而適應(yīng)不斷發(fā)展變化的環(huán)境，是理論教學的目的和升華。實踐教學環(huán)節(jié)一般包括：實驗（試驗）、實訓、課程設(shè)計、實習、見習和社會實踐等實踐性環(huán)節(jié)的教學。理論是為指導實踐，學習理論貴在運用。雖然我們一直都強調(diào)教學改革、強調(diào)實踐能力的培養(yǎng)，但目前高職教學特別是文科類的教學中，偏重理論教學而忽視實踐教學的現(xiàn)象仍然存在，把精力、時間、經(jīng)費都投在理論教學方面，對實踐教學的地位、作用、意義認識不足，使得實踐教學受到影響。

（一）在教學計劃的時間安排上，注重理論教學，忽視實踐教學。具體表現(xiàn)為理論教學與實踐教學課時比例不合理。現(xiàn)行的教學計劃中，理論教學學時占總學時的3/4（即54/72學時），實踐教學學時僅占總學時的1/4（即18/72學時），實踐教學時數(shù)相對較少。多數(shù)教師受傳統(tǒng)教學觀念的影響，在教學過程中多重基本理論的講授，教師主要要求學生背、記書本知識，少聯(lián)系實際，學生缺少動手和動腦的機會，難以滿足他們求知的渴望，實踐能力得不到應(yīng)有的培養(yǎng)。

（二）經(jīng)費投入與師資力量配備問題。高職教育由于經(jīng)費、師資等條件的制約，理論教學便成為最經(jīng)濟、最簡單的形式而大量采用。相反，由于儀器、設(shè)備、場地、經(jīng)費等的投入不足而削弱了實踐教學具有偏重理論教學、輕視實踐教學的傳統(tǒng)。據(jù)了解，目前廣西大部分高職院校里沒有專門的檔案管理實驗室，多數(shù)教師是非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，半路出家，學非所用，大部分是“從學校到學校”，沒有一線的工作經(jīng)歷，實際動手能力普遍較差，這就必然制約著檔案管理實踐教學的開展，影響教學質(zhì)量的提高。

（三）對實踐環(huán)節(jié)重視不夠。由于文秘專業(yè)學生在高職院校里所占的比例較少，而《檔案管理學》在文秘專業(yè)中屬于非重點課程，教師不愿在《檔案管理學》實踐教學方案的設(shè)計上下工夫、花時間，對實踐教學沒有認真設(shè)計和有效實施，有的用課堂討論代替實訓，有的用作業(yè)代替實踐，沒有系統(tǒng)按照檔案管理的實訓要求組織實踐教學，因而學生對檔案管理的認識只能停留在模糊理論感知的層面上。

（四）教學內(nèi)容、方法、手段有待改進與加強。《檔案管理學》的基本內(nèi)容結(jié)構(gòu)包括檔案學基礎(chǔ)理論、檔案館（室）工作以及特殊載體檔案的管理，現(xiàn)行教材內(nèi)容過于注重理論知識，對檔案學基礎(chǔ)知識介紹和檔案館的業(yè)務(wù)知識內(nèi)容較多，而實操、實務(wù)的內(nèi)容偏少，這極不利于高職院校文秘專業(yè)學生實踐工作能力的提高；教學方法單一，手段落后。有的教師采取課堂式教學為主，照本宣科，生硬灌輸，缺乏和學生的溝通、交流與討論，缺乏社會實踐，手段上較少使用現(xiàn)代教學設(shè)備，使學生感到枯燥，難以與實踐結(jié)合，檔案管理技能培養(yǎng)的作用不大。

（五）教學考核問題。高職院校在教學管理中，偏重于理論教學的質(zhì)量考核，而沒有建立一套比較規(guī)范的實踐教學質(zhì)量考核辦法，有的雖然制定了但卻沒能真正落實，有的實踐教學的考核也只是采用一張試卷的形式，這種對實踐教學要求不嚴而導致學生對實踐教學的不重視，因而影響了實踐教學的質(zhì)量。

二、文秘專業(yè)《檔案管理學》課程實踐教學改革方向與對策

（一）修訂教學計劃，給《檔案管理學》課程實踐教學應(yīng)有的地位。基于該課程程序性、實踐性和操作性強的特點，在教學計劃的制定過程中，應(yīng)給予高度重視，給足應(yīng)有的實踐教學時數(shù)和實踐內(nèi)容。實踐教學時數(shù)應(yīng)占整個課程時數(shù)的40%～50%左右，使學生有足夠的實踐訓練時間。

（二）完善實踐教學設(shè)備，改善師資結(jié)構(gòu)。加大實踐教學的資金投入，是改善和優(yōu)化實踐教學環(huán)境、改善高職教育辦學條件的重大舉措，是高職教育提高實踐教學質(zhì)量的關(guān)鍵及突出高職教育特色的基礎(chǔ)。為此，可以通過多渠道籌措資金，除了學校加大投入外，還可以爭取政府及高職院校行政主管部門的支持，也可以面向社會和市場多渠道籌集資金，積極爭取社會支持和企業(yè)協(xié)助等建立檔案實訓室；另外，還可以充分利用當?shù)赜嘘P(guān)檔案館作為實訓基地。在師資配置方面，要建立一支相對穩(wěn)定的專兼職結(jié)合的教師隊伍，實行理論教學以專職教師為主，實踐教學以有檔案管理實踐經(jīng)驗的老師兼職；另外，也可以對老師進行實踐培訓，培訓要通過進修學習或請專家指導，讓他們不斷鉆研新技術(shù)，掌握新知識，增強實踐能力和教學藝術(shù)，不斷提高實踐教學質(zhì)量。

（三）創(chuàng)新實踐教學模式，加強實踐教學環(huán)節(jié)，提高實踐教學質(zhì)量。該課程的主要目的是幫助高職高專學生熟悉并掌握檔案管理與檔案工作的性質(zhì)、特點、作用、規(guī)律、原則與技術(shù)方法等方面的教學過程，其突出的特點之一就是實踐性強，它要求在教學過程中堅持知與行的統(tǒng)一，在搞好課堂理論教學的基礎(chǔ)上，加強實踐教學環(huán)節(jié)，重點在于對學生實踐應(yīng)用能力的培養(yǎng)。

在實踐教學環(huán)節(jié)應(yīng)具備形式上的靈活多樣性、內(nèi)容上的創(chuàng)新性、技術(shù)方法上的先進性這三大特色。

1、形式上的靈活多樣性。實踐教學旨在提高學生的實際應(yīng)用能力，它不僅體現(xiàn)在實踐教學環(huán)節(jié)，而且體現(xiàn)在整個教學過程，因此它不僅要求內(nèi)容上實在性，更要求形式上的靈活多樣性。實踐教學可以是教學中相對獨立的環(huán)節(jié)，但更是貫穿于教學活動全過程的一種方法手段，因此無論是理論課還是實踐性，都必須強化能力意識，采用靈活生動的形式，讓學生得到實踐訓練。例如，課程前的教學演示、課程中的教學實驗，可以把實踐教學融于可能的課程作業(yè)當中；而實驗室教學則是以實驗室為基地對學生進行檔案技能訓練，學生通過實驗鞏固所學的知識，培養(yǎng)觀察、分析、解決問題的能力、組織管理能力、運用知識獲取知識的能力，使理論知識的學習和實驗?zāi)芰Φ呐囵B(yǎng)相互滲透補充。實驗室教學一般與教學進度同步進行，比如檔案的分類、組卷、整理等模擬實驗教學；也可以結(jié)合學校實際情況，以學院保管檔案的部門作為《檔案管理學》課程的實習基地，在檔案收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)講解完畢后，可以將學生帶到檔案室，利用一些保存超過保管時限的檔案，針對不同的教學內(nèi)容給學生安排不同的實訓任務(wù)。學生可以獨立完成，也可以集體協(xié)作活動；可以自我評價和相互評價，也可以教師點評、總結(jié)；既可以實操訓練，也可以模擬虛構(gòu)等。總之，應(yīng)根據(jù)不同環(huán)境條件、因人而異、因時而變、因機而動，力求提高實踐教學的趣味性和有效性。

2、內(nèi)容上的創(chuàng)新性。現(xiàn)代的高校畢業(yè)生應(yīng)該是素質(zhì)高、能力強、富有創(chuàng)新精神的人才。在辦公日趨現(xiàn)代化的今天，非紙張載體的文件大量出現(xiàn)，檔案工作內(nèi)容有了新的變化，為此教學內(nèi)容上必須有所創(chuàng)新才能有所適應(yīng)，高校檔案實踐教學作為高校檔案教學的重要組成也必須要有所創(chuàng)新。除了紙載檔案管理的實踐教學外，還應(yīng)有電子文件檔案管理等內(nèi)容，要注意文書檔案管理、科技檔案管理以及特種檔案管理上的兼容，同時要在培養(yǎng)學生創(chuàng)造性地綜合運用所學知識解決實際問題方面有所突破，運用跨學科理論知識分析解決實際問題能力方面有所創(chuàng)新與突破。

3、技術(shù)上的先進性。先進教學設(shè)備的采用和教學手段的更新對提高教學質(zhì)量有著重要意義。進行專業(yè)實踐教學時可采取幻燈、錄像、投影、模型演示等較直觀的形式，在現(xiàn)代信息技術(shù)高度發(fā)達的今天，利用多媒體和使用課件制作模擬場景，并在特定的內(nèi)容添加圖片和音頻文件，如檔案管理過程中使用的表冊樣式、檔案館的庫房實景、檔案管理設(shè)備的外觀樣式、整理完畢的檔案規(guī)范樣本等，專業(yè)實踐教學通過現(xiàn)代教學技術(shù)的輔助，使授課內(nèi)容趨于形象直觀，并且有助于提高學生參與教學的積極性，從而有助于學生縮短認識理解的過程，這必將大大地促使教學效率和教學質(zhì)量的提高。

（四）建立科學而完善的綜合考評辦法。改變以往《檔案管理學》課程單一、片面的評價體系，即一卷定成績的考核方式。建立促進學生潛力發(fā)揮和全面發(fā)展的評價體系。不僅重視總結(jié)性（結(jié)果）評價，而且重視形成性（過程）評價；不僅重視核心知識評價，更注重考察學生的創(chuàng)新意識、協(xié)作精神和實踐能力。在考評中，力求貫徹“學生主體性原則”、“合作性原則”、“體驗成功原則”、“綜合考評原則”，總成績由理論考試成績、平時成績、實踐操作成績?nèi)糠纸M成。實踐操作成績主要涉及學生在實踐環(huán)節(jié)中表現(xiàn)出的文化素質(zhì)、思想素質(zhì)、專業(yè)水平、課程知識、能力水平及期末綜合操作成績。理論考核與實踐考核明確分離，實踐考核成績應(yīng)占課程成績50%以上。

誠然，本課程的改革是教育發(fā)展的需要，也是社會發(fā)展的迫切要求，它涉及的方面很多，既有軟件方面也有硬件方面，更涉及到整個教育改革的大環(huán)境，而本文僅從實踐教學方面進行初步探討，未免掛一漏萬；更深層次的東西，還有待進一步探索。

主要參考文獻：

篇（5）

檔案管理學是一門研究檔案管理工作基本原理、原則和方法的學科，在檔案學中最先建立。檔案管理學屬于應(yīng)用檔案學范疇，是一門“研究檔案信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，闡述檔案管理的一般原理、技術(shù)和方法的學科”。檔案管理學是檔案學中的應(yīng)用學科，研究檔案信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，闡述n案管理的一般原理、技術(shù)和方案。從研究對象看，它的研究范圍與內(nèi)容似乎應(yīng)涉及所有門類檔案的管理問題。但由于檔案的門類繁多且各有特點，所以現(xiàn)在的檔案管理學并不能將所有門類檔案管理的內(nèi)容全部納入其研究范圍之中，而只能在傳統(tǒng)的以公務(wù)活動檔案管理為主要研究對象的基礎(chǔ)上，適當加大研究范圍，拓寬其領(lǐng)域。比如，檔案管理學不僅與圖書館學、情報學、文書學相關(guān)密切，而且由于它是檔案學的分支，因此同歷史學、行政管理學更是密不可分。隨著學科分化趨勢的進一步加大， 檔案管理學已經(jīng)不再是純粹的一門學科， 而是由許多分支學科構(gòu)成的學科群。檔案管理學由一門基干學科發(fā)展為一個龐大的學科群已是不爭的事實。

檔案管理學的教學范圍可以分為三個部分：導論、檔案管理的一般方法與技術(shù)，具有普遍性的專門檔案、新型載體檔案以及資料與實物材料的管理方法。在修正與補充具體內(nèi)容方面需要注意：檔案價值的鑒定應(yīng)放在檔案的收集與整理前進行；在檔案收集工作中，應(yīng)講清楚檔案館藏的數(shù)量與質(zhì)量關(guān)系問題；檔案的等級與統(tǒng)計是檔案工作中的綜合管理手段。對于檔案的整理方面，應(yīng)該加大實驗課的深度與力度。關(guān)于如何開發(fā)與利用檔案信息資源，這是今后檔案管理學教學中的一個重點環(huán)節(jié)。從課程建設(shè)來看，檔案管理學呈現(xiàn)強化與弱化并存的趨勢，檔案管理學是關(guān)于檔案管理基本理論與實踐的學問，可以說， 檔案管理學課程的教學質(zhì)量與水 平直接決定著學生的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，因此，一般來講，高校不僅有系統(tǒng)深入的課堂講授，而且有豐富多彩的課外實踐。

二、檔案管理的學科建設(shè)應(yīng)以實踐為基礎(chǔ)

理論來源于實踐，是實踐經(jīng)驗的提高和升華，脫離了實踐的理論，只是空洞的教條，從而失去了指導實踐的意義。檔案管理學的課程教學應(yīng)由理論和實踐兩部分組成。但長期以來，課程實踐教學形式單一，應(yīng)用層次低，技術(shù)手段落后，實踐教學的目標定位為對學生實際動手能力培養(yǎng)。檔案管理學專業(yè)應(yīng)該注重對學生素質(zhì)、能力、創(chuàng)新精神的培養(yǎng)，通過實踐教學培養(yǎng)學生對檔案工作的感性認識，使學生實現(xiàn)由理論到實踐的初步轉(zhuǎn)變。在實踐教學過程中應(yīng)該體現(xiàn)出形式上的靈活多樣、內(nèi)容上的創(chuàng)新、技術(shù)上的先進等特點。其方法有實驗室教學和檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實習，教師可以根據(jù)學生的需要進行教學實踐方式的調(diào)整和轉(zhuǎn)變。檔案管理學的編寫與闡述，必須和檔案工作的發(fā)展實踐緊密地結(jié)合起來。

檔案管理學是應(yīng)用性與實踐性都很強的學科，這就要求要有一定的理論作為基礎(chǔ)，同時也需要從事檔案管理工作者有明確的原則、技術(shù)和方法為依托，所以，增強檔案管理學的實用性和針對性尤為重要。檔案管理學的學科建設(shè)不僅要密切聯(lián)系當前工作的實際，而且還應(yīng)預測檔案館館藏建設(shè)的宏觀控制、檔案鑒定標準、檔案館庫建設(shè)規(guī)劃、檔案利用服務(wù)的發(fā)展前景，對檔案工作現(xiàn)代化等問題都應(yīng)著手研究并做深入調(diào)查。學科建設(shè)與課程建設(shè)既有聯(lián)系又有區(qū)別：學科建設(shè)是具有先導性的， 課程建設(shè)必須以學科建設(shè)為基礎(chǔ)；課程建設(shè)是否成熟，在專業(yè)課程體系中所產(chǎn)生影響的大小，是由學科建設(shè)發(fā)展水平?jīng)Q定的；課程建設(shè)是學科建設(shè)的反映，同時對學科建設(shè)具有推動作用。

參考文獻：

篇（6）

1.1 文件生命周期理論的基本內(nèi)容

二十世紀，美國檔案學者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理論是研究文件從最初的形成到最終的銷毀或者永久保存的整個運動過程、研究文件的屬性和管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論。文件生命周期理論是對“文件――檔案”運動過程以及運動規(guī)律和客觀描述，是實現(xiàn)文件管理的高效化，指導檔案工作全過程的基本理論。文件生命周期理論的基本內(nèi)容主要可以概括為以下三點：一是文件從形成到銷毀或永久保存，是一個完整的系統(tǒng)運動過程；二是根據(jù)文件價值形態(tài)的變化，文件的運動過程可以具體劃分為不同階段；三是文件運動的每個階段都以其特殊的價值形態(tài)，與文件的服務(wù)對象、保管場地和文件管理形式之間存在內(nèi)在的密切聯(lián)系。

1.2 文件生命周期理論的重要意義

文件生命周期理論是在文件數(shù)量急劇增長的專業(yè)背景下產(chǎn)生的，文件生命周期理論的形成標志著現(xiàn)代檔案學的發(fā)展成熟。當達國家的檔案學者十分重視文件生命周期理論的研究，并將其作為現(xiàn)代檔案學的基本理論之一，檔案人員在進行現(xiàn)行文件管理的具體工作當中以文件生命周期理論作為重要依據(jù)，其重要意義主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是準確、完整的解釋了文件運動的整體性和內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性；二是體現(xiàn)了文件運動的階段性變化；三是揭示了文件運動過程不同階段之間的相互作用和相互影響。

1.3 文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值

文件生命周期理論可作為電子文件管理全過程的理論基礎(chǔ)，通過對電子文件進行前段控制。文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值在于：可以保證電子文件的真是可靠，可以實現(xiàn)電子文件的歸檔完整，可以滿足電子文件安全利用的需要。

2 電子文件對檔案工作的影響

2.1 對檔案歸檔工作的影響

電子文件是由擬稿者直接在磁盤上進行編寫和修改的，保存之后便可實現(xiàn)共享，消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與檔案之間的明顯界限。由于電子文件的全過程是在計算機上完成的，因此歸檔工作也必須以磁盤或者光盤的形式進行操作，歸檔的范圍不僅僅局限于文件本身，還包括該文件的讀取軟件乃至于整個的操作系統(tǒng)。

2.2 對檔案分類的影響

電子文件中的文件信息和文件載體是可以分離的，因此對檔案的分類也不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的實體分類，實體分類中的單線排列方式顯然不適用于電子文件的概念式分類整理需要。在文件生命周期理論的指導下，新時期電子文件在形式、特征和內(nèi)容上都發(fā)生了巨大的變化，電子文件通過計算機系統(tǒng)進行快速、高效的分類排序，并可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。

2.3 對檔案價值鑒定的影響

根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的檔案價值在于文件的自身價值和文件的可讀性，原有的價值鑒定方法和鑒定內(nèi)容、鑒定標準均發(fā)生了變化，分析范圍也擴大到了電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)。由于用戶需求的不斷增加，電子文件中的信息和數(shù)據(jù)也必須不斷進行修改、完善和補充，因此確定電子文件的固定保管期限是十分困難的，且我國在電子文件價值方面尚無相關(guān)法律法規(guī)，因此電子文件檔案價值的鑒定也無定論。

2.4 對檔案學理論研究內(nèi)容的影響

檔案學的研究對象決定了檔案學理論的研究內(nèi)容，以往的檔案學理論研究對象為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著信息化時代的到來，電子文件逐漸取代紙質(zhì)文件，檔案學理論的研究對象發(fā)生了變化，以往的檔案學理論和研究模式也將隨之發(fā)生變化，原有的檔案管理思想和檔案管理原則也應(yīng)與時俱進，以文件生命周期理論作為依據(jù)，不斷進行調(diào)整、補充和完善。

3 文件生命周期理論指導下檔案工作應(yīng)采取的對策

3.1 做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作

電子文件的迅速發(fā)展為歸檔的技術(shù)處理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)，其特殊性要求檔案工作者必須熟悉電子文件的工作領(lǐng)域，以文件生命周期理論作為指導，正確操作電子文件的接收、處理、存儲等工作環(huán)節(jié)。檔案工作者要通過技術(shù)處理，將歸檔后的電子文件修改成為“只讀”文件，以此作為電子文件檔案的識別和保護手段，維持電子文件的原始結(jié)構(gòu)，確保電子文件檔案的真實可靠。

3.2 解決好電子文件的保存問題

由于電子文件以磁帶、磁盤和光盤等作為載體，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的容易磨損，因此從理論上講是可以長期保存的。但是電子文件的儲存介質(zhì)如果保存不當也可能受到外界磁場的影響，或直接受到灰塵、水份的侵害。因此，對于需要長期保存的電子文件必須將其載體密封在塑料保護層當中，并進行定期復制，以防發(fā)生信息損毀。

3.3 實行檔案管理立體化發(fā)展戰(zhàn)略

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理過程中呈現(xiàn)直線狀態(tài)，即將檔案的全部信息展示在一個平面上。隨著電子文件數(shù)量的不斷增長，在原有的檔案管理平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又新增了檔案信息載體的內(nèi)容，形成了三維式管理結(jié)構(gòu)，這種立體化的發(fā)展戰(zhàn)略更適合新時期文件生命周期理論下對于電子文件檔案的管理要求。

3.4 提高檔案工作人員能力素質(zhì)

篇（7）

關(guān)鍵詞:檔案 管理 現(xiàn)代化

隨著信息化浪潮涌現(xiàn),信息化從理論方式技術(shù)手段,都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程,不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化,準確地反握新時期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢、新要求,以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。

近年來,雖然檔案工作得到較快的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高,但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比,還有一定的差距,不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此,就采取各種措施,加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

一、檔案工作現(xiàn)代化的必要性

實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會主義市場經(jīng)濟對檔案工作的要求。在建設(shè)社會主義市場經(jīng)濟的過程中,要從總體上提高現(xiàn)代化水平,必須摸清國際國內(nèi)的動態(tài),了解過去和現(xiàn)狀,以及今后的發(fā)展趨勢,才能確定今后努力的目標和方向。而要做到這一點,就要求檔案部門能迅速、準確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無法滿足這種需要,春有采用現(xiàn)代化手段,才能在較短時間內(nèi),迅速查閱到利用者所需要的檔案材料,及時提供利用。所以,實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,是適應(yīng)我國實現(xiàn)現(xiàn)代化,趕超世界先進水平的必然要求。

實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案的種類和數(shù)量急劇增長,給保管和利用帶來一系列問題。同時,利用者也對檔案工作提出了更高的要求,他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料,并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài),無法解決檔案工作面臨的種種難題,不可避免地會影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學技術(shù)的發(fā)展,特別是電子計算機及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用,能為實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。

二、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

新時期檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、運態(tài)的、發(fā)展的概念范疇,在不同時期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐,以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。

(一)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術(shù)裝備起來,實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運用電訊設(shè)備、電子計算機技術(shù)、印刷技術(shù)、復制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如:廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計工作,并把電子計算機與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機結(jié)合起來,將會有效地實現(xiàn)檔案管理自動化。

(二)檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理,經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學理論為指導,運用管理科學的原理,遵循檔案工作的客觀規(guī)律,研究和處理工作的各種問題,可以做到管理方法科學化、管理機構(gòu)高效化,管理工作現(xiàn)代化,檔案工作標準化,使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段,即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術(shù)手段、技術(shù)成果,管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn),是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法,形成行之有效的檔案科學管理理論,這些理論與檔案工作實際相結(jié)合,不斷地指導檔案管理實踐,在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展,最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當代先進的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中,實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。

(三)檔案干部知識化

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學化,需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進取的精神,還應(yīng)懂得電子計算機的基本理論和基本技能,能夠進行技術(shù)操作和管理,在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識,這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

(四)檔案資源信息化

在信息時代,信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導,以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐,是將檔案資源和檔案各項管理過程,通過信息和系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)和傳輸,實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用,實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐,是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,其主要包括:一是檔案信息資源建設(shè),即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè),包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用,建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺,實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化,可以預見,在未來20年,檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。(五)檔案保護現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,出現(xiàn)許多新型載體的檔案,如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等,這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的,有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求,因此,以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容,而且,它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法,還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。

三、檔案工作現(xiàn)代化的作用

篇（8）

檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案管理工作水平,重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論,確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法,從而實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案信息化包括以下幾層基本涵義:

1.檔案信息化的基本推動力是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用。

2.檔案信息化建設(shè)的階段性目標是提高檔案管理現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架。

3.在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于信息技術(shù)在檔案管理中的運用,新的檔案管理理論與方法、原則等不斷涌現(xiàn),出現(xiàn)了一系列檔案學基本理論從未遇到的新問題,于是解決這些新問題便成為當前構(gòu)建檔案管理新理論的重要命題。

4.檔案信息化建設(shè)的最終目標是實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下實現(xiàn)信息的公開(特別是政府信息的公開)與信息利用中的社會公平。對檔案信息化建設(shè)而言,這一目標也具有指導意義。

一、檔案信息化遇到的困難

1.思想觀念滯后的問題

習慣于傳統(tǒng)的手工工作,對檔案信息化的重要性認識不足;認為實現(xiàn)檔案信息化是遙遠的事,可有可無;在目前應(yīng)用水平不高的情況下使用微機是高投入、低產(chǎn)出,得不償失;對實現(xiàn)檔案信息化能提高工作效率持懷疑態(tài)度。因此,要加快實現(xiàn)檔案信息化,就必須走出這些思想觀念上的誤區(qū)。

2.人員素質(zhì)問題

檔案信息化要求檔案工作者必須掌握檔案業(yè)務(wù)的信息技術(shù),但部分檔案工作者還不能既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機、掌握信息技術(shù),因此,提高全行業(yè)工作人員素質(zhì)是當務(wù)之急。

3.信息化資金投入問題

檔案信息化需要大量的資金投入。目前投入方面還不到位,與業(yè)務(wù)發(fā)展仍不相適應(yīng)。雖然實現(xiàn)信息化是檔案事業(yè)的必然選擇,但如何解決好當前利益和長遠利益的關(guān)系是擺在決策者面前的一大難題。

二、克服困難的對策

切實轉(zhuǎn)變觀念,以信息學的基本理論改造我們的頭腦,并引導人們對檔案信息的認識,樹立科學的檔案信息觀,從而為檔案信息化營造相宜的內(nèi)外環(huán)境。重視發(fā)展和掌握信息化檔案技術(shù),不失時機地利用信息技術(shù)武裝自己,開拓新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域,培養(yǎng)新的功能。我們必須充分認識檔案信息化是一個功在當代、利在千秋的龐大的系統(tǒng)工程,增強緊迫感,盡早地投入到這一跨世紀的宏偉工程中去。

加強人員培訓,注重培養(yǎng)復合型人才。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開高素質(zhì)的干部隊伍,要加快實現(xiàn)信息化,需要加快培養(yǎng)一大批既懂檔案業(yè)務(wù),又懂信息技術(shù)的復合型人才。“人才先行”是加快檔案信息化進程的前提的工作:第一,加強計算機專業(yè)技術(shù)人員的檔案業(yè)務(wù)培訓。檔案信息化是為檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的。計算機專業(yè)技術(shù)人員對各種檔案業(yè)務(wù)的熟悉程度如何,決定著檔案信息化軟件開發(fā)和應(yīng)用質(zhì)量。當計算機應(yīng)用發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)化和決策輔助階段時,怎樣使檔案管理科學化、調(diào)度有序化、傳遞信息規(guī)范化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化,取決于程序開發(fā)者對檔案業(yè)務(wù)的了解程度。第二,加強計算機等信息技術(shù)使用者的素質(zhì)培養(yǎng)。將業(yè)務(wù)培訓和上崗考核結(jié)合起來,盡快造就一批既懂檔案業(yè)務(wù),又懂技術(shù)信息的復合型人才。此外,還要提高計算機應(yīng)用管理者的管理水平,使每項規(guī)章制度落到實處,使各種設(shè)備運轉(zhuǎn)良好。

加強資金投入,搞好基礎(chǔ)實施建設(shè),保證必要的政策和資金支持。盡快實現(xiàn)辦公自動化和信息化,改變面貌,推動檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展。近幾年檔案系統(tǒng)的計算機應(yīng)用雖然花費了不少的力氣,但是許多人不懂得也不去研究“數(shù)據(jù)環(huán)境”這個重要課題,總是跳不過“起步階段”,基本上在應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境中轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去。但檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與核心和其他系統(tǒng)的信息化建設(shè)一樣,也是數(shù)據(jù)集成。因此,當前檔案系統(tǒng)首要的任務(wù)就是改造以數(shù)據(jù)文件和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫為主的、混亂的、低檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境,建成主題數(shù)據(jù)庫和信息檢索系統(tǒng)這樣高檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境,檔案信息標準化工作既是當務(wù)之急又是長遠之計,抓住了這個關(guān)鍵問題就會使長期困擾我們的檔案處理與計算機應(yīng)用找到了正確的切入點,從而更快更好地為計算機創(chuàng)造一個完美的數(shù)據(jù)環(huán)境。無論是決策層的領(lǐng)導還是作業(yè)層的工作人員,都必須時時把檔案信息標準化管理工作落到實處。在決策層方面,決策者們要具有較大的統(tǒng)一協(xié)調(diào)權(quán)力,按照系統(tǒng)總體規(guī)劃的原則指揮和控制,從而使一個檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境建有相當大的權(quán)威性。在作業(yè)層方面數(shù)據(jù)管理人員要嚴格執(zhí)行有關(guān)標準,協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)庫和其他數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的開發(fā)、管理和監(jiān)督他人實施數(shù)據(jù)環(huán)境的標準化、規(guī)范化,使檔案信息數(shù)據(jù)存儲的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前,在檔案信息化這方面的工作還很不夠,必須特別重視檔案信息資源標準化管理人員的任用,這樣檔案信息數(shù)據(jù)環(huán)境才會從根本上改變目前不良的狀況。

三、檔案信息化的建議

有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化過程中,一定要認準“信息服務(wù)社會”的準則。所有檔案的信息化工作都是為了對大量的檔案數(shù)據(jù)進行有效的存儲并且得到快捷的管理,最后在一個良好的數(shù)據(jù)環(huán)境中很方便地提供查詢和統(tǒng)計分析,從而為社會的各項事業(yè)提供服務(wù)。

篇（9）

檔案數(shù)據(jù)庫是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫設(shè)計和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進行組織的數(shù)據(jù)集合。在長期實踐中，數(shù)據(jù)庫以其獨特的優(yōu)點已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂嘍取⒐芾硇率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實上，檔案數(shù)據(jù)庫是各類檔案信息系統(tǒng)正常運行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。

在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養(yǎng)來進行保障，也是我們平常所說的業(yè)務(wù)支撐。

一、檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導向作用

從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。” “這實質(zhì)上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。”正因為如此，“說得籠統(tǒng)一點，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大’的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開。”

由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)理論，該理論直接影響著檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標準和依據(jù)，根據(jù)嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實存在狀態(tài)與界線對事物進行區(qū)分的，強調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進行劃分，便于對檔案進行多角度的靈活定位；歷史主義則強調(diào)了檔案來源屬性這個根本特征，有助于完整理解檔案內(nèi)容，這也是檔案數(shù)據(jù)庫區(qū)別于其他文獻數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵要素。事實上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。

一般來說，對檔案的實體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進行排架整理；而檔案內(nèi)容信息的管理則可以同時采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，一般是在來源單位層次上建立實體數(shù)據(jù)庫，實際上是將一個全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時利用視圖、索引等數(shù)據(jù)庫對象對內(nèi)容實施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中融合。

二、全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導作用

檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有重要的指導作用。

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經(jīng)過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容反映的是一個現(xiàn)實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質(zhì)特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。

第三，依據(jù)全宗理論進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護工作。按照這種思路進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的動力、資金以及作用的發(fā)揮。

1、全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數(shù)據(jù)庫。

雖然全宗原則強調(diào)一個來源單位的檔案應(yīng)當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統(tǒng)一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設(shè)置專門機構(gòu)，提供專門的庫房和設(shè)備，雖然可以在編號系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實體管理層面上已經(jīng)不具有嚴格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務(wù)部門單獨保管的管理方式。

篇（10）

    一、提高社區(qū)檔案工作者素質(zhì)的緊迫性    社區(qū)作為基層部門，其檔案管理模式往往存在滯后性的特點，社區(qū)業(yè)務(wù)聯(lián)系無法做到及時、準確。而且，社區(qū)檔案管理者多是老、弱、病的女性人員，多存在文化水平低、責任心不強，且多兼職的狀況，容易造成檔案更新不及時、存在錯誤以及檔案交接不完全等情況。而在信息時代，隨著信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運用，社區(qū)檔案工作也從傳統(tǒng)手工式的實體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變，檔案資源的信息化管理將成為趨勢，檔案工作者要承擔起社區(qū)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色，要具備一定現(xiàn)代科學技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。同志也曾指出：“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富、廣博的知識，政治、經(jīng)濟、文化方面的知識都要掌握一點，還要學習一點外語，這樣才能適應(yīng)新時期，新形勢對檔案工作者的要求。”

但是目前社區(qū)檔案工作者的整體文化水平、技術(shù)掌握程度距信息時代的要求還存在不小的距離，無論是在檔案專業(yè)技術(shù)程度還是信息工具運用能力，甚至在思想觀念上他們都沒有跟上信息時代的發(fā)展，這樣的情況勢必影響我國社區(qū)檔案管理的信息化發(fā)展，所以我們在大力開展社區(qū)檔案資源信息化同時，更要提高社區(qū)檔案工作者素質(zhì)。   二、信息化時代社區(qū)檔案管理人員需提高的新技能   信息社會下，社區(qū)檔案工作者不僅需要具備檔案學的業(yè)務(wù)知識，還需要具備多方面的素質(zhì)，如廣博的知識結(jié)構(gòu)，英語應(yīng)用能力，創(chuàng)造性的思維能力，以及現(xiàn)代信息技術(shù)使用等能力。

1、分析問題解決問題能力    在當今信息化社會，檔案部門的檔案信息化建設(shè)已成為工作的重點，但社區(qū)檔案管理的信息化是一個循序漸進的過程，在這個過程中，除了需要現(xiàn)代化技術(shù)支持外，還需要在社區(qū)檔案管理人員在檔案業(yè)務(wù)上不斷探索。所以檔案工作者必須解放思想，勤于思考，變通思維，大膽實踐，切實提高分析問題、解決問題的能力，讓社區(qū)檔案資源信息化工作不斷完善，使社區(qū)檔案信息資源開發(fā)、利用工作更加科學、合理。

 2、具備一定的外語能力    隨著社會的發(fā)展，外語的重要性在社區(qū)中也日益顯著。在信息時代，網(wǎng)絡(luò)拉近了社區(qū)與其他地區(qū)甚至是其它國家的距離，檔案工作者與國內(nèi)外同行的交流也日益增多，這為社區(qū)檔案工作者提供了一條了解國內(nèi)外社區(qū)檔案工作，切實提高工作水平的良好途徑。這就要求社區(qū)檔案工作者要具備一定的外語能力。同時，外語也是檔案工作者在日常工作、生活中經(jīng)常遇到的內(nèi)容，它是檔案工作者掌握現(xiàn)代科學技術(shù)的重要工具。為了切實把社區(qū)檔案管理工作做好，檔案管理者必須積極加強外語知識的學習。

3、運用現(xiàn)代化信息工具能力

社區(qū)檔案管理人員在現(xiàn)代化的信息檔案工作中，必須能熟練運用計算機的理論和網(wǎng)絡(luò)管理的基本知識，掌握好計算機、英語、和網(wǎng)絡(luò)知識等基礎(chǔ)綜合素質(zhì)。只有掌握了這些基本的知識，才能更快、更好地為開發(fā)現(xiàn)代化的檔案管理奠定基礎(chǔ)。有了基本的網(wǎng)絡(luò)管理知識和計算機理論，還要有一定的信息處理能力，能夠科學地歸納、分類、鑒別、篩選、分析相關(guān)的檔案信息；還要有一定的信息問題解決能力，能夠切實解決信息時代的一系列新問題，這是信息技術(shù)存在和發(fā)展的價值所在，同時，也要有一定的信息交流能力，信息交流涉及交流的模式、內(nèi)容、特別是方法、途徑等。

      三、如何提高社區(qū)檔案工作者素質(zhì)    1、社區(qū)檔案工作者要再提高認識    社區(qū)檔案工作者要切實提高認識，真正認識到社區(qū)檔案管理工作的重要性，切實意識到提高自身素質(zhì)對社區(qū)檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵作用。要全面認識社區(qū)檔案特別是信息化社區(qū)檔案的價值作用，擺正心態(tài)、樹立責任意識，切實找差距、補不足，轉(zhuǎn)換角色應(yīng)對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，要自覺學習先進知識、信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理等知識，努力掌握好外語和應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，堅持長時間多種類學習，讓自己可以順利應(yīng)對社區(qū)檔案管理信息化的要求。

篇（11）

城建檔案館為了適應(yīng)發(fā)展，一直十分注重運用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理，致力于將最新的計算機技術(shù)運用于檔案工作，無論是早期只能對館藏檔案進行目錄管理的單機運行檔案管理系統(tǒng)，還是對城建檔案館內(nèi)各項工作和檔案資料進行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)，都在很大程度上解決了檔案管理上信息共享、自動化處理以及數(shù)字化檔案的初步要求，但它僅僅是實現(xiàn)了一些新技術(shù)的運用，這些檔案管理現(xiàn)代化的模式仍是計算機技術(shù)加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實質(zhì)是傳統(tǒng)檔案管理模式運用新技術(shù)的改進，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字模擬。并沒從根本上真正改變管理方式。在這種管理模式中，管理仍是圍繞紙質(zhì)實體檔案進行的，對知識的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上，不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會對其新的需求。主要體現(xiàn)在：

（一）電子文件這一新型載體的產(chǎn)生，給傳統(tǒng)管理模式帶來了的極大沖擊

20世紀90年代以來，全球范圍內(nèi)掀起了新一輪的信息化浪潮，“數(shù)字地球”“數(shù)字城市”建設(shè)日新月異，信息技術(shù)在行政機關(guān)辦公活動中，在城市規(guī)劃管理建設(shè)過程中廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)了新型載體文件-電子文件，整個社會信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化。“電子文件的產(chǎn)生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，而且也標志著人類記錄信息、傳達信息、存留信息的方式發(fā)生了革命。這場革命是紙張產(chǎn)生以來，是近現(xiàn)代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領(lǐng)域最劇烈的一次變革，他直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念”。

（二）電子政務(wù)的加快推行，對傳統(tǒng)管理模式提出了挑戰(zhàn)

2002年初國家信息化領(lǐng)導小組，決定把電子政務(wù)建設(shè)作為我國信息化工作的重點。隨著各級政府機構(gòu)信息化建設(shè)的迅速發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)逐步成為機關(guān)公文處理的平臺，作為政務(wù)信息化建設(shè)的一個重要內(nèi)容，電子文件的歸檔問題受到廣大檔案理論專家、電子政務(wù)的建設(shè)者、以及實際工作者共同關(guān)注。

2002年8月，國務(wù)院在部署全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)建設(shè)工作時，明確提出了加強“電子公文的歸檔”的工作任務(wù)，同年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》強調(diào)檔案部門要積極參與電子政務(wù)建設(shè)，把電子公文歸檔管理作為電子政務(wù)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)納入其總體設(shè)計框架。

檔案理論也沖破傳統(tǒng)的檔案學的束縛，擺脫了傳統(tǒng)的“檔案實體”的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統(tǒng)領(lǐng)域。針對傳統(tǒng)檔案管理的“一元理論”，提出了檔案實體管理和檔案信息處理并行的“二元理論”，以及將城市建設(shè)記錄、文件與檔案集成化和一體化管理的“集成化理論”，這些嶄新的現(xiàn)代檔案學理論，為我們實際工作提供了指導方向。

（三）紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)狀，對改變傳統(tǒng)的管理模式提出了迫切的要求

城建檔案涉及行業(yè)眾多，其信息技術(shù)手段應(yīng)用水平參差不齊，而“存在了上千年的紙張已經(jīng)作為一種傳統(tǒng)，深深扎根與人類社會”，以其載體的穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢，不會輕易退出歷史舞臺。同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前。因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質(zhì)檔案，二者的將。

現(xiàn)實與理論都向我們表明現(xiàn)有的檔案管理模式已很難適應(yīng)新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現(xiàn)狀，城建檔案館迫切需要建立一套新的管理模式來面對的重大挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。從傳統(tǒng)的管理模式到檔案信息化管理是一場歷史性的轉(zhuǎn)變，是城建檔案部門發(fā)展的必由之路。