信息時代高校檔案管理的新途徑

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本文首先就對信息時代推動高職院校檔案管理工作的作用進行分析，其次探討當前高職院校在信息時代下檔案管理所存在的現(xiàn)狀，最后就如何進行信息化檔案管理工作提出具體的策略，以供參考。所謂檔案，根據(jù)《檔案法》第二條明確規(guī)定，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。對于高職院校來說，檔案管理不僅是其開展管理工作的重要內(nèi)容，而且還是其在人才培養(yǎng)水平上的重要標志。特別是在科技進步迅速的當今時代，傳統(tǒng)的主要依靠人工的檔案管理方式已無法滿足高職院校對檔案管理的需求，因此，如何在信息爆發(fā)的時代開展檔案管理工作，促使其朝向科學且規(guī)范的方向發(fā)展，具有重要的理論和現(xiàn)實意義。

一、信息時代對高職院校檔案管理的作用

（一）檔案管理可以有效推動高職院校發(fā)展

隨著近幾年我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，使得其對技能型人才所需求越來越多，因而國家開始大力扶持高職教育工作的開展，這也促使高職教育規(guī)模得到明顯的擴大，同時對檔案管理工作的要求也更為嚴格。因院校所使用的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當前時展需求，所以必須要對檔案管理進行創(chuàng)新，只有這樣才能夠更好地推動我國高職院校教育工作有序進行。

（二）明顯加快高職檔案的開發(fā)利用

在以往的檔案管理工作中，大多數(shù)高職院校都是以收集檔案資料為主，同時還是以紙質(zhì)的形式保存檔案，這為相關人員在查找檔案信息上帶來一定的難度。此外，紙質(zhì)檔案在實際中無法進行信息共享，進而影響檔案材料價值的發(fā)揮。這在這種情況下，院校則需要在檔案管理工作中借助信息化手段來對檔案資源進行合理的開發(fā)和利用，簡單來說就是建立專門的檔案信息庫，在進行檔案信息檢索中可通過對計算機的使用獲取信息。

（三）有效保障高職檔案的信息安全

眾所周知，高職院校的有關檔案材料在一定程度上展示出其發(fā)展的歷程，而在具體應用中主要有多個方面，即教師學生管理、科研事業(yè)和人事管理。在原先高職院校檔案管理中，因管理模式過于傳統(tǒng)化，使得檔案資源在應用中無法發(fā)揮出其所具有的作用，且在保存的過程中不僅需要占用大量的空間，還比較容易出現(xiàn)老化甚至丟失的問題。隨著信息化時代的到來，高職院校則可在檔案管理中根據(jù)實際，引用信息化技術(shù)，這樣能夠在進行檔案信息保存時通過電子文件的形式來提高檔案信息信息的安全性。

二、信息時代高職院校檔案管理現(xiàn)狀

針對信息時代背景下高職院校在檔案管理中存在的問題，院校必須要對此有充分的了解，并實施針對性措施。

（一）高職院校檔案自成體系，資源比較難以共享

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)高職院校在檔案管理工作中基本是以各自為政的方式進行，沿用過去的人員管理方式以及檔案文件儲存管理措施，缺乏與其他院校之間的協(xié)作和交流的意識。長此以往，難免會造成院校檔案和數(shù)據(jù)資源無法共享的局面。

（二）檔案管理制度的執(zhí)行標準不統(tǒng)一，嚴重影響信息的交互使用

因沒有受到相關部門所提出的規(guī)范性要求，所以造成不少院校在開展檔案管理工作中處于各行其是的狀態(tài)，且對檔案管理中所執(zhí)行的標準不夠統(tǒng)一，因而在很大程度上影響院校之間對信息的交互。如，有的高職院校在檔案管理工作中會根據(jù)自身需求，制定出相應的管理執(zhí)行細則和措施，對于這種執(zhí)行標準，不僅會出現(xiàn)檔案制度重復問題的出現(xiàn)，還給各個院校之間的信息造成較大的壁壘，進而嚴重影響雙方的交流和互動。

（三）檔案管理利用效率受制于管理人員現(xiàn)有的技術(shù)水平

在原先的紙質(zhì)檔案存儲管理環(huán)節(jié)中，需要管理人員根據(jù)一定的順序?qū)⑺袡n案進行歸檔，而在此過程中若管理人員發(fā)生變動或在工作中有所疏忽，則會直接導致整個檔案管理工作難以開展。

（四）管理人員水平參差不齊

多數(shù)高職院校在自身發(fā)展過程中并不注重檔案管理工作的開展，且對人員招聘上也沒有進行嚴格的把關，這就導致現(xiàn)有的檔案管理人員在實際工作中的綜合水平參差不齊。有些高職院校進行檔案管理的人員幾乎都不是本專業(yè),相當一部分工作人員沒有職稱；學校平時也很少對這些人員進行檔案管理方面的系統(tǒng)培訓，與兄弟院校間的業(yè)務交流也不多，從而導致檔案管理從業(yè)人員素質(zhì)不高，嚴重影響工作的開展。

三、對于信息時代高職院校檔案管理的具體策略

為了能夠更好地進行檔案管理工作，確保其符合現(xiàn)代化發(fā)展需求，作為高職院校首先要認識到信息時代在推動檔案管理工作上的重要性，并結(jié)合具體情況合理的引入信息化手段，以此切實提高院校在檔案管理工作上的水平。對于如何進行信息化的檔案管理工作，高職院校則可采用以下策略進行：

（一）積極建設高職院校檔案管理網(wǎng)絡

對于高職院校檔案信息化的建設，必須要在網(wǎng)絡技術(shù)基礎上進行，因而院校在檔案管理建設中要對此予以足夠的重視。在進行高職檔案信息化建設中，院校首先要按照相關要求在檔案管理中引入網(wǎng)絡信息平臺模式，并購置所需要的軟件和硬件。這樣做在提高檔案信息保存和開發(fā)利用效率上起到重要的作用。另外，通過對安全網(wǎng)絡技術(shù)的應用，還能夠促進高職院校檔案管理工作信息化發(fā)展，為此高職院校要加大對這方面的投入，積極引進現(xiàn)代化設備。

（二）注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

結(jié)合實際了解到，不少高職院校的檔案管理人員身兼數(shù)職或從其他部門所調(diào)來的，因而沒有經(jīng)過專門的管理培訓，不了解檔案管理知識和技能，這不僅會影響檔案管理工作效果，還給信息化檔案管理造成不小的困難。針對這種情況，高職院校必須要加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓。對于優(yōu)秀的檔案管理人員來說，其在檔案管理工作中既要具備較高的政治素養(yǎng)，還要端正工作態(tài)度以及為師生服務的意識。為了能夠做好此工作，作為高職院校要充分認識到培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員的重要性，只有這樣才能夠在最大程度上保證檔案管理工作質(zhì)量。

（三）構(gòu)建個性化網(wǎng)絡資源共享模式，不斷提高資源共享水平

在此環(huán)節(jié)中，需要各個高職院校通過對網(wǎng)絡化管理平臺的利用，對原先較為分散的資源按照要求進行有效整合，并共享所有信息。期間，高職院校可結(jié)合實際情況和需求，有針對性地制定出具有個性化的數(shù)據(jù)共享架構(gòu)模式。這樣做，主要是為了進一步提高院校檔案資源的共享水平。對于如何構(gòu)建出個性化網(wǎng)絡資源共享模式，作為高職院校則需要注重以下幾點：一是，按照具體要求制定出基本的共享準則，之后還要搭建相應的網(wǎng)絡共享數(shù)據(jù)架構(gòu)模式。在此過程中，院校之間可在協(xié)商中制定出較為統(tǒng)一和規(guī)范的執(zhí)行標準。二是，不斷完善集中式的檔案資源提供模式。首先需要確定中心服務，其次在此基礎上對層級式的信息整合系統(tǒng)搭建集中式的資源提供模式。

（四）切實提高檔案信息化管理的安全性

實踐證明，對高職院校檔案進行信息化管理，不僅可有效提高檔案管理效率，同時還減少工作人員的勞動力度，但是所面臨的信息安全隱患也越發(fā)明顯。這是因檔案信息多是以電子形式予以保存，在此過程中有部分檔案管理人員因缺乏一定的安全意識，且在檔案信息保存中沒有進行加密，使得大量檔案信息出現(xiàn)泄露情況，進而給院校造成嚴重的損失。此外，還有電子文件在保存中因出現(xiàn)文件格式問題，導致檔案信息破壞，使得用戶無法及時使用。針對這些問題，院校首先要做的就是提升檔案管理人員的安全意識，嚴格按照要求，對電子文件進行加密保存，同時對儲存檔案材料的計算機要及時斷開網(wǎng)絡連接，以此能夠在最大程度上確保檔案信息的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息時代下，高職院校在開展檔案信息管理中根據(jù)實際情況，合理引入現(xiàn)代化手段，以此能夠在最大程度上發(fā)揮信息化在檔案管理中的作用。但是結(jié)合實際來看，不少高職院校在信息化檔案管理中存在一定的問題，這就需要院校及時采取有效策略。對于如何更好地進行信息時代下的檔案管理工作，高職院校則可從積極建設高職院校檔案管理網(wǎng)絡、注重檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升、構(gòu)建個性化網(wǎng)絡資源共享模式，不斷提高資源共享水平和切實提高檔案信息化管理的安全性方面入手。這樣做，不僅能夠為更多的用戶提供服務，同時還進一步推動院校檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

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作者:盤利珍 單位:湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學院