信息時代文書檔案管理探討

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信息技術的迅猛發展為各行各業都帶來了潛移默化的改變，文書檔案管理作為檔案事業信息化的前沿陣地，也正在經歷著檔案管理技術、理念及方式的全方位提升轉變。在信息時代，如何保證文書檔案管理工作緊跟時代步伐，穩步跨入信息時代成為現實工作中值得研究的課題。

一、信息時代文書檔案管理工作的機遇與挑戰

信息時代席卷而來的信息技術為傳統的文書檔案管理工作注入了新的活力。文書檔案信息資源體量的劇增，基于資源間有效整合、合理共享而建立的文書檔案管理系統，都標志著檔案管理工作正在跳出傳統管理模式下封閉落后的樊籠，朝著管理變革、技術進步的方向邁進，這對文書檔案自身價值的發揮以及檔案事業的發展提供了機遇。挑戰總是與機遇并存，信息時代在顛覆傳統管理思維的同時，也對文書檔案管理工作提出了新要求，全方位增強信息時代下文書檔案管理的服務創新及綜合應變能力，必須做到以下四個改變：第一，改變文書檔案基礎業務薄弱的局面。從收集整理、保管鑒定、檢索利用等業務環節出發，扎實做好分類、編號、著錄等工作，不僅做到保證收集歸檔的完整齊全，還要為檔案服務創新奠定堅實基礎。第二，改變信息資源開發利用不足的局面。通過信息技術的充分應用，在日常的業務活動和管理環節中有針對性地增強文書檔案資源的挖掘和利用，使得收集整理、開發利用以及服務公眾的能力得到進一步的提升。第三，改變文書檔案傳統封閉落后的管理面貌。信息時代的文書檔案管理必然要經歷從實體管理到信息管理再到知識管理的提升，不能機械地停留在重藏輕用的層面，而是要積極主動地將搜羅到的信息數據轉變為“知識”，通過合理有效的二次開發，將編研成果主動推送至檔案受眾。第四，改變文書檔案管理人員的理念及素質。信息時代的文書檔案管理技術含量更高，管理內涵更豐富，文書檔案管理人員轉變觀念、強化技能，樹立“檔案管理也能出效益”的理念。

二、文書檔案管理工作與時俱進的對策與途徑

（一）統籌全局，建立系統的檔案服務利用體系。要以信息時代文書檔案所面臨的新形勢及新要求為指引，將全面深入發展文書檔案管理事業作為根本目標，統籌全局、全面協調，不斷豐富文書檔案管理工作的內涵，創新管理方式及提供利用服務的手段，與此同時，處理好檔案的公開與安全、檔案的整理與利用等關系，扎實建立公開、公正、安全、有效的系統性的檔案服務利用體系，通過建立管理制度、健全管理體系使得文書檔案管理工作能夠得以持續改進，更加條理化、系統化和科學化。

（二）夯實基礎，提升文書檔案科學管理的水平。提升文書檔案規范化、科學化、標準化的管理水平既是衡量信息時代文書檔案管理水平的重要標志，同時也是全面提高文書檔案管理質量，充分發揮其價值和作用的必由之路。在日常管理中，要將檔案實體管理和檔案信息建設并重，通過強化檔案基礎業務、增強交流培訓，為積極推動文書檔案管理工作的開展創造條件、營造氛圍，提升文書檔案的科學管理水平。

（三）整合資源，強化文書檔案信息資源建設。要將文書檔案信息資源的整合作為管理的重中之重，實現“一庫管理，一體化利用，一個平臺享用”。一是做好日常歸檔文件的收集整理、數據加工、提供利用。二是要有針對性地做好文書檔案的數字化及信息化建設，在對文書檔案信息資源進行充分有效整合的基礎上，積極主動地開展檔案信息資源的推送及利用服務，搭建起檔案工作同其他業務工作的橋梁，充分發揮檔案的憑證價值和參考價值，實現其綜合服務功能。

（四）科學興檔，加快推進文書檔案信息化步伐。在信息化時代，檔案工作的數字化和信息化不僅是提升文書檔案科學管理的首要前提，也是文書檔案從傳統管理走向智能化管理的重要途徑。正如大數據、云計算、區塊鏈、人工智能等新興技術在政務領域的廣泛應用促使電子政務發展進入新階段，文書檔案的信息化建設亦應當被納入文書事業的整體信息規劃，打破傳統管理模式下的“信息孤島”，實現電子政務、OA辦公自動化系統的信息資源有效互聯。

（五）人才先行，加強文書檔案管理隊伍建設。要將培養符合時代要求的檔案人才作為信息時代推進文書檔案管理發展的根本保證，一方面加強檔案管理人員的基礎業務技能，借助內部培訓和對外交流等多重形式，不斷增強隊伍的綜合能力和管理效率；另一方面，要以信息時代的要求為指引，有針對性地加強檔案人員信息技術的開發培養，全面提升企業檔案工作者理解、獲取、利用信息的能力，建立合理、優化的人才管理體系。通過檔案管理隊伍建設，有效促文書檔案管理工作的有序發展。

作者:吳梅 單位:西南電力設計院有限公司